仕事中に XNUMX 日を通して、何種類のアプリ、画面、Web ブラウザー タブを切り替えていると思いますか? たぶん多いですよね？ ここで、これを行うのにどれくらいの時間を費やしているか考えてみてください。 非常に多くの異なるツールを切り替えることは、仕事を成し遂げる上で避けられないことだと思うかもしれませんが、そうではありません。
より少ないアプリ、画面、タブをシンプルに使用することで、時間を管理し、効率を改善する方法があります。 専門的な仕事.
人々は職場でアプリを切り替えるために実際にどれくらいの時間を無駄にしていますか?
Harvard Business Review によると、彼らが調査した消費財サプライ チェーン取引に関与する各人は、平均 350 の異なるアプリケーションと Web サイト間で約 22 回切り替えました。
この例を見ると、3600 人の従業員が XNUMX 日にさまざまなアプリやウィンドウを約 XNUMX 回切り替えている可能性があります。 このように、異なるアプリ、サイト、画面間を行き来する切り替えの名前は、コンテキスト切り替えです。
また、一見無害に見えるかもしれませんが、ビジネスを行う上での XNUMX つの要素として片付けるべきではありません。コンテキストの切り替えは、職場で膨大な時間を浪費します。
コンテキスト スイッチングの削減を考慮する必要がある理由
アプリからアプリへ、ウェブサイトからウェブサイトへとジャンプするとき、それは単なる量ではありません 使った時間 無駄にしているそれらの間をクリックします。
画面上で何か新しいものを見るたびに、それに順応し、新しいコンテキストで作業を開始するには時間がかかります。
すべてのアプリまたはサイトには異なる目的とインターフェイスがあるため、異なるツール間の移行は決してシームレスで瞬時のプロセスではありません。 ログインの詳細を入力する必要があり (忘れている可能性があります)、特定の日に初めてアプリを開くと、さらに多くの時間を無駄にします。 コンテキストの切り替えは時間を無駄にするだけでなく、脳に負担をかけ、集中力を低下させ、生産性を低下させる可能性があります。
HBR の同じ調査によると、職場の平均的な人は、作業時間の最大 9% を作業コンテキストの切り替えに費やしています。これは、重要なタスクを完了するために費やすことができる多くの時間です。
オールインワンのメール アプリ (Spike など) を使用して、短時間でより多くのことを行う
現代のほとんどの職場では、いくつかの異なるアプリやサイトを使用することは避けられませんが、ジョブに最適なツールを使用することで、コンテキストの切り替えに費やす時間とエネルギーを大幅に削減できます。
HBRによる別の調査によると平均的な従業員は、勤務時間の最大 28% をメールの処理に費やしています。 これをコンテキストの切り替えに費やされる 9% に追加すると、従業員は最大 37% の時間を電子メールの送信と、さまざまなアプリや Web サイト間の切り替えに費やしている可能性があることがわかります。
無駄な時間を削減し、生産性を向上させる最良の方法の XNUMX つは、メール通信を最適化し、特定のタスクや機能に必要なツールの数を減らす Spike メールなどのオールインワン メール アプリを使用することです。
スパイクは世界初の会話です メールアプリ. 会話型メールとは、Spike が従来のメール スレッドをチャット スタイルの会話に変える方法の用語です。 これにより、形式や繰り返しがなくなり、メールを読んだり返信したりするのがより簡単かつ迅速になります。 これにより、メールの処理に費やす時間を短縮できることがわかりますが、コンテキストの切り替えを減らすにはどうすればよいでしょうか?
さて、Spike には、さまざまなアプリやツールを一度に多数開く必要をなくす、他の組み込み機能が満載です。 たとえば、組み込みのビデオ会議があるため、別のビデオ会議アプリに切り替える必要なく、メール クライアント内からすぐにチーム ミーティングを呼び出すことができます。
また、統合されたグループ チャットと音声メッセージもあります。つまり、これらの通信形式のいずれかに個別のアプリは必要ありません。 次に、Spike をプロジェクト管理ソフトウェアの形式として機能させる、コラボレーション タスクと To Do リスト、およびコラボレーション ノートがあります。
タスクをすばやく作成し、メールの内容に基づいてチーム メンバーに割り当てることができれば、時間を大幅に節約できます。 共同のオンライン ノート (統合されたサイドバー チャット付き) により、リアルタイムでの共同作業がさらに効率的になります。 ほとんどの中小企業は、ビジネスを行うために数百とは言わないまでも数十のさまざまなアプリやサイトを使用しているという事実を考慮すると、非常に多くのアプリやサイトの必要性を減らす Spike のようなツールを持つことが不可欠です。
上記の機能だけでも、Spike を使用してチームのコミュニケーションとコラボレーションを最適化することで、他の XNUMX つまたは XNUMX つのアプリをどのように削除できるかがわかります。
まとめ
コンテキストの切り替えを減らし、メールの処理を簡単にすることは、生産性を高め、職場でより短い時間でより多くのことを成し遂げるための最良の方法の XNUMX つです。
現在、それを行うアプリはありませんが、 を、Spike のような多機能メール アプリを使用することは、あなたとあなたのチームのワークフローを改善するのに大いに役立ちます。
