企業が時間をうまく管理すると、締め切りを守り、予算内に収まり、成功する可能性があります。 これを達成するには、正しい記録を維持できなければなりません。 このため、タイムシートは収益性の高いビジネスにとって非常に重要です。 タイムシート テンプレートがあなたの会社にどのような効果をもたらすか知りたいですか? 開始する必要があるのはこれだけです。
タイムシート
雇用主は、データ テーブルであるタイムシートを使用して、特定の従業員が特定の期間にわたって働いた時間を追跡できます。 タイムシートは、紙、表計算ソフトウェア、インターネットの時間追跡ツールなど、さまざまな手法を使用して記録されています。 近年、デジタル タイムシートが紙ベースのタイムシートに取って代わりました。
タイムシートの申請
タイムシートのアプリケーションには次のものがあります。
＃1。 給与計算の処理
雇用主はタイムシートを使用して給与計算を処理し、従業員の勤務時間、休暇時間、有給休暇、および変更を追跡できます。 雇用主は、タイムシート ソフトウェア システムを使用して、給与承認のワークフローを追跡できます。 給与計算の問題は、ほとんどの場合、不正確なデータ入力が原因です。
＃2。 法律事務所のタイムシート
法律事務所にとって、顧客の勤務時間と顧客に提供するサービスに関する情報を正確に記録することは非常に重要です。 タイムシートは、法律事務所がクライアントのサービス時間に基づいて請求書を追跡するのに役立ちます。
＃3。 フリーランサーのタイムシート
独立請負業者にとって、時は金なりです。 多くの独立請負業者はクライアントに時間単位で請求するため、綿密な時間記録を維持することが不可欠です。 プロジェクトに費やされた時間を知ることは、クライアントとは別の場所で働く人々にとって困難になります。
＃4。 会計士のタイムシート
従業員がクライアントとの時間をどのように使用するかによって、会計事務所の収益性が決まります。 高い収益は、高い使用率と請求可能性の結果です。 会計事務所は、タイムシートと時間追跡ソフトウェアを使用して、時間と請求書の両方を追跡できます。
タイムシートの利点
タイムシートの利点は次のとおりです。
＃1。 無駄な時間を最小限に抑える
タイムシートは、どこで労働力を浪費しているかを示すことができます。 どのタスクが必要以上に時間がかかっているか、また、作業を最大限に活用する方法を理解するのに役立ちます。
＃2。 正直に請求する
タイムシートを使用して、顧客に適切に請求できます。 プロジェクトを効果的に管理し、お金を無駄にしないことをクライアントに示す手段として機能します。 タイムシートにより、クライアントはプロジェクトのステータスをチェックし続ける必要がなくなります。
＃3。 請求を自動化します。
企業はタイムシートを使用して、請求可能な時間に基づいて提供されるサービスに対して顧客に請求します。 請求と請求を自動化することで、コストを削減できます。 自動請求の結果、収益も増加する可能性があります。
＃4。 プロジェクト管理の強化
タイムシートは、次の点で驚くほど重要なプロジェクト管理ツールです。
- プロジェクトに費やされた時間を追跡することにより、パフォーマンスに基づいて、人が新しいプロジェクト、役割、または仕事に適しているかどうかを判断するのに役立ちます.
- これらは、労働者が割り当てられたよりも多くの時間を費やし、追加のトレーニングが必要な場所を特定するのに役立ちます。
- それらは、あなたの努力の全体的な効果を測るのに役立ちます。
- プロジェクトに割り当てられた作業者の空き状況を判断するのに役立つため、グループ メンバー間で作業負荷を簡単に割り当てることができます。
- これにより、プロジェクト マネージャーは開発を追跡し、遅延を予測することができます。
＃5。 あなたの会社のためにお金を節約しましょう。
タイムシートのおかげで、スタッフが何をしているかを正確に知ることができます。 対照的に、従業員が作成した結果と比較した時間数は、従業員の生産性を監視するために使用できます。
タイムシートが使用される理由
タイムシートは、次の理由で使用されます。
＃1。 正確な給与を提供する
正確な給与計算は、従業員タイムシートの最も基本的なアプリケーションです。 これを行うには、XNUMX 週間の総労働時間に従業員の時給を掛けます。
＃2。 資格を調べる
スタッフのパフォーマンスを監視するために、プロジェクト内のタスクを追跡するタイムシートを利用できます (プロジェクト管理とも呼ばれます)。 これは、特定の人が新しいタスク、ポジション、または仕事に適しているかどうかを判断するのに役立ちます。
＃3。 資格を優先する
プロジェクト管理では、タイムシートは、従業員が今後のプロジェクトに役立つ可能性がある分野で能力を獲得しているかどうかを示すこともできます。
＃4。 クライアントの請求書を送信
タイムシートを使用する最も重要な理由の XNUMX つは、サービスを利用するクライアントに、あなたが何時間働いたか、ひいてはどれだけ稼いだかを伝えることです。
＃5。 トレーニングの必要性の評価
タイムシートには、従業員が特定のタスクを実行するために予想または割り当てられた時間よりも長くかかっていることがよく示されます。 その情報を使用して、必要な場所で指示を提供できます。
＃6。 ワークロードを整理する
完成したタイムシートを見ると、従業員が最も力を入れている場所がわかります。 これにより、ワークロードをより公平に分散させ、生産性を向上させることができます。
＃7。 有効性を評価する
タイムシートは、どのタスクが他のタスクよりも生産性が低いかを調べる優れた方法です。 その情報が手元にあれば、手順の調整と強化に集中できます。
#8。 履歴データベースを作成する
タイムシートは、将来のプロジェクトのガイドとして使用できる一般的なタスクの正確な数値を示します。 たとえば、過去 XNUMX つのプロジェクトでは、スタッフはテストに平均 XNUMX 日かかりました。 その後、その知識を使用してクライアントとのコミュニケーションを強化できます。
従業員のタイムシートを管理する方法
次のプロセスは、従業員のタイムシートを管理する方法の手順です。
＃1。 タイムシートの重要性を説明する。
あなたの会社はタイムシートなしでは機能しません。 あなたのスタッフは、彼らがいかに重要であるかを理解する必要があります。 以下は、お客様から寄せられる最も一般的な質問のリストです。
＃2。 ガイドラインと制限の確立
偶然やプロセスが自然に解決するという考えに頼らないでください。 明確なルールとガイドラインを提供して、従業員がタイムシートの記入方法を最初から最後まで理解できるようにします。 これらの規則や規制に関しては、十分に注意しないよりは注意しすぎる方がよいでしょう。
＃3。 チームに教える
従業員にタイムシートが重要である理由を説明し、ルールとガイドラインを設定したら、時間を取ってそれらの使用方法を教えてください。 繰り返しますが、できるだけ早く開始することをお勧めします。そのため、オンボーディング手順にタイムシート チュートリアルを組み込むことを検討してください。
＃4。 ソート時間
一部の企業では、時間の管理には、始業時と終業時に打ち込むだけではありません。 典型的な勤務日またはシフトであるより長い時間枠内で、スタッフはさまざまなタスクに費やした時間を追跡する必要がある場合があります。
＃5。 タイムシートを自動化します。
チームの時間を分類することは、給与計算手順の重要なステップですが、別のレベルの複雑さも追加します
カテゴリが多すぎると、スタッフが各ブロックに名前を付ける方法について混乱したり、名前を付けるのをまったく忘れたりする可能性があります。
＃6。 タイムシートのリマインダー メール
スタッフが時間を追跡して分類するのに優れた仕事をしていても、期日までにタイムシートを提出するのを忘れると、給与計算プロセスが大幅に遅くなる可能性があります.
これが重大な問題になるのを防ぐために、期日の数日前にタイムシートのリマインダーを送信します。 電子メール、テキスト メッセージ、およびプッシュ通知は、これを行うための最も一般的な方法です。
＃7。 タイムシートを受け入れる
今日のコンピュータ ソリューションを使用しても、従業員がタイム シートに記入するのは依然として難しい場合があります。 彼らは間違います。 彼らは誤って必要以上に時間を追加するか、実際に働いた時間を言及しません。
タイムシート テンプレート
どの企業でも、デジタルまたは紙のタイム シート テンプレートを使用して、従業員の勤務時間を追跡できます。 テンプレートの使用は、支払い期間ごとに適切なデータを確実に収集するための優れたアプローチです。 多くの企業は、タイムキーピング ソフトウェアやサードパーティ サービスの代わりに、タイム シート テンプレートを使用することを選択しています。
タイムシート テンプレートの使用方法
タイム シート テンプレートの使いやすさと使いやすさが優先事項です。 次の手順に従って、タイム シート テンプレートを使用して作業時間の追跡を開始します。
＃1。 テンプレートを決める
最初に、ニーズに最も適したテンプレート タイプを選択します。 給与期間の長さ、必要な詳細、記録している雇用の種類などについて考えてください。
＃2。 議題を作成します。
あなたまたは他の従業員がタイムシートを完了する特定の日または時間を選択します。 多くの企業では、従業員が毎日出勤時と退勤時にタイムシート テンプレートに記入するように求めています。
＃3。 詳細を確認します。
従業員としてタイムシート テンプレートに入力するときに、適切な領域に情報を入力したことを確認します。 タイムシート テンプレートを正確に完成させることで、後で間違いを犯さないようにすることができます。 この種のタイムシートは、標準的な週 9 ～ 5 日の労働時間で働くサラリーマンの時間を追跡するために最もよく使用されます。
＃4。 週間タイムシート テンプレート
XNUMX 週間の労働時間は、週ごとのタイムシートに記録されます。 このタイプのテンプレートは、スケジュールが予測できない交替勤務者や、さまざまなクライアントのために働く独立請負業者によってよく使用されます。
タイム シートに Excel を使用できますか?
はい、エクセルでタイムシートを作成できます。 Excel でタイムシートを作成するには、次の手順に従います。
- ステップ 1: スプレッドシートをフォーマットします。
- ステップ 2: タイムシートのタイトルを追加する
- ステップ 3: 必要なラベルを追加する
- ステップ 4:時間のラベルを追加する
- ステップ 5: 最後の仕上げを追加する
タイムシートには何を含めるべきですか?
標準のタイムシートは、紙でもソフトウェアでも、グリッドを使用して、さまざまなタスクやプロジェクトに毎日どれだけの時間が費やされたかを示します。 一般に、タイムシートには次の詳細が含まれます。
- 労働者の名前
- 全額支払われた
- 勤務日
- 毎日の労働時間
- 週の総労働時間
ただし、スタッフ メンバーに、ID 番号 (該当する場合)、時給、残業時間、昼休み、走行距離、休暇時間など、その他の情報を提出するよう依頼することもできます。
まとめ
ビジネスを効果的に運営するには、各人が給与期間中に何時間働いたかを追跡する必要があります。 タイム シート テンプレートを使用すると、一貫性のある使いやすい方法で給与計算を設定できます。 時給で支払われる従業員は、自分のタイム シートに基づいて収入を追跡することがよくあります。 あなたが時給労働者であろうと、人事部の給与計算スペシャリストであろうと、あるいはその両方であろうと、タイムシートとは何か、そしてそれらをどのように利用するかを知ることは役に立ちます。
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