XNUMX 日の時間は限られているため、時間を最大限に活用することが不可欠です。 職場や生活のあらゆる面で生産性を向上させる方法は XNUMX つあります。 あなたのことはよくわかりませんが、私は XNUMX 番目のオプションを好みます。
仕事の生産性を高めることは難しいことではありませんが、時間管理をより慎重に行う必要があります。 この記事では、職場の生産性を向上させるためのシンプルかつ効果的な戦略について説明します。 ただし、それまでの間、いくつかの基本的な概念について説明しましょう。
生産性とは何か、なぜ重要なのか?
簡単に言えば、生産性とは、個人、企業、産業、および経済全体が、労働力や資本などのインプットを商品やサービスなどのアウトプットにどれだけ効率的に変換するかを示す、経済またはビジネスのパフォーマンスの尺度です。
生産性の重要性とは?
生産性は効率の尺度であるため、競争の激しい市場や職場では重要です。 生産性を向上させれば、より多くのお金を稼ぐことができます。または、より安い料金を請求して、競合他社から顧客を奪うことができます。 逆に、競合他社よりも生産性の低下または上昇が遅い場合は、収益性を確保できなかったり、成長が鈍くなったりする可能性があります。
生産性目標とは何ですか?
生産性は、生産された単位、顧客に提供された顧客、またはその他の生産量の尺度で測定できます。 個々の従業員の生産性目標を設定すると、会社全体の生産性が向上するという長期的な効果があり、会社は同じ時間と同じ数の従業員でより多くの仕事を完了することができます。
効果的な目標の 5 つの特徴を使用すると、組み立てラインの労働者にとって優れた生産性目標の例として、「半年ごとのパフォーマンス レビューの間に 60 時間あたりの生産ユニット数を XNUMX% 増やす」ことが挙げられます。 データ入力担当者の生産性の大きな目標は、「XNUMX 分間に XNUMX 語に達するまで、毎月 XNUMX 分間に XNUMX 語ずつタイピング速度を上げる」ことです。
生産性の4つの重要な要素は何ですか？
オフィスでも自宅でも、職場の生産性を向上させたい場合は、次の 4 つの重要な要素を念頭に置いてください。
＃1。 あなたの計画能力（戦略的）
明日の予定は何ですか？
一見すると、これはとてつもなく単純な質問のように見えますが、そうではありません。
人間として、私たちは自分自身に非現実的な目標や目標を設定することがよくあります。 その結果、増え続けるやることリストの最後にたどり着くことは不可能です。
これを避けるために、毎日の戦略的な計画を立ててください。 達成したいことをすべて書き留めてから、達成可能で最も重要であることがわかっているタスクに絞り込みます。 他のすべては延期することができます。
＃2。 集中したいというあなたの願望 (一度に XNUMX つのプロジェクトに!)
これはおそらく生産性の最も難しい側面ですが、時間をかけて習得できるものです。 集中力を維持するには、一度に XNUMX つのプロジェクトだけに取り組む必要があります。これは、前述の To Do リストの計画に戻ります。
毎日何をする必要があるかを知っていれば、一度に XNUMX つの仕事に取り組むことができます。 タスクを切り替えるのではなく、完了するまで XNUMX つのタスクにすべての注意と努力を注ぎます。 このプロセスを XNUMX 日を通して毎日繰り返すと、やることリストをすばやく作成できます。
＃3。 最善の決定を下す
毎日遊べる時間は限られているので、賢く使うのは当然のことです。 これは、正しい決定を下した場合にのみ可能です。
本当に重要なことは何ですか？ 明日、来週、または来月まで延期できるタスクまたはプロジェクトは? お金を稼ぎ、顧客を喜ばせる可能性が最も高いのはどこですか?
限られた時間の中で最も費用対効果の高いタスクを選択することで、常に重要なことに優先順位を付けます。
＃4。 あなたの信頼性
仕事のスピードは人それぞれですが、一貫したペースを保つことが生産性を維持するための鍵です。 それはあなたにとって電光石火の速さかもしれません。 他の人はそれがはるかに遅いと感じるかもしれません。 正しい方法も間違った方法もありません。 それは、各個人にとって最も効果的なものです。 ですから、あなたがしていることをやめない限り、あなたがどれだけ速く動くか遅く動くかは問題ではないことを心に留めておいてください.
どうすれば生産性を向上させることができますか?
これらの戦略を取り入れて、生産性を高め、職場やあらゆる状況でよりスマートに作業してください!
＃1。 マルチタスクをやめる
一度に複数のタスクを完了したくなることがあります。特に、タスクがマイナーまたは単純に見える場合はそうです。 しかし、それは単に機能しません。
「マルチタスクは人間には不可能です」と神経科学教授のアール K. ミラーは言います。
電話、プレゼンテーション、昼食を簡単にやりくりできると思うと、私たちは妄想的です. 私のアドバイスは、一度に XNUMX つのタスクに集中することです。
＃2。 頻繁に休憩を取る
長時間働くことは、より多くのことを成し遂げることを意味すると考えるかもしれませんが、疲れているときは決してうまく働きません。
定期的に休憩を取ることで、集中力と気分が向上することが研究で示されています。
ですから、オフィスの周りを 15 分間散歩するか、XNUMX 分間かけて午後のコーヒーを飲みましょう。
＃3。 小さな目標を設定する
私たちの目標を見ると、時には圧倒されることがあります。 カレンダーに多数の大規模なプロジェクトがあると、ストレスがたまることがあります。
ただし、それをより小さなタスクに分割すると、よりコントロールでき、生産性が大幅に向上します。 「プロジェクトの終了」と書くのではなく、必要なすべてのタスクに分解します。
これにより、日常の活動を順調に進めることができ、大規模なプロジェクトの威圧感が軽減されます。
＃4。 最も警戒しているときに最も重要なタスクを完了する
大きな目標を達成できるかどうか確信が持てないため、私たちは皆、大きな目標を延期します。 そして、私たちが彼らにたどり着く頃には、彼らが必要とする注意を払うことができないほど、その日から疲れ果てています. このように、プロジェクトが余計な日数をかけてしまい、生産性がなくなったような印象を与えてしまいます。
そのため、大規模なプロジェクトを予定どおりに完了するには、いつ、どのように作業するのが最適かを理解することが重要です。 しかし、万能のスケジュールはありません。 朝型の人は、朝一番に主要なタスクに取り組みます。
＃5。 「XNUMX分ルール」を守る
これらの小さなウィンドウを実際のタスクで埋めて、仕事での時間を最大限に活用してください。
起業家のスティーブ・オレンスキー氏によると、XNUMX 分以内で終わるタスクを見つけて完了すると、実際に時間を節約できます。 ですから、XNUMX 分しかかからない場合は、今すぐ実行してください。
120 分間ルールは、どんな目標や習慣も XNUMX 分以内に開始できることを示しています。 新しい目標を設定しても、すべてのタスクを XNUMX 秒で完了できるとは限りませんが、目標を達成するための最初のステップです。
＃6。 受け身ではなく積極的に行動する
リアクティブという用語は、イニシアチブを使用しない、または持っていないことを意味します。 あなたは、自分が物事を成し遂げる「実行者」である間に、他の人に何をすべきかを教えてもらい、職場で決定を下してもらいます。
対照的に、「積極的」という用語は、物事を予測し、新しい働き方を見つけ、自分で新しいアイデアを思いつくことを意味します。 あなたは常に一歩先を行っているので、何をすべきかを誰もあなたに言う必要はありません。
より積極的になり、時間をより生産的かつ効率的に使用するには、言うまでもなく、同僚にもっと感銘を与えるには、次の XNUMX つの重要なポイントを覚えておいてください。
- 何が起こる可能性があるかを自問し、それが起こる前に対処するための計画を立ててください。
- 全体像を考慮して、事前に必要な手順を実行してください。
- エネルギーレベルを高く保ち、ゲームを適切に保ちます。
積極的であることは、自分がしていることで最高になりたいと心から望んでいるので、好きなことをすることで助けられます.
＃7。 通勤を最大限に活用する
車、バス、自転車、徒歩、スクートなど、通勤手段に関係なく、平均的なアメリカ人は年間 100 時間以上通勤に費やしています。
正直に言うと、それはかなりの時間であり、実際に合計すると膨大になります。 による アメリカ合衆国国勢調査局、139 年には 2014 億 26 万人以上の労働者が通勤しました。50 週間に XNUMX 日、XNUMX 年に XNUMX 週間、毎日平均 XNUMX 分で通勤しています。
29.6 年で、これは 1.2 億時間、3.4 億日、または XNUMX 万年が通勤に費やされることに相当します。 その時間で何を達成できるかを考えてください。 代わりに、電車で立ち往生したり、渋滞に巻き込まれたりします。
一方、通勤は避けられません。 私たちは皆、仕事に取り掛かる必要があり、雑用ですが、日中の生産的な時間に変えることができます。 Facebook ニュース フィードをスクロールするという意味ではありません。 一日の仕事を早く始めることを意味します。
たとえば、
- 一日を計画する – このポイントが生産性にとっていかに重要かはすでに述べたので、通勤途中に行ってみませんか?
- メールに返信する – 朝一番に時間を消費するすべてのメールに返信して、XNUMX 日を始めましょう。 オフィスに着いたら、きれいな受信トレイでタスクを開始できます...かなりクールですよね?
- 自己学習によってキャリアアップに時間を費やす– 関連するポッドキャストを聞いたり、自分の分野の最新ニュースを読んだりします。 あなたは自分自身を教育し、できるだけ早く脳を働かせるでしょう.
#8。 気を散らすものを減らす
仕事の生産性を高めるには、時間を消費するものをすべて排除する必要があります。 これは、私たちの多くにとって、電子メール、電話通知、またはソーシャル メディアである可能性があります。 私たちは皆、常にオンラインに接続し、電話を手にし、時間を忘れて何かを見ていることに慣れています。
また、仕事中に同僚に気を取られがちです。 XNUMX 人はあなたと一緒にコーヒーを飲みたいと思っており、もう XNUMX 人はチャットに「飛び込んできた」だけです。その間ずっと、あなたは集中して仕事を終わらせようとしています。 これらの中断はすべて、作業パターンの変化と生産性の低下を引き起こします。
では、これらの注意散漫を避けるにはどうすればよいでしょうか。 手始めに、一生懸命働くのではなく、賢く働くことを学び、境界を設定し始めます。 これには次のものが含まれます。
- オフィスアワーを設定して、あなたが利用できる時間とできない時間を人々に知らせます。
- 電話の通知をオフにします。
- ソーシャル メディアやメールをチェックする時間を確保して、他の作業をしているときにチェックしないようにします。
- XNUMX 日を最大限に活用し、気を散らすものを最小限に抑えるには、BlockSite のスケジュール機能や作業モード機能などのツールを使用して作業し、計画的な休憩を取ります。 彼らはあなたの注意を盗む Web サイトをブロックし、職場での生産性の向上に悪影響を及ぼします。
気を散らすものを減らすことで、生産性がどれだけ速く向上するかに気付くでしょう。また、長い仕事の XNUMX 日の終わりに、やらなければならないことをすべて完了したことを知ることほど良い気分はありません。
#9。 十分な睡眠をとる
アメリカ人の 70% が仕事中に居眠りをしていることを認めていることをご存知ですか? 臨床心理学者であり、ボストン大学心理リハビリテーション センターの所長であるウィリアム A. アンソニー博士が実施した調査によると、アメリカ人は単に必要があるという理由だけで仕事をしながら寝ています。 早朝の通勤、長時間労働、家での責任が重すぎるため、人々は十分な睡眠をとっていません。
十分な睡眠をとらないと、生活のあらゆる面でパフォーマンスに影響を与えることは誰もが知っています. しかし、睡眠不足は前頭前皮質に影響を与えるため、職場での生産性にさらに大きな影響を与えます。前頭前皮質は、論理的な推論と複雑な思考を必要とするタスクを支援し、そのようなタスクを完了しようとするときに障害を引き起こします.
そのため、最高の生産性を維持するためには、毎晩十分な睡眠をとることが重要です。 National Sleep Foundation によると、26 歳から 64 歳までの成人であれば、7 晩に 9 時間から XNUMX 時間の睡眠をとることを意味します。
#10。 自主的な締め切りを設定する
私たちは通常、ストレスを否定的なものと関連付けますが、管理可能なレベルの自己課せられたストレスは、実際には、集中力を高め、目標を達成するのに役立つという点で有益です.
締め切りを設定し、期限のないタスクやプロジェクトに固執してみてください。 時計を見ていると、集中力と生産性に驚くかもしれません。
#11。 単に会議を辞退する
会議は最も時間のかかる活動の XNUMX つですが、私たちは会議を予約し、出席し続け、必然的に会議について不満を言い続けています。
Atlassian によると、平均的なオフィス ワーカーは非効率的な会議で 31 か月あたり XNUMX 時間以上を無駄にしています。
次の会議をスケジュールする前に、同じ目標またはタスクを電子メール、電話、または Web ベースの会議で達成できるかどうかを検討してください (こちらの方が若干生産性が高い可能性があります)。
#12。 完璧の幻想を落とす
起業家は、タスクを完璧にしようとすることに固執することがよくあります。 ただし、完璧なものはありません。 この幻想を追いかけて時間を無駄にする代わりに、自分の能力を最大限に発揮してタスクを完了し、先に進みます.
タスクを完了して、皿から降ろす方がよいでしょう。 後でいつでも戻って調整または改善できます。
#13。 90分刻みで働く
フロリダ州立大学の研究者は、エリート パフォーマー (アスリート、チェス プレイヤー、ミュージシャンなど) は、90 分単位で作業する人は、90 分以上働く人よりも生産性が高いことを発見しました。 彼らはまた、トップパフォーマーが 4.5 日あたり XNUMX 時間しか働かないことも発見しました。 いいと思います！
#14。 自分が見やすいものを作る
ありそうにないように見えるかもしれませんが、一部の研究では、職場に植物などの美しい要素を配置すると、生産性が最大 15% 向上する可能性があることが示されています。
写真、キャンドル、花など、あなたを幸せにするものでオフィススペースを飾りましょう。
#15。 生産性を高める音楽を聴く
気を散らすものは避ける必要がありますが、BGM が集中するのに役立つ場合があります。
もちろん、ヘヴィーなロック ミュージックである必要はありませんが、ベートーベンが少し役立つかもしれません。
#16。 タスクに優先順位を付ける方法を前もって計画する
重要なタスクを重要な順にリストすることで、その日のうちに最も重要なタスクをすべて完了することができます。
#17。 関連するタスクを XNUMX つのバッチにまとめる
ブログの執筆、電話、メール、用事はすべて XNUMX つのバッチにまとめることができます。 XNUMX 回のセッションで同様のタスクを完了することで、時間を節約できます。 これらすべてを整理するのに役立つアプリ、Todoist は XNUMX つのオプションです。 XNUMX 日の計画を立てたり、リマインダーを設定したり、最も重要なタスクをすべて XNUMX か所で整理したりするための、すばやく簡単な方法です。
#18。 主要なタスクを完了した自分へのご褒美
何をするにもモチベーションを保つために、時々自分にご褒美をあげましょう。
小さな勝利とマイルストーンを追跡し、祝いましょう。 そのため、進歩に落胆したときはいつでも振り返って、どこまで来たかを確認できます。
#19。 常にノートとペンを手元に置いておく
このようにして、いつでもアイデア、やること、考えを書き留めることができます。 重要なことは、すべてを頭から紙に書き出すことです。 あなたの潜在意識は毎秒それを思い出させることはありません。
もう XNUMX つ考慮すべきことは、Evernote アプリのダウンロードです。 これにより、インクと紙を節約できるだけでなく、メモや考えを書き留めて、チームと共有することもできます。 あなたが共有したいアイデアをたくさん持っているタイプの人なら、これはいくつかの状況で役に立ちます。
#20。 個人の成長と成果を記録するブログを作成します。
このブログでは、常に自己改善と個人の成長に取り組む責任があります。
小さな成果をすべて書き留めると、前進する意欲が高まります。
#21。 可能な限りアウトソーシング
より短い時間でより多くのことを達成したい場合は、作業を委任または外部委託する方法を学びます。 日常業務のアウトソーシングを支援できるいくつかの企業を次に示します。
- ゲットフライデー
- Upwork
- Guru.com
- スクリプトランクル
#22。 ポッドキャストを消費する
通勤中、家の掃除中、運動中、夕食の準備中は、教育用のポッドキャストやオーディオブックを聴いてください。
音声学習は、XNUMX 日を数時間延長する可能性があります。 あなたの頭蓋が感謝することは言うまでもありません。
2023 年最高の生産性向上ツール
今日のペースの速い多忙な世界では、時間を最大限に活用し、妥当な時間内にタスクを完了するためのツールが必要になる場合があります。
これらのツールは生産性の向上に役立ちます。なぜなら、私たちは複数のタスクと責任をやりくりしているとき、軌道に乗るのが難しいからです。 ありがたいことに、私たちを支援するために利用できるアプリやサービスがあります。
生産性向上ツールは、さまざまなライフスタイルや興味に合わせて調整されています。 ここでは、時間と労力を最適化するのに役立つツールとサービスのトップ 5 を紹介します。
任意:
このアプリは、リスト、リマインダー、カレンダー、メモ、およびクラウド同期を組み合わせたものです。 これにより、組織を維持し、より多くのことを達成できます。 まだ納得できませんか？ 受賞歴もあり、その良さがうかがえます。
ノート：
概念は基本的に、単一のツールで必要なものすべてです。 大量のメールを処理するのに苦労している場合や、単に整理する必要がある場合は、Notion が役に立ちます。 人工知能と独自のアルゴリズムを使用して、メールを分析し、優先順位を付けます。
クロック化:
このツールは、すべての時間を追跡するのに役立ち、生産性パフォーマンスに関する洞察を提供します。 時間を自動的に追跡するか、手動で入力して生産性を確認するかを選択できます。 また、仕事に関連するものも、仕事に関連しないものも含めて、すべての活動について要約レポートと詳細レポートを生成することもできます。
Teamviewer：
これは、オンライン会議を開催したり、オンライン プレゼンテーションを作成したり、プロジェクトで共同作業したりするために、チームがリモートで接続できるようにするソフトウェアです。 このツールの最も重要な利点の XNUMX つは、デスクトップとファイルの共有、およびリモート コントロールをサポートしていることです。 権限が付与されると、同僚のコンピュータ上のすべてのデータにアクセスし、関連するすべてのドキュメントを表示できます。
Evernote：
情報を共有し、作業中に簡単にメモを取るための優れたツールです。 これらのメモは、オーディオまたはビデオ ファイル、画像、Web クリップ、または Web ページであり、任意のデバイスから共有およびアクセスできます。 手書きのメモをより簡潔にするために、「インク」メモを追加して、図、チャート、および矢印を描くことができます。 PS 時間と生産性を追跡する必要がある場合、Clockify には Evernote との統合があり、ワンクリックでノートの時間を追跡できます。
生産性の向上に関するよくある質問
生産性を向上させた4つの要因は何ですか？
職場の生産性を高める4つの要因
- 経営陣の前向きな姿勢と関与
- 積極的な従業員
- 良好な労働条件
- 生産性を向上させるためのツールと機器
生産性の例は何ですか?
生産性とは、特に高品質で迅速なペースで作成する能力です。 短期間で高品質の作業プロジェクトを完了できることは、生産性の例です。 生産性は、おもちゃ工場がどれだけ早くおもちゃを生産できるかで測定できます。
生産性を測る最良の尺度は何でしょうか?
労働時間あたりの国内総生産 (GDP) は、最も広く使用されている生産性指標の XNUMX つであり、職場での生産性向上の基礎となります。 この指標は、従業員 XNUMX 人あたりのアウトプットよりも、労働インプットの使用をより適切に捉えます。
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