サービス メールは、多くの人が気付いていないメール マーケティングにおいて重要な役割を果たします。 この記事で説明するように、カスタマー サービス メールとは少し異なりますが、サービス メールとは何か、どのように機能するかを理解することが重要です。 ここでは、サービス メールの一般的な概要と、適切な例、トップ メール サービス プロバイダー、簡単なカスタマー サービス メール エチケットを紹介します。
サービスメールとは？
サービス電子メールは、通知、アラート、領収書、および確認を含むメッセージです。 通常、サービス電子メールには、受信者がコミットしたアイテムまたはサービスに関する情報が含まれます。
この場合の電子メールはマーケティング関連ではありません。 また、メールの送信に許可が必要なメール マーケティングとは異なり、サービス メールには許可が必要ありません。 その結果、サービス メールがマーケティング メールと見なされない場合、許可なく送信される可能性があります。
サービスメールが必要な理由
サービス メールはさまざまな目的で使用されます。 主な理由は、クライアントに情報を即座に配信することです。 これは、消費者体験全体に大きな影響を与えます。 また、優れた顧客サービスがなければ、サービスを提供する顧客はいないでしょう。
サービス メールが採用されるもう XNUMX つの理由は、環境にやさしいことです。 領収書や情報更新などの印刷物を送信するのではなく、オンラインで送信します。
サービス電子メールはさまざまな目的に使用でき、制限されるべきではありません。 決算書などを頻繁に発送しています。 その結果、常連の顧客やクライアントは多くの利益を得るでしょう。 あなたが関係を築き、彼らにサービスを提供し続けている間、彼らは彼らのアカウントの概要を受け取ります. 全体的に、物事の上にとどまります。
通知付きサービスメール
利用規約のアップグレードは、サービス メールの採用の好例です。 契約条件が更新されるたびに、顧客/加入者に通知する必要があります。 そして、これを達成するのに電子メールよりも優れた方法はありますか? 廃棄される複数ページの印刷済みコンテンツを発送する必要はありません。
会社の住所または連絡先情報が変更された場合、顧客に警告するためのサービス電子メールが発行されます。
消費者は、注文またはアカウント情報を修正または変更するために電話またはチャットすることもできます。 その後、ほぼ瞬時に変更の確認を受け取ります。 関連する更新資料も電子メールで配布されます。
何らかの理由で、クライアントがパスワードをリセットすることを決定したため、新しいパスワードをリセットして確認するために複数のサービス メールが発行されます。
別のタイプの通知は、消費者がなじみのない場所または新しい場所からログインした場合です。 ログインの確認を求める電子メールが消費者に送信されます。
注文確認のサービスメール
注文確認は、e コマース業界で最も一般的に使用されています。 オンライン注文が Web ストアで受信されます。 注文後、購入日、配送先住所、製品、税金の領収書など、すべての重要な購入情報が記載された確認メールが送信されます。
事前注文は、オンライン注文に含まれる場合があります。 注文は完了しましたが、現時点では在庫がないか、入手できない可能性があります。 この場合、予約確認メールが送信されます。 さらに、注文品の在庫があり、出荷の準備が整うと、追加のサービス メールが送信されます。
注文が発送されると、別のサービス メールが発行されます。 配達は電子メールで確認され、顧客は商品の受領を承認します。 または、署名の証明。
後日、入力を求めるフォローアップ メールが発行される場合があります。
カスタマー フィードバックのサービス メール
サービス メールは、消費者からのフィードバックを求めるためにもよく使用されます。 あなたの会社の状況や、あなたの製品やサービスに対する顧客の考えを知りたいですか? あなたが今しなければならないのは、尋ねることだけです。
アンケートを使用してフィードバックを収集できます。 これは、将来のマーケティングやビジネス関連の意思決定にも役立ちます。 おそらく、あなたの会社の名前は他の会社ほど有名ではありません。 あるいは、あなたの会社は特定の専門分野が苦手なのかもしれません。 調査の結果は、将来のマーケティングの目標と戦略を導き、定義するのに役立ちます。
カスタマー サービス メールとは何ですか?
クライアントの質問、フィードバック、または苦情に対する電子メールの応答は、カスタマー サービスの電子メールとして知られています。 顧客は、Web サイトの連絡フォーム、Web サイトに記載されている電子メール アドレス、またはカスタマー サービスに連絡することで、会社に連絡できます。 あなたのビジネスは、自動化されたカスタマー サービス メールを送信したり、顧客に合わせてパーソナライズされたメールを作成したりすることがあります。 通常、カスタマー サービスの電子メールは、製品またはサービスに関する顧客の問題に対処します。 カスタマー サービス メールの別の用途は次のとおりです。
- 問題解決
- 批判への対応
- 支援の提供
- 設置サービスの提供
- 技術的な問題のトラブルシューティング
- お問い合わせ
- 彼らにフィードバックを求める
カスタマー サービス メールの例
以下は、独自の回答を作成するのに役立つカスタマー サポート メールの例です。
＃1。 質問に答える
クライアント クエリに対する電子メール応答の例を次に示します。
こんにちは、ジョン。
個別注文の配送予定日についてお問い合わせいただきありがとうございます。
カスタマイズされたものが目的地に届くまでに 659 ～ XNUMX 週間かかります。 ご注文番号 HW-XNUMX を調べたところ、完成に近づいていることがわかりました。 XNUMX～XNUMX営業日で到着します。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ありがとうございます。
メアリー
顧客サービス担当者
＃2。 いくつかの質問に答える
いくつかの質問がある消費者の例を次に示します。
シャーリー、こんばんは。
カスタマイズされた注文番号 HW-659 についてお問い合わせいただきありがとうございます。 あなたの質問はここで答えられます。
「カスタマイズのプロセスを繰り返さずに、同じ商品を再注文する方法はありますか?」
はい、次の手順で注文を並べ替えることができます。
- アカウントにサインインします。
- 次に「アカウント履歴」を選択します。
- 「購入」を選択します。
再注文する場合は、購入ページに移動し、[再購入] を選択します。
「複数の割引コードを適用するにはどうすればよいですか?」
現在、XNUMX 回の取引で複数の割引コードを受け付けていません。 あなたのものを別々に購入し、他の割引コードをそのように使用することを提案できますか?
ご質問がございましたら、お問い合わせください。
ベスト、
サム
顧客サービス担当者
＃3。 消費者の苦情への対応
顧客から苦情があった場合、次のように対応できます。
こんにちは、ダイアン。
最近のコメントありがとうございます。 注文番号 HW-659 でお客様の期待する品質を達成することができず、商品が破損して到着したことを残念に思います。
あなたの口座にある商品の全額を返金しました。 48 時間以内にアカウントにお金が入っている必要があります。 速達便で交換品をお送りしました。 ABC456123 は、その荷物の追跡番号です。
ご質問やご意見がございましたら、私に連絡してください。
ありがとうございます。
Paul Cairns
顧客サービス担当者
カスタマー サービスのメール エチケット
これらの電子メールはすべて毎日送受信されるため、通常の電子メールのエチケット ガイドラインを遵守することで、ビジネス パートナーや消費者がメッセージに応答して関与する可能性が高くなる可能性があります。
誰もが使えるカスタマー サービス メール エチケットのベスト プラクティスをいくつか紹介します。
＃1。 適切なスペルと文法を使用してください。
つづりや文法の誤りがあると、送信者の専門性が低下し、メッセージが読みやすくなり、受信者への敬意が示されます。 たとえば、「公開」プログラムを宣伝することを目的としているが、「i」を省略した電子メールは、多くの混乱と屈辱を引き起こす可能性があります。 公共部門の従業員が確認したように、このエラーは前代未聞ではなく、依然として一般的な問題です。 さらに、their、ther、they're の混同など、一般的な文法上の誤りがずさんに表示されます。 最高のライター (さらには編集者も) でさえ、時々タイプミスや文法上の誤りを犯します。 スペル チェックを使用して、よくある間違いを見つけます。 さらに一歩進んで、Grammarly などのより高度なスペル チェックおよび文法チェッカーを使用することを検討してください。
＃2。 明確なトピック ラインを作成します。
件名は受信者が最初に目にするものであり、受信者がメールを開封するかどうかを判断する上で最も重要な要素です。 メールの内容について知っておくべき最も重要なことは何ですか? 彼らは何を得るつもりですか？
たとえば、あなたの会社の年間最大のセールを宣伝する電子メールでは、割引額と受信者が参加しなければならない期間を強調することができます。 一方、最近のコンテンツ記事を提示する電子メールは、解決した主要な問題を強調することができます。
件名は、正直で注目を集めるだけでなく、メールの内容を反映していることが重要です。 メールが件名の約束どおりに配信されない場合、誰かにメールを読んでもらうことは成功ではなく、受信者をだまして受信者の信頼を失うリスクがあります。
＃3。 オプトインした受信者にのみメールを送信します。
これは、マーケティング担当者にとって優れたメール エチケットであるだけではありません。 それは法律でもあります。 ブラックリストに登録されたり、メールがスパム フィルターに取り込まれたりしないように、リストに積極的に参加しているユーザーにのみメールを送信します。 誰かがあなたから要求していない電子メールを受け取った場合、開いて読む価値のあるものとしてではなく、ジャンク メールとして無視する可能性が高くなります。 電子メールのオプトイン基準を維持することで、スパム リストから保護されるだけでなく、送信する電子メールの成功も促進されます。
＃4。 ブランドのフォントと色の仕様に従ってください。
メール テンプレートを作成するときは、まず会社のスタイル ガイドを考慮してください。 業務用メールで使用される書体と色は、Web サイトやその他のマーケティング プラットフォームで使用されるものと一致している必要があり、通常、ビジネス パートナーと同僚の間の社内コミュニケーションにも標準があります。 企業の Web サイトがすべて青緑と紫で、Arial フォントの場合、Comic Sans でオレンジと黒のメールは、まったく別のブランドから送信されたように見えます。 一貫したビジュアル アイデンティティを維持することで、同じ会社の消費者や同僚は、マーケティング メール、個別のメール、e コマース、ブログなど、すべてのエクスペリエンスとタッチポイントをあなたと結び付けることができます。
＃5。 メールのサイズに注意してください。
典型的なコンテンツ形式の多くは、インフォグラフィック、ムービー、電子ブック PDF など、膨大なファイル サイズを持っています。 大きな添付ファイルは、電子メール クライアントによって拒否されるか、スパムとしてマークされる場合があります。 受信トレイに届いたとしても、読み込みが遅くなり、受信者が余裕のない受信トレイの帯域幅を消費する可能性があります。
電子メールの添付ファイルの代わりに、可能であれば資料を埋め込みますが、電子メールのサイズが大きくならない場合に限ります。 コンテンツのサイズが 100 KB を超える場合は、代わりに、Web サイトでホストされているファイルへのリンクを含めてください。
ダウンロード可能なマーケティング アセットはリード ジェネレーション ゲートの背後に配置されることがよくありますが、顧客、見込み客、または社内のビジネス パートナーにメッセージを配信するときは、電子メールのサイズに留意することが依然として重要です。 支援を必要とするクライアントに対応する場合、営業、カスタマー サクセス、またはカスタマー サポート チームは、添付ファイルを送信することが役立つと考える場合があります。また、メールの最中に大きな PDF や JPEG で誰かのメールを乱雑にすることは、最も避けたいことです。難しいシナリオの。
＃6。 強力な行動を促すフレーズ (CTA) を含めます。
送信するすべてのマーケティング メールには目的があります。 メールを読んだ後に受信者に実行してもらいたいアクションを明確にすることが重要です。 購入になることもありますが、多くの場合、メール マーケティングはクリックしてブログ記事を読んだり、ソーシャル メディアでビジネスをフォローしたり、アンケートに回答したりするなど、よりソフトな活動につながります。 送信する前に受信者に実行してもらいたい主要なアクションを決定し、それを利用して、受信者が実行するように動機付ける CTA を作成します。
＃7。 感嘆符は控えめに使用してください。
感嘆符は、メールに明るさを加える簡単な方法のように見えるかもしれませんが、頑張りすぎているという印象を与える可能性があります。 「メールリストへようこそ!!!!」という件名のメールを受信することを検討してください。
ほとんどの人にとって、それはあまり専門的ではありません。 感嘆符は、XNUMX 月下旬に「明けましておめでとう」とメールを締めくくる場合など、ときどき興奮を伝えるのに役立つ場合があります。 または、新しい顧客に「あなたと一緒に仕事ができることを楽しみにしています！
ビジネスメールサービスプロバイダーとは正確には何ですか?
ビジネス メール サービス プロバイダーは、ビジネス メール機能を管理および提供します。 このサービスは、Yahoo や Google などの無料の Web メール サービスとは大きく異なるプレミアム メール サービスを提供します。 中小企業に適しています。
ビジネスメールサービスのメールアドレスには、会社のドメイン名も含まれています。 標準の @yahoo.com、@hotmail.com、または @gmail.com の電子メール アドレスの代わりに、希望する名前に基づいてパーソナライズされた電子メール アドレスを使用して、よりプロフェッショナルに見せることができます。
その他の最新のテクノロジは、ビジネス メール サービスを従来の無料の Web メール プロバイダーと区別します。 このサービスは、会社のドメイン名と、再ルーティング、複製、フィルタリングなどの電子メール セキュリティ認証メカニズムをホストします。
上位のビジネス メール サービス プロバイダーとは?
トップ XNUMX の電子メール サービス プロバイダーは次のとおりです。
- G Suite
- オフィス365
- Microsoft Outlookの
- ヤフースモールビジネス
- Rackspaceの
- ケリオコネクト
- Amazon ワークメール
- インターメディア
- アイスワープ
- OX アプリ スイート
サービスメールの書き方
- 人になりましょう。
- 間に合う
- 適宜、謝罪する
- 必要な情報をすぐに入手
- 一貫性を確立します。
- 個人的に何も受け取らない
- お客様のあらゆるお問い合わせにお答えします
- 可能な場合は、リソースを共有します。
サービス リクエストの電子メールにどのように対応しますか?
- 回答に必要な情報がすべて揃っていることを確認してください。
- 物事を過度に複雑にすることは避けてください。
- お客様の言語を使用します。
- 専門的かつ丁寧な方法で質問する
- 質問するときは、XNUMX つの S を念頭に置いてください
- 重要な情報はフォーマットする必要があります
- 常にあなたの仕事を校正してください。
メールサービスの 3 つの例とは?
安全で機能豊富なビジネス メール サービスとして、Gmail、Outlook、および ProtonMail はすべて優れたオプションです。
サービス提案メールはどのように送信しますか?
- 簡単な紹介と関連する背景情報。
- なぜ提案書を提出するのですか？
- あなたの目的と目標、および彼らの目的を確立します。
- あなたの際立った才能を際立たせます。
- 予算と、それがどのように使われるかについて簡単に話し合います。
- 行動を促すフレーズとフォローアップのリクエストを含めます。
カスタマー サービス メッセージの例は?
[顧客名] 様、お問い合わせいただきありがとうございます。 ご注文に問題がある可能性があることを認識しています。 現在調査中ですので、状況が分かり次第ご連絡いたします。 [顧客名] 様、こんにちは。チケットを受け取りました。
要約する、
サービスメールは、顧客の心に大きな印象を与えます。 顧客は、購入またはコミットメントに関するすべての関連情報にアクセスできます。 電子メールは、直接かつ即時のコミュニケーションに理想的な媒体です。 SMS についても同じことが言えます。 即時の確認とインスピレーションが携帯電話に直接配信されます。
したがって、サービス メールをマーケティングに活用できるかどうかは、最終的には、関連するルールを遵守しながらどのように使用するかにかかっています。 ただし、状況によっては、サービス メールが間接的なマーケティングと見なされる場合があります。 たとえば、フィードバックを求めたり、調査を実施したりすると、購読解除率が低下し、エンゲージメントが向上する可能性があります。 これにより、常にスポットライトを浴びることができます。
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参考文献
