人とのコミュニケーションは私たちのごく自然な一部分であるため、私たちは人々とどのようにコミュニケーションするかについてほとんど考えません。 これは企業コミュニケーションにも当てはまります。 結局のところ、組織は顔のない存在ではなく、むしろ本物の個人のグループです。 効果的なコミュニケーションは、手順、効率、ビジネスのあらゆるレベルに影響を与えます。 ここでは、ビジネスにおける効果的なコミュニケーションに必要な基本的なスキルと、その他知っておくべきことについて説明します。
ビジネスコミュニケーションとは？
ビジネスコミュニケーションとは、従業員と社外の人々の間で情報を交換することです。 従業員と経営陣は、効果的なビジネス コミュニケーションを通じて組織目標を達成するためにコミュニケーションを図ります。 その目標は、組織的な方法を改善し、エラーを減らすことです。 効果的なビジネス コミュニケーションを実現するには、コミュニケーション能力とコミュニケーション プロセスの両方を向上させる必要があります。
ビジネスコミュニケーションのプロセスとコミュニケーション戦略は、企業内のすべての構造化された行動を支えます。 これは、管理上のコミュニケーションからベンダーの技術的なコミュニケーションまで多岐にわたります。
通信が途絶えると、企業の重要なシステムが停止する危険があります。 データによると、社内コミュニケーション専門家の 60% は社内コミュニケーションを評価していません。 考えられる原因としては、どこから始めればよいか、次にどのようなステップを踏むべきか、ROI を評価する方法が理解できないことが挙げられます。
ビジネスコミュニケーションの種類
ビジネスコミュニケーションに関しては、口頭または書面で行われます。
コミュニケーションには、口頭または書面、対面または遠隔コミュニケーションなど、さまざまな形式がありますが、スタッフが楽しく仕事をするためには不可欠です。
これらはどちらも、それ自体では組織にとって良いことも悪いこともありません。 それはすべて状況に依存します。
書面によるコミュニケーションは、選択や実行した活動を紙に記録したり、戦略や計画を策定したりするのに優れています。 言葉によるコミュニケーションにより、アイデアが即座に生み出され、よりオープンな思考の流れが可能になります。
これらは、上記のシナリオのいずれかまたはすべてに適用されるビジネス コミュニケーションのタイプです。
＃1。 インターネットベースのコミュニケーション
電子メールやインスタント メッセージング アプリ (Slack、Hangouts、Nextiva Chat など) は、日常的なコミュニケーション チャネルの例です。
電子メールとメッセージの利点には、多忙な職場環境でプライベートな会話をリードできるだけでなく、同時に数人から数百人までの大勢の人々とメッセージを共有できることが含まれます。
＃2。 電話会議
電話のおかげで、効果的でペースの速い会議を開催する際の地理的な障壁が軽減されました。 テキストによるコミュニケーションではなく、非言語的なコミュニケーション (声のトーン) を使用するため、より効果的なアイデア交換が可能になります。 クラウド電話システムは、チームの協力と新人研修を向上させることができます。
#3. ビデオ会議の利用
優れたビデオ会議ソリューションを使用すると、遠く離れた場所にいる人々も、可能な限り対面での会議に近い会議を開催できます。 電話会議を次のレベルに引き上げます。
＃4。 対面会議
対面での話し合いは、企業がアイデアを迅速に前進させるのに役立ちます。 調査によると、対面式の会議は仮想的な会議よりも多くのアイデアを生み出します。
ただし、効果的な会議のためには、健全な会議の議題が必要です。 従業員の 46% は、会議後に次に何をすべきかをほとんど、あるいはまったく知りません。
#5. 公式記録と報告書
適切に整備されたビジネス コミュニケーション システムには、他の人や部門に影響を与える活動の文書化が含まれます。
いつでも書面による文書を参照できるため、混乱や論争の可能性が減り、コミュニケーションが明確になります。
#6 出版物
より大きなグループとのミーティングは、レポートやPowerPointスライドデッキで補足されたプレゼンテーションを通じて頻繁に行われます。
これらは、質問や説明を可能にする方法で新しいアイデアを伝えるのに最適です。
＃7。 掲示板とFAQ
従業員が部門のさまざまなトピックについてよくある質問を参照したり、生産性を高め、主題について迅速に理解できるように新しい質問をしたりできる社内の場所。
＃8。 アンケート
社内アンケートと顧客アンケートはどちらも、重要なトピックについて意見や評価を得る優れたアプローチです。 アンケートは、フィードバックに基づいた変化の健全なサイクルを提供し、ビジネスのあらゆるレベルにわたる連絡チャネルを開きます。
＃9。 カスタマーサービス活動
これには、あらゆる種類の顧客サービス活動が含まれる場合があります。 ライブ チャット アシスタンス、顧客関係管理 (CRM) システム、顧客オンボーディング プロセス、顧客レビュー、その他のサービスがその例です。
必須のビジネスコミュニケーションスキル
実践的なビジネス コミュニケーション スキルは、あらゆる分野でキャリアを成功させるために不可欠です。 明確なコミュニケーションは人々とのやり取りに影響を与え、職場での印象を与えるのに役立ちます。 さらに、社内コミュニケーションスキルを向上させることは、キャリアアップにもつながります。
ビジネスコミュニケーションスキルとは何ですか？
ビジネスコミュニケーションスキルは、プロフェッショナルが職場で情報を伝達できる能力です。 これらの能力には、積極的な傾聴などの主要な種類のコミュニケーションだけでなく、交渉能力やネットワーキング能力など、職業上の関係を築くために必要なコミュニケーション方法も含まれます。 ビジネスにおいてコミュニケーション スキルは、チームのコラボレーションを促進し、明確なフィードバックを提供および受信し、創造性を刺激するために重要です。 あなたがビジネス コミュニケーション能力をうまく活用すれば、雇用主はあなたが他の人とどのように関わり、取り組みを開始し、目標を達成するかを知ることができます。
ビジネスコミュニケーションスキルの例
プロフェッショナルが仕事で成功するのに役立つハードスキルとソフトスキルは、ビジネスコミュニケーションスキルに含めることができます。 以下に、効果的なビジネス コミュニケーションに必要なスキルの例をいくつか示します。
#1. コラボレーションスキル
同僚と協力し、組織の目標の達成をサポートするには、効果的なコラボレーションが必要です。 企業コミュニケーション スキルのこの部分には、チーム会議中に質問し、他の人の考えや意見を考慮し、チームの貢献を促進することが含まれます。 優れた協力能力を持つ専門家は、組織の目標達成を支援する成功する方法を構築できます。
＃2。 交渉スキル
交渉スキルは、さまざまな選択肢を評価し、他の専門家との信頼関係を確立し、妥協点に達するために必要です。 これらのスキルは、ビジネス プロフェッショナルによって、販売取引、新しいパートナーの獲得、投資家の発見などのさまざまな活動で使用されます。 同様に、従業員と雇用主の両方が実際の交渉能力に依存して賃金を決定する場合があります。
#3. 外交スキル
外交は、専門家が同僚、上司、クライアント、その他の専門家とのやり取りを改善するのに役立つスキルセットです。 外交には機転と、困難な状況や逆境の中で効果的にコミュニケーションを図る方法への意識が必要です。 さらに、あなたの外交能力は、交渉、共同イニシアチブ、その他の活動において、より説得力と力強さを発揮するのに役立つかもしれません。
#4. 文章のコミニュケーション
書面によるコミュニケーションは、職業を問わず必要とされる基本的なコミュニケーションです。 優れた文章能力を必要とする日常のビジネス業務には、書面による情報の伝達、レポートの作成、通信の送信、書かれた論文のレビューなどが含まれます。 文章を書く能力には、文章を改善するための校正と調整の決定も含まれます。
＃5。 プレゼンテーション能力
興味深いプレゼンテーションを作成してさまざまな聴衆に配信することも、効果的なビジネス コミュニケーションのための重要なスキル セットです。 プレゼンテーション能力は、専門家がディスプレイのフレームワークを整理し、提供方法を設計し、チームメイト、会社幹部、その他の専門家に情報を伝達するのに役立ちます。 プレゼンテーション スキルのもう XNUMX つの重要な要素は、発声、グラフィック表現、非言語的対話などのさまざまな戦術を利用して聴衆に情報を伝える能力です。
＃6。 人前で話すスキル
さまざまな聴衆の前で話すには、多くの仕事上の立場が必要になる場合があります。 企業は、スピーチを準備して聴衆を惹きつけることで、ネットワークの専門家、投資家候補、コミュニティをターゲットにすることができます。 人前で話すには、ストーリーを発表し、重要な情報を提供し、時事問題についての意識を高めることによって聴衆とつながることも必要です。
#7。 アクティブリスニング
アクティブリスニングには、専門家が理解を向上させ、協力的な仕事上の関係を育むのに役立つさまざまな特性が伴います。 質問し、相互理解を求め、他の人の考えやアイデアを考慮する専門家は、有益な専門的ネットワークを構築する可能性が高くなります。 さらに、積極的な傾聴では、会話、会議、その他の職場でのやり取りを通じて、誤解を回避し、正確な事実を保持するために、細部に注意を払う必要があります。
#8. フィードバックと提案
効果的な企業コミュニケーションのためには、定期的なフィードバックとインプットが必要です。 建設的なフィードバックは、内省的な思考と成長を促進します。 成功したプロフェッショナルは、上司からのフィードバックをパフォーマンスの向上と目標の達成に活用します。 同様に、職場で意見や指導を提供することは、アイデアを共有し、他の人にインスピレーションを与えるために不可欠です。
#9. 委任スキル
委任能力は、ビジネスのマネージャーやリーダーがプロジェクトや活動を計画、指示、監督するために使用されます。 効果的な委任には、チームメンバー間の重要なタスクのワークフローを特定して管理する能力が必要です。 期待を設定し、支援やリソースを提供することは、企業コミュニケーションにおける委任の重要な部分です。
#10. 非言語コミュニケーション
人々がボディランゲージを通じて何を言っているかを理解する能力は、非言語コミュニケーションスキルと呼ばれます。 アイコンタクト、姿勢、さらには個人の姿勢さえも、その人の感情を明らかにすることがあります。 非言語コミュニケーションは、ビジネス会議中にプロ意識を維持するなど、さまざまな状況で効果的に取り組むのにも役立ちます。
＃11。 紛争解決
他者と協力して障害を乗り越え、職場の問題に対する創造的な解決策を考え出すことは、効果的な企業コミュニケーションにとって不可欠です。 効果的な紛争解決能力を持つ専門家は、さまざまなアプローチを検討し、戦略を分析し、困難な状況において確実に前向きな結果をもたらすために譲歩することができます。
＃12。 意思決定スキル
結果に影響を与える要素を分析し、特定のアクションに対するさまざまな方法を評価するには、健全な意思決定能力が必要です。 専門職として昇進するにつれて、難しい決断を下したり、目標を達成するための戦略を評価したり、ビジネスの成長と発展を促進する有意義な決定を下す必要がある重要な職務が割り当てられる場合があります。
ビジネスコミュニケーションスキルを高める方法
ビジネス コミュニケーション スキルを向上させるには、次の戦略を検討してください。
#1. 積極的に聞くことを学びましょう。
積極的に聞く能力を向上させ、同僚から聞いた情報を確実に理解できるようにします。 たとえば、理解できないことはすぐに明確にするなど、誤解を避けてください。 質問したり、他のアイデアに耳を傾けたり、重要なテーマを追跡するためにメモを取ったりすることで、他の人が会議やチームのコラボレーションに参加するよう促します。
#2. コラボレーションツールを活用しましょう。
デジタル リソースを利用して、同僚、チーム リーダー、その他のスタッフ メンバーと連絡を取り合います。 たとえば、オンライン コミュニケーション システムを使用すると、中断を避けながらチームと適切に対話することができます。 これらの資料は、他のユーザーとより迅速かつ明確に対話できるようにするだけでなく、社内のコミュニケーションを合理化するのにも役立ちます。
#3. ライティングスキルを向上させます。
自分の文章力と、文章で情報を伝える方法を試してみましょう。 チームでのコラボレーション中にメモを取ること、プロジェクト資料を整理すること、教材を作成することはすべて、ライティング スキルを向上させる良い方法です。 プロフェッショナルな文章を書くことが重要な場合と、メッセージを伝えるためによりカジュアルな言葉を使用するのが適切な場合を学びましょう。
#4. 職場で他の人を励ます。
ポジティブなコミュニケーション戦略を使用してスタッフのモチベーションを高めます。 共通の関心を共有し、協力し、イノベーションを促進することで、職場の他の人とつながります。 オープンなコミュニケーションはコミュニティと信頼を築きます。これらはすべて、快適な職場環境を育む上で不可欠な要素です。
＃5。 フィードバックをリクエストする
同僚や上司からビジネスコミュニケーションに関するフィードバックを受け取ります。 たとえば、仕事が進むにつれて、人前で話す、代表者としてのスキル、プレゼンテーションのスキルなどの分野を向上させるためのアイデアを活用してください。 優れた企業コミュニケーターの職場を観察して、改善が必要だと思われる才能の特定の要素を改善する方法についての洞察を獲得します。
ビジネスコミュニケーションの学位を取得すると何ができますか?
いくつかの大学は、コミュニケーションを専門とするビジネス学位プログラムを提供しています。 企業や組織がその目的や商品を宣伝するのに役立つコミュニケーションスキルや戦術を採用することに興味のある学生は、これらのプログラムに興味を持つかもしれません。 この分野のより専門的な仕事について学ぶために読み続けてください。
ビジネスコミュニケーション学位プログラム
ビジネスコミュニケーション学位プログラムでは、学生に優れたライティング、スピーキング、および情報技術スキルを身に付ける必要があります。 卒業生はその能力をさまざまなキャリアで活用できます。 企業内の従業員と雇用主の間で情報を転送したり、企業の目標を一般に発表したり、企業と顧客の間で情報を伝達したりできる必要があります。
これらのビジネスコミュニケーションスクールの卒業生は、広報、広告、マーケティング以外の分野で働くこともできます。 国際ビジネスコミュニケーター協会 (IABC) によると、ビジネス コミュニケーションの学位取得者は、プロジェクトの期限に間に合うように組織化し、企業の商品の利点を一般の人々に伝え、市場の仕組みを理解することに熟練しています。 これらすべての能力により、スピーチライターやバイヤーなどの専門的なキャリアを追求しなくても、コンサルタントになることができます。
中小企業向けコミュニケーション ソリューション
顧客の約 95% は、自社のコミュニケーションを改善できると考えています。 自社のコミュニケーションが優れていると考えている企業はわずか 26% です。 当然のことながら、これは大きな問題です。 簡単に言えば、あなたまたはあなたのスタッフが効果的にコミュニケーションをとらなければ、顧客を失うことになります。 これは、最終的に収益に直接的な影響を及ぼします。
幸いなことに、コミュニケーションの効率と効果を向上させるために利用できるツールが数多くあります。 ここでは、利用できる最高のビジネス コミュニケーション ソリューションをいくつか紹介します。
#1. アルタテル
信頼性の高い VoIP 電話システムは、成功し拡大する組織のバックボーンです。 ここでULTATELが活躍します。 そのクラウドベースの電話システムは、チームや顧客とのコミュニケーション方法を統合します。
このシステムは安価で、99.999% の稼働率が保証されており、迅速かつ低コストで拡張できます。 その結果、成長する企業を効果的にサポートできます。 ビデオ会議、自動応答、電子メールへのボイスメール、統合、その他の機能も利用できます。
＃2。 RingCentral
RingCentral は、チャット、ビデオ通話、電話システムを XNUMX つのツールに統合する多数のソリューションを提供します。 アプリの統合、ビデオ会議、音声通話などの機能を企業が利用できます。 また、信頼性を確保するために稼働時間保証も提供します。
RingCentral は、企業の要求と予算に基づいて選択できる、さまざまな機能を備えた多数のオプションを提供します。
＃3。 ズーム
Zoom は最も人気のあるビデオ会議プラットフォームの 13 つで、世界中で毎月約 XNUMX 万人のアクティブ ユーザーがいます。 その利点をいくつか考えてみると、その理由が簡単にわかります。 たとえば、ビデオ会話中にファイルやドキュメントをすばやく簡単に共有できます。
このサイトには画面録画機能もあり、価格オプションの一部には無料の文字起こしが含まれています。 Zoom では、無料版を含む 40 つの異なるプランが提供されています。 無料プランには会議時間の制限が XNUMX 分など、いくつかの制限があることに注意してください。
#4. WebEx
300 億人を超えるユーザーを抱える Cisco の WebEx は、特に Zoom の過去のセキュリティ問題を考慮すると、音声会議の代替手段となる可能性があります。 画面共有、電話およびビデオ通話、暗号化、統合、その他のクロスプラットフォーム機能が利用可能です。
WebEx では、さまざまな予算やニーズに対応できる 50 つの価格レベルを提供しています。 無料の料金プランもありますが、ユーザーは XNUMX 名、会議時間は XNUMX 分に制限されます。
＃5。 Google Meet
ハングアウトとチャットを置き換えるために、Google はビデオ会議ツールである Google Meet を構築しました。 Google の製品スイートと密接に接続されているため、重要な通信機能が提供されます。 ビデオ会議、ビデオ通話、メッセージング、スケジュール設定などの機能が利用できます。
Meet の基本バージョンは無料で、Google Workspace に登録すると、さらに機能が豊富なバージョンを入手できます。 このメンバーシップには、Google の他のアプリへのアップグレードが含まれます。
＃6。 スラック
Slack は、市場で最もよく知られたコラボレーションおよびコミュニケーション アプリケーションの XNUMX つです。 インスタント チャット メッセージング機能によりコミュニケーションが容易になります。 たとえば、チームが独自のトピック チャネルを開発できるようになり、より効率的なコミュニケーションが可能になります。 Slack は、検索可能なチャット履歴、ビデオ通話と音声通話、ファイル共有とストレージ、その他の機能も提供します。
このプラットフォームには、無料のものを含め、多くの価格帯があります。 無料プランではすべての機能が提供されるわけではありませんが、予算が限られている場合には素晴らしい出発点となることに注意してください。
＃7。 マイクロソフト チーム
業界に新規参入した Microsoft Teams が、Skype for Business サービスに取って代わりました。 このリストにある他の多くのプラットフォームと同様、Teams にはコラボレーションを容易にするためのさまざまな機能が含まれています。 ビデオ通話、チャット、メッセージング、ファイル共有、ストレージなどの機能が利用できます。
Microsoft は、無料の代替品を含む XNUMX つの異なる価格レベルを提供しています。 Teams のプレミアム Business Standard エディションには、Microsoft Office スイートのデスクトップ バージョンが含まれており、これは大きな利点です。
Teams には電話サービスを統合するオプションも含まれており、Teams アプリから直接電話をかけたり受けたりできるようになります。 このインターフェイスはダイレクト ルーティングとも呼ばれ、電話の発信者を電話会議に直接追加できます。 この機能は、ULTATEL のセッション ボーダー コントローラー (SBC) などの統合により可能になります。
#8. GoToウェビナー
GoToWebinar は、オンライン ウェビナー ソフトウェアとして最適です。 このプラットフォームは、ウェビナーを通じて製品を宣伝および販売したい企業専用に作成されました。
カスタマイズ可能な登録フォーム、電子メールによるリマインダー、スケジュール設定などの機能があります。 このツールの大きな利点の 3,000 つは、最大 XNUMX 人が参加するイベントを主催できることです。 他のほとんどのプラットフォームと同様に、予算や要件を満たすためにさまざまな価格レベルが用意されています。
#9. GoTo
GoTo は、チームのコミュニケーションをより円滑に進めるためのさまざまなソリューションを提供します。 多くの中小企業経営者は、GoTo Meeting が理想的なビデオ会議ソリューションであると考えるでしょう。 このクロスプラットフォーム ユーティリティには、クラウド録画、文字起こし、チャットとメッセージング、画面共有、さまざまなコネクタがすべて含まれています。
GoTo ミーティングには、さまざまな予算や要件に対応できる XNUMX つの価格レベルがあります。 無料のオプションはありませんが、プラットフォームには無料トライアルが提供されています。
＃10。 月曜日.com
Monday.com は、Slack と同様、どちらかというとプロジェクト管理アプリケーションです。 ただし、便利なコミュニケーション ツールとなる多くの特性があります。 その結果、あなたとあなたのチームはどこにいてもコミュニケーションをとることができます。 このプラットフォームでは、統合、ファイル ストレージ、自動化、コラボレーション ツールも利用できます。
Monday.com には XNUMX つの価格帯があり、そのうちの XNUMX つは無料です。 ただし、他の多くのプログラムと同様、無料版には必要な機能の一部がありません。
まとめ
正直に言うと、今日の中小企業にとって、優れたコミュニケーションは不可欠です。 実際、従業員の 86% が、職場でのコミュニケーションの欠如がオフィスの失敗の主な原因の XNUMX つであると考えています。 効果的なコミュニケーションにより、企業の生産性が向上し、顧客により良いサービスを提供できるようになります。 幸いなことに、これを支援するために利用できる小規模企業のコミュニケーション ソリューションが数多くあります。
- 電話会議サービス: 2023 年のトップベスト電話会議サービス
- デジタル スキルの学習: ナイジェリアでデジタル スキルを学習するメリット
- AndroidforBusinessで電話会議を行う方法
- 電話会議の方法: 簡単なガイドと手順
参考文献
