プロジェクトマネージャーは、予算の管理とタイムラインの追跡に日々を費やし、主にプロジェクトを可能な限り迅速かつ安価に完了することに重点を置いています。 プロジェクトマネージャーがプロジェクトのスケジュールと予算に頻繁に関心を持っていることは事実ですが、真に優れたプロジェクトマネージャーは他の問題も考慮します。 コミュニケーション管理、リスク管理、および利害関係者の関与はすべて、作業の重要な側面です。 このXNUMX番目のポイントである利害関係者の関与は、特に初心者のプロジェクトマネージャーが見逃すことがよくあります。 彼らは、プロジェクトの成功または失敗に対して利害関係者が持つ力を常に評価しているわけではありません。 そのため、以下では、利害関係者の関与計画を見て、戦略の構成要素について説明し、初めて計画を作成するために実行できる手順を説明します。 また、利害関係者の関与戦略を効果的に管理する方法についても学びます。
利害関係者の関与戦略とは何ですか？
特定の組織的行動は、多くの異なる利害関係者グループに影響を与え、関心を持たせるでしょう。
たとえば、評議会が地元の戦争兵士を称える記念碑を作りたい場合、彼らはその考えについて親戚と話し合うことができます。 また、地元の彫刻家とデザインについて協力し、その紹介を宣伝するためにメディアに通知することもできます。
ただし、すべての利害関係者グループは平等ではありません。 定期的に変更を最新の状態に保つ必要がある場合があります。 他の人のために、あなたは時々連絡を取り続ける必要があります。
利害関係者の関与戦略は、各グループと通信する必要がある頻度と、各グループに採用するテクノロジーを決定するのに役立ちます。
なぜステークホルダーエンゲージメント戦略が必要なのですか？
業界によっては、適切な利害関係者の関与により、より多くの顧客、より適切に策定されたポリシー、適切に管理されたプロジェクト、イノベーションなどがもたらされる可能性があります。
ステークホルダーエンゲージメントプランとは何ですか？
利害関係者の関与計画は、特定の一連の作業の主要なプロジェクト計画と一緒に頻繁に作成される補助的な文書です。 これは、プロジェクトの開始前に作成される文書です。 ファイルに保存され、プロジェクト全体で必要なときに変更できます。 したがって、その目標は、プロジェクトの主要な利害関係者を特定し、プロジェクトチームがそれらの利害関係者と対話および通信する方法の手法とアプローチを説明することです。
「利害関係者の関与とは、プロジェクトの結果にプラスまたはマイナスの影響を及ぼし、影響を与える可能性のある主要人物とのコミュニケーション、コラボレーション、および接続を成功させる方法を理解することです。」
情報源： ティムミルズ
利害関係者の関与計画の重要性
すべてのプロジェクトには利害関係者がいます。 これらは、プロジェクトの成功に個人的および専門的な利害関係を持つ、一般的に管理職の人たちです。
利害関係者は、プロジェクトの進行に大きな影響を与える可能性があります。 彼らはプロジェクトを承認し、リソースを提供します。 また、プロジェクトが期待または意図した結果を達成していないと信じている場合は、プロジェクトを完全に延期または終了することもできます。 プロジェクトチームは、これらの期待を管理する方法を指定する必要があります。 これは、すべての利害関係者がさまざまな程度で関与し、プロジェクトに対する独自の動機または期待を持っている可能性があるためです。
「プライマリクライアントとのコミュニケーションは、プロジェクトチームとのコミュニケーションとは異なります。プロジェクトチームは、プロジェクトを効果的に実行するために何をする必要があるかについてより懸念している可能性があります」とMills氏は説明します。 利害関係者の関与計画により、プロジェクトマネージャーは、期待、決定、リスク/問題、およびプロジェクトの進捗情報が、最も効率的かつ効果的なレベルの情報とともに適切な人に適切なタイミングで提供されるようにするための体系的なアプローチを開発できます。
また、 利害関係者の管理計画と戦略
利害関係者の関与計画には何が入りますか？
利害関係者の関与計画には、次のXNUMXつのセクションがあります。
＃1。 利害関係者の特定
このセクションでは、プロジェクトのすべての利害関係者を名前で識別します。 少なくとも、このセクションでは、プロジェクトに関連するタスクと責任について説明します。 ただし、状況によってはかなり徹底的になる場合があります。
包括的な利害関係者の関与計画では、権力、影響力、関係（内部または外部）、またはプロジェクトマネージャーがコミュニケーションの管理に役立つと思われるその他のカテゴリによって利害関係者を分類します。
＃2。 利害関係者と対話する意図
次のセクションでは、プロジェクトチームが、計画の最初のセクションで定義された利害関係者とどのように対話し、関与するかを特定します。 ミルズによれば、これはしばしば各利害関係者のより詳細な評価を必要とし、それは計画の残りの部分に通知するために使用されます。
たとえば、認識されたエンゲージメントの程度に基づいて、利害関係者を評価できます。 彼らはプロジェクトを認識していて、抵抗力があり、中立で、支援しているか、または担当していますか？ この知識は、プロジェクトマネージャーが、プロジェクトの本質的な懸念についての認識を高めたり、プロジェクトの成功をより支援するように促したりする方法で、利害関係者を関与させる方法を考案するのに役立ちます。
＃3。 利害関係者の関与活動
計画の最後のセクションは、基本的に、プロジェクトチームが利害関係者とコミュニケーションを取り、彼らの期待を管理し、プロジェクトへの関与を維持するために行う多くの活動の要約です。 これには、事前に計画された利害関係者との会議や重要なレポートなどのアクションが含まれます。
さらに、既知のエンゲージメントアクティビティの概要を把握することで、プロジェクトマネージャーとチームは、利害関係者の変化する要求を迅速に認識して対応することができます。
ペーパーのこのセクションでは、電子メール、定期的な会議、電話会議など、プロジェクト全体で利用されるコミュニケーションの種類と、各コミュニケーションの形式が最も適している人についても詳しく説明します。
利害関係者の関与計画を立てる方法
＃1。 プロジェクトの利害関係者の一部となるのは誰かを決定します。
利害関係者の関与計画を作成する最初の段階は、誰を含めるべきかを明確に定義することです。 このリストを編集するために使用できる戦略は多数ありますが、XNUMXつの特定の戦術から始めることを提案します。
まず、プロジェクトのスポンサー（プロジェクトの成功の責任者）とXNUMX対XNUMXで会います。 このディスカッションを使用して、プロジェクトの期待と、定義された計画で発生する可能性のあるリスクや問題を明示的に定義します。
第二に、あなたは以前の同様のプロジェクトを見て、それをあなた自身のものと比較することによってまともなスタートを切ることができます。 次のような要因を考慮してください。
- プロジェクトの利害関係者は誰でしたか？
- それらはこれの一部である必要がありますか？
- そうでない場合、誰が彼らのカウンターパートになるべきですか？
- 元のプロジェクトから除外された、このプロジェクトの一部であると思われる人はいますか？
最後に、プロジェクトに影響を与える可能性のある人々を視覚的に表現したマインドマップが作成されます。
＃2。 各利害関係者と対話するための効果的な方法を作成して実装します。
利害関係者のリストが手元にあれば、特定した各人とどのようにコミュニケーションを取り、対話するかを計画することができます。 プロジェクトへの関与のレベルだけでなく、特定のコミュニケーションの好みを考慮して、各個人に合わせてこの計画を変更する必要があります。
各利害関係者を評価するときは、次の領域を評価してください。
- 彼らがすでにプロジェクトについて知っていること
- 彼らが知っておくべきこと
- プロジェクトに影響を与えるまたは影響を与える彼らの能力
- アイデアに対する彼らの熱意は明白です。
＃3。 あなたの仕事の記録を保管してください。
利害関係者の関与計画を作成する最後のステップは、取り組みを文書化して形式化することです。 この時点で、ドキュメントをプロジェクトチーム全体に配布して、収集されたデータを全員が検証および変更したり、直前の調整や追加を評価したりできるようにします。
利害関係者の関与を管理するためにどのような戦略を使用していますか？
一方、利害関係者の関与戦略を作成することは非常に簡単ですが、それを管理することはより困難です。
利害関係者の関与戦略を管理する方法の全体的な手順を見てみましょう。
＃1。 利害関係者を調べます。
すべての利害関係者が誰であるかを知っていると思い込まないでください。 常に確認してください。 Cambridge Dictionaries Onlineは、利害関係者を次のように定義しています。
「従業員、消費者、市民など、組織、社会、またはその他のエンティティに関連付けられているため、組織に対する責任と成功への関心を持っている人。」
この基準を使用して、内部と外部の両方の利害関係者を迅速に特定できます。 次のステップは、これらの利害関係者をXNUMXつのグループに分類することです。
- 低い関心と影響力： 関心や影響力がほとんどない人には、常に情報を提供する必要があります。
- 関心が高く、影響が少ない： これらはあなたが関与し、相談すべき人々です。
- 低関心と高影響： 関心はほとんどないが力は大きい強力な利害関係者を関与させる必要があります。
- 高い関心、高い影響力： コラボレーションが必要なパートナー
これにより、各グループと関わり、コミュニケーションをとるための最も効果的な戦略を特定できます。 戦略の管理を支援するために、NHSコミッショニンググループの優先順位に基づいて、このような単純な利害関係者エンゲージメント戦略マトリックスを作成できます。
＃2。 目標を定義します。
利害関係者の関与を効果的に管理するには、明確な目的が不可欠です。 明確な目標を念頭に置くと、エンゲージメントプロセスは関係するすべての人にとってより適切になります。
利害関係者の関与を通じて到達する必要のある結果は、業界や特定のビジネスによって異なります。 たとえば、公共部門の一般的な目的は次のとおりです。
- ポリシーの策定
- 共有サービスの作成
- 観光業の成長
- 環境保護への取り組み
- カリキュラムの作成
- ヘルスケアのためのキャンペーン
- 犯罪を減らすためのイニシアチブ
同様に、小売業で働く場合は、次の目的で利害関係者と会うことをお勧めします。
- アイテムを作成する
- 特別オファーを作成します。
- 価格戦略を策定します。
- 新しい小売店を作成します。
- サービスレベルを向上させる
- 小売店のインテリアデザイン
明確な目的を念頭に置いて、マトリックスを使用して、関連する利害関係者を特定し、彼らがどれほど活発で影響力があるかに応じて、最も適切な方法で関与を管理できます。
＃3。 利用可能なツールを特定の利害関係者に合わせます。
利害関係者を特定して目標を設定したら、情報提供、コンサルティング、またはコラボレーションのための最高のツールを見つけるときが来ました。
利害関係者のコラボレーションのためのデジタルツールの選択に関しては、以下のようなマップを作成し、それを元のマトリックスに重ねることを提案します。 紙のアンケート、情報ロードショー、対面会議、新聞広告などの従来の利害関係者エンゲージメントツールも同じように使用できます。
＃4。 仕事に最適な方法とテクノロジーを選択してください。
デジタルまたは従来のエンゲージメントツールのマトリックスを初めて構築するのは恐ろしいことです。 さまざまな手順やテクノロジーに投資する必要があるように思われるかもしれませんが、これには費用と時間がかかり、非効率的です。
さらに、用途の広いオンラインコラボレーションパッケージに投資することで、大規模に考え、小規模から始めることができ、新しいプロジェクトが出現したときに、利害関係者の関与計画の範囲が広がります。
戦略エンゲージメントに関するFAQ
利害関係者の関与のXNUMXつのレベルは何ですか？
利害関係者は、「気づいていない」、「抵抗力がある」、「中立」、「支援的」、「主導的」のXNUMXつの関与度のいずれかに分類できます。 各利害関係者の現在の関与レベルを評価し、すべての利害関係者がプロジェクトを支援するようになることを確認することが重要です。
利害関係者の関与の目的は何ですか？
利害関係者の関与は、組織が利害関係者とコミュニケーションを取り、その利害関係者について学ぶプロセスです。 企業は、人々が望むときに何を望んでいるか、彼らがどのように関与しているか、そして企業の計画や活動が彼らを知ることによって彼らの目標にどのように影響するかをよりよく理解するかもしれません。
利害関係者の関与計画はどのように見えますか？
利害関係者の関与計画には、利害関係者を含む利害関係者が含まれ、その力と影響力を強調し、利害関係者の関与を実行するために利用される方法を定義します。
