ビジネス運営を改善する場合、プロセス改善 (PI) は不可欠なツールです。 これにより、タスクが効率的に完了し、顧客の満足度と価値が最高レベルに達することが保証されます。 しかし、プロセス改善とは正確には何で、さまざまな種類のアプローチがあり、実装する際には何を考慮する必要があるのでしょうか? この記事では、継続的なプロセス改善の定義、種類、方法論を検討し、プロセスを改善する際に考慮すべき重要な考慮事項を提供します。
プロセス改善とは何ですか?
プロセス改善とは、組織内の既存のプロセスを分析し、それらのプロセスのパフォーマンス、効率、または信頼性を向上させるために設計された変更を行う実践です。 それには、プロセスをより良い方向に変える方法を研究し、戦略を立てることが含まれます。 これには、効率を高めるためのプロセスの再設計、プロセスの出力の品質の向上、またはプロセスをより良くするために設計されたその他の変更が含まれます。
プロセス改善には、ビジネス プロセス改善 (BPI)、ビジネス プロセス管理 (BPM)、ビジネス プロセス リエンジニアリング、継続的改善プロセス (CIP) など、さまざまな名前が付けられています。 さらに、名前に関係なく、それらはすべて、ミスを排除し、無駄を削減し、生産性を高め、効率を向上させることを目的としています。
プロセス改善のメリット
全体的な管理システムの一部としてプロセス改善手法を導入すると、プロセスの問題点を特定して対処する方法が得られます。
これらの問題の結果、カスタマー エクスペリエンス、社内生産、またはその他のビジネス目標が損なわれる可能性があります。 チームの時間とビジネスの資金は両方とも、壊れたプロセスや非効率なプロセスによって無駄になる可能性があります。 PI テクニックを導入することで、常に問題を検索して修正できるようになります。
さらに、 プロセスリエンジニアリング、ビジネス プロセス管理、継続的な改善プロセスなどは、PI が呼ばれる名前の一部です。
プロセス改善にはどのような種類がありますか?
企業は PI アプローチを使用して内部ワークフローを強化し、顧客サービスと製品の品質を向上させ、請求サイクルを短縮し、納期を短縮します。 PI プロジェクトは、その目的に基づいて次のタイプに分類されます。
#1. コスト削減
主要なビジネス プロセスを再編成することは、プロセスを合理化する XNUMX つの方法です。 さらに、費用の増加につながるプロセスの冗長性の特定にも役立ちます。 再構築によって不要なタスクが削除され、利用可能なリソースを最大限に活用できるようになります。
#2. コミュニケーションの改善
プロセス全体を通じて明確なコミュニケーション ストリームを確立することも、プロセス改善の目標です。 プロセスの自動化により、何回も電子メールでのやり取りが必要となる手動で処理されるプロセスとは対照的に、従業員や部門間の電子メールの交換や対話のタッチポイントの数が削減されます。 スタッフが重要な情報を確認したり交換したりできる専用ソフトウェアを使用すると、コミュニケーションが効率化される可能性があります。 このプログラムにより、部門間の連携と透明性が大幅に向上する可能性があります。
#3. プロセスの可視化
プロセス マッピングを使用すると、物事がどのように機能するかを視覚化できます。 プロセス モデルは監査を大幅に改善し、ボトルネックが発生したときにそれを特定し、変更を容易にする可能性があります。
ビジネスプロセスの改善
ビジネス プロセス改善 (BPI) は、ビジネス プロセスのパフォーマンスを最適化および改善し、機会を特定して実装し、プロセスの維持および管理を容易にするための継続的な取り組みです。 BPI はビジネス プロセスに焦点を当て、プロセスをより効果的かつ効率的にすることを目指しています。 ただし、PI の一般的な例には、生産手順と業務の合理化、ジャストインタイム在庫戦略の導入、事務処理の排除などが含まれます。 ビジネス プロセスの改善方法は組織によって異なりますが、通常はベンチマーク、継続的なプロセスの改善、変更管理、総合的な品質管理、無駄のない PI が含まれます。
プロセス改善の XNUMX つの重要な要素とは何ですか?
ビジネスプロセス管理やビジネスプロセス改善とも呼ばれるプロセス改善には、ワークフローの特定、分析、改善が含まれます。
ミスを最小限に抑え、無駄を削減し、生産性を向上させ、企業の内部および外部プロセスを簡素化することが、PI の主要な目的です。
#1. プロセスマッピング：
これには、エンティティの業務とプロセスの視覚的表現の作成が含まれます。 これは、パフォーマンスを向上させるために、関連するタスク、活動、責任を収集して文書化する方法です。 プロセス マッピングは、標準化とボトルネックを明らかにすることで、改善の可能性を明らかにします。 また、潜在的な冗長性や非効率性を特定することもできます。
#2. 分析:
これには、現在のプロセスを評価して、改善の余地がある領域、非効率性、または潜在的な機会を特定することが含まれます。 これは、データ駆動型または定性的な測定を情報源として使用して行うことができます。 プロセスの再設計や改善に時間を費やす前に、それがどのように機能するかを知ることが重要です。
#3. 再設計:
ここでは、効率を高めたり、特定された問題を排除したりするために、既存のプロセスに変更や改革を加えます。 これは単に細かい調整を行うだけではなく、プロセスのコアコンポーネントを変更して大規模な改善を行うことを伴います。
#4. モニター：
これには、新しいプロセス設計がどの程度成功したかを評価するために、プロセスに加えられた変更の結果を監視することが含まれます。 これは、フィードバックまたはデータを収集して、期間、コスト、効果などの測定値を確認することによって行われます。
#5. 最適化：
これはプロセス改善サイクルの最終ステップです。 これには、収集されたデータとモニタリングからのフィードバックを使用して、さらに変更や調整を行うことが含まれます。 言い換えれば、これは、プロセスの効率と有効性をさらに向上させるだけでなく、プロセスに加えられた改善を確実に持続させるために行うことができます。
プロセス改善テクニック
プロセス改善テクニックとは、プロセス内の問題を特定し、その解決方法を決定し、改善が成功したか失敗したかを評価するために組織が使用する戦略または方法論です。 すべての方法は明確な要件を満たします。 企業の文化、PI 戦略への傾倒、またはプロセス ワークフローのマッピングが組織の主な優先事項となる場合があります。
たとえすべてが同じ結果を目指しているとしても、それぞれのプロセス改善方法は異なるニーズに最適です。 会社の文化を PI にとって適切な位置に置くことに重点を置くフレームワークもあれば、PI のための無駄のない戦略を強調するフレームワークもあります。 企業は、プロセス改善のための方法論を使用してプロセスのワークフローを視覚化できます。
#1. カイゼン：
カイゼンは、アジャイルなアプローチに重点を置き、プロセスの改善に重点を置いて継続的な改善を奨励します。 ミスが罰されるのではなく、ミスを回避するために努力する職場を作るために、カイゼンは日常業務や組織文化の小さな変化を通じて品質、生産性、効率を向上させることに焦点を当てます。
#2. 5S:
5S モデルの 5 つの主要なステップは、整理、矯正、光沢、標準化、維持です。 これは、PI のカイゼンとリーンのコンポーネントです。 XNUMXS は改善を標準化し、より注意力を高めるのに役立ちます。
#3. PDCA:
計画、実行、確認、行動、つまり PDCA もプロセス改善のためのカイゼン方法論の構成要素です。 組織が改善が必要なプロセスを特定すると、プロセスがより効果的になります。 さらに、問題を解決するには、まず問題を特定し (計画)、解決策を開発して適用し (実行)、データを使用して解決策の有効性を評価し (確認)、結果を記録し (実行)、計画が適切であれば、その結果を記録する必要があります。成功したので実行します。
＃4。 シックスシグマ
プロセス改善のための好評のシックス シグマ手法の助けを借りて、従業員は空手の有段者によって示されるランクによって昇進します。 緑帯から始めて、学習を経て黒帯に進みます。 PI を個別のステップに分解するために、シックス シグマには XNUMX つのアプローチが含まれます。 DMAIC (定義、測定、分析、改善、制御) および DMADV (定義、測定、分析、設計、検証) は、これらのステップの一部です。
#5. 因果関係分析
因果関係分析もシックス シグマの手法の XNUMX つです。 これには、問題を特定し、障害物を特定し、プロセスが機能しない理由を特定することで、初めて問題に対処するための図化アプローチが含まれます。
#6. SIPOC分析
SIPOC 分析は、シックス シグマ手法に属する図形式であり、DMAIC または DMADV の「測定」段階で行われます。 SIPOC は、開始に先立って、組織がプロセス改善プロジェクトを定義および確立し、ニーズと必須コンポーネントを特定するのを支援します。
＃7。 バリュー ストリーム マッピング、または VSM
組織にとっての製品、プロセス、またはサービスの価値は、組織がビジネス プロセスに対する顧客の印象をグラフィカルに表現できる VSM を使用して決定できます。 他のプロセス改善方法論と同様に、無駄や重複を削減し、可能な限り無駄を省くことに重点を置いています。
#8. TQM、または総合的品質管理
TQM は、顧客満足度を通じて長期的な成功を促進することに重点を置き、組織全体で継続的な PI を実施するのに役立ちます。 この方法論は、人々が間違いを犯すことを恐れず、共通のビジネス目標によって動機づけられる文化を奨励することで、従業員に力を与えます。
#9. カンバン:
カンバンとは、事業部門、リーダー、スタッフが一体となってPIを追求するプロセスフローを可視化する手法です。 プロセス改善のためのリーンは、PI の追加方法論として組み込まれ、推奨されています。
＃10。 プロシージャマッピング
プロセス マッピングは、企業がプロセス改善の戦略を立てるのに役立つ、別の種類のワークフロー視覚化です。 機能フローチャート、プロセス モデル、プロセス フローチャートとも呼ばれます。 結局のところ、フロー図を作成することで、最初から最後までプロセスのワークフローに関する重要な詳細が得られます。
#11. 継続的プロセス改善 (CPI)
継続的なプロセス改善とは、製造プロセスなどで、生産と効率を最適化するために操作と手順を継続的に評価および改善する継続的な取り組みです。 さらに、これは、無駄な活動の排除から出力の洗練まで、時間をかけて漸進的に改善を行うための非常に効果的な方法です。 CPI は、生産プロセス内のばらつきを特定して排除し、顧客満足度を向上させ、コスト効率の向上につながります。
ほとんどの継続的改善プログラムで使用される XNUMX つのステップは次のとおりです。
- プロセスを定義する: 改善の余地がある領域を特定します。
- データを収集し、傾向を分析することで、プロセスのパフォーマンスを測定します。
- プロセスを分析し、改善の機会を探します。
- ソリューションを実装する: 継続的な改善手法を適用します。
- 監視と変更: 結果を確認し、必要に応じてプロセスを調整します。
これらの XNUMX つのステップを繰り返し実行して、常に改善を続けてください。 適切に実装されたプログラムにより、組織は長期にわたって目に見える大幅な改善を達成するための強力なツールを手に入れることができます。
プロセス改善の例は何ですか?
プロセスをより効率的にすることが PI の主な目標です。 以下にいくつかの例を示します。
プロセス改善の例
無駄を減らすには: このカテゴリには、労力、時間、リソース、エネルギーの無駄を削減することに重点を置いたプロセスの改善が含まれます。 大工はベルトに適切な釘を入れて、釘を探す時間を節約できます。
ステップを排除するには: プロセスから反復的または冗長なステップを削除する 一例としては、リスクやコンプライアンスの変動と実質的に関係のない XNUMX つの質問を住宅ローンの申請から削除することが挙げられます。
企画用: プロセスへのステップの追加または削除が含まれます。 たとえば、営業チームの仕事の質が低く、売上の向上につながらないため、営業チームがアカウントごとに計画を作成する必要性をなくすことを決定する場合があります。
再構築により: 組織の階層や構造を変更してプロセスの効率を向上させる 例として、コードを構築する開発者が使用中のコードを常に保守する責任を負う、流動的な IT 部門を持つ銀行について考えてみましょう。
根本原因分析による: この手法では、問題の根本原因が探られます。 たとえば、非効率で顧客とのやり取りにストレスを与えるソフトウェア製品は、従業員やトレーニングではなく、悪い顧客サービスの責任です。
優先順位を付けることで: たとえば、各作業員が安全性が重要であることを認識している生産ラインでは、安全上の懸念があると認識されるとラインが停止します。
プロセスをプルすることで: このアプローチにより、無駄を削減するために需要が供給を引き出すことができます。 たとえば、自動車メーカーは、注文が入るまで自動車の開発を開始しません。
ワークフローとプロセスの改善とは何ですか?
ワークフローはプロジェクトを実行する一連のステップですが、プロセス改善はプロセスをより効率的かつ効果的にするためにそれらのステップとその効率を注意深く分析することです。 プロセスの改善は、より良い顧客サービス、より高品質の成果物、より迅速な納期を提供することを目的として、ワークフローを改善するための総合的なアプローチとみなされます。 ただし、ワークフローは、単一のプロセス内でドキュメントとタスクの流れを整理することに重点を置いています。 通常、各ステップとその方向性を示す図が付属しています。 対照的に、プロセスの改善では、ワークフローの広い視野に焦点を当て、プロセスを自動化または合理化してより効率的かつコスト効率の高いものにする機会を模索します。
プロセス改善の鍵は何ですか?
プロセス改善の鍵は、現在のプロセスを理解し、改善すべき領域を特定することです。 これには、データを分析し、関係者からフィードバックを取得し、プロセスをマッピングしてプロセスを改善する最も効率的な方法を決定することが含まれます。 最終的に重要なのは、あらゆる変更が効果的かつ効率的であり、顧客のニーズを満たすことを保証することです。
プロセス改善の目的は何ですか?
プロセス改善とは、マシン、システム、またはプロセスをより効率的、コスト効率よく、信頼性の高いものにするために使用される活動と戦略を説明するために使用される用語です。 その主な目的は、無駄を削減し、スループットを最大化し、顧客満足度を向上させることです。 この目標を達成するには、計画を改善し、再編成し、自動化し、ベスト プラクティスを使用する必要があります。 これらの活動は、企業が時間とお金を節約し、リスクを軽減し、顧客ロイヤルティを高めるのに役立ちます。
プロセス改善はどのように始めればよいですか?
XNUMX つは、時間より早く確実なガイドを確立するための改善への道を開始することです。 これには、何を改善するか、どのように改善するか、成功（または成功）をどのように確認するかを決定し、結果として自分の変化を分析することが含まれます。実装されました。
プロセス改善のステップとは何ですか?
改善の基本的な手順は、問題を特定し、課題を分析し、改善を実行することです。 プロセスの具体的な手順は、改善方法論に依存します。 典型的な方法論は PDCA であり、PDCA は計画 (Plan)、実行 (Do)、検査 (Check)、および実行 (Act) に分かれています。
も参照してください ビジネスプロセスマッピング: 決定版ガイド
まとめ
プロセス改善は継続的なプロセスであり、組織は定期的に業務を評価し、改善すべき領域を特定する必要があります。 組織は、これらの活動の目的を確実に達成するために、プロセス改善戦略が継続的かつ体系的であることを保証する必要があります。
プロセス改善に関するよくある質問
プロセス改善のための唯一の方法論は何ですか?
人気者の助けを借りて プロセス改善のためのシックス シグマ手法、従業員は空手の帯によって示されるランクによって昇進します。
継続的なプロセス改善とは何ですか?
継続的なプロセス改善とは、製造プロセスなどで、生産と効率を最適化するために操作と手順を継続的に評価および改善する継続的な取り組みです。
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