人生において、死と税金以外に確かなものは何もありません。古い格言はそうです。 たとえ毎年税金の準備に直面しなければならないとしても、それが決して簡単になることはありません。 結局のところ、納税フォームに記入するのが好きでビジネスを始める人はほとんどいません（もちろん、会計分野に進む人は別ですが）。 厄介な税金の季節がどれだけ大きなものになるかを決めるのはあなた次第です。 必要な書類や記録をすべて事前に集めて納税時期に備えている企業（場合によっては申告を支援する税務専門家を雇うこともある）は、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。 事前にデータを収集しないと、提出期限に間に合うように重要な書類や電子メールを見つけるのにストレスがかかることになります。 この記事では、W9 がビジネスや非営利団体で何に使用されるのか、またフォームに記入する方法について説明します。
W9って何ですか？
W9 フォームは、個人の納税者番号 (TIN) を支払者または IRS への情報申告の責任者に伝えるために使用される IRS フォームです。 W9 フォームは、正式名称で「納税者識別番号および証明書の要求」フォームと呼ばれます。
W9 は、企業が請負業者、フリーランサー、その他のサプライヤーに行った支払いを内国歳入庁に報告するために使用されます。 どのフォーム (W-9 または W-4) に記入する必要がありますか? あなたが独立請負業者であるか従業員であるかによって、答えは異なります。
さらに、納税者識別番号と証明書の要求、つまりフォーム W9 は、企業がフリーランサー、コンサルタント、その他のサプライヤーから税務情報を取得するために使用されます。 W-9 フォームは請負業者またはベンダーによって記入され、支払いを行っている会社に送信されます。
フォーム W-9 にはどのような情報が記載されていますか?
納税申告書に記載されるあなたの名前が最初の行に記載されます。 あなたが個人で、契約雇用による収入をスケジュール C の事業損益に記録する場合、このセクションは簡単です。 あなたが単独の所有者または個人の有限責任事業 (LLC) の場合は、1 行目に自分の名前を入力する必要があります。 パートナーシップ、多数のメンバーを擁する LLC、C 法人、または S 法人として申請する場合は、会社の正式名を使用してください。
また、ビジネスを所有している場合は、ここの 2 行目にそれをリストすることができます。 行 2 は、個人事業主および個人メンバー LLC が自分の事業名または「事業名」(DBA) をリストする必要がある場所です。 行 XNUMX は、パートナーシップ、複数メンバーの LLC、C コーポレーション、または S 会社が商号、DBA、またはその他の代替名を記載する場所です。
1 番目のセクションでは、XNUMX 行目の個人または企業が連邦政府によってどのように課税されるかを示します。 XNUMX つだけ選択してください。 有限責任会社オプションを選択した場合は、ビジネスの税務ステータスを正当化する必要があります。 次の中から選択できます。
- 信託・財産
- 個人/個人事業主または単一メンバーの LLC
- S株式会社
- LLC
- C社
- パートナーシップ
4 行目に、バックアップ源泉徴収が不要な理由を説明するコードを挿入できます。
また、あなたの住所は 5 行目に入力する必要があります。アパートまたはスイートの番号を含む完全な住所を入力してください。 あなたの住所 (都市、州、郵便番号) は 6 行目にあります。IRS はあなたの 1099-NEC または 1099-MISC をこの住所に送ります。 さらに、税金を提出する予定がある場合は、このデータを含めることをお勧めします。
W9 に記入する必要があるのは誰ですか?
W9 フォームは、年間収入が 600 ドルを超える独立請負業者によって記入されなければなりません。 W9 は、ロイヤルティ、家賃の支払い、賞品、賞品などから非課税年間収入が 600 ドルを超える人にも義務付けられています。
依頼企業は、W9 を IRS に提出する代わりに、納税時期までファイルに保管しておきます。 次の状況では W9 フォームが必要になります。
- 貸し手は、クレジットカード残高や住宅ローン利息の支払いなどの債務を免除または大幅に削減することがよくあります。
- 企業が 600 ドル以上の収入をもたらす労働者を雇用する必要がある場合、独立した請負業者に頼ることになります。
- 納税者が参加する住宅やその他の不動産の売却などの不動産取引。
- 納税者の投資ポートフォリオを運用する金融機関。
W9 の記入方法
納税フォームに記入することで利益が得られる場合でも、心配する必要はありません。 フォーム W-9 は、最も単純な IRS 文書の 9 つです。 正しい仕上げ方をご紹介します。 IRS の Web サイトには、Form W-9 のすべてのページがあります。 さらに、IRS フォームには独自の一連の指示が付属している場合があります。 WXNUMX に記入する簡単な手順をいくつか紹介します。
#1. W-9、1号線
納税申告書に記載されている名前を正確に入力してください。
#2. W-9、2号線
会社名または「エンティティ」名がステップ 1 で使用したものと異なる場合は、ここに入力します。 あなたが個人所有者であるが、自分の会社を宣伝するときに自分の名前を使いたくない場合は、他のものを「としてビジネスを行う」ことで架空の名前を使用できます。 ここはそのあだ名を入力する場所です。
一人有限責任会社は見落とされがちです。 また、個人事業主および S 法人を無視される事業体として分類することは決して行われません。
#3. W-9、3号線
あなたの会社が個人事業主、パートナーシップ、法人、有限責任会社、信託、不動産、または連邦税上の「その他」であるかどうかを示してください。 カテゴリは XNUMX つだけ選択する必要があるため、必ず正しいボックスをオンにしてください。
また、フォーム W9 の手順の一部として、IRS は、どの事業組織をリストするかを決定するのに役立つ概要表を提供しています。
#4. W-9、4号線
免除。 おそらく、これらのフィールドは空白のままにするでしょう。 ただし、次の XNUMX つのケースがあります。
- 場合によっては、法人の場合など、受取人がバックアップ源泉徴収を免除されていることを示すために、「免除受取人コード」フィールドを使用する必要があります。 免除される受取人とそのコード、およびこれらのコードが必要な支払いのカテゴリについては、フォーム W-9 の手順に詳しく記載されています。 コード「5」は、利息または配当金を受け取った企業によって W-9 に入力されます。
- 「FATCA 報告コードの免除」フィールドは、外国口座税務コンプライアンス法 (FATCA) に基づいて納税申告書の提出が免除されている受取人用です。 ほとんどの独立請負業者は、これらのカテゴリのいずれにも当てはまりません。
#5. W-9、5～6行目
住所、都市、州、郵便番号はすべて必要です。 納税申告書に記載されている住所を使用してください。 話を簡単にするために、あなたがオフィススペースを借りている個人事業主で、自宅の住所を使用して税金を申告しているとします。 この場合、IRS があなたの 9 番と 1099 番をより簡単に照合できるように、フォーム W-1040 に自宅の住所を入力する必要があります。
さらに、W9 フォームは、企業が個人データを取得する唯一のメカニズムになる可能性があります。 あなたがサプライヤーの記録にサプライヤーとして設定されると、この情報はその会計システムに入力され、1099 またはその他の納税フォームをこの住所に郵送で受け取ることができます。
#6. W-9、7号線
名前と郵便番号による要求者の特定はオプションです。 納税者 ID を共有したエンティティの記録が必要な場合は、このボックスをオンにします。
さらに、必要に応じて、フォーム W-9 の最初の部分の下部に口座番号を含めることができます。 クライアントのシステムで特定のユーザーを識別するには、ここでアカウント番号を入力します。 たとえば、W-9 フォームへの記入を求められる場合があります。 あなたがサプライヤーのシステム内で 45 番であるとすると、その番号をここに書くように求められる場合があります。
＃7。 W-9、パート I
IRS は次のセクションをパート I と呼びます。個人所有者の場合は、ここに自分の社会保障番号を入力します。 法人またはその他の事業体の場合は、雇用識別番号 (EIN) を入力してください。
一部の個人事業主は EIN を持っていますが、IRS は個人に対して、フォーム W-9 に記入する際に代わりに SSN を利用するようアドバイスしています。 社会保障番号を使用して税金を申告すると、受信した 1099 番号を納税申告書と照合するのが簡単になります。
会社の EIN をまだ持っていない場合はどうすればよいですか? W-9 フォームはまだ記入可能です。 IRS は納税者に対し、TIN 申請書に記入し、該当するフィールドに「申請済み」と記入するよう指示しています。 この番号を提供するまではバックアップ源泉徴収の対象となりますので、できるだけ早く受け取ってください。 EIN を申請するには、IRS の Web サイトにアクセスしてください。 バックアップ源泉徴収の詳細については、以下のステップ 8 のパート II を参照してください。
#8. W-9、パート II
フォーム W-9 に署名する前に、パート II で提供された情報が正確であることを確認する必要があります。 故意に虚偽の納税申告書を提出した場合、罰金や懲役刑などの重大な結果に直面する可能性があります。 W-9 フォームに署名する前に、次の記述が真実であることを誓約する必要があります (偽証罪の罰則付き)。
- 私は、ここに記載されている納税者番号が私のものであること（または現在その番号を申請中であること）を証明します。 法的な納税者識別番号を使用する必要があります。 「借りた」、盗まれた、または捏造された納税者番号を使用して宣誓に基づいて嘘をつくと、厳しい罰則が科せられます。
- バックアップ源泉徴収について心配する必要はありません。その理由は、(a) 法律で特別源泉徴収が免除されている、(b) IRS から利息と配当をすべて報告する必要があると通知されていない、または (c) IRS が通知しているからです。私はもうバックアップ源泉徴収の対象ではないことを伝えます。
- 私は米国の合法的居住者または国民です。 合法的な永住者であれば安全です。 内国歳入庁は、国内の不動産や国内の信託、さらには米国法に基づいて設立された、または米国法に基づいて設立されたパートナーシップ、企業、会社、団体も「米国人」として分類します。 貴社のビジネスが外国パートナーと提携している場合は、フォーム W-9 の指示をよくお読みください。 米国以外の国民にはフォーム W-8 またはフォーム 8233 が必要になる場合があります。
- このフォームに入力した FATCA 免除コードが正確であることを確認します。 これは外国口座税務コンプライアンス法に関連するものであり、おそらく強調する必要はありません。
W9 はビジネスで何に使用されますか?
W9 フォームに表示される情報は、企業がフォーム 1099 (独立請負業者が収入を記録するために使用する税務情報申告書) を作成および提出するために使用され、IRS が非従業員が稼いだ収入の報告を監視するために使用されます。
労働者を抱える雇用主は、従業員の給与の一部を社会保障やメディケアの支払いのために差し控える法的義務を負っています。 ただし、独立請負業者は自分で所得税申告書を作成する責任があり、多くの場合、給与から税金が源泉徴収されません。 このため、企業は、特定の課税年度に 1099 ドルを超える支払いを行ったすべてのフリーランサー、コンサルタント、独立請負業者に Form 600 を発行する必要があります。
たとえば、すべての独立請負業者は、あなたのビジネスとの作業を開始する前に、完全に記入された W9 フォームを作成することをお勧めします。 これにより、請負業者の正当性が検証され、会計および報告の目的で必要なデータが会社に提供されます。
非営利団体向け W9
非営利セクターの幹部の多くは、非営利団体の非課税ステータスを維持し、目的を達成するために、組織が実質的に官僚主義を導入する必要があるという事実に不満を抱いている可能性が高い。 また、読んでください 2023 年に非営利団体を始める方法: ステップバイステップ ガイド.
非営利バージョンのフォーム W9 は、終わりのない山にさらに別のフォームを追加しますが、少なくとも理解しやすく、記入するのは簡単です。
非営利団体向けのフォーム W9 とは何ですか?
「納税者識別番号および証明書の要求」(フォーム W-9) は、他の企業または政府機関が非営利団体の TIN を求めるときに使用する文書です。 Form SS-4 を使用して IRS に EIN を登録すると、非営利団体は同時に TIN を受け取ります。 これは送信されるデータの中で最も重要ですが、フォームには次のものも含まれます。
- 非営利団体の名前
- 組織の住所
- エンティティの種類
- 組織の TIN
非営利目的で使用される W9 とは何ですか
非営利団体が IRS に情報申告を提出できるように、納税者番号 (およびそれに付随する情報) を別の組織と共有する必要がある場合は、W9 に記入する必要があります。 会社の納税者番号 (TIN) は、次のようなさまざまな用途で必要になる場合があります。
- 別の会社からお金もらってるんですね。
- 組織と不動産の移行
- 住宅ローン元金の支払い
- 不動産の購入、売却、または放棄
- 借金からの救済
- 退職金への投資
非営利法人の W-9 に記入する方法
以下では、非営利法人の W9 フォームの関連セクションに記入する方法を詳しく説明します。
- 名前 IRS 990 およびその他の組織の書類に記載されている組織の正式な正式名を入力します。
- ビジネス名/無視されたエンティティ名。 非営利団体が規約に記載されているもの以外の名称で活動している場合は、ここに「dba」または商号を含める必要があります。 組織で dba を使用していない場合は、このフィールドを空白のままにしておきます。
- 連邦税の分類。 「その他」を選択し、「IRS コードセクション ____ で免除される非営利法人」と記入します。 連邦税指定用。 組織の非課税ステータスを確認するには、501(c)(3) と入力します。
- 免除。 バックアップ源泉徴収または外国口座税務コンプライアンス法のレポートの提出を避けるには、ここにコードを入力してください。 内国歳入法第 501(c)(3) 条に該当する企業は、この条項を無視できます。 免除について質問がある場合は、IRS Form W-9 の説明を参照するか、会計士に相談してください。
- 住所。 次のセクションに組織のメールアドレスを入力してください。
- 納税者番号。 連邦税の目的では、非営利団体の TIN または EIN は個人の社会保障番号のようなものです。 IRS フォーム SS-4 を提出すると、非営利団体が EIN をまだ持っていない場合は取得できます。 EIN はオンラインでリクエストでき、すぐに取得できます。 EIN をお持ちの場合は、その情報を W-9 フォームに記入できます。 EIN を申請したがまだ取得していない場合は、W-9 フォームに「申請済み」と記入できます。 指定されたスペースに社会保障番号を入力しないでください。
- 認証。 申告書に名前と日付を記入します。 正しい納税者番号を入力したため、バックアップ源泉徴収の対象になっていないと安心していただけます。
W9 は 1099 と同じですか?
請負業者は W-9 フォームに記入して自分の情報を勤務先の会社に提供し、会社はその情報を使用して 1099 フォームに記入して請負業者の年間収益を IRS に報告します。
W9 は税金にどのような影響を与えますか?
W-9 を提出した場合、雇用主は税金を源泉徴収しません。 正しい税金が政府に支払われているかどうかを確認する必要があります。 ただし、雇用主と従業員の両方の社会保障税とメディケア税も負担する必要があります。
まとめ
あなたが契約社員、フリーランサー、または個人起業家の場合、税金を申告するには W9 フォームが必要です。 雇用主には給与から税金を源泉徴収する義務はなく、W9 を完了することで、あなた自身が源泉徴収を行う責任があることを確認したことになります。
ただし、このフォームを内国歳入庁に提出しないでください。 それを勧誘する雇用主に届けます。 W9 への記入は簡単ですが、すべてが正しいことを確認するために常に最終チェックを行う必要があります。 納税フォームを理解するためにサポートが必要な場合は、税務専門家に相談するとよいでしょう。
よくあるご質問
W9 への記入を拒否できますか?
はい、W-9 フォームを要求している企業の正当性に疑問がある場合、あなたには W-9 フォームへの記入を拒否する権利があります。 会社が税務目的で W-9 を使用していない場合は、急いで W-XNUMX に記入しないでください。 また、フルタイム労働者は W-XNUMX フォームへの記入が免除されます。
W9 を提出しないとどうなりますか?
提出されなかったフォームごとに、50 ドルから 270 ドルの罰金が課される場合があります。 ただし、あなたが企業の受取人、請負業者、またはベンダーである場合は、W-9 フォームに記入する必要があり、記入しないと IRS の罰金が科せられる可能性があります。
W9 なしでどれくらい儲かりますか?
特定の課税年度中に中小企業から 600 ドルを超える支払いを受けた個人または組織は、W-9 フォームに記入する必要があります。
なぜ誰かがあなたからの W9 を必要とするのでしょうか?
請負業者として顧客または組織との作業を開始したらすぐに、W-9 フォームの提出を求められるはずです。 フォーム上の情報は、雇用側に、あなたに代わって IRS に 1099 を提出する必要があるかどうかを伝えます。
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