今日、多くの人がビジネス業界で運試しをしています。 それは多くのお金、名声、そして他人からの尊敬を約束します. この業界で成功するには、さまざまなスキルを磨く必要があります。そのうちの XNUMX つがライティングです。 英語でのビジネスライティングスキルは、他の人々とのコミュニケーションにおいて決定的な役割を果たします。 自分のアイデアをすばやく明確に説明できなければ、競争に負けてしまいます。
Joan Youngは、で有名なブロガー兼アカデミックライターです。 上級ライター. この有名なエッセイ ライティング会社は有資格の専門家のみを採用しているため、彼女の意見は信頼できます。 彼女は、学生の生活、学習、およびビジネスに関連する多くのトピックをカバーしています。 彼女の考えは次のとおりです。 「強力なビジネスライティングスキルがあれば、パートナー、クライアント、サプライヤー、同僚などとのコミュニケーションに問題はありません。」 したがって、それらを改善し、その後、毎日磨く必要があります。」 私たちは彼女の意見に同意します。 私たちの有益なガイドでは、英語でのビジネス ライティング スキルを向上させる XNUMX の優れた方法を取り上げています。
ビジネスライティングスキル：意味
これは単に、書かれた言葉を介して専門的な状況でうまくコミュニケーションをとる能力を意味します。 コミュニケーション、校正、および他者に影響を与える能力は、これらのスキルの一般的な例です。 クライアント、同僚、または上司に電子メールを送信したり、メモを書き留めたり、手紙を書いたりする必要がある状況では、聴衆と明確かつ効果的にコミュニケーションすることが容易になります. ビジネスライティングのスキルを向上させると、職場での信頼性が高まり、クライアントや同僚とコミュニケーションを取りながら、よりプロフェッショナルに見える可能性があります。 これらの利点は、ビジネス ライティング スキルを向上させる練習を通じて達成できます。
ビジネスライティングスキルを向上させる11の方法
＃1。 オーディエンスを理解する
仕事の過程でさまざまな個人のグループに手紙を書くので、コミュニケーションを行う際には、各受信者の特定の要件と関心を考慮することが有益です. あなたが書いている文書が人々にとってなぜ重要なのか、そしてあなたがビジネスのために行う文書を通じて、それをどのように彼らに伝えることができるかを考えてください. 誰があなたのメッセージを読む可能性があるか、あなたのコミュニケーションの目的、あなたのターゲットオーディエンスがあなたの発言にどれだけ関心を持っているかを考えてください。 さらに、あなたのメッセージを受け取る人々との関係も考慮してください。彼らとのコミュニケーションの仕方に影響を与える可能性があるからです。 フォーマルなトーンを期待する聴衆もいれば、より会話的なトーンに反応する聴衆もいます。
＃2。 感情を取り除く
私たちの最初の推奨は奇妙に聞こえるかもしれませんが、あなたはすべての感情を遮断することになっています。 すべてのビジネス文書は公式であり、作家の感情や感情を使用することはできません。 あなたは純粋な事実だけで操作するべきです。 会話型およびセミフォーマルなトーンを使用します。 それにもかかわらず、ビジネスライティングは過度に表現的または過度に感情的なものを除外します。
＃3。 できるだけ簡潔に
ビジネス向けの記事を書いているときは、重要なポイントを簡潔に保つことを選択することで、彼らが抱えている問題がたくさんあるにもかかわらず、聴衆を惹きつけ続けることができるかもしれません。 組織構造と出版物の言語の両方が、人間的に可能な限り簡潔になるように努める必要があります。 いくつかの単語や文を使って自分の考えを伝える方法を決定し、複雑な用語に頼るのではなく、自分自身を表現するためのよりシンプルで簡潔な方法を探してください。 議論に関係のない余分な形容詞、副詞、詳細を排除することも、生産的な戦略の XNUMX つです。
＃4。 自分の弱い面と強い面を判断する
手紙、レポート、またはその他の文書を書く前に、必ず自分の長所と短所をすべて明確にしてください。 それはすべての作家の仕事であり、役に立ちます。 あなたの長所のおかげで素晴らしい作品を作る方法を知り、すべての欠点を特定することで潜在的な間違いを避けることができます.
たとえば、紹介セクションで問題が発生する可能性があります。 この問題を克服するために、適切なサンプルを探すか、プロのカスタムライティングを使用してください。 文法力が弱い場合は、教科書を持って最初から最後まですべてのルールを学びましょう。 毎日文法を磨き、すぐにすべての潜在的なエラーを取り除きます。
＃5。 行動を促すフレーズを含める
メッセージの目的が、読者に何らかの行動を起こすよう説得することである場合は、明確な「行動喚起」を文章に含めます。 電子メールやその他の形式の直接的なコミュニケーションでは、行動を促すフレーズが役立つことがよくあります。 コミュニケーションを取っている相手が、あなたが何を達成してほしいか、また、その活動をどのように実行すべきかについてあなたが期待することを、できる限り明確に理解するようにしてください。
この方法を使用すると、必要以上に時間がかかる可能性がある、指示や説明を追加せずにメッセージを送信できることが保証されます。
＃6。 データをチェックして整理する
すべてを整頓する必要があります。 ビジネスライティングは常に正確であり、わずかなものでも間違いを犯すことはできません。 書き始める前に、文書の目的と種類に関連するすべての必需品のチェックリストを作成してください。 次の側面が含まれる場合があります。
- ターゲットオーディエンスのニーズを定義します。
- 配信するメッセージの概要を説明します。
- データを論理的に構造化します。
- 具体的かつ詳細に。
- 要点をまっすぐにしてください。
整理したい場合は、ビジネスライティングの概要を作成してください。 次の必需品を含める必要があります。
- ドキュメントの目的;
- 書くことに関する明確な指示;
- 論文を完成させるためのツールと方法。
- 締め切り;
- すべての目標の優先順位付け。
- すべての執筆部分–紹介、方法論、データ、本文、結論など（紙の種類によって異なります）。
＃7。 読みやすくする
ビジネスライティングは読者にとって非常に退屈かもしれません、そしてライターの仕事は彼/彼女ができる限りそれを読みやすくすることです。 さまざまなヒントやコツのおかげでそれを行うことができます。 テキストのフォーマットを鮮やかで珍しいものにするようにしてください。 その間、あなたは紙の種類に応じて特定の規則に固執する必要があります。 テキストを読みやすくするには、次の機能を追加します。
- 見出しと小見出し;
- 短い段落;
- 箇条書き;
- テキストの副詞を減らします。
- ダイアグラム、チャートなど。
- 強調テキストなど。
#8。 能動態に固執する
あなたのテキストの声の選択に関しては、アクティブな構造を好みます。 それらは受動態の構造ほど多くの単語を必要としません、そしてそれは簡潔で要点にまっすぐであることが期待されるビジネス文書にとって重要です。 能動態を使用する理由は次のとおりです。
- 必要な単語は少なくなります。
- より動的です。
- それは信頼性を追加します。
- それはより読みやすいです。
#9。 適切なレキシコンを選択する
言葉の選択は、あなたが書くどんな文書においても非常に重要です。 あなたにはビジネスという特定の方向性があります。 これには通常、財務、マーケティング、経済学、および会計が含まれます。 したがって、これらの領域からの特別な用語で操作することになっています。 それらすべてを明確にするようにしてください。 避けなければならない品詞があります。 これらは：
- スラング;
- 専門用語;
- 略語;
- 頭字語;
- クリシェ。
#10。 文法チェッカーやその他のツールを使用する
文法エラーや弱い議論のあるテキストが好きな人はいないので、テキストに間違いがないことを確認してください。 さらに、ビジネス文書は公式であり、完璧であることが期待されています。 優れた文法チェッカーを適用すると、多くの潜在的な間違いを回避できます。 これらのスマートツールは、さまざまなタイプの間違いを強調しています。
- 文法;
- つづり;
- 句読点;
- 文体論。
それらの間違いを見つけたら、それらをクリックします。 ツールは適切なバリアントを表示し、貴重な時間を大幅に節約します。 このようなツールを定期的に適用すると、よくある間違いを自動的に記憶します。
#11。 定期的に練習する
もちろん、あなたは毎日書くことが期待されています。 あなたのビジネスライティングスキルがどれほど優れていても、常に改善の余地があります。 その上、あなたは単にあなたがすでに得たものを支持するべきです。
運動をやめると体が弱くなることを思い出してください。 同じことがあなたのライティングスキルにも起こります。 それらを定期的に開発しないと、多くの側面、ルール、およびトリックを忘れてしまいます。 理想的には、毎日約 2 ～ 3 時間ライティング スキルをトレーニングする必要があります。 さまざまなライティング テクニックとタイプのビジネス ライティングを試してください。 したがって、必要なすべての経験を積むことができます。
アップラッピング
高機能 ビジネスライティングスキル はあなたの将来の成功への手がかりの一つであり、あなたはそれらを絶えず改善する必要があります。 それはあなたのパートナー、顧客、同僚、そして他の人々によって聞かれ、理解されるのを助けます。 あなたは特定の目的に役立つたくさんの文書を書かなければならないでしょう。 それらはすべて明確なメッセージを伝え、他の人々はあなたの英語のライティングスキルが進んでいればあなたが何を意味するのかを即座に理解するでしょう。
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