メールの始め方は？ 人の姓と名のどちらを使用するのが望ましいですか? 「Dear Sir or Madam」はまだ適用されますか? わざわざ挨拶する必要がありますか？ 電子メールの挨拶の影響を覚えておいてください。 電子メールの件名は、コミュニケーションのトーンを確立し、受信者があなたを見る方法を形作り、メッセージを読むかすぐに削除するかを決定することさえあります. プロフェッショナルなメールの挨拶の例と、メールを開始しない方法を学びましょう。
電子メール グリーティングの例
メールの挨拶に関しては、コンテキストがすべてです。 あなたの友人にとってうまくいくことは、大企業の面接にはうまくいかないかもしれません. したがって、同僚にとっては、大学の講師に敬意を払い、礼儀正しくすることは、厳格で時代遅れに見えるかもしれません。 適切な電子メールの挨拶を選択するには、次の質問に答えてください。
- この手紙は個人宛ですか、それともグループ宛ですか。 受信者が XNUMX 人から XNUMX 人しかいない場合は、各受信者を名前で宛先指定できます。 大人数のグループと話すときは、「Hello everyone」や「Hello team」などの一般的な挨拶を使用します。
- 受信者とどのような関係がありますか? あなたはこの人にどれくらい精通していますか？ あなたはあなたの間でどの程度の形式を観察しますか?
パーソナライズされたものと一般的なものの両方で、最高の電子メールの挨拶がここにあります. あなたの最大の選択肢は、あなたに固有の挨拶です。 知らない人にメールを送信するときは、必ず相手の名前を調べてください。 企業 Web サイトまたは LinkedIn プロファイルを使用して、この作業を完了することができます。 調査がうまくいかなかった場合は、標準的な電子メールの挨拶でサポートできます。 したがって、以下は電子メールの挨拶の例です。
＃1。 こんにちは[名前]
これは、最もフォーマルな状況を除いて、電子メールの挨拶の最良の例の XNUMX つです。
＃2。 こんばんは [名前]
メールの挨拶をもう少しフォーマルにするために、「こんにちは」を「こんにちは」に置き換えることができます。 この挨拶は、友好的な「Hi」と正式な「Dear」の中間です。
＃3。 こんにちは[名前]
これは、ビジネス メールを開始するための、より正式な挨拶メールの例の XNUMX つです。 「Dear」は最初のメールとしては問題ありませんが、長いメール チェーンのすべてのメッセージに追加すると、形式的で単調に見える可能性があります。 次の電子メールでは、「こんにちは」に置き換えることができます。
＃4。 親愛なる[姓]様、博士/教授
立派な人に宛てて電子メールを送信する場合は、「Dear」の後に名誉または役職、人の姓、正式な挨拶を使用します。 たとえば、「Dear Professor Green」または「Dear Mr. Smith」などです。 挨拶の後にコンマを付ける代わりに、最も公式な対応にはコロンを使用できます。
＃5。 ご挨拶
これもメールでの挨拶の一例です。 その人の名前がわからない場合は、「挨拶」というフレーズが適切です。 ただし、挨拶をパーソナライズし、受信者の名前を学習することを強くお勧めします.
＃6。 こんにちは
受信者の名前がわからない場合は、「Greetings」の代わりに使用できます。 非公式に書かれた電子メールでは、「こんにちは」という挨拶が必要ない場合があることを覚えておいてください。
＃7。 こんにちは、みんな
最後に、これは電子メールの挨拶の例の XNUMX つです。 あなたが人々のグループに手紙を書いているとき、この電子メールの挨拶は効果的です. ただし、受信者が XNUMX 人以下の場合は、各受信者を名前で宛先指定できます。 たとえば、「こんにちは、サンディ、トム、マーク」などです。
これらの電子メールの挨拶を避ける
以下は、避けるべきメールの挨拶の一部です。
＃1。 おい！
そのような挨拶は、ビジネス コミュニケーションには適していません。 この挨拶で友達や親しい知人を離れてください。
＃2。 よ！
「ヨ」宛てのパートナーシップのリクエストやビジネスの提案を歓迎しますか? あなたの受信者も同意します。
＃3。 こんにちは、[ニックネーム]
ジェシカ宛てに手紙を書いたとしても、ジェシカから返信があるとは限りません。 同様に、彼女が Jess で終わる場合も、そのように彼女に話しかける必要があります。
＃4。 ご挨拶、サー/マダム
この挨拶は、「To Who It May Concern」と同様に、かなりフォーマルすぎます。 さらに、それはかなり一般的です。 この種の電子メールの挨拶は、受信者が誰であるかを調べるのに十分な調査を行っていないことを示しています.
＃5。 はじめまして、【役職名】
この挨拶は、「To Whom It May Concern」や「Dear Sir or Madam」よりも正確です。 とにかく、「親愛なる採用マネージャー」は、あなたが自分の名前を知るために余計な努力をしなかったことを喜ばないでしょう.
＃6。 こんにちは/午後！
特に、外国のタイムゾーンにいる誰かにメールを送信している場合は、いつメッセージが届くかわからないため、このような冗談は避ける必要があります。
＃7。 名前が間違っているか正しくない
電子メールを送信する前に、誰かの名前を XNUMX 回確認します。 名前の綴りがわからない場合は、「こんにちは」などの一般的な挨拶から会話を始めることをお勧めします。 タイプミスのあるメールを送信する場合に比べて、被害ははるかに少なくなります。
#8。 あいさつなし
適切なメール グリーティングを選択するのは難しい場合がありますが、それをスキップする必要があるという意味ではありません。 重要な要素であるため、ビジネスメールから挨拶を省略するのは失礼です.
プロフェッショナルな電子メールによる挨拶
適切なプロフェッショナルな電子メールの挨拶には、次のものが含まれます。
＃1。 こんにちは[名前]
この電子メールで使用されている挨拶は、プロの電子メールによる挨拶として受け入れられます。 受信者に敬意を表したい場合は、通常、カバー レター、正式なビジネス レター、およびその他の形式のコミュニケーションで使用します。
「さん」のようなタイトルにもかかわらず。 と「ミセス」 歴史的に一般的であったため、性別を誤って伝えたり、読者が既婚者であると想定したりする危険性があります。 代わりに「Dear Sam」または「Dear Sam Barney」を使用してください。
＃2。 敬礼
カジュアルな「こんにちは」とそれに続くコンマは、ほとんどの仕事関連のメールを始めるのに適した方法です。 もう少し正式な口調が必要な場合は、「こんにちは」の挨拶を使用することを検討してください。 この挨拶はカジュアルに見えますが、素朴で心のこもった口調でもあります。
＃3。 みなさんこんにちは、こんにちはチームまたはグッドデイチーム、[部門名]
これは、プロのメールによる挨拶の XNUMX つです。 ここでは、XNUMX 人以上の人にメールを送信する場合にいくつかの選択肢があります。 個人のグループに話しかける非公式だが適切な言い方は、「こんにちは、みんな」、「こんにちは、チーム」、または「こんにちは [部門名] チーム」です。
さらに、「こんにちは女性」、「こんにちは男」、または「紳士」などの代名詞を使用して人々のグループに話しかけることを控えます。これらの代名詞は受信者を適切に表していない可能性があるためです。
＃4。 あなたの週がうまくいっていること、またはあなたの週末が楽しかったことを願っています
これは、読者にすぐに感謝するため、最高のプロフェッショナルなメールグリーティングの XNUMX つでもあります。 彼らはまた、あなたがすでに知っている、またはビジネスをしたい同僚との良好な関係を築きます。
＃5。 私はあなたに手紙を書いています
メールの最初に「～について連絡をとっています」と書くのは礼儀正しく率直です。 XNUMX 営業日に数百通のメールが送信されるため、この方法は簡潔にすることで相手の時間を気にかけていることを示します。
意図を宣言することは、読者に何を求めているかについての誤解やあいまいさを解消するのにも役立ちます。
＃6。 についてありがとうございました
最後に、これは最高のプロフェッショナルな電子メールの挨拶の XNUMX つです。 感謝の気持ちは、読者に優先順位を付けるためのもう XNUMX つのアプローチです。 職場のチームワークは、あなたのメールが相手のメールやアクションへの返信であることを相手にすぐに知らせることで改善されます。
メールを開始しない方法
以下の挨拶と冒頭の文はフォーマルな口調で、場合によっては、その人が何も考えていないという印象を与えます。 誠実で思慮深い印象を与えたい場合は、これらの言葉を使用しないでください。 したがって、電子メールを開始しない方法は次のとおりです。
＃1。 ご担当者様
これは、メールを開始しない方法の XNUMX つです。 「関係者へ」は正式な挨拶のように見えますが、非個人的で使いすぎです。 それは、受信者があなたが思っている人であることや、あなたのメッセージが彼らに関連しているかどうかを確認することを気にしなかったことを意味します.
「Dear Sir or Madam」という電子メールの挨拶文もこれに該当します。 ジェンダー バイナリ グリーティングは時代遅れであり、この状況では排他的であると見なすことができます。
＃2。 こんにちは [名前がありません]
電子メールの挨拶文で使用する前に、受信者の名前のスペルを確認してください。 タイプミスは起こりますが、誰かの名前を間違って書くと、あなたのコミュニケーションが細部への注意や注意を払わずに急いで書かれたという疑いが生じます.
＃3。 親愛なる、[ここに名前を挿入]
電子メールの挨拶で受信者の名前のつづりを間違えたり、事前に作成されたテンプレートに受信者の名前を完全に入力することを怠ったりすることは避ける必要があります。 パーソナライズせずに電子メール テンプレートを使用して読者を魅了しようとしても、おそらく無駄です。 効率化のためにテンプレート化されたメッセージを使用する必要がある場合は、挨拶文のプレースホルダーを受信者の正しいスペルの名前に置き換えたことを常に再確認してください。
＃4。 手伝ってくれませんか？
これも、メールを開始しない方法の XNUMX つです。 「お願いがありますか？」のような導入ライン。 知らない人に初めてメールを送信する場合、唐突で身勝手に聞こえるかもしれません。 代わりに、「私は手を差し伸べているので…」のようなメールの件名を考えてください。これは、彼らの助けを借りて解決したいと考えている問題を簡潔に伝えるものです。
＃5。 お忙しいとは存じますが、
せいぜい、この電子メールの序文は、読者の時間が貴重であることを示唆しています。 最悪の場合、それはあなたが気づいていても、彼らの注意を引くに値することを意味します. 読者のことをどれだけよく知っていても、この冒頭文は飛ばして、代わりにメッセージがなぜ重要なのかを簡単に説明する必要があります。
＃6。 私の名前をあげさせてください
初めて誰かにメールを送るときは、このメールオープナーがよく使われます。 「自己紹介させてください」でメールを始めるとき、それは自分自身の自己紹介をナレーションするようなものです。 これを誰かに大声で言いますか？ 決定的なように見えますが、最終的には時間を無駄にします。 追跡に集中してください。
グループへの挨拶メール
慣れていない場合、XNUMX 通のメールで多数の人に宛てることは奇妙に感じるかもしれません。 さまざまな電子メール グリーティング テンプレートから選択できます。 以下のリストに含まれるテンプレートは、ニーズに合わせて変更できます。 それらには以下が含まれます：
＃1。 XNUMX～XNUMX人に挨拶する場合
電子メールでは、15 人のグループとは異なる方法で XNUMX 人の受信者に宛て先を指定する必要があります。以下に示すように、XNUMX 人または XNUMX 人に話す場合は、各人に直接宛てても問題ありません (Instructional Solutions は、XNUMX 人までの可能性があることを示唆しています)。 .
- こんにちは、トーマスとショーナ
- こんにちはリベラさん
- こんにちは、スミスさん
- こんにちは、トンプソンさん
- ハロー・トーマス、フェイ、レン、ショーナ
そのため、相手の性別がわからない場合は、フルネームを使用し、性別のタイトルを避けることもできます。 名前から性別を推測しない方がいいです。
＃2。 特定のチームと話す
全員が同じチームに属しているグループに電子メールを送信する場合は、挨拶でそのように指定する必要があります。 次のうちどれを使用するかを決めるときは、内容がどれほど深刻であるか、または本質的であるかを表現する口調になることに注意してください。
- こんにちは、営業チーム
- こんにちは、チーム。
- FOHのスタッフをお願いします
＃3。 できる限り名前を使用する
たとえ大勢の人に手紙を書いているとしても、「Mr. Burns and company」または「Deborah Smith and coworkers」。 したがって、グループで話す場合は、まとめて話してください。 また、特定の人物の作品や貢献に注意を向ける必要がある場合は、メールの本文にその人物の名前を記載してください。
＃4。 複数のアドレスを持つハードコピー
物理的な手紙を XNUMX 人の異なる人に送りたい場合は、最初の住所を入力し、空白行を残してから、XNUMX 番目の住所を入力する必要があります。 このとき、受取人の住所を各手紙の先頭の住所にするのが適切です。
どのようにメールを丁寧に始めますか?
- こんにちは[名前]
- こんにちは。
- 皆さん、こんにちは チームまたは [部門名] チームの皆さん、こんにちは。
メールを始めるのに最適な挨拶文は何ですか?
- あなたが元気で、私のメールを読んでいることを願っています。
- 今週があなたにとって良いスタートになったことを願っています。
- 良い日、午後、または夕方。
- あなたの週が良いスタートを切ることを願っています。
- 迅速な対応に感謝します。
- お問い合わせいただきありがとうございます。
- 私はあなたの意見に興味があります。
- 私が書いている人に。
フォーマルな挨拶とは？
正式な挨拶:
- こんにちは！
- 私はここにいます。
- 幸せな朝。
- こんにちは、お昼です。
- おやすみなさい。
- お会いできてうれしいです。
- お会い出来て嬉しいです。
メールのオープニングラインとは？
最高の電子メールの件名は、読者の興味を引き、読み進めるように促す行です。 たとえば、「いい一日を過ごしていることを願っています」は、メールの冒頭の行の良い例です。
良い冒頭文とは?
このように考えてみてください: 良い最初の文は、たとえあなたがそれを言うことができないと思っていても、あなたが言いたいことです.
参考文献
- smallbusiness.chron.com
- mail.com
- 文法的に.com
- スパークメールアプリ.com
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