すべての会社が会社に関する情報を記録することは法律で不可欠であり、会社の記録帳でそれを達成できます。 企業記録簿は、すべての企業が情報を記録するために不可欠です。 この記事では、LLC の法人登記簿とテンプレート、およびその取得方法について説明します。
法人登記簿とは
法人帳簿は、会社が必要なすべての事務処理を記録するために使用する帳簿です。 会社の帳簿には次のものが含まれます
- 定款、
- 細則、
- 会議の議事録
- 株券台帳
- 株券
- 株券半券
- 在庫転送文書
組織の法人記録簿を本社に保管しておくことが重要です。
会社の記録を「クラウド」に保管することもできますが、これらの記録には機密データや独自の手順が含まれている可能性があるため、サーバーが安全であることを確認する必要があります。
法人帳簿の重要性
会社の記録帳は重要であり、すべての会社で保持する必要があります。 その重要性を損なうことはできません。そのため、企業記録簿がすべての企業にとって必要である理由について説明します。
＃1。 歴史的証拠。
企業記録簿は、重要な買収、販売、ローン、およびリースを含むがこれらに限定されない、組織の過程で発生した重要な商取引の履歴記録として機能します。
また、少数株主からの異議を防ぎ、IRS 監査の場合に続く可能性のある手順をサポートするのにも役立ちます。
＃2。 税務調査。
企業のIRS監査中にIRSエージェントがレビューを要求する最初の項目のXNUMXつは、企業記録簿です。 企業は、企業の記録帳が更新または維持されていない場合、監査の前に最新の状態にしなければならないという厄介な状況になります。
監査に間に合うように議事録を更新することは、それがどれだけ古いかによっては、費用がかかり、困難な作業になる可能性があります。 役員または取締役は、最新の会社の議事録を維持することにより、組織に対する義務と責任の適切な行動と履行をサポートできます。
＃3。 第三者評価
銀行や貸し手は、企業の議事録、または少なくともその定款、細則、および最新の会議議事録または同意決議を確認するように頻繁に要求します。 また、ある年に実際に発生したことを後で再構築しようとすると、更新された議事録を維持できないと問題が発生する可能性があるため、それが利用可能または最新でない場合、潜在的な脅威となります。
数年前に起こった出来事を記念しようとするとき、何が、いつ、なぜ起こったのかについて、株主、取締役、および役員の間で意見が食い違うことがよくあります。 議事録を毎年更新することで、この問題を回避できます。
正確な基準は州や所属するセクターによって若干異なる場合がありますが、すべての組織が記録に保持しなければならない文書が多数あります。 ただし、一般的には、次の点に言及する必要があります。
LLCの法人登記簿
LLCレコードブックは他の法人手続きよりも簡単であるため、企業にとって一般的な選択はLLCです。
LLCの法人記録簿に必要な書類は少ないかもしれませんが、有限責任の地位を維持するために特定のガイドラインに従う必要があります（必要な書類は法律によって州ごとに異なります）.
LLCのすべての企業記録簿は、少なくとも次の記録を保持および維持する必要があります。適切な記録を保持すると、進捗状況を追跡するのに役立ちます. すべての企業には、それぞれに適した独自の記録管理システムがあります。 合法的かつ機能的である限り、あなたの計画を実行することができます。
IRS は、特に税務関連の記録を保持しなければならない期間に関する規則を定めています。 最長期間はXNUMX年です。 したがって、そうしない正当なビジネス上の理由がない限り、通常、すべての記録を XNUMX 年間保管することをお勧めします。
これらの記録を維持することで、債権者や訴訟当事者が会社のプロトコルを無視したことを証明して悪用しようとする可能性のある「会社のベール」を保護します。 彼らは和解の一環としてあなたの私有財産を差し押さえようとするかもしれません。
LLCの法人記録簿に含まれるべきもの
法人記録簿には、LLCを設立する際に国務長官室に提出する必要のある書類が含まれている必要があります。
すべてのLLCは、その設立文書のコピーを保存する必要があります. これらは、大部分の州で組織の条項として知られています。 それらには、少なくとも次のものが含まれます。
- 合同会社名
- 会社の目標
- 職場の住所
- LLCの登録代理人の名前と住所。
州のために通常保持する必要があるその他の記録は、年次レポートと隔年レポートだけです。 変更を加える場合は、各ドキュメントのコピーを保持する必要があります。
また、国務長官からLLCの設立を認める証明書またはその他の同様の文書を受け取ります。 これは、フォーメーションのドキュメントとともに保持する必要があります。
＃1。 運営契約
協力記録簿には、運営契約も含まれている必要があります。 LLCの運営契約は、会社の運営方法を説明する重要な文書です。 会社の本社にコピーを保管し、変更を加える必要があります。 通常、運用契約には次の詳細が含まれます。
- 各メンバーが行う設備投資および追加の寄付 (ある場合) に関する理解。
- 利益と損失を配分するプロセス。
- ペイアウトを受け取るすべてのメンバーの能力。
- 会員の投票権。
- 新規会員・復帰会員の入会・退会の手続き。
＃2。 会員・運営情報
メンバーと管理者の情報: メンバーとマネージャーの情報を最新の状態に保つことが重要です。 最低限のことは、現在および以前のすべてのメンバーのリストを保持し、名前と住所を記入することです。 管理者も同じ情報を保持する必要があります。
＃3。 議事録
会議の議事録によると、ほとんどの LLC は州法によって会議を開く必要はありません。 ただし、会議の義務は運営契約に記載することができます。 この状況での最善の行動は、誰かに次の詳細を含む正確な議事録を記録してもらうことです。
- 出席者の名前。
- 決定は投票によって行われます。
- 役立つその他の情報。
会議は必須ではありませんが、一部の州法では、議事録を書面で記録する必要がある場合があります。
＃4。 財政と税金
LLC が作成する財務諸表、財務書類、および商業契約は、最低 XNUMX 年間保存する必要があります。
＃5。 所得税申告書
過去 XNUMX 年間、IRS は納税申告書を監査する権利を持っていました。 連邦、州、および地方レベルでのすべてのLLC所得税申告書は、少なくともその期間保存する必要があります。 不正が疑われる場合は、時効のない法的な抜け穴があるため、税務書類は永久に保管しておく必要があります。
関連するすべての記録は、税金関連の費用、控除、および収益として保持する必要があります。 以下を少なくとも XNUMX 年間維持することは、この一部です。
- 会社の預金領収書。
- クレジット カードを使用するすべてのアカウントのステートメント。
- すべての請求書。
- 小切手は無効でした。
- 支払った料金。
LLCが従業員を雇用している場合は、雇用税を支払う必要があります。 IRS は、すべての雇用税書類を少なくとも 4 年間保管することを推奨しています。 さらに、W-XNUMX フォーム、支払い情報、支払い情報、および個人情報を維持する必要があります。
会社の記録簿のテンプレート
企業記録帳テンプレートには、企業記録に含める必要がある形式と情報が含まれています。 特にガイダンスのために、簡単にアクセスできて便利です。 元の企業記録帳テンプレートには、必要なすべての書類を次のように記録する必要がある場所が必要です。
- あなたの設立書類（およびそれらの修正）
- 書面による会社定款
- 取締役会と年次株主総会の議事録
- 所得税の還付（およびあなたが行った控除の証拠書類）
- 雇用税の記録
- 不動産の購入、取締役会規則の変更、およびかなりの数のレイオフまたは雇用に関する決議 (取締役会によって行われた重要な決定) のリスト
- 各年次報告書のコピー
- 証券取引所 (およびその他の証券) に関するデータ
- 金銭記録
- クレジットカードの明細書と銀行の明細書
- 人事記録（採用、退職、応募者
ビジネスまたは専門的な会議に費やされた時間は、会社の議事録に記録されます。 企業が法的地位を維持するには、これらの議事録をファイルに記録する必要があります。 これは特に、有限責任または非営利のステータスを持つ組織に適用されます。 これらの議事録の正式な記録は、組織が法律を順守し、独自の企業特性を維持できることを保証します。
議事録のドキュメントには、会議の詳細が含まれている必要があります。 これには、会議の開催時間と開催場所、およびその目的に関する情報が含まれます。 必要に応じて、会議の結果を含めることができます。 記録保持の目的で、フォームには記入者の名前と連絡先情報も含める必要があります。 会社が運営されている限り、会社の議事録文書は記録に保持する必要があります。
議事録テンプレートはいつ使用する必要がありますか?
会議で議論されたこと、および取締役会または株主総会で下された決定を書き留める必要がある場合は、会社の議事録テンプレートを使用する必要があります。
誰が議事録を保持する必要がありますか?
すべての C コーポレーションは、重要な会社の決定と重要な会議の記録を維持することを大多数の州から義務付けられています。
デラウェア州、カンザス州、ネバダ州、ノースダコタ州、オクラホマ州は、議事録の保持を義務付けていない州です。 LLCとして組織された事業には議事録は必要ありません。
議事録にはどのような詳細を記録する必要がありますか?
交換された重要な情報、行われた重要な選択、および実行されたアクションはすべて、会議の議事録に含める必要があります。 議事録は正確である必要はありませんが、会社の「制度的記憶」として機能するのに十分な情報が含まれている必要があります。
- 議事録には、会議の日付、時刻、場所が含まれることがよくあります。
- 会議に欠席した人のリストとその名前、および会議の議事録を欠席したかどうか
- 投票行為及び各人の投票
- 会議が終了したとき
記録する必要がある行為または決定はどれですか?
記録する必要がある情報の種類には、次のようなものがあります。
- 取締役会と株主総会は毎年開催されます。
- 新役員紹介
- 報酬の引き上げまたはより多くの人員の雇用
- 金銭取引：銀行口座の新規開設、ローン、クレジットカード
新しい在庫がリリースされました
法人登記簿の入手方法
店舗で購入することで、会社の帳簿を入手できます。 という事実にもかかわらず、 事務用品店 コーポレート キットでコンポーネントを提供する場合は、いくつかの企業の XNUMX つから「コーポレート キット」を購入することをお勧めします。
法人の最初の出願日、出願日、手数料の支払いを文書化するようにしてください。 これらの文書は、会社の記録簿に最初に入力する文書の XNUMX つです。
状態にある食品の証明書を州に依頼してください。 これを会社の記録に入れます。 定款だけでなく、細則と提出された改訂版のコピーを含めます。
細則のコピーを作成し、独自の細則も作成します。 各企業行動の正式な記録を作成します。 企業が行うすべての行動は、記録簿の文書によって裏付けられる必要があります。
会社の記録簿を準備する方法
最初のセクションでは、法人の発足会議の議事録を作成できます。 また、含まれている必要があります
- 役員と取締役の選択も同様です。
- 書面による株主の権利および議決権行使同意書における株主の権利および議決権行使同意書を承認する決議。
- 企業が弁護士および会計士と締結するサービスの初期契約。
会社が運営されている間、このセクションを開いたままにして、すべての会議と議事録を保管してください。 同様に、ここで今後の選挙や辞任を追跡します.
ここに発行されたすべての株券を追加します。 各証明書の所有者は、証明書の発行日、受取人、連絡先情報 (年齢、居住地、個人または法人) とともに記載されている必要があります。
企業の株式や株主の取引もここに保管してください。 ここには、各個人または団体が所有する企業の株式数も含めてください。 共有の変更もここに記載されます。
法人がそのメンバー、役人、または取締役から受け取った融資または贈与を含めます。 これは、事業の立ち上げに初めて資金が提供される場合に特に当てはまります。 これは、決定、ローン契約、およびそれらの承諾を文書化できる場所です。
会社の会計士、弁護士、保険代理店、および会社がビジネスを行うために雇っているその他の専門家の住所をリストします。 XNUMX 番目の部分には、この情報が含まれている必要があります。
すべての法律文書および保険文書の保管場所、購入日、およびリテーナーとバインダーの領収書を含めます。
ポリシーの重要な買収、売却、形成、または変更、および執行役員の決議としての拡大または終了をすべて文書化する必要があります。
会社と他の人または団体との間の契約は、会社の印鑑または公証人を使用して正式にする必要があります。 このエリアには、これらのシールが貼付されているすべてのドキュメントを含めます。
法人登記簿は必要ですか？
企業が内国歳入庁の要件に従って正しく運営されていることを証明し、企業を別個の法人として確立し、企業の責任からの保護を維持するには、企業の記録が必要です。
会社の記録簿を書くにはどうすればよいですか？
以下の手順で記録簿の作成を開始できます。 あなたの会社の実際の名前と、会議の日付、時刻、場所を提供することから始めます。
- 誰が出席したかを追跡することが重要です。 出席していない参加者をメモします。 遅刻や早退は注意が必要です。 会議の進行役と、定足数が存在したかどうかを追跡します。
- 新しい幹部の選出、株式の発行、財務活動の議論、株主または取締役の年次総会、または新しい従業員の雇用など、会議の目的に注意してください。
- 議題項目の議論を要約します。 出席者が調べている文書に注意してください。 議事録と一緒に書類のコピーを同封してください。
- あなたが持っている投票を追跡する必要があります。
- 延期時間と次の会議の日時に注意してください。
- 議事録を入力して議事録を完成させる
- 誰がコメントの下書きを確認する必要があるかについては、会社の要件に従ってください。
- 議事録は、次の会議の前に取締役会に頻繁に配布されます。
- 「投票」項目は、通常、次の会議の議題の最初の項目です。 会社のポリシーを確認して、議事録に誰が署名しなければならないかを確認してください。
- 承認された議事録は、他の重要な会社の記録と同じ場所に保存する必要があります。
法人帳簿には印鑑が必要ですか?
法人印は、法人の公式マークとしての役割を果たします。 法人印は、法人の署名の役割を果たします。 法人が発行するすべての法的文書または公式文書には、法人印が必要です。
しかし、ビジネスがより柔軟になり、テクノロジーがデジタル時代を迎えるにつれて、社印は時代遅れになり、ある程度負担になりました。 米国の企業、LLC、および州は、法人印を取得する必要がなくなりました。 公的な株券と社印は、かつてはブーツの拍車のように企業に必要であったという事実にもかかわらず、これらの歴史的遺物はもはや機能的または重要ではありません.
法人印の法的権限は依然として州によって広く認められていますが、現代の技術によりこれらの権限は減少しており、法人印と公的な株券は最終的に時代遅れになります。
法人印の目的は何ですか？
州法によっては、法人または会社の印鑑を使用すると、さまざまな法的影響が生じる場合があります。 文書が承認されたという証拠と見なされるか、文書の有効性の何らかの証拠を提供する可能性がありますが、それ自体では文書の信頼性をサポートするのに十分な証拠ではない場合があります。 そしてそれは正当性に影響を及ぼさない単なる象徴的な行為である可能性があります.
法人印はどのように見えるべきですか？
社印は通常、38mm の円形で、50 文字までのスペースがあります。 含まれている必要があります
- 会社の正式名称
- 業種（LIMITEDではなくLTDなどの略称でも可）
- 結成年と結成状況
法人印はどこに貼る？
あなたの会社の社印を法的な署名と考えてください。 本社に社印を押印できます。
まとめ
すべてのビジネスにおいて、記録を保持することは非常に重要です。 企業記録簿の価値とその作成方法を認識したので、正確で完全な記録を維持しやすくなります。 間違いを避けたい場合は、会社の記録簿を更新することが不可欠であることを忘れないでください。
よくあるご質問
企業の事業を管理する責任は誰にありますか?
法人は役員と役員によって運営されています。 取締役会は、チームとして働く取締役のグループです。 取締役会は、会社の統治機関です。 それは、会社のすべての機能を行使する権限を持ち、会社の運営と業務を管理します。
ビジネス名を商標登録する必要がありますか?
商標を取得するには、登録する必要はありません。 商標は、商業目的で使用されると有効になります。 ただし、商標登録はより広範な保護を提供し、執行を容易にします。
定款はどのように作成するのですか？
- 法人の名前と住所。
- 登録代理人の氏名および住所
- 含めるための時間枠
- ビジネスの性質
- 発行済み株式の種類と数。
- 定款指定の権限
- 日付と署名の行
参考文献
