チーム カレンダーは、企業や企業が会議、休暇日、タスク、プロジェクト タイムライン、および全従業員が認識する必要があるすべてを追跡するために利用する、調和されたカレンダーの同僚です。 ただし、最高のチーム カレンダーは進化しており、たとえば、特定の情報を必要な人だけと共有するなど、以前よりも多くの機能を備えています。 チーム カレンダー アプリは、さまざまな種類のスケジュール ツールなどを含む、ビジネスの各セクションのチャネルを作成するために使用されます。
チーム カレンダーを作成するためのヒント
次のヒントは、チームに最適なカレンダーを作成するのに役立ちます
＃1。 カレンダーの維持費を割り当てる
すべての従業員が、チーム全体に影響を与える可能性のある特定のイベントでカレンダーを更新することが重要です。 したがって、特定の従業員を割り当てて、カレンダーで発生する定期的なイベントを制御および管理し、常に最新の状態に保つようにします。 さらに、そのタスクに最も適した人を割り当てるようにしてください。
＃2。 カレンダ特性の使用
カレンダー機能を使用すると、チーム カレンダーがより建設的になります。 チームカレンダーの作成に必要な機能を見てみましょう
- 色分け: 色を使用してカレンダーをコード化すると、予定されている情報をよりよく理解できます
- フィルタ： タスク、イベント、およびその他のスケジュール可能なセクションをコンテキストに基づいて読みやすいタイムテーブルに分割するイベント タグと連携してフィルターを使用できます。
- イベントタグ: イベント タグは、カレンダー内でタグをフィルター処理、割り当て、および管理できない場合を除いて、カラー コードに似ています。 さらに、タグを使用して、イベントをさまざまなグループに分けることもできます。
- 定期的なイベントs: 定期的な会議や年次イベントが定期的に行われるプロジェクトでは、定期的なイベントをスケジュールすることで、マネージャーがエラーを防ぐことができます。
- リマインダーを使用する: オンライン カレンダーにはリマインダー機能があり、すべての従業員にメールやテキストで重要なことを伝えます。
＃3。 すべての交渉不可能なイベントを追加
チーム カレンダーは、グループの最優先事項である会議をスケジュールするのに役立ちます。 ただし、カレンダーをより効率的にするには、チーム全体のカレンダーで交渉の余地のないイベントのみを作成します。 チームは、交渉の余地のない会議を優先して効果的にそれを移動できます。 たとえば、チームがクライアントと会う場合、クライアントの会議が内部会議よりも優先される可能性があることを意味します。
＃4。 アイテムに建設的な名前を付ける
項目に効果的な名前が付けられている場合、チーム カレンダーは非常に便利です。 カレンダーを作成するときは、命名構造を構築することを検討してください。これは、反復可能で鮮明で、できるだけ多くのラベルを適用できるカレンダーです。 効果的なラベル付けのために、カレンダーをプロジェクト管理の便利なツールにします。たとえば、
- 会議クライアント
- ミーティング進行状況チェック
- バケーション サンディ
- 会社行事・ピクニック
- 会社のイベント-休日のパーティー
- 締め切り - クライアント ピッチ
各項目に建設的な名前を付けることで、各人は自動的に XNUMX 週間にいくつの会議、締め切り、または休暇があるかを把握し、適切に計画を立てます。
＃5。 「会議なし」の日を含める
会議のない日または期間を計画することで、ワークフローと生産性を向上させます。これにより、従業員の生産性が向上し、部門のストレスも軽減されます。 さらに、チーム カレンダーを作成するときに、会議を開催日に配置します。
カレンダー管理とは
カレンダー管理とは、会議の作成とスケジュール設定、競合の解決、会議への招待の受け入れ、カレンダーを使用して時間管理を最適化し、最も貴重な時間を活用することです。 チーム カレンダーを管理するためのヒントを簡単に紹介します。
チームカレンダー管理のヒント
＃1。 時間枠に集中する
マトリックスを使用して、潜在的な影響力と必要な労力に応じて、タスク、予定、会議、およびスケジュールをスコアリングすることにより、時間枠に集中します。 カレンダーには、すぐに成果を上げられるもの (影響力が大きい、労力が少ない) が多く、重要なプロジェクト (影響力が大きい、労力が少ない) が十分にあることを確認してください。 同様に、軽量のカレンダー監査を使用して定期的にカレンダーを管理できます。
- 会議に費やす時間の質を理解する
- ミーティングの重要度を評価してください
- 時間をより効果的に使う機会を特定する
＃2。 集中時間を守る
誰もが気にかけている重要なことの XNUMX つは、タスクに集中する時間です。 生産性の専門家は、収益性の高い作業時間には、少なくとも XNUMX 時間以上の中断のない時間が必要であると述べています。 そうでない場合は、中断時間の前に正式なレベルの効率に戻るまでに長い時間がかかる、不必要な切り替えコストが課されることになります。
＃3。 カレンダー管理の自動化
カレンダーを自動化するもう XNUMX つの方法は、時計回りなどのスケジューリング支援を使用することです。 チーム メンバーの XNUMX 人とミーティングをスケジュールすると、スケジューラーは全員の勤務時間、ミーティング時間、タイム ゾーン、フォーカス タイムなどに基づいて最適な時間を選択します。
＃4。 タスク管理にカレンダーを使用する
他のすべての予定と同様に、すべてのタスクがカレンダーにスケジュールされていることを確認してください。 カレンダーに時間をブロックすることで、優先度の高いタスクを怠ったり、重要度の低いタスクに多くの時間を割いたり、次に何に取り組めばよいか迷ったりすることを減らすことができます。
チーム カレンダー アプリ
これは、グループが人々を整理し、リソースの使用を計画および視覚化し、作業をスケジュールし、イベントを共有し、サインアップを簡素化するためのオンライン カレンダーです。 チーム カレンダー アプリは、今後のイベントについて通知し、あらゆる種類の重複を排除し、チームが互いのスケジュールについて常に把握できるようにします。 以下に、チーム カレンダー アプリを作成する際に注意すべき主な機能をリストします。
優れたチーム カレンダー アプリの機能
- コラボレーションと共有機能
- 自動同期
- シンプルなスケジューリング ツール
- 簡単に使える
- クロスプラットフォームの可用性
チームにカレンダー アプリを追加するにはどうすればよいですか?
- [アプリを追加] ボタンをクリックし、カレンダー アプリを選択します。
- MS Teams デスクトップ クライアントを再起動して、カレンダー タブを表示します
- SharePoint をチーム タブに追加する
- ブラウザーで SharePoint にアクセスする
- SharePoint サイトでカレンダー アプリを作成する
- カレンダーの設定を編集します。 デフォルトで
- 権限を追加した後、チームの全員に同じことを依頼してください
- 予定表を Outlook に接続する
チーム カレンダー アプリの用途は何ですか?
ビジネス オーナーや起業家は、時間を節約および管理する手段としてチーム カレンダー アプリを利用しています。 本質的には、コミュニケーションとチームワークを強化するための健全なカレンダー アプリを見つけることが出発点として最適です。 チーム カレンダー アプリの用途や重要性を見てみましょう。
- 改善された会議組織
- ワークライフバランスの改善
- タスク管理と委任
- 透明性
- 高生産性
チーム カレンダー アプリの例
チーム カレンダー アプリの作成を計画しているすべての組織にとって、以下で説明するすべてのアプリには、それらを支援するために必要なすべての機能が備わっています。
＃1。 アサナ
Asana は単なる共有カレンダー アプリではなく、チームのプロジェクトやタスクの管理をシンプルにします。 機能は、すべてのプロジェクト セクションと、それらがどのように組み合わされ、頻繁に変更を追跡するかを示します。 Asana には、モバイルアプリと 100 以上の統合機能もあります。
Asana カレンダーのイベントは、プロジェクトまたはイニシアチブに従ってグループ化でき、個々のチーム メンバーに割り当てることもできます。
＃2。 織り
最高のカレンダー アプリは、カレンダー アプリを使用して仕事と私生活のバランスを取りたいチーム、スタートアップ、または個人に適しています。 Woven には他では見られない驚くべき側面があります。たとえば、スマート テンプレート、組み込みのグループ投票、時間管理分析、複数のカレンダーの統合などです。
＃3。 カレンダーリー
Calendly は、会議のスケジュールを頻繁に行ったり来たりするための最適なソリューションです。 空き状況を設定し、Calendly のリンクをクライアントやチームメイトと共有するだけで、Calendly が正しい時間と日付を提示し、選択できるようにします。 このカレンダーは簡単でスマートで、サードパーティのカレンダーとの統合がたくさんあります.
＃4。 チームアップ
TeamUp は、アカウントや権限を設定したり、チームのコラボレーションを簡素化したりする手間をかけずに、今後のイベントやプロジェクトをきちんと表示するためのカラフルなインターフェイスで設計されたカレンダー アプリです。 ハーバード大学をはじめ、教育業界からテクノロジー業界まで、あらゆる分野で使用されています。
＃5。 マイクロソフト アウトルック
デスクトップを使用する多くの企業は、Microsoft Office との統合のために Outlook を引き続き使用しています。これにより、電子メールや連絡先を管理し、スケジュールの比較やイベントを統一された設定で並べて共有できます。 Apple カレンダーとは異なり、Outlook は Windows デバイスと Apple デバイスの両方で使用できます。
チーム カレンダー コンフルエンス
Confluence のチーム カレンダーを使用すると、チームは組織化された状態を維持し、個々の作業カレンダーと Confluence ページにリンクする個人およびチーム イベントのスケジュールを使用して空き状況を伝えることができます。 チームに意思決定に関する情報を提供したり、会議メモで出席者を追跡したり、チーム カレンダーの Confluence ページまたはコメントでチームを @メンションするだけで役立ちます。
チーム カレンダーの合流点は、チームワークに新しいレベルの透明性をもたらす、あらゆる規模と専門分野のチームにとって優れたソリューションです。 同様に、チーム カレンダーの合流点は、スケジュールが今後の作業にどのように影響するかを理解する必要がある場合に、時間と労力を節約できる便利なツールです。
チーム カレンダー コンフルエンスの作成方法に関するヒント
＃1。 チームカレンダーを開く
開始するには、カレンダーを作成するか、既存のカレンダーを追加する必要があります。 最初に、[カレンダーの追加] を選択して新しいカレンダーをすばやく作成するか、[カレンダーの追加] の横にある を選択して、次の方法で既存のカレンダーを追加します。
- 既存のカレンダーを追加 – Confluence インスタンスで別のカレンダーを購読する。
- カレンダーをインポート – ICS ファイルをインポートします。
- URLで申し込む – Team Calendars からサードパーティのカレンダーを購読する。
＃2。 カレンダーにイベントを追加する
カレンダーにイベントを追加するには、次の手順が役立ちます
- 選択する イベントを追加します。
- 月表示または週表示のいずれかでカレンダーの日付をクリックします (またはクリック アンド ドラッグして日付範囲を選択します)。
- タイムライン ビューをダブルクリックします。
タイトル、時間、その他の詳細を入力するよう求められます。 詳細を追加したら、 OK イベントをカレンダーに追加します。 [マイ カレンダー] ページに複数のカレンダーがある場合は、予定を追加するカレンダーを選択する必要があります。
＃3。 ビューを選択
月、週、リスト、タイムラインの XNUMX つの方法でイベントを表示できます。 Team Calendar confluence は最後に選択したビューを記憶しているため、次に戻ってきたときに再度選択する必要はありません。
＃4。 合流ページにカレンダーを配置する
選択した Confluence の任意のページにカレンダーを挿入できるため、あなたとあなたのチームは常に最新の状態に保たれます。 以下は、confluence ページにカレンダーを埋め込む方法です。
- カレンダーのリンクを貼り付けます
- マクロ ブラウザを使用する
- ウィキ マークアップ
最優秀チームカレンダー
あなたのカレンダーはあなたの予算です。 そのため、ビジネスには可能な限り最高のカレンダーが必要です。 最高のチーム カレンダーは、特にリモートで作業する場合に、チームの他のメンバーと調整するのに役立ちます。 以下に、最適なチーム カレンダーの例をいくつか示します。
＃1。 Google カレンダー
このカレンダーは丈夫で使いやすいです。 イベントを追加する方法、デフォルトの週表示から月表示または日表示に切り替える方法、他の連絡先を招待する方法、Google Meet ビデオ会議を追加する方法を学ぶのに時間はかかりません。 これらすべてがこのアプリで簡単になります。
最も重要なのは、Google カレンダーとその独自の機能を使用して、カレンダー全体を共有したり、必要な数のカレンダーを作成したり、iCal 互換のカレンダーを購読したりしながら、表示するカレンダーと表示しないカレンダーを選択できることです。 さらに、サードパーティのアプリと勤務時間を分割する機能を使用できます。
＃2。 トグルプラン
Toggl の計画は、コラボレーション用に設計された完全に機能するチーム カレンダーです。 チームは、誰がいつ何に取り組んでいるかを視覚化できるため、誰が忙しいのか、新しいプロジェクトの余裕があるのは誰なのかを知ることができます。
Asana と同様に、Toggl Plan はチームメイトがプロジェクトに取り組んでいる日を表示できますが、会議の合意された時間を見つけるために協力する必要があります. Toggl プランを使用すると、プロジェクトの時間を設定し、順調に進む時間を設定し、定期的なタスクを作成できます。
＃3。 まで
他のものとは異なり、ソーシャル指向のカレンダーは、イベントを計画するための閉鎖されたソーシャル ネットワークを採用しているため、大学のスケジュールをリアルタイムで確認できます。 UpTo を使用すると、仕事、家族、プロジェクトなどのグループを設定できます。 さらに、UpTo は、Google カレンダー、Apple カレンダー、Microsoft Outlook、Facebook イベントなど、既存のカレンダーと統合します。
＃4。 Taskworld
Taskworld は、チームの共有カレンダー以上のものを提供するもう XNUMX つの最高のチーム カレンダーです。共有カレンダーとプロジェクト タイムライン ビューを備えているため、チーム プロジェクトとタスクを同時に管理でき、プロジェクトのあらゆる部分を表示し、時間をかけて違いを追跡します。 最も重要なことは、Taskworld が、タスク管理、コミュニケーション、およびレポート ツールなどの他のコラボレーション ツールと一緒に共有カレンダー機能を提供することです。
＃5。 アイクラウド
iCloudカレンダーは柔軟に使用でき、Appleデバイスとの統合により、チームは情報を共有し、会議をスケジュールし、簡単に組み合わせることができます. iCloud カレンダーでは、カレンダー ビューを「今日」にすることで、毎日のタスクやプロジェクトを確認できます。 Apple デバイスでは完全に機能しますが、Android デバイスでは機能が失われます。 チーム全体が Apple 製品を持っていれば、ビジネス プロジェクトがより効率的になります。
チームカレンダー無料アプリ
この章では、上記のほとんどの機能を共有するチーム カレンダーの無料アプリをリストしました。 企業や企業は、会議、休暇日、タスク、プロジェクトのタイムライン、および従業員全体が認識する必要があるすべてを追跡するために使用します。
- アクティプランズ
- チームアップ
- キープ＆シェア
- チームデッキ
- 右回りに
- コジ
- どれでも。 行う
- タイムツリー
- Googleカレンダー
- Microsoft Outlookの
チーム カレンダーの利点
- 合理化された休暇申請
- 次のレベルのプロジェクト管理
- アップグレードされたチーム コラボレーション
- 従業員の出席率と士気の向上
- 透明性の高い福利厚生
まとめると、Team Calendar は、同僚がアクセスできる調和の取れたカレンダーであり、企業や企業が会議、休暇日、タスク、プロジェクトのタイムライン、および作業全体を認識するために必要なすべてを追跡するために使用します。さまざまな種類のスケジューリング ツールを含む、ビジネスの各セクションのチャネルを作成します。
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