請求書はビジネスを運営する上で重要な要素であり、請求書を正しく作成して送信する方法を知ることは、効率を高め、より迅速に支払いを受けるのに役立ちます. まず、あなたの名前と連絡先情報、クライアントの名前と連絡先情報、日付、請求書番号、サービスの完了、合計金額、支払い条件を含む請求書を作成します。 完了したら、電子メール、郵送、または請求書作成ソフトウェアで送信して、努力に対する報酬を受け取ります。
請求書とは
請求書とは、企業が提供した商品やサービスの支払いを求める顧客に送付する手紙です。 請求書が法的文書としての資格を得るには、次のコンポーネントが存在する必要があります。
- クライアントと企業の連絡先の詳細
- 料金番号
- 請求日と支払日
- 商品・役務の名称と内容
- 全体および製品の各ユニットに対して支払われた金額
- 支払条件
請求書を送る前にどのように準備すればよいですか?
請求書を送付する前に、必ず顧客に購入の詳細を知らせてください。 この論文には、彼らに衝撃を与えたり、驚かせたりするものは何もありません。
請求書の金額は、考慮すべき最も重要な側面です。 価格は固定されていることが多いため、これは簡単に判断できます。 顧客がビジネス料金に満足していない場合は、値引きや減額を提案して合意に達するよう試みることができます。
次に、請求日と期日を指定して、クライアントが請求書の予定日と返済期間を把握できるようにします。 納期が変動するプロジェクトに取り組んでいる場合は、見積もりを提示してください。
これらの話し合いを早い段階で行うことで、クライアントとの関係を改善し、クライアントが予定どおりに支払いを行う可能性を高めることができます.
請求書の送付方法
＃1。 メールで
電子メールは、請求書を送信する最も迅速で便利な方法です。 詐欺を避けるために、請求書を編集できない PDF 形式で添付できます。 また、電子メールの件名と本文には、会社と請求書について明確かつ簡潔に説明してください。
クライアントや消費者が異なれば、請求書を取得する方法もさまざまです。 支払いを迅速に行うために、件名に提供する特定の情報があるかどうかを確認することをお勧めします。
＃2。 普通郵便で
ここで請求書を送信する一般的な方法は、メールまたはファックスです。
文書を印刷して封筒に入れ、切手を貼って、手渡しするか、郵便局に持ち込む必要があります。 さまざまな理由から、私たちはこのアプローチを時代遅れのビジネス方法と見なしています。
まず、手続きに時間がかかります。 時間が経つにつれて、あなたのビジネスを管理することは、郵便配達員としての役割を果たすことに二の足を踏むことになります。 まず、手続きに時間がかかります。 時間が経つにつれて、あなたのビジネスを管理することは、郵便配達員としての役割を果たすことに二の足を踏むことになります.
他の手段に比べて用紙、インク、郵便料金が高いため、普通郵便で何かを送るのも高くなります。 さらに、それだけの紙を使って簡単な請求書を郵送することは、会社にとっても環境にとっても困難です。
＃3。 請求書作成ソフトウェアの使用
請求書を作成するには、PayPal など、利用可能な多くの請求プログラムのいずれかを利用できます。 請求書作成ソフトウェアを使用する利点は、利用可能なテンプレートが豊富で、ブランディングがシンプルであることです。
支払いリンクに簡単にアクセスできるため、顧客はより簡単に支払いを行うことができます。
PayPal で請求書を送信する方法
PayPal の請求書を作成するには、いくつかの項目が必要です。 最初に PayPal ビジネス アカウントを持っている必要があります。 ありがたいことに、追加料金は発生せず、これらのアカウントは簡単に設定できます。 次に、クライアントの電子メール アドレスが必要になります。 請求書にロゴを含める場合は、適切な画像ファイルも必要です。
これらの XNUMX つまたは XNUMX つのものを所有した後、次の手順に従って請求書を作成します。
- PC、Mac、または iPad を開き、PayPal アカウントにログインします。
- [ツール] の下のドロップダウン メニューから [請求書発行] を選択し、[請求書の作成] をクリックします。
- お客様のメールアドレスを入力してください。 cc フィールドに、追加のアドレスを入力します。
- 「顧客データを追加」をクリックすると、顧客名などの情報が自動的に入力されます。 また、必要に応じて、配送先住所。
- 販売リストに特定のアイテム、数量、および価格を含めます。 延滞料金やその他の追加費用を含めます。
- 正確性を確保するために、請求書を XNUMX 回確認してください。
- 「送信」を押します。
これで、PayPal が請求書を作成し、電子メールで顧客に通知します。 次に、消費者は選択した方法を使用して支払いを行うことができます。 その代わりに、PayPal の残高またはクレジット カードまたはデビット カードを使用できます。
eBayで請求書を送る方法
- eBay ホームページにアクセスしてログインし、右上隅にある [My eBay] リンクをクリックして、ドロップダウン メニューから [販売中] を選択します。
- 「Seller Hub」の下の「注文」リンクを強調表示して、「Awaiting payment」を選択します。
- 請求書を送信するには、次のページで配送料金、選択した配送方法、および顧客へのメモの追加を確認した後、画面の下部にある「請求書の送信」ボタンをクリックします。
- 関連する注文で、[請求書を送信] を選択します。 請求書にメッセージを含めると、購入者にすぐに支払うよう説得することができます。
- 情報の入力が完了したら、[請求書を送信] をクリックします。
- その後、理想的には、顧客からの支払いの応答を待つ必要があります。
電子メールで請求書を送信する方法
請求書メールの助けを借りて、デジタル請求書を顧客に送信し、迅速な支払いを保証できます。 請求書に関するメールは、簡潔、明確、かつ有益なものである必要があります。
以下は、電子メールで適切な請求書を送信するためのヒントです。
適切な件名を書きます:
]クライアントが最初に目にする最も重要で最初のものは、件名です。 請求書を簡潔かつ要点を明確にすれば、請求書の期日までに支払いを受け取る可能性が高くなります。 請求書には、電子メールの件名に請求書番号、プロジェクト名、会社名が含まれている必要があります。
適切な受信者を選択してください:
請求書の電子メールを正しい受信者に送信するには、適切な受信者をすべて含める必要があります。 たとえば、会社に請求書を添付したメールを送信する場合は、関連する部門、プロジェクトを提供した人、および経理部門をコピーする必要があります。
すべての請求書を添付してください:
請求書をメールに添付することを忘れないでください。 Word で作成した場合は、PDF に変換する必要があります。 添付したら、会社名と適切な請求書番号の両方を含む名前を付けます。
メール本文を修正する
請求書をメールで送るだけでは、文章が伴わないと効果が中途半端です。 それは不適切な行動であり、専門家ではありません。 ただし、長文や派手な文章であってはなりません。
請求書を含む電子メールは、明確で有益なものでなければなりません
送信された請求書についてクライアントに通知し、取引の終了を支持するよう依頼するとともに、彼らの協力に感謝する必要があります。
フリーランサーとして請求書を送信する方法
フリーランサーとしてクライアントのために働く場合、完了したタスクの支払いを受け取るのはあなた次第です。 請求書発行は、支払いを受けるための最も優れた手法です。
あなたは、クライアントが依頼した作業のコストを概説した見積もりをクライアントに提示したかもしれません。 作業終了後、作業内容とご希望のお支払い金額を記載した請求書をお送りいたします。
フリーランサーの請求書にはどのような情報を記載する必要がありますか?
詳細はお問い合わせください：
あなたの名前 (または、該当する場合は会社名) と住所を含めてください。 クライアントがあなたと連絡をとる必要がある場合に備えて、あなたの電話番号とメールアドレスを含めてください。 ビジネスにロゴがある場合は、それを請求書に含めて、より洗練された外観にします。 クライアントまたはクライアントの会社の名前と住所も含める必要があります。 請求書を知っている場合は、請求書を確認した人の名前を含めてください。
請求書番号:
請求書番号を手動で作成するか、会計プログラムを使用して作成するかに関係なく、請求書番号を追跡する必要があります。 未払いの請求書の所在を調べたり、フリーランサーとしての仕事に関するクライアントからの問い合わせに対応したりする必要があるかもしれません。 そのような問い合わせが発生した場合、請求書の記録を整理しておくと対応に役立ちます。 請求書番号を参照することで、あなたとクライアントの両方が同じ取引について話し合っていることが保証されます。
発行日と期日:
発行日は支払い期限が始まる日であるため、請求書に発行日を記載することが重要です。 発行日を参照すると、誤って請求書に誤って番号を付けた場合に、ある請求書と別の請求書を区別するのにも役立ちます。
ラインアイテムの詳細と支払額:
提供した商品とサービスの内訳は、請求書の最も重要な情報です。 リストの各項目の支払い総額の正確な内訳と、実行または納品された作業または商品、その数量、価格、および料金の説明を含めます。
お支払い方法：
顧客への支払いをできる限りシンプルにします。 クライアントがあなたに支払う選択肢と、その支払いを実行するために必要な情報を含めます。 小切手を受け取る場合は、顧客が小切手を提出できる場所を明確にしてください。 会社の PayPal アカウントにリンクされた電子メールと、銀行取引に必要な銀行の詳細を含めます。
さらなる詳細：
請求書の下部に、追加料金、割引、またはあいまいな文言を含めます。 これは、延滞金や早期支払割引と関係があるかもしれません。
電子メールで請求書を送信するにはどうすればよいですか。
電子メールで請求書を送信するには、適切な件名を書いてから、適切な受信者を選択します。 これを行った後、すべての請求書番号を添付し、詳細でわかりやすい本文を書くようにしてください。
簡単な請求書の送付方法
簡単な請求書を送る最も簡単な方法は、請求書に順番に番号を付けることです。 最初の請求書として請求書 001 を送信し、その後に請求書 002 というように送信できます。
まとめ
企業は、ほとんどすべての記録を維持する必要があります。 請求書の日付、合計支払額、顧客が全額を支払ったかどうかなどの重要な詳細は、すべて請求書のおかげですぐに利用できます。
- 空白の請求書PDFテンプレートを使用してビジネスを構築し、成功させる方法
- 請求書融資; 定義、種類、長所と短所.
- 無料の請求書ソフトウェア; 15 年のベスト 202 請求ソフトウェア アプリ3.
- プロフォーマインボイス; Profomaインボイスとは何ですか & 例?
参考文献
