不在時の不在メッセージは、クライアント、顧客、および同僚に送信される自動化された電子メール応答です。 電子メールへの返信を期待できる時間と、あなたがいつ対応できるかを他の人に知らせます。 不在の理由によっては、メッセージに特定の情報を含める必要がある場合があります。 この投稿では、不在時の電子メール メッセージを定義し、例を示して、不在時のメッセージをいつ使用できるかについて説明します。
不在時のメッセージ
所定の時間、メールを読んだり返信したりできない場合は、「OOO」メッセージまたは自動応答メール メッセージとも呼ばれる不在メッセージを使用できます。 彼らはあなたの連絡先に、あなたの回答が遅れた理由と、あなたが留守中に必要な情報やサービスを入手する方法を説明します。
不在メッセージを使用するのはいつですか?
同僚、クライアント、および加入者は、特に顧客サービス、マーケティング、およびコミュニケーションの立場にある人から、問い合わせへの迅速な対応と問題の解決を頻繁に求めています。 不在メッセージは、すぐに対応できない理由について、礼儀正しく、簡潔で、専門的な理由を顧客に伝えます。 したがって、XNUMX日、XNUMX週間、または数か月不在になる場合は、「OOO」メッセージを残すことができます. 不在メッセージを送信する理由には、次のようなものがあります。
- 旅行計画を立てる
- 会議、ワークショップ、または商談会への参加
- サバティカル休暇、病気休暇、または育児休暇の取得
- 休みを取る
- 診療所への訪問
社外からのメールの内容
不在通知の主な詳細には、次のものが含まれます。
- 何で出た？
- どれくらい離れますか？
- あなたが戻ってくる時間
- 緊急時または緊急時に誰に電話すればよいか。
あなたの職業上の責任と、不在中に連絡先が必要と考える情報に応じて、より詳細な情報を提供することができます。 したがって、ほとんどの業務用電子メール システムでは、XNUMX つの OOO メッセージ (XNUMX つは社内の同僚用、もう XNUMX つは社外のビジネス連絡先用) を同時に確立できます。
不在時のメッセージで避けるべきこと
不在通知は、常に現実的でプロフェッショナルなものでなければなりません。 次のことを避けることを考える必要があります。
- 過剰な情報提供: シンプルで直接的な応答が自動的に提供される必要があります。 電子メールに余分な情報を含めないでください。
- 戻ってきたらすぐに返信することを述べる: 仕事に戻ると、メール、電話、プロジェクトの進捗状況を把握するのに時間がかかる場合があります。 見逃したメッセージに戻った直後に返信できると期待するのは避けるべきです。
- 許可なく同僚の援助を求める: 不在中に緊急事態が発生した場合に備えて、同僚の連絡先情報を含めます。 同僚の情報を含める前に、同僚の同意を得る必要があります。
も参照してください： 面接確認メール: 書き方 ( +テンプレート)
不在メッセージの例
あなたの会社がより長いターンアラウンドタイムを必要とする場合、簡単な約束をするときに不在メッセージを残す必要はありませんが、長期休暇、病気休暇、またはその他の種類の休暇を取るときはいつでも不在メッセージを使用する必要があります不在の。 次に、不在メッセージの例を示します。
＃1。 内部
これは、不在メッセージの例の XNUMX つです。 ビジネスまたは部門内でのみ使用する「OOO」メッセージを設定しようとしている場合は、ここに、取り組んでいるプロジェクトに固有の詳細を含めることができます。 会社の文化によっては、専門的でないトーンを使用することもできます。 例えば
そこにこんにちは
9月XNUMX日までオフィスに戻りませんが、メールには返信します。 必要な場合に備えて、Apex アーキテクチャ プロジェクトの設計図の複製をサーバーの現在のプロジェクト フォルダーにアップロードしました。 緊急の支援が必要な場合は、ステファニーまでご連絡ください。
おかげで、
ジェフ
＃2。 休暇
ここで、いつ不在になるかを正確に知らせて、代わりの手配をしたり、あなたの返事を待ったりできるようにします。
こんにちは！
5月15日からXNUMX日まで旅行に行くので、その間はメールをチェックしません。 ご連絡をお待ちいただけましたら、すぐにご連絡させていただきます。 緊急の問題については、HR コーディネーターの Han Weedin までご連絡ください。 [メール保護] または946-555-6319。
引き続きよろしくお願いいたします。
人事マネージャー ラッキー・リー
＃3。 会議
これも、不在メッセージの例の XNUMX つです。 ビジネス会議に出席している場合は、不在メッセージを作成して、ネットワーキングの可能性にアクセスできることを他の出席者に知らせます。 さらに、これはあなたが専門的な成長へのコミットメントを他の人に示す機会でもあります。
こんにちは、
メッセージをありがとうございます。 私はエンジニアリング専門家協会の年次総会のためコロラド州デンバーにいるため、仕事をしていません。 緊急支援が必要な場合は、私のアシスタントのクリフ コードまでご連絡ください。 [メール保護] または934-555-1940。 頻繁にメールをチェックするつもりです。
今週もデンバーにいらっしゃる方はぜひご連絡ください！ ブース 618 までお越しいただくか、携帯電話で (934) 555-1059 までお電話ください。
ベスト、ジェイク、ハン
＃4。 短期
「OOO」メッセージは、コミュニケーションと電子メールのチェックが期待される専門家が頻繁に数時間オフィスを離れるたびに設定する必要がある場合があります。 約束のために出かけなければならないが、その日の遅くまで戻ってこない場合、または会議のために移動する必要がある場合は、この種のコミュニケーションが役立ちます.
こんにちは、
メッセージをありがとうございます。 本日、7月11日午前3時から午後XNUMX時まで会議のため席を外させていただきます。 メールをチェックする時間があまりないので、お急ぎの場合は、Stacey Moden までご連絡ください。 [メール保護] または938-555-2819。 お待ちいただければ、オフィスに戻り次第、すぐにメールに返信させていただきます。
おかげで、
営業担当 メイ・ワン
＃5。 外出中だけどメールチェック中
彼らが職場から離れている間、一部の専門家は電子メールに目を光らせ、返信することさえあります。 メールを定期的にチェックするつもりであれば、返信は期待できるが、返信が遅れる可能性があることを送信者に知らせてください。
そこにこんにちは
メッセージをありがとうございます。 1月4日から465日まで、私はオフィスを離れてワークショップを主導します。 私は一日中受信箱を監視しており、皆様にご返信できるよう最善を尽くします (緊急のメッセージには重要度の高いフラグを立ててください)。 ただし、今すぐサポートが必要な場合は、Johnny Woo (555-1098-XNUMX) までご連絡ください。 [メール保護].
お待ちいただきありがとうございます。
ガルシア、ダニエル
＃6。 ホリデー
これは、さまざまな休日の手順を持つ不在メッセージの例の XNUMX つでもあります。 連絡先は、あなたがオフィスにいるとは予想していなくても、休日の前後にどれだけ連絡が取れるかを知らせてください。 例えば
ご挨拶！
21 月 25 ～ 28 日の週は、オフィスは休業となります。 829 月 555 日月曜日にデスクに戻ったら、あなたのメッセージに返信します。 ただし、緊急の場合は、私の携帯電話 1958-XNUMX-XNUMX に電話して連絡を取ることができます。
休日のご挨拶、
スペンサー・タン
＃7。 産休・育休
住んでいる場所や勤務している場所によって、出産休暇は 10 週間未満から XNUMX か月以上になる場合があります。 あなたは、あなたの職務を引き受ける労働者の方向に個人を向けなければなりません。
こんにちは、
24月18日から958月555日まで産休のためお休みさせていただきます。 この期間中、当社の有能なリードグラフィックデザイナーであるパトリック・ハイナーが私のアカウントを担当します。 8265-XNUMX-XNUMX または [メール保護]、彼と連絡を取ることができます。
よろしく、
美術監督 アレックス・バッカー
#8。 健康休暇
あなたが回復している間、あなたの連絡先があなたのスペースと時間を尊重するようにするために、手術を受けているか、長期の治療または回復が必要な状態に対処している場合は、不在メッセージにこの情報を含めることをお勧めします.
こんにちは、
メッセージをありがとうございます。 2月27日から395月555日まで病気のため休暇をいただきます。 それまでの間、コンサルティングが必要な場合は、9981-XNUMX-XNUMX (電話番号: XNUMX-XNUMX-XNUMX) の Amy Dunn までご連絡ください。[メール保護]）。 定期的にメールをチェックさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ハーパー・キプリンガー
＃9。 昇進
これも不在メッセージの例の XNUMX つです。 海外にいる間でも、マーケティングや販売の専門家はブログ、ウェブサイト、またはサービスを宣伝したいと思うかもしれません。 OOO メッセージで、リソースやアイテムへのリンクを追加することがあります。
そこにこんにちは
メッセージをありがとうございます。 20 月 10 日までオフィスに戻りませんが、戻りましたらメールに返信させていただきます。 それまでの間は、新しい電子書籍「マーケティング成功への 10 ステップ」からの無料抜粋版をご利用ください。 読んだ内容が気に入ったら、XNUMXstepstosuccess.com にアクセスして書籍全体を購入してダウンロードしてください。 当社のマーケティングアシスタントである David Tapper への連絡先は、次のとおりです。 [メール保護] 緊急の問題については 420-555-2933 までお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
リサ・ロペス
デジタルブランドマネージャー
不在時の適切なメッセージとは?
メールありがとうございます。 私は[事由]により[復帰日]まで職場を休みます。 戻ってきたら、あなたのメッセージに喜んで返信します。 暫定的にサポートが必要な場合は、[メール、電話など] で [同僚の名前 + 役職] までご連絡ください。
自動返信メールで何を言いますか?
シンプルで直接的な応答が自動的に提供される必要があります。 電子メールに余分な情報を含めないでください。 戻ってきたらすぐに返信すると述べています。 仕事に戻ると、メール、電話、プロジェクトの進捗状況を把握するのに時間がかかる場合があります。
不在ステータスを設定するにはどうすればよいですか?
プロフィール画像から [ステータス メッセージの設定] > [不在のスケジュール] を選択するか、[設定] > [一般] > [不在] に移動します。 [自動応答をオンにする] の横にあるトグルを無効にした後、[保存] ボタンを選択します。
不在時のメッセージを設定する必要がありますか?
通常の営業時間内にメールを読むことができないときはいつでも、不在時の返信を設定するのが丁寧なマナーです。 また、「OOO」メッセージは、数週間の休暇、業界イベントへの日帰り旅行、オフサイト ミーティングのいずれであっても受け入れられます。
不在時のメール テンプレートを作成するにはどうすればよいですか?
メールありがとうございます。 (日/月) から (日/月) までオフィスを離れている間、断続的に電子メールにアクセスします。 差し迫ったお問い合わせがある場合は、[メール] または [電話] で [名前] までご連絡ください。 あなたのメールにはできるだけ早く返信するように努めます。
自動応答を開始するにはどうすればよいですか?
自動応答を作成します。
- [ファイル] > [自動返信] を選択する必要があります。
- [自動返信] ボックスから [自動返信を送信] を選択します。
- オフィスから離れているときに同僚やチームメイトに送信したい返信を [Inside My Organization] タブに書きます。
- 設定を保存するには、[OK] をクリックします。
自動応答の例をどのように設定しますか?
次のテンプレートを使用して、社内外の人々への効率的な自動応答を作成できます。
- 「メールありがとうございます。 私は8月12日からXNUMX日までオフィスにいません。
- 「25月29日からXNUMX月XNUMX日まで不在です。 [メールと電話番号] で緊急の懸念がある場合は、同僚のマリリン・モラレスと連絡を取ることができます。」
- 「メールありがとうございます。
オフィス内外の自動返信で何を書き込めばいいですか?
優れた不在メッセージには、具体的には次の XNUMX つの情報が含まれています。
- 離れてしまう日々。
- あなたの欠席の簡単な理由.
- 状況に応じて追加の支援が必要な場合の連絡先。 連絡先が複数ある場合は、どの状況についてどの連絡先に連絡するかを指定してください。
Whatsappビジネスで不在にする方法.
- アウェイメッセージの活用
- WhatsApp for Business を起動します。
- [その他の可能性] の下の [ビジネス ツール] > [不在メッセージ] を選択します。
- [メッセージを送信] スイッチ。
- 「不在メッセージ」の下のメッセージをタップして編集し、「OK」をタップします。
- [保存]をクリックします。
参考文献
- プロライティングエイド.com
- indeed.com
- support.google.com
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