エグゼクティブ サマリーは、より長いレポート、提案、またはビジネス プランについて知っておく必要があるすべてを説明する短いドキュメントです。 これは通常、文書全体を読む時間がないかもしれないが、要点と推奨事項を理解する必要がある多忙な意思決定者向けに書かれています。 効果的なエグゼクティブ サマリーは、簡潔かつ明確で、最も重要な情報に焦点を当てている必要があります。 エグゼクティブ サマリーの最も重要な部分は、通常、対処する問題または機会の記述、調査または分析を行うために使用される方法の簡単な説明、主な調査結果と結論、および行動または次のステップに関する推奨事項です。 また、対象となる視聴者が誰であるかを示し、その視聴者にとって最も重要な情報の要約を提供する必要があります。 以上で、魅力的なエグゼクティブ サマリーの書き方に移りましょう。
優れた要約のXNUMXつの特徴とは?
優れた要約に必要な XNUMX つの資質は、簡潔さ、明快さ、客観性、正確性、完全性です。 以下は、これらの品質の内訳です。
＃1。 簡潔
要約は簡潔で要点がはっきりしている必要があります。 不要な詳細や接線を含めずに、元のテキストの要点を捉える必要があります。
＃2。 明瞭さ
要約は理解しやすく、あいまいさがないようにする必要があります。 元のテキストの意味を正確に伝える、明確でシンプルな言葉を使用する必要があります。
＃3。 客観性
要約は客観的で偏見のないものでなければなりません。 個人的な意見や解釈を加えることなく、原文の内容とトーンを正確に表す必要があります。
＃4。 正確さ
要約は、正確かつ原文に忠実でなければなりません。 重要な詳細を省略したり歪めたりすることなく、原文で提示された重要なアイデアと情報をキャプチャする必要があります。
＃5。 完全
要約は、元のテキストの概要を十分に説明できるように、十分に包括的である必要があります。 簡潔さと明快さを維持しながら、原文で提示されたすべての重要なポイントと情報をカバーする必要があります。
エグゼクティブ サマリーで重要なことは何ですか?
エグゼクティブ サマリーは、ビジネス プラン ドキュメント全体の要約です。そのため、ドキュメント内のすべての重要な情報を含めて、専門的な方法で記述する必要があります。 文書全体を読む時間がない人は、この要約だけで内容を把握できるはずです。
エグゼクティブ サマリーの最も重要な側面の XNUMX つは、関心を引くことです。 つまり、誰かが文書全体を読み進めるかどうかを決定します。
繰り返しになりますが、企業が投資家を惹きつけ、企業、製品、またはサービスの露出を増やしたい場合、また利害関係者でさえこの要約だけで行動を起こすことを決定できる場合に重要です。 以下は、この要約のその他の重要事項です。
＃1。 時間を節約する
意思決定者は多忙なことが多く、長いドキュメントを読み通す時間がない場合があります。 エグゼクティブ サマリーを使用すると、レポート全体を読まなくても、重要な調査結果、結論、および推奨事項をすばやく理解できます。
＃2。 概要を提供します
エグゼクティブ サマリーは、レポートまたは提案の主なポイントと議論の概要を提供し、意思決定者が主要なアイデアを理解しやすくし、詳細がどのように適合するかを確認しやすくします。
＃3。 ハイライト 重要な情報
この要約では、主要な調査結果や推奨事項などの最も重要な情報が強調表示され、意思決定者が最も重要な問題に集中しやすくなります。
＃4。 専門知識を示す
よく書かれたエグゼクティブ サマリーは、主題に関する執筆者の専門知識を実証し、戦略的に考え、複雑な情報を統合する能力の証拠を提供します。
＃5。 意思決定を容易にする
エグゼクティブ サマリーは、意思決定者が十分な情報に基づいた意思決定を行うために必要な情報を提供します。これには、問題や機会の明確な説明、関連するデータと分析、行動の推奨事項が含まれます。 これにより、意思決定をより迅速かつ効果的に行うことができます。
エグゼクティブ サマリーに含める内容
名前が示すように、これは要約であり、重要な情報のみを必要とします。 これは単に、短く、シンプルで、要点を明確にする必要があることを意味します。
全体として、次のものが含まれている必要があります。
- 問題や解決策など、その内容の簡潔な要約。
- 問題または問題の簡単な分析
- 読者が知っておくべき重要な文脈
- まとめ
エグゼクティブサマリーの書き方
エグゼクティブ サマリーは、より大きなドキュメントまたはプロジェクトの簡潔で高レベルの概要です。 ビジネス環境で多忙な経営幹部に重要な情報の簡単な要約を提供するためによく使用されます。 エグゼクティブ サマリーの書き方の主な手順は次のとおりです。
＃1。 要約の目的を特定する
エグゼクティブ サマリーを作成する方法の最初のステップは、目的を特定することです。 書き始める前に、要約の目的を決定します。 誰かに行動を起こすよう説得しようとしていますか、それとも単に情報を提供しているだけですか?
＃2。 要点を特定する
要約で伝えたい要点を特定します。 これらは、より大きなドキュメントまたはプロジェクトで最も重要なポイントである必要があります。
＃3。 簡潔にする
エグゼクティブ サマリーは簡潔にする必要があり、通常は XNUMX ～ XNUMX ページ以内です。 文章は短く、要点を絞ってください。
＃4。 明確な言葉を使う
エグゼクティブ サマリーの書き方の次は、明確な言葉を使うことです。 理解しやすい明確で簡潔な言葉を使用します。 聴衆にとってなじみのない専門用語や専門用語は避けてください。
＃5。 論理的な順序に従う
最も重要なポイントから始めて追加情報で終わるように、論理的な順序で要約を整理します。
＃6。 主な調査結果を強調する
レポートまたは研究を要約している場合は、重要な調査結果または結論を強調します。
＃7。 推奨事項を提供する
推奨事項を作成する場合は、その背後にある理由の簡単な要約を提供してください。
#8。 レビューと編集
エグゼクティブ サマリーを作成する最後のステップは、レビューと編集です。 要約を書き終えたら、明確さと正確さを慎重に確認してください。 必要に応じて編集して、要約が明確、簡潔、よく整理されていることを確認してください。
エグゼクティブ サマリーに含めるべき XNUMX つのことは何ですか?
- 目的と範囲
- 方法論
- 主な発見
- ターゲットオーディエンス
- 結論と推奨事項
- 主要な指標またはパフォーマンス指標
＃1。 目的と範囲
エグゼクティブ サマリーでは、要約するドキュメントの目的と範囲を簡単に説明する必要があります。 これには、扱っている問題や問題、およびドキュメントの目標についての明確な説明が含まれている必要があります。
＃2。 方法論
エグゼクティブ サマリーでは、短い文で、ドキュメント内の調査または分析がどのように行われたかを説明する必要があります。 これには、関連するデータ ソース、調査方法、または調査結果と結論を裏付けるために使用された分析手法が含まれている必要があります。
＃3。 主な調査結果
エグゼクティブ サマリーでは、ドキュメントの最も重要で関連性の高い結果を強調する必要があります。 最も重要な結果に焦点を当てる必要があります。 これには、分析から得られた傾向、パターン、または洞察の要約を含める必要があります。
＃4。 結論と推奨事項
エグゼクティブ サマリーでは、ドキュメントの主な結論と提案を要約する必要があります。 これには、調査結果が意味することの明確な説明と、行動またはさらなる研究に対する推奨事項が含まれている必要があります。
＃5。 主要な指標またはパフォーマンス指標
エグゼクティブ サマリーには、ドキュメントのトピックにとって重要な主要なメトリックまたはパフォーマンス インジケーターの概要を含める必要があります。 これには、財務指標、顧客満足度指標、またはその他の成功指標が含まれる場合があります。
#6. 対象者
エグゼクティブ サマリーでは、ドキュメントの対象者を明確にし、その情報が重要であり、対象者にとって関連性がある理由を簡単に説明する必要があります。 これには、ドキュメントの対象業界、市場、または利害関係者に関する情報が含まれる場合があります。
エグゼクティブ サマリーを開始するにはどうすればよいですか?
- 問題から開始するか、ドキュメント アドレスを発行します。
- 提案された修正について説明します。
- ソリューションの価値を説明する
- 最後に、結論として作業の重要性を概説します。
エグゼクティブサマリーの長さは？
エグゼクティブ サマリーは、まとめた作業全体よりも 10% から 15% 長くなることがよくあります。
エグゼクティブ サマリーの主な目的は何ですか?
エグゼクティブ サマリーは、意思決定者に資料全体を読むよう説得することを目的として、長い文書の概要を簡潔に示します。 通常、報告書または提案書の本文の最初のドキュメントであるエグゼクティブ サマリーは、本文から独立できる必要があります。
エグゼクティブサマリーにはいくつの段落がありますか?
要旨の段落数に決まったルールはありません。 ただし、一般的なエグゼクティブ サマリーは、通常 1 ～ 3 ページの長さで、要約するドキュメントの長さと複雑さに応じて、XNUMX ～ 数段落で構成される場合があります。
一般に、エグゼクティブ サマリーは、文書の要点と結論の明確かつ簡潔な概要を提供する、簡潔で要点を絞ったものにする必要があります。 要約は、目的、方法論、調査結果、推奨事項など、ドキュメントの特定の側面に焦点を当てた各段落で、論理的かつ組織的な方法で構成する必要があります。 必要なパラグラフの数は、元のドキュメントの内容と対象読者の特定の要件によって異なります。
エグゼクティブ サマリーで避けるべきこと
エグゼクティブ サマリーを作成する際に避けなければならないことのリストの中で、リストの一番上にあるのは、過度の詳細、専門用語や専門用語、偏見、個人的な意見です。
＃1。 過度の詳細
エグゼクティブ サマリーは、ドキュメントの重要なポイントと結論の概要を簡潔かつ的確に説明する必要があります。 不必要な詳細や接線を含めないようにする必要があります。
＃2。 専門用語と専門用語
エグゼクティブ サマリーは、理解しやすい明確でシンプルな言葉で書かれている必要があります。 対象読者にとってなじみのない専門用語や専門用語の使用は避ける必要があります。
＃3。 偏見と個人的な意見
エグゼクティブ サマリーは、客観的で偏見のないものでなければなりません。 ドキュメントに対する読者の認識に影響を与える可能性のある個人的な意見や解釈を含めることは避けるべきです。
＃4。 繰り返し
エグゼクティブ サマリーは、同じ情報を何度も繰り返さずに、ドキュメントの要点を要約する必要があります。 要約または主要文書ですでに提示されている情報を再度記載することは避けるべきです。
＃5。 不正確
エグゼクティブ サマリーは正確で、元の文書に忠実でなければなりません。 主要な文書に記載されている情報を誤って伝えたり、歪曲したりしないようにする必要があります。
＃6。 明確性の欠如
エグゼクティブ サマリーは、明確で理解しやすいものにする必要があります。 読者を混乱させる可能性のある曖昧またはあいまいな言葉の使用は避けるべきです。
エグゼクティブサマリーには画像が必要ですか?
もちろん、エグゼクティブ サマリーに画像を含めることはできますが、画像を含めるかどうかは、要約の目的と対象読者によって異なります。
関連する画像やチャートを含むビジネス レポートまたは技術レポートに使用されている場合は、重要なポイントを視覚的に強調し、複雑な情報を読者にとって理解しやすくするのに役立ちます。 さらに、レポートにデータまたは統計分析が含まれている場合、ビジュアルを組み込むことで、情報を理解しやすくし、より効果的にすることができます。
ただし、概要がマーケティングや広告キャンペーンなど、より一般的な対象者を対象としている場合は、画像を含めることがさらに重要になる可能性があります。 この場合、画像はブランドのメッセージを伝え、エンゲージメントを高め、読者の注意を引くのに役立ちます。
いずれにせよ、エグゼクティブ サマリーに画像を含めるかどうかを決定する際には、要約のコンテキスト、対象者、目的、および提示される情報を最もよくサポートするビジュアルの種類を考慮することが重要です。
エグゼクティブ サマリーの締めくくりは？
エグゼクティブ サマリーを締めくくる効果的な方法は、読者が覚えておくべき重要なポイントや重要なメッセージを要約することです。 これには、対処されている問題または問題の再記述、主な調査結果と結論、および推奨されるアクションまたは次のステップが含まれる場合があります。 文書の内容の重要性と関連性を強調して、締めくくりのトーンは簡潔で自信に満ちたものにする必要があります。 使用できるフレーズの例を次に示します。
- 結論として、このレポートは次のことを示しています…
- 全体として、調査結果は次のことを示唆しています…
- 要約すると、このドキュメントの主なポイントは次のとおりです。
- 私たちの分析結果を考えると、私たちはお勧めします…
- これらの調査結果に照らして、次のことは明らかです…
- 要約すると、このレポートは、
- この要約が明確で説得力のあるケースを提供することを願っています
- 要するに、このドキュメントに示されている情報は、次の重要性を強調しています。
エグゼクティブ サマリーを作成するときによく犯す XNUMX つの間違いとは?
詳細を提供しすぎている、個人的な意見や偏見を含む読者のニーズに対応していない、主要なドキュメントのトーンに一致していない
＃1。 詳細を提供しすぎる
よくある間違いの XNUMX つは、エグゼクティブ サマリーで詳細を提供しすぎて、長すぎて、要約されたドキュメントの簡潔な概要としての目的が損なわれることです。 最も重要で関連性の高い情報のみを含める必要があります。
＃2。 読者のニーズに応えられない
もう XNUMX つの間違いは、対象読者の特定のニーズや関心に対応できない要約を作成することです。 要約は聴衆を念頭に置いて書かれ、彼らにとって関連性があり有用な情報を提供する必要があります。
＃3。 個人的な意見や偏見を含む
エグゼクティブ サマリーは客観的であり、個人的な意見や偏見が含まれていない必要があります。 個人的な意見や偏見を含めると、要約とそれが要約するドキュメントの信頼性が損なわれる可能性があります。
＃4。 メインドキュメントのトーンに一致しない
エグゼクティブ サマリーのトーンは、メイン ドキュメントのトーンと一致する必要があります。 メインのドキュメントが正式で技術的なものである場合、エグゼクティブ サマリーも同様である必要があります。 メイン ドキュメントがより非公式または創造的である場合は、それも反映する必要があります。 トーンの不一致は、読者に混乱を引き起こしたり、間違った印象を与えたりする可能性があります。
エグゼクティブサマリーに参考文献を記載していますか?
いいえ、要旨に参考文献を含める必要はありません。 学位授与のための研究論文ではありません。 書誌的なドキュメントではなく、事業計画とアイデアの要約であることになっています。 要約では、新鮮な情報や議論を提供するべきではありません。 自立できる必要があります。 要約では、新しい情報を追加したり、新しいポイントを作成したりしないでください。
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参考文献
