ビジネス オーナーとして、クライアントからのすべての電話が会社の成功に不可欠であることを誰かに説明する必要はありません。 実際の人とすぐに話すことができるクライアントは、留守番電話を使用して応答を待たなければならないクライアントよりも満足する可能性が高くなります. 消費者が待たされるのを防ぐために、プロの応答サービスを利用することをお勧めします。 プロフェッショナルな応答サービスは、専任の受付係が必要な場合でも、単に電話回線からの休憩が必要な場合でも、会社のコミュニケーションを支援します。 会社の重要なコミュニケーションを管理するためにプロの応答サービスを使用するかどうかを検討している場合は、この記事で問題が解決し、十分な情報に基づいた決定を下すことができます。
概要
ビジネスの電話に応答がない場合、潜在的な顧客を失うリスクが高くなります。 電話に出たとしても、弁護士があなたの時間を無駄にする可能性が十分にあります。 このように、多くの中小企業は、電話を取るための法外な費用と、そうしない場合の同様に法外な費用との間で板挟みになっていると感じています。 プロの応答サービスは、この行き詰まりを回避するのに役立ちます。 あなたが電話を取る代わりに、彼らはあなたのためにそれを行います. プロの留守番電話サービスがあなたの電話を受け取り、メッセージを中継します。 通常、各発信者からすべての関連情報を収集するように訓練されたオペレーターがいます。 プロの応答サービスとしての仕事の一環として。
- 彼らは迷惑な弁護士に対処することができます。
- 彼らは、時間に敏感な通信を即座に送信する準備ができています.
- 必要に応じて、お客様に代わってカスタマー サポート担当者との面談も行います。
プロの応答サービスが電話に出る方が効率的です。 時間を節約するだけでなく、潜在的な新しい消費者を失うリスクも回避できます。 したがって、ビジネスを運営するときは、プロの応答サービスのサービスを利用することだけが理にかなっています.
プロフェッショナルな応答サービスとは何ですか?
要するに、 専門的な応答サービス 複数のビジネスに対する電話やその他のメッセージへの対応を担当する専門家です。 多くの企業では、着信通話と発信通話を留守番電話サービスに管理してもらうと便利だと考えていますが、最新の専門的な留守番電話サービスは、電子メール、テキスト メッセージの応答、コールド コールも処理します。
ただし、XNUMX つの市場にいる場合は、プロの応答サービスが特定のサービスに応じてさまざまな名前で知られていることに注意する必要があります。
連絡先またはコール センター
コールセンターの存在は秘密ではありません。 それらについて肯定的または否定的な感情を持っているかどうかにかかわらず、それらは、顧客サポートの問題と大量の電話を処理するために外部のライブオペレーターに依存している企業に必要なサービスを提供します. コールセンターは、テレマーケティングだけでなく、多くの人がこの用語を聞いて想像するのとは異なり、さまざまなタスクを実行します。 これらの組織の共通の目的の XNUMX つは、企業が顧客との最初の接点として機能すること、または顧客に技術サポートを提供することです。
インターネット留守番サービス
ほとんどのオンライン応答サービスは、従来のものと同じではありません。 彼らは基本的に、電子メール、ライブチャット、およびその他のデジタルメディアを介してサービスとサポートを提供します. ライブ エージェント サポートも、インターネット応答サービスの中では珍しいものです。
バーチャル受付
この会社が提供するサービスは、標準的なオフィスの受付係と同等です。 通話に応答し、適切な担当者に転送し、営業時間や場所などの関連情報を発信者に提供する必要があります。
バーチャル オフィス オフィス
バーチャル オフィス エージェンシーは、実際の場所を提供し、そこで短期間の会議を開催できることを除いて、バーチャル受付係を持つようなものです。 新しい企業やモバイル ワーカーの場合、これは優れた選択肢となる可能性があります。
自動応答サービス
音声応答システムは、人間のエージェントではなく、自動化されたサービスの基盤です。 この会社は、昔ながらの留守番サービスではありませんが、発信者がメッセージを残すか、一連の音声プロンプトに従って適切な部門に到達する方法を提供します. カスタマー サービスに電話したことがあり、1 か 2 を押すオプションを与えられたことがあれば、このタイプのサービスに精通していることは間違いありません。
留守番電話サービスはまだ存在しますか?
絶対！ これまで以上に多くの人が留守番サービスを利用しています。 留守番電話サービスがまだ存在するという事実は、AIと技術の進歩がますます進む時代にまだ必要かどうか疑問に思っていた人にとっては驚くかもしれません.
コールセンターと留守番サービスの違いは何ですか?
プロの応答サービスについて言えば、企業は、第三者の応答サービスと契約して、電話やメッセージを代理で受信および転送する場合があります。 一方、コール センターは同じ機能を実行しますが、複雑なスクリプトを使用して問い合わせ、電話注文、見込み顧客の評価、および電子通信を処理する機能が追加されています。
応答サービスは何をしますか?
基本的に、彼らは別の組織に代わって電話に出ます。 あなたの会社が受付係を必要としている場合、または電話対応からの休憩が必要な場合は、Professional Answering Service が役に立ちます。 ライブオペレーターは XNUMX 時間体制で利用できるため、ビジネスへのアクセシビリティを高め、オフィスが一般公開されている時間を長くすることができます。
消費者はいつでも実在の人物にアクセスでき、質問にすぐに答えることができます。 また、ライブチャットを提供することで、サイトの使いやすさを向上させ、より多くの訪問者を引き付けるのにも役立ちます.
留守番サービスと留守番電話の違いは何ですか?
応答サービス担当者は間違いなく取引を成立させることができます。 留守番電話ではできません。 オペレーターは着信に応答するだけでなく、発信することもできます。留守番電話サービスは、見込み客に電話をかけ直すのに問題がある場合にも役立ちます。
留守番電話は時代遅れですか?
ボイスメールやその他のメッセージング サービスのこの時代では、留守番電話はほとんど時代遅れになっています。 最初の購入価格と、留守番電話を維持するための継続的なコストの両方が、すぐに加算される可能性があります。 ボイスメールは、他の人と連絡を取るための時間効率とコスト効率に優れた方法であり、事実上すべての電話で使用できます。
ボイスメールを使用すると、どの電話からでもメッセージを確認でき、他の人には聞こえません。 留守番電話と比較すると、ボイスメールはメッセージを聞いた後に完全に消去されるため、より安全です。 留守番電話は簡単にハッキングできるため、プライバシーも危険にさらされます。
ボイスメールの代わりに留守番電話を使用できますか?
留守番電話を使用したくないが、留守番電話を使用したい場合は、呼び出し音が 4 回未満になると応答するように設定してください。
基本的に、どちらも同じ機能を実行します。 電話に出られる人がいない場合、発信者は留守番電話またはボイスメールにメッセージを残すことができます。
残念ながら、ほとんどの留守番電話は、通話中または発信者が回線から切断されている場合、発信者からのメッセージを録音することができません。
一方、ほとんどのボイスメール システムは、通話をボイスメール サーバーに転送します。 これにより、受信者がその時点でメッセージを受け取ることができなくても、発信者はメッセージを残すことができます。
プロフェッショナルな応答サービス: 2022 年のベスト オプション
最高の応答サービスには、プロの電話担当者、受付係、および予約と注文を取る人がいます. 最適なオプションは、ビジネスにとって費用対効果が高く、他のシステムで簡単に使用できるものです。 彼らは通話管理システムを改善し、パーソナライズされたスクリプト、複数の言語を話すオペレーター、柔軟な通話ルーティングなどを追加することで、顧客との会話を容易にします.
一流のプロフェッショナルな応答サービスを探している場合は、検討できるオプションがいくつかあります。
#1. ルビー
Ruby (または Ruby Receptionists) は、XNUMX 時間体制の仮想受付と組み込みのオンライン チャットを提供する、ライブ応答サービスの一般的な形式になりつつあります。 現在利用可能などの留守番電話サービスよりも多くの機能とオプションを備えています。 これには、予定をスケジュールしたり、必要に応じて直接電話をかけたり、リードを自動的に収集したりする機能が含まれており、このリストの一番上にあります.
このプラットフォームは、着信通話やメッセージの即時通知を受け取ることができる、完全に機能するモバイル アプリを提供します。 現時点では、Ruby は、Grasshopper、Clio、Nextiva、MyCase、Rocket Matter など、多数の人気のあるビジネス アプリと互換性があります。 Ruby の自動受付には、優れた顧客サービスを提供するためのコール ウィスパー機能とバージ機能の両方があります。
必要に応じて、仮想受付とライブ チャットを XNUMX つのパッケージで一緒に使用できます。 唯一の欠点は、Ruby が応答サービスとライブ チャットしか提供しないことです。 したがって、日常的なオフィス業務を支援するライブ応答サービスが必要な場合は、Davinci Virtual をチェックしてください。 Davinci のプレミアム プランの XNUMX つにアップグレードすると、標準のアシスタントの範囲を超えた管理作業をいくつでも処理するために必要なスキルを備えた仮想アシスタントにアクセスできるようになります。
主な機能
- Ruby モバイルアプリ
- リードを機械的に獲得する
PROS
- 初期設定料、時間外通話料は無料です。
- 商用 VoIP プラットフォームに接続
- 転送やライブ転送などの直感的な通話管理オプション
コンズ
- 営業時間中のみ、バイリンガルの受付係と話すことができます。
- 他のサービスプロバイダーと比較して、最も高価なオプションです。
- 大幅に高い XNUMX 分あたりの料金
＃2。 MAP通信
オンデマンドの分単位の料金に関しては、MAP Communications がこのリストで唯一のライブ受付サービスです。 Standard プランを使用するには、実際に使用した分に対してのみお支払いいただきます (月々の低額のサブスクリプション料金に加えて)。 昼夜を問わず年中無休、追加料金なしで、基本的に受付サービスを提供しています。 クライアント ポータルへのアクセス、スクリプトのカスタマイズ、テキストと電子メールの配信、ローカル番号またはフリーダイヤル番号の選択は、すべてのサービス層で標準機能です。
MAP Communications の月額会員料金は最も安いですが、請求は 60 秒間隔で行われます。 通話が 110 秒続き、請求が 120 秒の場合は、120 分の料金が請求されます。基本プランは月額 43 ドルと、実際に使用された分数のコストを加えた合理的な価格であり、スタートアップに適したオプションとなっています。そして一人操作。
MAP Communications は安価なオプションですが、モバイル アプリがありません。 代わりに、クライアントのオンライン インターフェイスを介して会社の着信を追跡できます。 どこにいても、会社の電話に関するリアルタイムの情報が必要な場合は、Ruby をチェックしてください。 Ruby から完全なモバイル アプリを利用できます。これには、ボタンを押すだけの通話保留や、Ruby がホストする専用のビジネス番号などの機能が備わっています。
主な機能
- 特定のスクリプト
- カスタマー Web ポータル
- 電話サービス
PROS
- すべてのパッケージには、ローカルまたはフリーダイヤルの電話回線が標準で付属しています。
- 各サブスクリプションには、専用のクライアント向け Web サイトへのアクセスが含まれています。
- 時間ベースの料金設定が可能で、実際にサービスを使用した時間に対してのみ課金されます。
コンズ
- 付属のスマートフォンアプリはありません。
- 標準プランの割り当ての一部ではない分
＃3。 アビーコネクト
中小企業を経営していて、電話やチャット メッセージを専門のスタッフに処理してもらいたい場合は、Abby Connect が最適なオプションの XNUMX つです。 いずれかのプランにサインアップすると、XNUMX 人から XNUMX 人の受付係のグループにアクセスできます。さらにチームを追加して、より長いサービス時間と XNUMX 時間体制のサポートを受けることもできます。 これは、あなたの会社には、業界の内外に精通した専任の受付スタッフがいるように見えます。
Abby Connect を使用すると、他のどのサービスよりも会社の価値をより適切に表現するために、カスタム転送音楽をアップロードできます。 また、最長の 14 日間の無料試用期間があり、その間、サービス、割り当てられたチーム、および利用可能なすべての機能を無料で試すことができます. さらに、サービスを最大限に活用できるように、専任のサクセス マネージャーが割り当てられます。
Abby Connect は、特に留守番サービスによる 100 時間体制のサポートが必要な場合は、最も安価なオプションではありません。 MAP Communications は Abby Connect よりも月額 $XNUMX 安いですが、モバイル アプリがなく、専用のチームもありません。 通常プランにはボーナス分が含まれていないため、使用する分ごとに追加料金を支払う必要があります。
主な機能
- Abby Go モバイル アプリケーション
- 着信拒否
- ウォーム転送
PROS
- お客様のアカウントに専任のサクセス マネージャーが率いる専門グループ。
- 99.99% のアップタイム サービスの SLA 保証
- アカウント マネージャーに連絡して、通話録音を設定することができます。
コンズ
- XNUMX 時間体制のサポートには追加料金が適用されます。
- モバイルアプリはテキストメッセージのみを許可し、他の形式のコミュニケーションは許可しません
- 着信転送オプションはありません
#4。 ダヴィンチ バーチャル
ビジネスとプレミアムという Davinci の 50 つのサービス レベルにより、会社に最適なサービスを選択することができます。 プレミアム パッケージの場合、受付係は管理アシスタントを兼ねており、スケジューリングや旅行の手配などを支援します。 管理タスクの場合、Davinci は 15 時間あたり XNUMX ドルを請求し、XNUMX 分単位で請求されます。
ビジネス向けのプランには、ボイスメール管理、着信転送、専用電話番号などの標準機能が含まれています。 さらに、Davinci には最大 99 人で電話会議を開催できる特別な機能があります。
残念ながら、Davinci の電話回線は平日の午前 8 時から午後 8 時までしか対応していません。現在、アカウントを有効にするのに時間がかかります。 VoiceNation は、土日祝日を含む 24 時間体制のソリューションと迅速なアカウント作成が必要な場合に最適なオプションです。
主な機能
- ダヴィンチのモバイルアプリ
- 仮想アシスタント
- 洗練された通話ルーティング
PROS
- 無料で無制限の国際電話
- XNUMX 秒あたりの料金
- 信頼できるモバイルアプリ
コンズ
- XNUMX 時間体制の電話サポートは提供していません。
- セットアップの費用は 95 ドルで、無料の試用版はありません。
- 有効化には最大 XNUMX 営業日かかる場合があります。
#5。 VoiceNation
アカウントの設定に関しては、VoiceNation が利用可能な最も迅速で簡単なオプションの XNUMX つです。 VoiceNation は、アカウントを作成して実行するのに XNUMX 日以上かかる他のプロバイダーとは対照的に、XNUMX 時間以内にセットアップしてカスタマイズできます。 さらに、料金が安く、開始するための初期投資も必要ありません。
選択したプランに関係なく、VoiceNation は常にバイリンガル エージェント、特別に作成されたスクリプト、最先端のモバイル アプリを提供します。 パフォーマンスを管理し、予測を行うための強力なレポートおよび分析ツールを提供します。 エンタープライズ層のサブスクリプションのみに、個人アカウント マネージャーが付属しています。 Abby Connect は、すべての価格帯に特化したチームとサクセス マネージャーを提供するため、検討する価値があります。
キー機能
- オンライン応答追跡システム
- トランザクション処理
- 別の番号に転送できるフリーダイヤル番号
PROS
- 始めるための初期投資が不要
- 休日や営業時間外の通話については、追加料金は発生しません。
- すべてのプランにバイリンガルオペレーターが標準装備されています。
コンズ
- モバイル アプリからの通話は 10 分あたり XNUMX セントです。
- エンタープライズ パッケージのユーザーのみが、専用のアカウント マネージャーにアクセスできます。
- 予定のスケジュールには使用できません
留守番電話は何件のメッセージを保持できますか?
ボイスメール ボックスには、一度に最大 30 件のメッセージを送信できます。 ボイスメールの種類に応じて、新しいメッセージは受信後 14 ～ 30 日間保存されます。 その間に保存しないと、ファイルは自動的に消去されます。 保存されたメッセージは XNUMX 日間保持されます。 その時点で手動で消去していなければ、システムが自動的に消去します。
デジタル留守番電話とは何ですか?
デジタル応答システム、または「デジタル留守番電話」は、発信者からのメッセージを録音して保存できるマシンで、従来の固定電話に接続されています。 ビジネスでも家庭でも、デジタル応答システムを利用して、電話をかけたり、メッセージを受信したりしています。
まとめ
ビジネスに代わって、プロフェッショナルな応答サービスが電話を受け、電話をかけ、顧客に情報を広めます。
これらの企業は、大量の通話を処理するために社内の労働力を雇うための資金が不足していることが多いため、中小企業を支援しています。
さらに、医師、配管工、電気技師などの多くの専門家は、オフィスの外で忙しいスケジュールを抱えているため、個人的に電話に出ることができません。 留守番サービスがあるということは、電話を受けることができ、ライバルに顧客を失うことを避けることができるということです。
プロフェッショナルな応答サービスに関するよくある質問
留守番サービスにお金を払う価値があると思いますか?
間違いなく。 プロの電話応答サービスを利用して、消費者を維持し、期待に応え、顧客サービスを提供できます。 さらに、留守番サービスに支払うわずかな料金は、毎月、毎年毎年大きな投資収益率をもたらします。
電話応対サービスの料金は？
この状況では、いくつかの変数が応答サービスの費用に影響することを認識することが重要です。 選択したサービス パッケージに応じて、0.65 回の通話で 1.19 ドルから XNUMX ドルの費用がかかる場合があります。 そのため、パッケージを選択する前に潜在的な通話トラフィックを評価することが非常に重要です。
なぜ留守番電話サービスが必要なのですか？
忙しくて潜在的なクライアントと話したり、現在のクライアントからの緊急の質問に答えたりできない場合は、応答サービスを使用して、自分がしていることに集中することができます. 休業中のフィールドコールへの応答サービスを利用すると、時間を大幅に節約できます.
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