利害関係者を効果的に管理していますか？ しかし、最初に、すべての利害関係者が誰であるかを知っていますか？ プロジェクトの半分を完了した後、特定の基準を逃したことに気づいたことがありますか？ これは、影響力のある個人が本来あるべきほど関与していなかったという要件であった可能性があります。 最新の世論調査によると、回答者のわずか36％が、利害関係者と主要メンバーがプロジェクトの目標と利点に完全にコミットしていると確信していました。 上記のような厄介な状況に陥らないように幸運に恵まれていない限り、このような状況の発生を防ぐことを回避する機会がここにあります。 この投稿では、プロジェクトの利害関係者の管理を計画する方法を学びます。
利害関係者は誰ですか？
利害関係者管理の重要性を理解したところで、利害関係者管理の基本、つまり誰が利害関係者であるかから始めましょう。
利害関係者とは、会社に関心があり、会社に影響を与えたり、影響を受けたりする可能性のある人のことです。 投資家、従業員、顧客、およびサプライヤーは、通常の企業の主要な利害関係者です。 しかし、企業の社会的責任がますます勢いを増しているため、この概念は、コミュニティ、政府、業界団体など、他のいくつかのものを含むように拡大しています。
利害関係者とは、プロジェクトの影響を受ける人のことです。 利害関係者は、大きく「内部利害関係者」と「外部利害関係者」に分類されます。
内部の利害関係者は、あなたの会社で働く人々です。 これには、プロジェクトスポンサー、プロジェクトオーナー、プロジェクトチーム、およびプロジェクトの成果に貢献したり、プロジェクトの成果から利益を得たりする人やグループが含まれます。 また、イニシアチブの結果として悪影響を受ける可能性のある人々も含まれます。 たとえば、一部の労働者は、自動化の結果として再スキルを必要とする場合や、転居する場合があります。
外部の利害関係者とは、組織の一部ではない利害関係者です。 これらには、ベンダー、顧客、株主、政府、監査人などが含まれる可能性があります。
あなたに行くことができます 以前の投稿で、利害関係者の分析について詳しく知る そしてあなたの主要な影響力者を知る方法。
プロジェクトの利害関係者の管理とは何ですか？
利害関係者とその期待を管理することが重要です。 その結果、利害関係者の管理はプロジェクト管理の重要なコンポーネントです。 すべてのプロジェクトの利害関係者を特定する必要があります。 小規模なプロジェクトには少数の利害関係者がいる可能性がありますが、大規模なプロジェクトには膨大な数の利害関係者がいる可能性があります。
すべての利害関係者が平等に扱われるとは限りません。 それぞれに独自の基準と期待があります。 結果として、各利害関係者を特定することが重要です。 これにより、利害関係者が見落とされないことが保証されます。 次の段階は、利害関係者が適切に関与できるように、利害関係者を分類することです。 これらの両方を適切に配置している場合、重要なニーズを見落とす可能性は低くなります。
プロジェクトの利害関係者管理には、利害関係者を特定し、その影響と期待を分析することが含まれます。 はい、その力のために、プロジェクトの結果に影響を与える可能性があります。 その結果、利害関係者と協力してプロジェクトを実行するための許容可能な戦略を考案する必要があります。 各利害関係者は、適切な量のコミュニケーションを必要とします。 プロジェクトの利害関係者の管理について詳しく説明する前に、コミュニケーションについて見てみましょう。
コミュニケーション管理
Project Communications Managementは、プロジェクト情報がタイムリーかつ適切な方法で計画、作成、収集、配布、保存、取得、制御、および監視されることを保証します。 コミュニケーションには、多くの場合、調査しなければならない多くの側面があります。
- 内部（プロジェクト内）および外部（企業内）（ベンダー、顧客、その他のプロジェクト、および組織）
- 公式（議事録、レポート、およびブリーフィング）および非公式（会議）（メモ、電子メール、臨時のディスカッション）
- 水平（組織内のマネージャーと部下の間）および水平（これは同僚の間）
- 非公式（年次報告書、ニュースレター）および公式（年次報告書、ニュースレター）（オフレコの通信）
- 口頭および書面–口頭（声の抑揚を含む）および非言語（ボディーランゲージ）
これで、利害関係者の管理にとってコミュニケーションが重要である理由を理解する必要があります。 コミュニケーション能力には以下が含まれますが、これらに限定されません。
- 細心の注意を払い、効率的に聞く
- 概念やイベントを精査して質問し、理解を深めます
- 情報を裏付けまたは特定するための事実の入手
- 事前に期待値を設定して管理する
- チームの知識は、トレーニングを通じて増やす必要があります。
- グループ、個人、または組織に何かをするように説得する。
- 他の人に安心と励ましを提供するように動機付ける
- 次のステップの要約、要約、および決定
- コーチングは、パフォーマンスを向上させ、目標を達成するのに役立ちます。
- 相互に有益な取引の交渉
- 有害な結果を回避するための問題の解決
利害関係者の管理計画または戦略を作成する方法
これらのXNUMXつの段階に従って、利害関係者管理計画のすべての拠点がカバーされ、今学んだすべての教訓を要約して実施します。
＃1。 利害関係者のリストを作成します。
利害関係者を知ることは、強力な利害関係者管理戦略を開発するための最初のステップです。
＃2。 利害関係者の優先順位を決定する
どの利害関係者がプロジェクトに最も影響を与えるか、そしていつ彼らの影響力が減少または増加するかに注意してください。
＃3。 利害関係者へのインタビューを実施する
新しい利害関係者と協力することは、最初は困難な場合があります。一部の利害関係者は、他の利害関係者よりも管理が困難です。 プロジェクトによっては、組織外からの個性や要求の声が多く、社内からも目的が競合する声が多くなります。 それで、ここに物事を片付けるために尋ねるいくつかのサンプルの利害関係者インタビュー質問があります：
- このプロジェクトに興味を持ったきっかけは何ですか？
- このプロジェクトに期待することは何ですか？
- どの成果物があなたの好奇心を最も刺激しますか？
- このプロジェクトに参加したきっかけは何ですか？
- チームがある場合、チームに何を期待しますか？
- なぜこのプロジェクトについて楽観的ですか？
- このプロジェクトは、立ち上げ後に何が変わると思いますか？
- このプロジェクトはどれくらい早く完了すると思いますか？
- なぜこのプロジェクトを心配しているのですか？
- 対面の会議、電話、または電子メールのどちらが好きですか？
＃4。 マトリックスを作成する
調査結果を分類するための象限の単純なモックアップにより、関心が高く優先度の高いものと、関心が低く優先度の低いものを区別できます。 また、真ん中のすべてのものを並べ替えるのにも役立ちます。
＃5。 期待を確立し、管理する
各重要な利害関係者が関与する段階と、コメントの期限を明確に定義します。 彼らが単独でまたはグループ設定でフィードバックを提供できるように、彼らがあなたをすぐに見つけることができるオフィスアワーのスケジュールを含めてください。 いつものように、プロジェクトのすべての段階で実用的で、透明性があり、正直である必要があります。利害関係者はそれに気づき、感謝します。
プロジェクトの利害関係者管理計画の重要性は何ですか？
プロジェクトの成功には、利害関係者が不可欠です。 彼らはイニシアチブを信じており、それに時間、お金、そしてリソースを費やしています。 したがって、適切な利害関係者の管理計画がなければ、彼らは物事を信じられないほど不器用にする可能性があり、その過程で多くの官僚的形式主義が発生します。
コミュニケーションの利点
利害関係者の管理計画は、広報の観点からも重要です。 これを考慮してください。利害関係者は孤立して作業しません。 そのため、他のリソースや利害関係者からプロジェクト開発について学びます。
彼らの利益が保護されていること、そして悪い知らせを受けた不満を持った利害関係者の畝のある眉に気づかないことが重要です。 コミュニケーションのオープンチャネルを維持することは、強力な利害関係者管理戦略を開発する上で最も重要なステップです。
利害関係者の管理戦略を持たないことの危険性
利害関係者は、もう一度、世界を一周させます。 彼らはあなたの投資家、消費者、隣人、そして製造業者です。 彼らはあなたの最強の支持者であるか、イニシアチブを失速させる可能性があります。
利害関係者は通常、複数のチャネルにわたる複数の主要な連絡先に関与するため、効果的かつ効率的にそれらと通信することが重要です。 事前にインタビューしたり、優先度や関心を評価したりせずに、優先度が低く関心が低い利害関係者の要件を検証しようとして、自分で車輪を回して、優先度の高い関係者にプロセスに不満を感じさせることができます。
さらに悪いことに、あなたは次のプロジェクトで現金の不足やひどい顧客体験のためにあなたのビジネスを準備しているかもしれません。 組織をリソース、現金、または時間の不足にさらさないでください。
困難な利害関係者を管理する方法
やりがいのある利害関係者に対処しなければならないとき、あなたは何をしますか？ どんなに頑固に見えても、人間関係を改善する方法はいくつかあります。 ここにあなたが彼らの承認を得るのを助けるためのXNUMXつの指針があります：
戦闘は慎重に選択するのが最善です。そうしないと、常に戦争状態になります。 利害関係者と取引するとき、あなたが意見を異にする場合がありますが、それらはごくわずかであり、その間にあります。 代わりに、小さな要求に屈服してください。 利害関係者には権限があり、その階層構造を認識する必要があります。 信頼の種を蒔きながら、心の痛みを軽減します。 信じられないかもしれませんが、あなたの利害関係者はあなたを尊重し、ある程度、あなたと議論することを控えます。
＃2。 否定的な感情を取り除く
過度に感情的になるのは簡単です。 喧嘩として始まるものは、すぐに怒りと憎しみの嵐にエスカレートします。 専門家は子供のような気性のタントラムを持っていません。 さらに、子供たちは悪い感情に固執しません。 それは私たちが学ぶことができることです。 怒っているのは間違いではありません。 それにもかかわらず、その否定性に屈服し、さらに悪いことに、火を燃やし続けることは問題です。 それは、プロジェクト全体だけでなく、利害関係者との関係を損なうだけです。
＃3。 彼らの否定性を認識する
共感は、思いやりのある関係を築く上で重要な部分です。 共感とは、他者の感情を理解して体験する能力であり、すべての利害関係者の管理計画に組み込む必要があります。 あなたが一歩下がって、彼らが感じていることを認め、そしてそれを軽減しようと試みることができれば、あなたは悟りと成功した努力への道を歩むでしょう。
＃4。 アドバイスを求めて受け入れる
困難な利害関係者は、多くの場合、原因のために困難です。 もちろん、やりがいのある性格の人もいますが、聞いたことのない人もいるので、このように行動している人もいます。 また、誰もあなたの言うことを聞いていないと信じていたら、どう反応するか考えてみてください。 その結果、動かず、落ち着いて、オープンになるようにしてください。 彼らが言わなければならないことを聞いて、彼らのアドバイスを求めさえしてください。 これは心理的なアプローチであるだけでなく、プロジェクト管理のための実用的なアプローチでもあります。
＃5。 機知に富み、誠実であること。
時折、論争の正当な理由があります。 このようなことがプロジェクトで発生した場合、敷物の下でそれらをブラッシングすることはできません。 利害関係者の品質基準を満たしながら、プロジェクトを成功させるのはあなたの責任です。 彼らが彼らの最善の利益に反して行動していることに気付いた場合、介入することもあなたの責任です。 しかし、あなたの主張を理解するには、正直で礼儀正しい必要があります。 誰も彼らが間違っていると言われたくないので、それを別の言い方で表現する方法を見つけてください。あるいは、もっと良いことに、正しいことと間違っていることについてはまったく話さないでください。プロジェクトとその要件について話してください。
＃6。 彼らを幸せにする
それらをバターアップすることも役立ちます。 あなたは不誠実なものとして出くわしたくはありませんが、あなたがあなたの利害関係者を気持ちよくさせることができれば、彼らがあなたのためにしないことは事実上何もありません。 最もタフな人でさえ彼らの調子を変えるでしょう。 もちろん、お世辞を言うのではなく、まともな仕事をしてください。 それがあなたの利害関係者の心があり、それがあなたが彼らを満足させる方法です。
＃7。 コミュニケーションをパーソナライズ
すべての利害関係者が平等に作成されているわけではありません。 あなたはあなたの利害関係者に精通している必要があります。 プロジェクトの開始時に彼らが誰であるかを確立するのと同じように、最適なコミュニケーション戦略が何であるかを理解する必要があります。 これは、テキストメッセージ、電子メール、電話での会話、または対面の会議を好む場合などに役立ちます。 しかし、それは心理的でもあります。 一部の人々はあなたに彼らのエゴを少し高めて欲しいかもしれません、しかし他の人々はそれが偽物であると思うかもしれません、そしてそれはあなたに裏目に出るでしょう。 利害関係者の要件と個性を理解し、それらにメッセージを送ることをパーソナライズします。
まとめ
利害関係者の管理には多くの利点があります。 これは不可欠であり、定期的に実行する必要があります。 だから、それについて二度と考えることはありません。 プロジェクトの利害関係者との関係をどのように処理しますか？ 重要なのは、すべての利害関係者を特定し、定期的に彼らの関与を監視することです。
XNUMX番目の部分も重要です。 プロジェクトが始まると、マネージャーはこれを見落としがちです。 関連するすべての利害関係者を含むプロジェクトチームを編成します。 ご存知のように、それらはすべて、プロジェクトの成功を確実にするための経験と価値を提供します。 ですから、あなたのプロジェクトでの利害関係者の管理が成功することを祈っています。
利害関係者管理に関するFAQ
利害関係者のコミュニケーション計画には何を含める必要がありますか？
利害関係者とのコミュニケーション計画は通常、管理計画の情報と調査結果に応じて作成されます。 メッセージを受信する必要のある重要な利害関係者のリスト、およびタイプ、頻度、詳細を含める必要があります。
なぜあなたは利害関係者とコミュニケーションをとる必要があるのですか？
クライアントまたは利害関係者と効果的にコミュニケーションをとることにより、クライアントまたは利害関係者の目的と全体的な目標についてのより良い知識を得ることができます。 これにより、目標を達成するためにどのように支援するかを分析および変更できます。
従業員の利害関係者はどうですか？
従業員は最も重要な内部の利害関係者です。 従業員はビジネスに多額の財政的および時間的投資を行い、会社の戦略、戦術、および運用において重要な役割を果たします。
