幹部は、管理専門家、幹部補佐、秘書、または個人秘書としても知られている管理助手と同じくらい優秀であると見なされることがあります。
管理アシスタントは、会社の「目と耳」であり、XNUMX 人以上の幹部、チーム、またはネットワークの日常的な管理を処理します。 彼らは、企業文化、業績、および将来の方向性について、独自の強力な洞察を持っています。 この投稿では、管理アシスタントのスキル、教育要件、および給与について説明します。
管理アシスタントは誰ですか？
管理アシスタントは、組織の日常の管理業務の実施と指揮を担当します。 この重要な機能は、着信通信への応答、郵便通信の配布、ファイリング、印刷またはコピーなどの一般的な管理業務、データ入力、およびその他の臨時業務を実行することにより、管理者および/またはオフィススタッフを支援します。
管理者は、ビジネス、チーム、またはオフィスのシームレスな運用にとって非常に重要です。 多くの組織では、管理アシスタントが創設チームの外で最初に採用されることが多く、多くのCEOは、アシスタントのスキルに依存して仕事を効率的に遂行しています。
管理アシスタントの義務と責任
管理アシスタントの主な義務と責任は、他の人を支援することに集中しています。 彼らの職務は、仕事ごとだけでなく、同じ仕事で日々大きく変わる可能性があります。 彼らは、次のようなさまざまな仕事をいつでも引き受けることができます。
- 電話に出て訪問者を歓迎する
- 予定をスケジュールし、カレンダーを最新の状態に保ちます。
- スタッフやその他の会議のスケジュールと調整。
- メールを収集して配布します。 。
- 必要に応じて、メモ、メール、請求書、レポート、その他の通信文を作成します。
- 手紙からレポートや教材に至るまでのドキュメントを作成および変更します。
- 電子ファイリングシステムと物理ファイリングシステムの両方を作成および保守します。
- アカウントと簿記を管理します。
管理アシスタントの能力とスキル
管理アシスタントとして成功するには、いくつかの重要なスキルが必要です。
＃1。 コンピューターとソフトウェアの知識：
Microsoft Office、電子メール、およびインターネットに精通している必要があります。 あなたが中小企業で働いているなら、あなたはQuickBooksまたは他の会計ソフトウェアアプリケーションに精通している必要があるかもしれません。
＃2。 マルチタスクスキル：
あなたがマネージャーでもある場合、これは特に重要です。 同時に複数の要求を処理できる必要があります。 。
＃3。 コミュニケーションスキル
口頭と書面の両方のコミュニケーションスキルが重要です。 あなたは英語の強い知識と優れた校正スキルを持っている必要があります。
＃4。 対人能力
クライアントやオフィスワーカーを含む他の人と一緒に仕事をするため、対人スキルが必要です。 良いエチケットと穏やかな気質は大いに役立ちます。
＃5。 組織能力
ドキュメントを見つけたり、プロトコルをすぐに思い出したりできるように、詳細を重視して整理されている必要があります。
＃6。 意思決定能力：
特に忙しいオフィスでは、多くのことを事実上同時に処理していることに気付くことが多いので、時間効率の良い決定を優先して行うことができるはずです。 クライアントはすぐに予約をリクエストできますが、本当にすぐに予約が必要ですか、それとも数日待つことができますか？
管理アシスタントの給与スケール
管理アシスタントが働くビジネスの性質、および職務の幅は、給与に影響を与える可能性があります。 最高の管理アシスタント給与は、幹部を務める人に与えられます。
- 管理アシスタントの年収中央値：$ 40,990（$ 19.71 /時間）
- 上位10％の管理アシスタントの年俸：67,510ドル以上（2.46ドル/時間）
- 下位10％の管理アシスタントの年俸：26,880ドル未満（12.92ドル/時間）)
他の最高の仕事に関連する平均管理アシスタント給与
管理アシスタントは39,180年に平均2019ドルの給与を獲得しました。2019年には、同等のポジションは次の平均給与を獲得しました。エグゼクティブアシスタントは年間62,920ドル、カスタマーサービス担当者は年間37,320ドル、事務員は年間36,360ドル、受付は年間31,250ドルを獲得しました。 。
教育、トレーニング、および認定の要件。
このキャリアは特定の高度な教育を必要としませんが、それは有利な場合があります。
高校の卒業証書または同等のものが必要であり、高校に続いて準学士課程または秘書研修プログラムに登録することにより、職業での利点を得ることができます。 ますます多くの業界で、秘書は学士号や、認定弁護士秘書や認定医療管理アシスタントなどの専門分野に焦点を当てた資格を頻繁に保持しています。 エグゼクティブアシスタントと秘書は、学士号ではないにしても、少なくともいくつかの大学の単位を持っている必要があります。
一時的な労働機関でトレーニングを開始することを検討してください。 これらの組織は、新入社員にトレーニングを提供することがあります。 そうでなければ、あなたが基本的な秘書または管理スキルを持っている場合、あなたは特定の会社またはセクターの内外を学ぶときにオンザジョブトレーニングを受けるかもしれません。
就職の見通し
残念ながら、このポジションの仕事の予後は有望ではありません。 米国労働統計局によると、技術開発は2019年から2029年の間に多くの管理アシスタントの職務を引き継ぎ始め、その結果、雇用の伸びが9％減少します。
職場環境
ほとんどすべての業界がこのポジションを必要としています。 あなたは診療所、法律事務所、政府機関、または小さな地元の請負業者のために働くことができます。 いずれにせよ、あなたはおそらくオフィスで働いているでしょう。
仮想アシスタントの需要が高まっているため、自宅で仕事ができる場合があります。
仕事のスケジュール
これはほとんどの場合、通常の営業時間中はフルタイムの仕事ですが、診療所で働く場合など、ビジネスの性質上、週末の労働が必要になる場合があります。 さらに、法曹関係者は、裁判や期限の準備のために長時間働くよう求められる場合があります。
管理アシスタントとして仕事を上陸させる方法
＃1。 優れた推奨事項を取得する
秘書または管理アシスタントを探している雇用主は、彼らが快適に仕事をすることができ、チームの他のメンバーと調和し、機密情報で信頼できる人を求めています。 これらの資質は、強力な推薦状を通じて証明することができます。
＃2。 ネットワークを適用する
ネットワークを使用して、求人について調べます。 FacebookやLinkedInの知人、家族、近所の人、古い雇用主に連絡してください。 採用している可能性のある人に紹介されるのを楽しんでいることを彼らに知らせてください。
＃3。 開口部を検索する
求人情報を見つけるには、Google検索で管理アシスタント、マーケティングアシスタント、編集アシスタント、医療秘書、弁護士秘書、オフィスアシスタントなどのキーワードを使用します。 多くの管理職は、地元の新聞や商工会議所のWebサイトの雇用セクションでも宣伝されます。
＃4。 履歴書を完成させる
このサンプル履歴書は参照として役立ち、最高のキーワードがすべて含まれていることを確認できます。 それに伴う素晴らしいカバーレターの重要性を忘れないでください。
＃5。 面接に行きます
あなたが前もって尋ねられる可能性が高いものを知ることはあなたがあなたの面接をエースするのを助けるでしょう。 いくつかの典型的なサンプルの質問を検討し、事前に回答を計画してください。
候補者の管理アシスタントの資格を評価するために履歴書をどのように使用できますか？
次の方法に従って、候補者が管理アシスタントのポジションに適しているかどうかを確認してください。
- 管理アシスタントが実行できる必要がある責任のリストを作成します。
- あなたの職務記述書と管理アシスタントのポジションの強調されたスキルを調べてください。
- 互換性を確立するには、履歴書に記載されているスキルを職務記述書に記載されているスキルと比較します。
- 仕事の経験に関する彼らの役割を調べてください。 管理アシスタントとして、または受付係やオフィスアシスタントなどの関連職務での以前の経験が有利な場合があります。 彼らの関連する仕事の経験は、彼らがその仕事に適格であるかどうかを決定するかもしれません。
- 彼らの学歴が管理アシスタントとしての立場に役立つかどうかを確認してください。 たとえば、経営管理の準学士号とOutlook、Excelの証明書、および専門家の支援を受けている候補者は、その資格を示します。
管理アシスタントのポジションを採用する際、インタビュアーはどのようなスキルを求めますか？
企業は、特定の年数の経験や技術的バックグラウンドではなく、優れたソフトスキルを備えた応募者を、初級および中級レベルの管理アシスタントのポジションに求めています。
採用マネージャーは、チームを支援し、全員が組織を前進させるのを支援するために、効果的にコミュニケーションを取り、想像力を働かせて問題を解決し、無限の細かな点を常に把握できる人材を求めていることがよくあります。
以下は、採用マネージャーが管理アシスタントの応募者に求める最も重要なスキルです。
#1。 コミュニケーションスキル:
管理アシスタントとして、組織全体のすべてのレベルの担当者と連携します。 協調的、専門的、そして成功した方法でコミュニケーションをとることが重要です。 採用マネージャーは、管理アシスタントのコミュニケーションが組織に大きな影響を与える可能性があることを理解しているため、優れたコミュニケーションスキルを持つ候補者を優先します。
＃2。 組織力：
この職務では、カレンダーの整理、イベントの計画、プロジェクト管理、その他の期限の遵守を担当します。 小さなことは非常に重要です。 経営幹部が会議に出席できなかった場合、お金がかかっている可能性があります。 管理者を整理しておくことは、会社がその目的を達成するのに役立ちます。
＃3。 コラボレーションスキル：
管理アシスタントとして、XNUMX人または複数のマネージャー、および他の部門の人々と協力して、物事をスムーズに進め、 時間通りにプロジェクトを完了するために。 これを効率的に行うことができなければなりません。
＃4。 コンピュータのスキル：
管理アシスタントの仕事の大部分は、電子メールのチェックや書き込み、カレンダーの管理、PowerPointプレゼンテーションの作成など、コンピューターの使用に関係しています。 ただし、コンピュータスキルは仕事で学ぶことができますが、コミュニケーションスキルは教えるのがはるかに困難です。 だから、これがあなたの弱い場所であるなら、びっくりしないでください！ 学ぶ意欲と能力を発揮すれば、それでも素晴らしい仕事を得ることができます。
管理アシスタントの面接の質問に答える準備をするときは、これらのスキルを念頭に置いてください。 それらが理にかなっている場所で働くことは、採用担当者または採用マネージャーの観点から、最も優れた応募者としての地位を固めるのに役立ちます。
管理アシスタントの面接の質問
- どのような組織ツールを使用していますか？
- 間違いを犯した状況を説明してください。 エラーの責任をどのように受け入れ、その結果、何を学びましたか？
- どのコンピュータプログラムとソフトウェアが最も安心できますか？
- プロジェクトに行き詰まったらどうしますか？
- あなたが裁量を行使しなければならなかった時期について教えてください。
- 以前一緒に働いていたチームへの最も重要な貢献は何でしたか？
- 他の候補者とあなたを区別するものは何ですか？
- 上司や同僚と意見が合わなかった時期について教えてください。 何が起こったのですか、そしてどのように対処しましたか？
- あなたの理想的な職場環境は何ですか？
- 競合する優先度の高いプロジェクトのバランスをどのように取っていますか？
＃1。 どのような組織ツールを使用していますか？
管理アシスタントは、マネージャーを雇うことにより、オフィスで最も組織化された個人であることが期待されています。 会議の開催、締め切りの遵守、ドキュメントの準備など、作業を適切に行うには、整理された状態を維持することが不可欠です。 Googleカレンダー、Asana、その他のプロジェクト管理ソフトウェアなどの組織的なツールは、この能力で繁栄するのに役立ちます。そのため、それらについての知識を遠慮なく言及してください。
整理された状態を維持するには、すべてのファイルがどこにあるかを知るだけでは不十分です。 「カレンダーの管理は簡単に見えるかもしれませんが、会社に大きな影響を与え、困難な場合があります。 「管理者は確固たる判断を下し、適切な優先順位を設定する必要があります」と、ペロトンのグローバルタレントアトラクション担当副社長であるTreenaDieboltは述べています。
応答する方法
面接の前に、以前の雇用または自分の生活で使用したプロジェクト管理、整理、および予定表作成ツールを検討してください。 プロジェクトの締め切りが迫っていることを全員に通知するAsanaの毎日のメールなど、ツールを使用して整理された状態を維持する方法を説明する準備をします。
＃2。 間違いを犯した状況を説明してください。 エラーの責任をどのように受け入れ、その結果、何を学びましたか？
誰も完璧ではないので、最高の管理アシスタントでさえ間違いを犯します。 採用担当マネージャーはこれを理解しており、将来同様のミスをしないように、エラーを認め、すぐに解決策を見つけ、そこから学ぶ方法を知りたいと考えています。
応答する方法
間違いを犯した状況の実際の例を持ってくる必要があります。 何がうまくいかなかったのか、なぜ起こったのか、そしてそれを修正するために何をしたのかを考える時間を取ってください。 最後に、あなたが学んだことと、同じ過ちを犯さないようにするために次回は違うやり方で何をするかについて話します。
あなたの物語を最もよく説明し、すべての重要な事実を確実に伝えるために、STARアプローチを使用してあなたの答えを構築してください（これと他の行動の質問に対する）。 STARは、次の略語です。
- シナリオを設定し、必要な詳細を提供します。
- この場合、あなたが担当したことを説明してください。
- アクション：それに対処するために行った手順を説明してください。
- あなたの行動の結果を共有してください。
＃3。 複数の優先度の高いプロジェクトをどのように管理しますか？
一部の管理アシスタントは、多くのスーパーバイザーに報告します。 他の人は広い範囲の責任を持っているかもしれません、それは彼らが多数の優先度の高いタスクを担当していることを意味します。 マネージャーはこの質問をして、候補者がどのように時間を管理し、判断を使用して割り当てに優先順位を付けるかを学びます。
応答する方法
時間をどのように分割し、さまざまなイニシアチブの間で優先順位を付けるかについて話し合うことにより、仕事または学校関連であるかどうかにかかわらず、いくつかのプロジェクトをうまくやりくりする能力を示す必要があります。 これは、意思決定スキルを示す素晴らしい機会でもあります。
＃4。 どのコンピュータプログラムとソフトウェアが最も安心できますか？
採用担当マネージャーは、コンピュータートレーニングを実施してもかまいませんが、さまざまなアプリケーションに精通しており、仕事に必要な他のプログラムを進んで学習できることを望んでいます。
管理アシスタントを探している人は、チームの内部または外部のプレゼンテーションを作成できるようにするために、Microsoft Office Suite、特にPowerPointに関する知識を頻繁に求めます。 高度なスキルを持つオフィスおよび管理専門家の配置を専門とするRobertHalfの一部門であるOfficeTeamのエグゼクティブディレクターであるStephanieNaznitskyによると、採用マネージャーは、ソーシャルメディアに精通し、オンライン会議を管理でき、ドキュメント作成に熟練した候補者を求めている可能性があります。または、仕事に応じて、コラボレーションソフトウェアの使用経験があります。
応答する方法
過去に使用したアプリケーションを特定し、それぞれに精通しているレベルを説明する準備をしておく必要があります。 彼らは組織によって異なるソフトウェアを利用するので、彼らが探しているものを確認するために仕事の説明を読んでください。 特定のアプリケーションについて言及されていない場合は、Salesforce、Slack、G Suite、または マイクロソフトのチーム。 また、最も早く学習したプログラムを強調表示することもできます。これは、このチームが依存しているプログラムを利用していなくても、すぐに習得できる迅速で熱心な学習者であることを示しています。
＃5。 行き詰まっているプロジェクトをどのように処理しますか？
ストレスを感じたり、負担をかけすぎたりする上司は、目的や予想されるプロセスを適切に明確にせずに、プロジェクトを管理アシスタントに委託する可能性があります。 採用担当マネージャーは、プロジェクトを不用意に完了するのではなく、主導権を握って支援を求める管理アシスタントを求めています。
応答する方法
あなたが従うであろうステップと助けを得ることについてのあなたの考えを概説してください。 まず、独自の調査と問題解決をどのように行うかを説明する必要があります。 また、過去に実施された同等のプロジェクトの例を見つけたり、過去に同様の作業を行ったことがあることがわかっている人に連絡したりするなど、組織内の他のリソースやつながりを活用することについて話し合うこともできます。 次に、必要に応じて経営陣に説明を求める方法を説明します。
Naznitskyによれば、管理者として、あなたはマネージャーのスケジュールを知っており、それらがいつ利用できないかを知っていることを述べる必要があります。 次に、「XNUMX対XNUMXの会議を利用するか、時間を予約して説明を求めます」と言うかもしれません。 今すぐXNUMX分予約すると、無意味な作業の時間を節約したり、後で時間を無駄にしたりすることができます。」
＃6。 以前一緒に働いていたチームへの最も重要な貢献は何でしたか？
管理アシスタントは、チームがより効率的に作業するのに役立つイベント計画、プロジェクト管理、および組織的な取り組みに優れています。 管理アシスタントには特定のタスクがありますが、何かを実行する必要があるが他の誰も実行できない場合は、追加のプロジェクトを引き受けるか、「穴を埋める」ように求められることがよくあります。 採用マネージャーは、他の人とうまく協力し、チームの全体的なパフォーマンスに貢献できる応募者を探します。
応答する方法
主要なプロジェクトや、これまでに取り組んだ以前のチームに対して行った重要な貢献について話す準備をします。 クラスで、またはよりエントリーレベルの場合は課外グループの一部として完了した大規模なグループプロジェクトを検討してください。
説明するプロジェクトを選択するときは、趣味、最高の属性、個性が透けて見えるように、熱心なものを選択してください。 「あなたが最も楽しんだことを考え、それが何であったか、あなたに何が期待されたか、そしてあなたが思いついた革新的なアイデアを説明するために簡単な箇条書きを作成し、次に結果を説明します」とナズニツキーはアドバイスします。 プロジェクトを主導または貢献し、責任を果たし、プロジェクトを時間どおりに完了した方法を説明する準備をします。 次に、これがチームの成長または目標の達成にどのように役立ったかを要約します。
＃7。 あなたが裁量を使わなければならなかった時期について教えてください。
管理アシスタントは、会社のコミュニケーション、スケジューリング、およびその他のイニシアチブの管理を、乗組員全員に詳細を漏らすことなく頻繁に支援します。 一方、残りのスタッフは、管理アシスタントを信頼できる仲間と見なすことがよくあります。これは、組織の運営を改善するのに役立ちますが、特定のシナリオでは管理アシスタントに判断を下すように要求します。
応答する方法
裁量に関する質問に答えるときは、裁量を使用してください。 問題の詳細をすべて明かすことはあなたに害を及ぼし、あなたの会社や同僚を保護するためにいつ情報を差し控えるべきかわからないことを示します。
「あまりにも多くの事実を明らかにすることは裁量を示さないので、これについて前もって考えてください！」 管理職向けのトレーニング会社であるAllThingsAdminの創設者兼CEOであるJuliePerrineに助言します。 あなたの主張を明確にするのに十分な詳細を提供しながら、問題について広く話すには練習が必要です。
あなたがエントリーレベルの候補者である場合、採用マネージャーはこの質問を無視するかもしれませんが、あなたに尋ねられた場合は、あなたが大学のメンバーだったクラブを考えて、そこから例を挙げてください。
＃8。 上司や同僚と意見の相違があった時期について教えてください。 何が起こったのですか、そしてどのように対処しましたか？
職場での意見の不一致や対立は避けられません。 管理アシスタントとして多数の従業員と関わっているため、意見の不一致が生じるリスクが高まります。 採用担当マネージャーは、この質問を使用して、自己反映、自己分析、および以前の経験から学ぶ能力を判断します。
応答する方法
「応答しないでください。『私は決して対立することはなく、みんなと仲良くなります。』 それはナンセンスです。 誰もが誰かと対立しています。 話を聞かせてください。 「どうやってそれを処理しましたか？」 バスケスは説明します。 採用担当マネージャーがこの質問をする場合、意見の不一致が発生したかどうかは気にしません。 彼らはあなたがそれを解決するために何をしたかを聞き、それを再び扱う必要なしに働き続けたいと思っています。
ソロリティ採用プロセス中の喧嘩や、グループプロジェクト中に体重を支えられなかったクラスメートなど、エントリーレベルの候補者には外部の仕事からの問題を使用できます。 何が起こったのか、どこで問題が発生したのか、どのように解決策に到達したのか、または解決できなかった場合にどのように続行することにしたのかを説明する準備をします。 同僚や前の上司をからかってはいけません。 代わりに、創造性をどのように使用してその結論に到達し、その結果として何を学んだかに集中してください。
緊張したシナリオや動揺したシナリオについての物語を伝えながら、感情の一部を取り除くことができるように、応答を練習してください。
＃9。 他の候補者との違いは何ですか？
採用担当マネージャーは、あなたの最大の資産とスキルが何であるか、そしてそれらがあなたにどのように固有であるかを知りたいので、この質問をします。
応答する方法
面接の前に、自分の強みを考えておく必要があります。 仕事の説明を注意深く読み、採用マネージャーが探している才能やスキル、そしてあなたが最も例示しているスキルを決定することから始めます。 これらのスキルが、以前に参加したチームにどのように役立ったかの具体例を挙げてください。
＃10。 あなたの理想的な職場環境は何ですか？
面接では、採用担当マネージャーは、見込み客が管理アシスタントとして活躍するために不可欠なスキルを持っているかどうかだけでなく、個人が既存のチームとうまく連携できるかどうかも判断する必要があります。 マネージャーが探しているものは、会社の職場の雰囲気によって決まります。
管理アシスタントはどのようにして仕事のパフォーマンスを向上させることができますか?
管理アシスタントは、新しいスキルを継続的に習得し、組織を維持し、前向きな姿勢を維持し、同僚やクライアントと効果的にコミュニケーションを取り、問題を予測して解決することに積極的に取り組むことで、仕事のパフォーマンスを向上させることができます。
カスタマー サービスにおける管理アシスタントの役割は何ですか?
管理アシスタントは、顧客とクライアントの最初の連絡先として機能し、顧客からの問い合わせを処理し、情報を提供し、発生する可能性のある問題の解決を支援することにより、顧客サービスにおいて重要な役割を果たします.
データ管理における管理アシスタントの役割は何ですか?
管理アシスタントは、正確で最新のデータ レコードと情報の維持、ファイルとデータベースの整理、データベースの更新、およびデータのプライバシーとセキュリティの確保を担当します。
管理アシスタントにとってコミュニケーションはどれほど重要ですか?
クライアント、同僚、上司と効果的にコミュニケーションできる必要があるため、管理アシスタントにとって効果的なコミュニケーションは非常に重要です。 優れたコミュニケーション スキルには、明確かつ簡潔に書く能力、積極的に耳を傾ける能力、アイデアを効果的に表現する能力が含まれます。
管理アシスタントの典型的なワークロードはどれくらいですか?
管理アシスタントのワークロードは、組織の規模と割り当てられた責任によって異なる場合がありますが、通常、電話への応答、予定のスケジュール、電子メールと通信の管理、ファイルの整理など、さまざまな管理タスクの実行が含まれます。
今後5年間の管理アシスタントの仕事の見通しは?
労働統計局によると、管理アシスタントの仕事の見通しは、3 年から 2019 年にかけて 2029% 増加すると予想されています。管理アシスタントの需要は、特に医療、政府、法律サービスなどの業界で引き続き強いと予想されます。
応答する方法
面接する会社を事前に調べて面接の準備をし、その価値観と文化を把握します。 調査中に自分の目的が彼らの目的と類似していることに気付いた場合は、より情熱的に対応できるようになります。 ここで正直に答えてください。 他の人と一緒に仕事をするのが好きなら、彼らに知らせてください。
一方、一人で頭を下げて仕事をすることを好む労働者の場合は、そのことを説明してください。 どんなに強く仕事を望んでも、文化が正しくなければ、長期的にはそこで働くのは好きではありません。
採用マネージャーはコミュニケーションのとれた候補者を好むため、面接でよくある質問に答える方法を練習することで、準備ができ、自信を持って、この管理アシスタントのポジションに最適な候補者である理由を説明する準備ができます。
管理アシスタントに関するよくある質問
管理アシスタントは毎日何をしますか？
管理アシスタントの日常業務には、いくつかのカレンダーの配置、電話やメッセージの受信、電子メールの送信、大規模な会議やプレゼンテーションの準備、会議でのメモの作成、およびその他のさまざまな関連作業が含まれます。
管理アシスタントの別の肩書きは何ですか？
一部の企業では、「秘書」と「管理アシスタント」という用語を同じ意味で使用しています。
履歴書に管理スキルをどのように記載しますか？
あなたの履歴書の別の領域にあなたの管理スキルを置いて、それらに注意を引き付けてください。 実務経験のセクションや履歴書のプロフィールなど、履歴書全体で実践しているスキルの例を含めます。 ソフトスキルとハードスキルの両方に言及して、バランスの取れたように見せます。
