ビジネスでは、販売だけでなく、有効性、生産性、効率性においても激しい競争に直面します。 これがビジネスタスクの自動化の出番です。自動化しないと、競合他社がすでにそうしている可能性が高く、ビジネスから追い出されます。 幸いなことに、自動化は現在、フィールドサービス業界を含むほとんどの業界およびビジネス機能で広く利用できます。
あらゆる規模の企業が自動化されたタスクを作成して、効率、生産性、そして最も重要なこととして収益性を高めることができます。 ただし、正しい方法でアプローチしないと、タスクの自動化がうまくいかない可能性があります。 幸い、この記事では、タスクの自動化を正しく行い、より効率的で収益性の高いビジネスを作成するためのヒントを紹介しています。
＃1。 毎日のタスクをレイアウトすることから始めます
たとえば、フィールドサービスビジネスでタスクを自動化する場合、毎日実行するタスクを特定して一覧表示する必要があります。 このリストを作成するときは、タスクの詳細をいくつか含めてください。 さらに、各タスクの平均所要時間とタスクの頻度を示すと役立ちます。 頻度は、毎時、毎日、毎週、毎月などです。 各部門がこの演習を実施していることを確認してください。
その後、自動化が可能になる領域と、タスクを効率的に実行するために必要となる可能性のあるツールを特定します。 カバーしたタスクとカバーしていないタスクを確認してください。 理想的な解決策とは何か、そしてあなたが望む結果について考えてください。
各ビジネス機能とタスクが特定され、理想的なソリューションが提示されたら、チームとのミーティングを開催し、可能なソリューションの提案を考え出します。
＃2。 自動化ツールの調査と調査
自動化が必要な領域とタスクを決定したので、適切なツールの調査を開始できます。 ニーズに応じて何を使用できるかを特定します。 Jobberのような特殊なツール 配管ソフトウェア フィールドサービスベースのビジネスのこのプロセスを支援するように特別に設計されています。 あらゆる種類の業界をサポートするように設計されたアプリを見つけることができるので、適切なものを見つけることに時間を費やしてください。 スマートな新技術は、このようにタスクの自動化を合理化するだけでなく、見積もりや見積もりのスケジューリング、作成と追跡、顧客関係の管理にも役立ちます。
すでに他のツールやソフトウェアをお持ちの場合は、選択したツールが互いに簡単に統合できることを確認してください。 既存のインフラストラクチャに適合し、レガシーソフトウェアやツールを役に立たなくすることなくシームレスに統合するソリューションを手に入れたいと考えています。 ビジネス技術全体を見直してスタッフを再教育することが目的でない限り、自動化技術は他のアプリケーションやツールと統合する必要があります。
さらに、システムが相互に通信していない場合、ワークフローを効果的に自動化することはできません。 見積もりダッシュボードが会計ソフトウェアとリンクしていない場合、見積もりを効果的に追跡およびフォローアップすることはできません。 このプロセスには時間がかかる場合がありますが、それは必要です。 あなたはあなたが思いついた解決策があなたのビジネスに最も適していることを確実にしたいのです。
＃3。 自動化の目標を設定する
自動化ツールにお金をかけ、学習に時間を費やし、ビジネスに利益をもたらさない新しいシステムを作成することは賢明ではありません。 そのため、進捗状況を測定し、ギャップを特定し、プロセスを改善するために、特定の目標を設定することが不可欠です。 タスクの自動化には多くの目標があります。 あなたの仕事は、生産性を向上させ、チームが他のタスクを実行するための時間を解放することかもしれません。
たとえば、見積もりの作成と追跡を自動化できます。 これは生産性の向上に役立ちますが、最も重要なことは、チームが他のタスクに費やすことができる時間を解放することです。 また、ビジネスに付加価値をもたらす解放された時間をどうするかを知る必要があります。 特定のターゲットを作成し、それらを使用してプロセス自動化の成功を測定します。 ターゲットを定義すると、自動化の影響を測定できるようになります。
＃4。 ビジョン全体を維持する
テクノロジーとビジネスプロセスの自動化で何ができるかに焦点を当てることは不可欠ですが、ビジネスに焦点を当てることを忘れないでください。 ビジネスではなくテクノロジーに焦点が当てられすぎると、失敗が差し迫っています。 自動化は決して技術的な問題ではありません。 テクノロジープラットフォームに取り組む前に、顧客や従業員を含むビジネス全体を見てください。
ワークフローを強化する一方で、カスタマーサービスを改善し、チームと同じページにいることを確認してください。 ビジネスのあらゆる部分を自動化することは、短期的および長期的な目標の両方に役立つ必要があります。 ビジネスオーナーとして、あなたはビジネスビジョンを存続させるための鍵を握っています。 テクノロジーと自動化によって、達成しようとしていることを思いとどまらせないでください。 すべてがビジネスビジョンにうまく適合することを確認してください。
＃5。 小さく始めてそこから構築する
多くの新しい自動化に対処する必要があり、その一部は複雑な場合がありますが、困難な場合があります。 しかし、小さな咬傷は噛むのが簡単で、消化が良くなります。 その概念では、ビジネスを自動化するための最良の方法は、小規模から始めて、時間をかけて構築することです。 次のタスクに進む前に、XNUMXつのタスクから始めて、結果を追跡し、それを改良して、意図したとおりに機能していることを確認します。
さらに、一度にXNUMXつの自動化により、学習曲線がより緩やかになり、チームの調整がより簡単かつ迅速になります。 ビジョンを念頭に置きながら、自動化プロセスを管理可能な配信に分割します。 最初は、誰もが小さな勝利を見て体験したいと思っています。これは、自動化の信頼と受容を構築するのに役立ちます。
さらに、途中で発生する可能性のある課題に対処する方が簡単です。 あなたが予測することができないかもしれないものがあり、それらが来たときにしか対処することができません。 マイルストーンを管理しやすくすることは、ビジネスの自動化を正しく行うための一部です。
＃6。 ツールの評価とテスト
自動化が稼働した後は停止できません。 システムを評価およびテストして、意図したとおりに動作していることを確認する必要があります。 自動化した領域が実際にビジネスに付加価値をもたらし、チームの時間を節約し、それらを効率的かつ生産的にしていることを確認してください。
すべてが最初から正常に実行されていること、および自動化によって他のワークフローの問題やバックログが発生していないことを確認してください。
自動化はあなたのビジネスに適していますか?
自動化は、あらゆる分野で効率と生産性を向上させるための迅速なアプローチです。 自動化テクノロジーは企業と従業員の両方のパフォーマンスを向上させるため、もはや「あれば便利」なテクノロジーではありません。
自動化するのに最適なビジネス プロセスは何ですか?
顧客サービス、財務、販売、マーケティング、サプライ チェーン管理、人事、在庫管理、注文管理、文書管理、分析は、自動化すべき企業業務のトップ XNUMX です。
自動化はあなたのビジネスに適していますか?
自動化は、あらゆる分野で効率と生産性を向上させるための迅速なアプローチです。 自動化テクノロジーは企業と従業員の両方のパフォーマンスを向上させるため、もはや「あれば便利」なテクノロジーではありません。
人々はどのようにしてタスクを自動化するのでしょうか?
Hive や ClickUp などのツールを使用して、個々のタスクを作成し、チーム メンバーに割り当て、追跡できます。 自動ルールを使用して、事前定義された基準に応じてステージまたはボード間でジョブを転送することもできます。
まとめ
ビジネスを自動化することで、競争力を維持し、効率と生産性を向上させることができます。 ただし、これは正しく理解した場合にのみ可能です。 正しく理解するということは、タスクと自動化から何を得たいかを知ることを意味します。 適切な自動化ツールを入手し、ビジョンを念頭に置き、小さなことから始めて、進捗状況を追跡することを忘れないでください。
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