ファックスは何十年も前から存在しています。 従来、ファックス機は、オフィスのメモや手紙などのビジネス通信を送信するために使用されていました。 当時、機械はカタツムリの郵便よりも速かったので好まれていました。 しかし、今日のデジタル世界では、企業は従来のファックスプロセスをオンラインファックスに置き換えています。
技術の進歩により、 ビジネス 電子メールでFAXを送受信します。 ビジネスファックスが改善され、よりプライベートで安全になりました。 企業がクライアントと直接接続できるようにするテキストメッセージ、電話、ソーシャルメディアメッセージングなどの複数の通信チャネルが出現しましたが、ファックスは効果を維持しています。
しかし、ほとんどの企業はまだファックスをビジネスプロセスに主流化しておらず、これが現代のファックスプロセスの利用につながった課題です。
あなたがビジネスオーナーである場合、あなたがあなたの会社のビジネスファックスプロセスを合理化するのを助けることができるXNUMXつの慣行はここにあります：
＃1。 電子署名を採用する
ファックスを合理化する効果的な方法は、ビジネスプロセスに電子署名を採用することです。 オンラインファックスを使用すると、機密ファイルを送信する必要があるときはいつでも、企業はデジタル署名を作成できます。 署名画像はプロ並みの外観であるため、信頼性と信頼性を簡単に示すことができます。
上の電子署名の使用 eファックス 企業が時間を節約できるようにします。 従来、企業は、署名、スキャン、再送信する前に、送信されたドキュメントを印刷する必要がありました。 オンラインファックスはこれをすべて変えました。
ファックスサーバーを使用すると、企業はドキュメントを印刷せずに署名できます。 常に移動している人は、主に電話でプロセス全体を実行できるため、このソリューションが非常に便利であることがわかります。
電子署名はまた、従来の印刷されたドキュメントよりも機密性の高いドキュメントに対してより優れたセキュリティを提供します。
＃2。 ファクスサービスアプリを活用する
ビジネスファックスプロセスで合理化できる方法のXNUMXつは、チームがフォームからファックスシステムを操作できるようにするファックスサービスアプリケーションです。 ファックスサービスアプリを使用すると、ユーザーはファックス機に引き渡す前に、電話とファックスを送受信できます。
ファックス サービス アプリの使用を採用している企業は、ファックス プロセスの時間を節約できます。 ドキュメント全体をスキャンしてオンラインにアップロードし、電子メールで送信する必要はありません。 代わりに、このサービスはドキュメント フィーダーでドキュメントを受信し、受信者の FAX 番号を入力すると、ドキュメントを即座に送信します。
大きなファイルを添付する必要がある場合、企業は大きなファイルが関係する場所で送受信されるドキュメントのアップロードを検討する必要があります。 これは、ビジネスがオンラインファックスを通信に統合している場合、PDFまたは画像ファイルの送信を可能にするクラウドベースのサービスの使用を検討できることを意味します。
＃3。 スタッフのトレーニング
ペーパーレステクノロジーとして、オンラインファックスはあらゆるビジネスに必要な投資です。 それを適切に実行するために、企業は紙ベースのオフィスからペーパーレスオフィスへの移行を導くための明確な実行計画を作成する必要があります。
必要な機器を入手することに加えて、適切な実行計画には従業員のトレーニングが含まれている必要があります。 従業員の関与は、ビジネスのファックスプロセスを合理化するための中心です。 しかし、オンラインファックス技術を採用できるのは、それを使用する権限があると感じた場合のみです。 従業員は、この慣習を採用する必要性について十分に訓練され、敏感になっている必要があります。
e-ファックスの基本と、サポートツールを正しく利用する方法を理解できるようにトレーニングプログラムを開発することを検討してください。 それらに方法を示すことを検討してください オンラインファックス 仕事。 また、電話や電子メールを設定して、FAXを送受信できるようにすることもできます。
スタッフがオンラインFAXを使用できるようにすることで、ビジネスがペーパーレステクノロジーに移行している理由を十分に理解した上で、テクノロジーの背後にいるすべての人を結集させることができます。
＃4。 オンライン FAX にカバー シートを追加する
今日の世界で技術が進歩したとしても、ファックス メッセージはプロフェッショナリズムを維持する必要があります。 オンライン FAX は、電子メールで送受信されます。 電子メールは専門的なコミュニケーション手段として通用するかもしれませんが、このチャネルを介したドキュメントの転送は、受信者にほとんど、またはまったく印象を残しません。
会社が送信するドキュメントに表紙を含めることで、オンラインでファックスするメッセージを明確にすることができます。 それはあなたのコミュニケーションがそれを受け取る人々に前向きな第一印象を残すことを確実にします。 また、会社名、電話番号、住所など、ビジネスに関する重要な詳細情報も残されます。
＃5。 優れたインターネット接続に投資する
インターネットを使用すると、ユーザーは世界中のどこからでも便利かつ安全にドキュメントを送信できます。 企業は、オンラインファックスを送受信するための送信プロセスをサミットするために、良好なインターネット接続を持っている必要があります。
安定した接続がないと、企業はWebベースのFAXサービスにアクセスしたり、電子メールにドキュメントを添付したりできません。 弱いインターネット接続を介して緊急FAXを送信することは可能ですが、大量の送信ファイルと受信ファイルを送信するには、安定した接続が必要です。
＃6。 ファクス ファイルをクラウドにアーカイブ
オンラインファックスがビジネスに提供する利点のXNUMXつは、印刷ドキュメントを削減または排除することです。 しかし、デジタルペーパーが送信されたとしても、企業は将来の参照のためにそれらをアーカイブする必要があります。 eFaxファイルをアーカイブする最良の方法は、クラウドベースのストレージスペースにファイルを保存することです。 クラウドベースのストレージを使用すると、ビジネスに多くのメリットがあります。
これには、従業員がいつでもどこからでもアーカイブされたドキュメントにアクセスできるようにすることが含まれます。 また、必要に応じてアーカイブを検索し、情報を取得することもできます。 クラウドストレージを使用すると、企業は電子メールでは送信できない可能性のある大きなファイルを簡単に送受信できます。
最終的な考え
ビジネスファックスは、企業に提供する便利さから人気を博しています。 従来のFAXとは異なり、オンラインFAXを使用すると、従業員はいつでもどこからでもドキュメントを送受信できます。 これにより、ドキュメントを送受信するためにオフィスに戻るまで待つ必要がなくなります。 これらの側面により、企業はファックスプロセスを改善し、より効率的にすることが重要になります。 ビジネスファックスプロセスの強化を検討している場合は、上記のXNUMXつの方法を適用してください。
