PMI の 2017 年のパルス調査によると、「プロジェクトの 43% が予算を超過し、49% が締め切りに間に合わず」、「リソース割り当てを成功させるためにリソース管理を使用している組織は 26% にすぎません」。
効率的なリソース管理システムは、リソース計画プロセスの重要な要素であるリソース割り当てを支援します。 この投稿では、概念、問題、意義、および効果的なリソース割り当て方法について説明します。
プロジェクト管理におけるリソース割り当てとは?
リソース割り当ては、リソース スケジューリングとも呼ばれ、リソースを特定し、特定の期間の個別のタスクに割り当てます。 これらのアクティビティは、BAU、管理、サポート、運用など、プロジェクトに関連する場合とプロジェクトに関連しない場合があります。 効率的なリソースの割り当てにより、プロジェクトがスケジュールどおりに予算内で完了することが保証されます。
リソースは完全にまたは部分的に利用可能です。 その結果、リソース マネージャーは、割り当てられたリソースが最適な活用のために利用可能であることを確認する必要があります。
リソース割り当ての責任者は?
リソースの計画と割り当ては、企業内のさまざまな機能の範囲に入る可能性があります。
プロジェクト マネージャーは通常、リソースの割り当てと管理を担当します。 プロジェクトの計画段階でリソースを割り当てますが、プロジェクトの進行やパラメータの変化に応じてリソースを再割り当てする必要がある場合があります。
ただし、一部の企業はリソースマネージャーを雇う場合があります。 リソース マネージャーは、さまざまなプロジェクトにわたるリソースの計画と割り当てを担当します。
彼らは、中央のプロジェクト管理オフィスの一部として、部門または組織レベルでさえ働くことができます。 リソース マネージャーは、この構造の下でリソース割り当て戦略について各プロジェクト マネージャーと協力します。
リソース割り当ての利点
大企業、中小企業、およびその間のすべての企業にとって、リソースの割り当てが重要な問題であるのには理由があります。 これがないと、物事が急速に制御不能になり、スタッフの疲労、パフォーマンスの低下、締め切りの遅れが発生する可能性があります。
効率的なリソース割り当ての利点を検討してください。
＃1。 計画に役立ちます
リソース割り当ては、必要のないリソースへの浪費や、プロジェクトの途中でリソースが不足するのを防ぐのに役立ちます。 適切なツールを使用すると、リソースの可用性とパイプライン内のプロジェクトのスケジュールをすばやく確認し、それに応じて計画を立てることができます。
リソース割り当てソフトウェアも、スキル プールの理解を深めます。 各プロジェクトや活動に最適な人材を選択しやすくなり、成功の可能性が高まります。
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＃2。 チームの士気と幸福度を向上させる
不十分なリソース管理は、従業員の燃え尽き症候群につながる可能性があります。 これが発生すると、生産性とパフォーマンスが低下し、幸福度が低下します。 次の点を考慮してください。
- ストレスを感じている従業員は、仕事を休む可能性が 26% 高くなります。
- 従業員の 76% は、職場のストレスがメンタルヘルスに影響を与えると考えています。
- 職場のストレスは、組織に 221 億 187 万ドルから XNUMX 億ドルの損失をもたらすと推定されています。
これらの悪影響はすべて、リソースを賢く割り当てることで回避できます。 これには、紙に印刷されているものではなく、実際の入手可能性を考慮する必要があります。 フルタイムの従業員 40 人あたりの週 XNUMX 時間を計算する代わりに、潜在的な病欠、休暇、その他の仕事の予定リストを考慮に入れます。
この手法を採用することで、職員の健康状態と士気を維持しながら、職員に過大な負担をかける可能性を減らすことができます。
＃3。 それはすべての人に情報を提供します。
他のユーザーと一緒にプロジェクトに取り組むときは、進捗状況を追跡することが重要です。 これには通常、タスク、問題、およびマイルストーンに関する定期的なステータス更新の提供が伴います。 手動ツールを使用すると、時間が無駄になり、間違いを犯す可能性が高くなります。
ただし、リソース割り当てソフトウェアは、エラーを排除し、透明性を高めるのに役立ちます。 チームのすべてのメンバーがタスクの進捗状況を追跡でき、レポートを利害関係者にすぐに送り返すことができます。
毎日の会議の回数を減らすのにも役立つかもしれません (そして、会議をより効果的にします)。
リソースの割り当てに関連する問題は何ですか?
リソースの割り当てに関しては、言うは易く行うは難しです。 適切なツールやプロセスが整っていないと、適切なリソースを特定するのが難しい場合があります。 リソース割り当ての問題をいくつか見てみましょう。
＃1。 プロジェクトの範囲の変更:
適切な管理を行っていても、プロジェクトのスコープはプロジェクトのライフサイクル中にいつでも変更できます。 さらに、アジャイルな世界では、プロジェクトの要件が変化すると、リソースの需要が変化する可能性があります。 最新のリソース スケジュールがなければ、変化するニーズに合わせて頻繁に割り当てることは非常に困難になります。
＃2。 廃止されたレガシー ツールの使用:
スプレッドシートや独自の技術では、リソースの割り当てが不十分です。 プロジェクトやリソースのスケジュールをリアルタイムで更新できず、結果として矛盾や冗長性が生じます。 ダブルブッキングの混乱につながり、プロジェクトの成功を台無しにする可能性があります。
＃3。 販売員と配達員の誤解:
販売目標の達成に集中している間、販売チームは取引に署名する前に配達チームを巻き込むことができない場合があります。 その結果、配達チームは、配達期限に間に合わせるために、土壇場でリソースの割り当てを争うことを余儀なくされます。
＃4。 マトリックス組織では、リソースの可視性が欠如しています。
一元化されたリソース プランナーがないため、マトリックス境界を越えたリソース割り当てを可視化することはできません。 その結果、リソース マネージャーは、最適でコスト効果の高いスタッフをプロジェクトに割り当てる際に大きな課題を抱えています。
＃5。 スキル セットのキャパシティと需要のミスマッチ:
将来のパイプライン プロジェクトの要件を予測できないため、人材不足を事前に特定することができません。 この誤ったキャパシティと需要の予測は、プロジェクトのリソース割り当てプロセスを妨げます。
リソース割り当ての問題に対処する方法
適切なツールをすべて使用し、リソース割り当てのベスト プラクティスに従っている場合でも、ほぼ確実に問題が発生します。 しゃっくりは避けられないので、それに応じて準備してください！
プロジェクト マネージャーが直面する最も一般的な問題とその解決方法をいくつか見てみましょう。
＃1。 プロジェクトのスコープがシフトします。
次のプロジェクトのリソース割り当てを計画するために最善を尽くしましたが、スコープ クリープはまだ可能性があります。 おそらく、タスクは予想以上に包括的だったか、予想していなかった能力が必要だったでしょう。
このような場合は、機敏に対応し、それに応じてリソースを変更する必要があります。 スコープ クリープを回避するには、次のことを行う必要があります。
- プロジェクトの範囲が常に明確で確立されていることを確認してください。
- 特定のプロジェクト目標を設定します。
- 最高の仕事をするように努力しますが、遅刻を意味する場合は完璧主義者にならないでください.
- 従業員が変更要求と改訂を承認できるシステムを作成します。
- チームのパフォーマンスを監視して、すべてが順調に進んでいることを確認します。
- 進歩を加速するために、自由に使えるすべてのリソースを使用してください。
スコープ クリープを回避するのが難しい場合があります。 このような状況では、スコープ変更メカニズムを導入することで、迅速に適応し、軌道に乗ることができます。 これはどのように見えるかです:
変更要求を (書面で) 文書化するための特定のフォームを送信します。
スコープ クリープを理解するために、改訂要求を綿密に分析します。
主要な利害関係者から同意を得る。
書面で、合意されたスコープ調整を文書化します。
＃2。 リソースが不足します。
制御不能な外力により、希少なリソースが意図したとおりに表示されなくなります。 労働者の自動車が故障し、仕事に行けなくなりました。 または、組織内で、割り当てられたタスクに集中することよりも優先される他の目標を持っている可能性があります。 重要なのはその後の展開です。
スキルプールからできるだけ早く代わりを見つけてください。 必要な専門知識を持った人がいない場合は、フリーランサーまたは請負業者を雇うのが最善の解決策かもしれません。 タスクの依存関係を調査することで、将来これを回避できます。 チーム メンバーがプロジェクトから外れる可能性のあるその他の職務を調査します。
何らかの理由で利用できない場合に備えて、バックアップのリソース割り当て計画を用意してください。 XNUMX つの解決策は、フリーランサーのプールを手元に置いて、外出先でギャップを埋めることです。 フリーランサーが利用できない場合は、臨時従業員がバックアップとして機能します。
＃3。 リソースは共有する必要があります。
プロジェクトがリソースを交換するのは普通のことです。 これは、大規模な労働力を雇う余裕のない中小企業に特に当てはまります。 ご想像のとおり、共有リソースは、パイプラインを詰まらせる課題を引き起こす可能性があります。 プロジェクト リソースが分散しすぎると、ボトルネックが発生する可能性があります。
リソース割り当てソフトウェアを使用して、事前にギャップを特定します。 部門間を移動するチーム メンバーのワークロードを注意深く監視します。 これは、リソースの過剰な割り当てと疲労を回避するための最も効果的な手法です。
＃4。 予期せぬ挫折
予期しないときに遅延が発生する可能性があります。 人々は病気になり、仕事が不足し、誤解が生じます。 スコープクリープは醜い頭を上げるかもしれません。 いくつかの問題はあなたがコントロールできますが、他の問題はコントロールできません。
問題に対処する最も簡単な方法は、最初から問題を回避するよう努めることです。 してもいいです：
- 時間ではなく能力に基づいてタスクをスケジュールします。 エキスパートまたはスペシャリストは、より迅速に作業します。
- チーム メンバーに他に多くの優先順位を持たせることは、特に仕事がパイプラインを進むために彼らに依存している場合は、悪い考えです。
- 柔軟な勤務時間を提供します。 一部の従業員は、通常の営業時間外の生産性が向上します。
- プロジェクトの期限を計画し、フェーズに分割して、進捗状況を追跡します。 このソフトウェアは、ボトルネックになる前に潜在的なボトルネックを特定するのに役立ちます。
リソースの割り当てがより体系的で明確になればなるほど、誰もが自分の仕事に対する責任を受け入れやすくなります。
ビジネスを成功させるための最も効果的なリソース割り当て方法
リソースの割り当てが効果的なプロジェクトの完了にどのように貢献するかを理解したところで、最も優れたリソースの割り当て方法をいくつか見てみましょう。
＃1。 Best-Visible-Best-Fit リソースを決定して配布します。
リソース管理システムは、さまざまなシステムからリソース データを収集し、統合プラットフォームに統合します。 完全な透明性により、スキル、資格、経験、可用性、価格設定、およびその他の選択要因に基づいて、プロジェクトに適切なリソースを割り当てることができます。 低コスト分野から費用対効果の高いグローバルリソースをスケジュールすることで、品質を犠牲にすることなく利益を高く保つことができます。
最初に利用可能になったリソースを割り当てるのではなく、最もよく見える最適なリソースを割り当てることは、プロジェクトのリソース割り当ての最良の方法の XNUMX つです。 また、可視性により、優先度の高い XNUMX つのプロジェクトだけでなく、複数のプロジェクトに専門的なリソースを均等に配分することもできます。
＃2。 リソースの割り当て不足または割り当て超過を回避します。
すべてのプロジェクトにリソースを均一に配分することで、組織全体でリソースが過剰に割り当てられることがなくなります。 リソースの割り当て不足は、生産性と収益の低下につながります。 一方、過剰な割り当ては、燃え尽き症候群、アウトプットの質の低下、または最悪の場合、意図しない消耗につながる可能性があります。
請求可能/戦略的使用率を予測することで、プロジェクト マネージャーはリソースを請求不可から請求可能/戦略的活動に定期的に移行できます。 その結果、最適なリソースの使用が促進され、企業の効率が向上します。
＃3。 自動化されたリソース リクエスト プロセスに参加します。
リソース プールを手動で分類したり、個々のプロジェクト マネージャーから電話や電子メールでリクエストを収集したりすると、リソースを配布する際に時間がかかる場合があります。 この手順は、時間のかかるスプレッドシートに依存しない自動化されたリソース リクエストによって合理化されます。
プロジェクト マネージャーは、必要なスキル セット、資格、経験、価格設定、およびプロジェクトのタイムスケールを指定できます。 この要求は、担当のリソース マネージャーに直接転送され、リソース マネージャーが計画を開始します。 割り当て記録を追跡すると、プロセス全体が文書化され、監査可能になるため、プロセス関連の不確実性がなくなります。
＃4。 従業員が個人的なプロジェクトに取り組むことを許可します。
調査によると、従業員が自分で選んだ割り当てに取り組むと、エンゲージメントと生産性が向上します。 その結果、マネージャーは、リソースを割り当てる際に、才能と可用性に加えて、個々の利益を考慮する必要があります。 これを行うために、リソース マネージャーはオープン ポジションを作成して公開し、組織全体の関連するすべての個人に公開することができます。
その結果、関心のあるリソースはプロジェクトに参加したいという希望を表明でき、関係するリソース マネージャは適切なプロジェクト チームを編成できます。 また、リソース マネージャーが最適な会社を探したり、ライン/プロジェクト マネージャーと交渉したりする時間を節約できます。 結果として、この戦略はリソースとその割り当てを担当する人々の両方に利益をもたらします。
＃5。 従業員のスキルセットと職務はさまざまです。
スタッフが少なくとも XNUMX つの才能を持っていることを奨励します。 さまざまな能力を必要とするプロジェクトにリソースを効率的に割り当てることで、主要なスキルセットを磨くと同時に、新しいスキルセットを開発する機会を提供できます。 彼らはまた、獲得したスキルに関する追加のトレーニングを受けることができ、職場での経験が彼らの開発に役立ちます。
人々がプロジェクトから解放されると、彼らのコア能力に基づいて利用できるタスクがない場合があります。 このような状況では、彼らの補助的なスキルセットが役に立ち、他のタスクに割り当てることで請求可能にすることができます。
新しいプロジェクトを開始するには、特定のスキル セットが必要になる場合があります。 これらのリソースは不足しているため、進行中のプロジェクトからニッチなリソースを回転させることで、新しいプロジェクトをすぐに開始できます。 同時に、最小限の基準を持つ別のリソースがバックフィルして、既存のプロジェクトを実行し続けることができます。 この動的なリソース割り当てにより、イニシアチブが損なわれないことが保証されます。
＃6。 動的プロジェクトの要求を満たすための what-if 分析:
リソースが不足している場合、さまざまなイニシアチブ間でリソースを調整するのが一般的です。 しかし、今日のペースの速い企業環境では、判断ミスは非常に高くつく可能性があります。 ここで、ビジネス シナリオ シミュレーションが役に立ちます。
複数のルール セットを同じリソース プールに適用し、インスタンスを比較すると、明確な影響を視覚化するのに役立ちます。 たとえば、優先度の低いプロジェクトのスケジュールを遅らせたり延長したりしながら、利用可能なリソースを優先度の高いプロジェクトに振り向けることが必要になる場合があります。
リソースのモデリングとシミュレーションの重要なコンポーネントである what-if 分析は、制約ベースの評価を通じて、起こり得る結果を決定するのに役立ちます。 このアプローチは、日常生活でオプションの長所と短所を考慮するのと同じ方法で、リソースの計画と割り当てに適用されます。 実際のプロジェクト スケジュールで理想的かつ実行可能なシナリオを実装すると、リソースの割り当てが改善されます。
＃7。 リアルタイムのビジネス インテリジェンスを使用して、リソース割り当てを監視および強化します。
リソース割り当て手順が完了した後でも、プロジェクト要件の変更が発生し、迅速な対応が必要になる場合があります。 リアルタイムのビジネス インテリジェンス ダッシュボードとレポートを備えた最新のリソース管理ソリューションは、組織の健全性指標の向上に貢献します。
役割ベースの構成可能なダッシュボードにより、意思決定者は知識に基づいた決定を下し、必要に応じてリソースの割り当てを変更できます。 したがって、リアルタイムのビジネス インテリジェンスは、リソース割り当ての予測と制御を支援します。
最後の考え
リソースを賢く使用することで、人件費の ROI が向上し、プロジェクトの成果が向上し、収益性が向上します。 ご覧のとおり、プロジェクトのかなり前に開始され、進行するにつれて監視と管理が必要になります。
これには、リアルタイムのデータだけでなく、プロジェクト パイプラインとリソースの可用性に対する企業全体の可視性が必要です。
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参考文献
