ステークホルダーエンゲージメント プロジェクトの成功を定義して達成するには、管理が重要です。 利害関係者のマッピングは、これを支援する重要なツールです。 この投稿では、利害関係者のマッピング例を使用して、プロセスを段階的に説明します。 重要なアクター、潜在的な妨害者、支持者、および時間の浪費者を特定するために、利害関係者の関心と影響に基づいて利害関係者を分類する方法を学習します。 この記事で概説されている手順に従うことで、プロジェクトに最も重要な人々、つまり利害関係者を巻き込むための確実な計画を立てることができます。
利害関係者とは何ですか？
利害関係者は、「プロジェクトに利害関係を持つすべての人」と定義できますが、これは少し広い範囲です。 より実用的な定義は、「プロジェクトを作成または台無しにすることができる人」です。
この一連のより具体的な利害関係者は、大きくXNUMXつのカテゴリに分類されます。
1）スポンサーは、多くの場合、必要なリソースを整理し、プロジェクトを完了するタスクに個人を割り当てることによってプロジェクトを立ち上げる人です。 スポンサーはプロジェクトの要件を管理し、それらの要件が変更された場合は、それに応じてプロジェクトを主導する必要があります。
2）プロジェクトチームは、プロジェクトの実施とプロジェクトの完了の確認を担当します。 プロジェクトチームは、プロジェクトの要件に対するソリューションの開発を担当します。
3）参照グループは、プロジェクトチームが最良の解決策に到達するために相談しなければならない人々で構成されます。 彼らは、ソリューションが適切に機能することを保証します。
4）ユーザーは、プロジェクトソリューションの恩恵を受ける多様な個人の集まりです。
ヒント： 参照グループおよびプロジェクトチームの一部のメンバーも、ユーザーとして分類される場合があります。 これはしばしば非常に賢い考えです。
利害関係者のマッピング：それは何ですか？
利害関係者のマッピングは、研究、討論、および議論の共同プロセスであり、多くの見解を利用して、利害関係者のスペクトル全体からの利害関係者の重要なリストを作成します。
マッピングはXNUMXつのステップに分けることができます。
1）識別： 関連するグループ、組織、および個人のリスト
2）分析： 利害関係者の視点と利益を理解する
3）マッピング： 目的と他の利害関係者の間のつながりを描写します。
4）優先順位付け 利害関係者の重要性をランク付けし、課題を特定する必要があります。
利害関係者マッピングツールの重要性
利害関係者はプロジェクトの成功に不可欠であるため、利害関係者のマッピングは非常に重要です。 通常、多くの利害関係者がいます。つまり、さまざまな期待があります。 プロジェクトへの影響力と関心をマッピングしないと、利害関係者とつながり、満足を維持するのに苦労するでしょう。
しかし、それは双方向の道です。 利害関係者との良好なコミュニケーションは、プロジェクトマネージャーにプロジェクトに関する非常に必要な情報を提供し、さまざまな点で彼らに利益をもたらします。 それは助けます リスク軽減 利害関係者の真のプロジェクト目標を決定します。
言い換えれば、利害関係者のマッピングは、 効果的なコミュニケーション戦略。 コミュニケーションがほとんどまたはまったくない場合、プロジェクトは失敗します。 コミュニケーションが良くなればなるほど、プロジェクトはスムーズに進み、利害関係者の要望を理解しやすくなります。
利害関係者のマッピングは、期待を管理するためのもうXNUMXつのツールです。 プロジェクトに対する利害関係者の視点をマッピングすることで、それらについて学ぶことができます。 その結果、プロジェクトが進行するにつれて、プロジェクトマネージャーはそれらの期待に段階的に対処し、プロジェクトに沿ったものにして、誰もが成果物に問題がないようにすることができます。
利害関係者のマッピング例
利害関係者マップは、プロジェクトの成功を誰がサポートまたは妨害できるかを示すことにより、周囲を評価するのに役立つことを目的としています。
上記のマッピング例は、利害関係者マップを作成するXNUMXつの方法を示しています。 この利害関係者マッピングの例は、利害関係者とその影響を表す多くの方法のXNUMXつにすぎないことに注意してください。
利害関係者のマップはさまざまな形や形式をとることができますが、常に次の情報を含める必要があります。
- それらの目的は迅速な意思決定ツールとして利用されることであるため、それらは読みやすいです。
- 重要な利害関係者を完全に理解することによってのみ有用な情報を提供できるため、包括的です。
- 多くの利害関係者は、そのタイプ、相互の利益、および影響力の量に応じてカテゴリに編成されています。
利害関係者とのコミュニケーションは、厳重に管理する、満足させる、情報を提供する、または単に監視するというXNUMXつの方法で管理できます。
利害関係者がかなりの影響力を持っているが、プロジェクトにそれほど関心がない場合、彼らは満足し続ける必要があります。つまり、定期的な更新が必要であり、彼らの意見は重要です。
影響力と関心の高い利害関係者を注意深く監視する必要があります。 これには、「満足し続ける」カテゴリのグループよりも頻繁に彼らと会うことが必要であり、彼らのフィードバックも意思決定に不可欠です。
あなたの消費者基盤は、影響力はほとんどないが好奇心の強い人々で構成されています。 彼らも進捗状況の更新を必要としますが、「綿密に管理」して「満足し続ける」グループほど頻繁ではありません。 力と関心がほとんどない人は監視が必要ですが、おそらくプロジェクトの主要なマイルストーンについてのみ通知されるべきです。
利害関係者マップの作成方法
利害関係者マップを作成し、利害関係者マッピングプロセスを開始する準備ができたら、次のXNUMXつの手順を実行します。
＃1。 利害関係者を決定する
プロジェクトには多数の利害関係者がいる場合があります。 作成するリストは、組織、プロジェクトの影響、およびその目的に沿ったものになります。 つまり、プロジェクト全体でリストを修正する必要があるかもしれません。
＃2。 利害関係者を調べる
次のステップでは、かなりの調査が必要です。 これにより、それらがプロジェクトにどの程度関連しているか、およびそれらがどのような視点をもたらすかを判断できます。 彼らがいる利害関係者のタイプ、彼らがプロジェクトに与える可能性のある金額、およびそうすることにおける彼らの正当性を定義します。 彼らは喜んで参加しますか？ 彼らはプロジェクトにどの程度の発言と関与をしていますか？
＃3。 マップ上の参加者
これは、ボックスを設計してXNUMXつのセクションに分割する段階であり、y軸は低（下）から高（上）（上）までの効果のレベルを測定します。 関心のある量をx軸に、低（左）から高（右）（右）にマップします。 利害関係者のリストと分析結果を使用して、利害関係者と分析結果をXNUMXつの軸にプロットします。
＃4。 利害関係者を優先する必要があります。
利害関係者を特定し、分析し、マップ上にプロットしたので、プロジェクト全体で利害関係者とどのようにやり取りするかを計画することができます。 それらがマップ上のどこに着地するかに応じて、それらを厳密に制御するか、単に監視します。 これは、利害関係者のコミュニケーション戦略と全体的な利害関係者の管理を開発するための最初のステップです。
利害関係者マッピングのベストプラクティス
すべての利害関係者についてできるだけ多くの情報を入手できれば有利です。 あなたは彼らが誰であるか、そして彼らがどのようにコミュニケーションすることを好むかについて興味があります。 更新をテキストで送信するだけの場合もあれば、対面でのプレゼンテーションや電話での会話を好む場合もあります。 彼らが好むコミュニケーションの方法と彼らに最適な頻度を決定します。
＃1。 心を開いてください
利害関係者間の文化的または言語的多様性を理解することは、利害関係者マッピングのもうXNUMXつの要素です。 彼らがあなたの母国語を話さない場合、あなたはあなたのメッセージを修正する必要があるでしょう。 包括的であり、ある利害関係者にとって良いことは別の利害関係者にとって悪いこともあることを理解することが重要です。
＃2。 効果的なコミュニケーション
あなたのコミュニケーションの内容は明確でなければなりません。 あなたは専門用語を避け、事実を提供することを目指しています。 話すときは、率直かつ正直になり、何が確実で何がそうでないかを追跡します。 利害関係者のコメントを受け入れ、それらがあなたの決定にどのように影響するかを理解してください。
＃3。 オープンで誠実であること。
情報、特にひどいニュースを決して差し控えないでください。 早く入手すればするほど、利害関係者の期待に迅速に対応し、利害関係者の懸念に答えることができるようになります。
＃4。 引き続きご利用いただけます
最後に、コミュニケーションのオープンチャネルを維持します。 利害関係者との連絡を維持するだけでなく、必要に応じて利害関係者があなたに連絡できるメカニズムを提供します。 彼らが言わなければならないことに耳を傾け、彼らとコミュニケーションを取り、彼らがそうするときあなた自身の質問を提供してください。 コミュニケーションは情報交換です。
利害関係者のマッピングのプロセスは結果と同じくらい重要であり、プロセスの品質は関係者の理解に強く依存しています。
利害関係者のマッピングにより、イニシアチブをスムーズに実行できます。
無視する 利害関係者の管理 将来の障害や挫折につながる可能性があるため、利害関係者のマッピングは、各プロジェクトマネージャーのツールボックスに不可欠なツールである必要があります。
プロジェクトの成功は、あらゆるバックグラウンドの利害関係者との関わりと協力にかかっています。 彼らの動機を理解し、を使用してそれらをさまざまなカテゴリに分類します パワー/インタレストマトリックス 利害関係者のマップは、作業が順調に進んでいることを確認するのに大いに役立ちます。
利害関係者のマッピングに関するFAQ
利害関係者マッピングツールとは何ですか？
一般に、利害関係者マッピングは、利害関係者の分析で使用されるツールであり、権力と関心に基づいて人々を分類します。
利害関係者の関与モデルとは何ですか？
利害関係者の関与とは、利害関係者に影響を与えることを目的としたイニシアチブの体系的な特定、分析、計画、および実行を指します。
