請求書はあらゆるビジネスにとって重要な部分です。 これらは、販売の追跡、支払いの記録、在庫の管理に使用されます。 しかし、請求書とは一体何なのでしょうか? そして、どのような情報を含める必要があるのでしょうか?
この記事では、請求書に関するすべての質問に答えます。 したがって、請求書を初めて使用するビジネス オーナーであっても、単に復習したいだけであっても、知っておくべきすべてのことを読み続けてください。
請求書とは正確には何ですか
請求書は、買い手と売り手の間の取引の詳細を列挙し、記録するタイムスタンプ付きの商業文書です。 請求書には多くの場合、契約条件の詳細が記載され、商品やサービスをクレジットで購入した場合に許容される支払い形式がリストされます。
請求書の基礎
請求書は、文書の表面にそれ自体を明確に示す必要があります。 多くの場合、内部参照と外部参照の両方に使用できる固有の ID である請求書番号が含まれています。 請求書には、請求に関する問題が発生した場合に備えて、販売者またはサービスプロバイダーの連絡先情報が記載されていることがよくあります。
請求書には、支払い条件が、適用される割引、早期支払い情報、または支払い遅延に対する金融コストとともに記載される場合があります。 また、各ユニットのコスト、購入したユニットの総数、運送費、手数料、輸送費、適用される税金も表示され、未払い総額がリストされます。
請求書の日付の値
請求書の日付は、商品が請求され、取引が正式に文書化された日時を示します。 請求書の日付はクレジット期間と請求期限を決定するため、支払いに関する重要な情報が含まれています。 これは、信用を拡大する企業にとって特に重要です。 請求書の実際の期日は通常、請求日から 30 日後です。 これと同様に、顧客に返品の選択肢を提供する企業では、通常、請求書に記載されているように、購入証明後の特定の日数に基づいた期限が設けられています。
電子請求
コンピューター時代の黎明期以来、人々や企業は、紙の代わりに電子請求書を利用する方が簡単であることに気づいてきました。 電子請求書 (電子請求書とも呼ばれます) は、当事者間の取引に関連する記録を作成、保存、追跡し、契約条件が満たされていることを保証するために使用される電子請求の一種です。
請求書の役割
請求書は、クライアントからの支払いを要求するために必要な詳細が含まれる単なる正式な記録ではありません。 彼らは、税金を提出する際に、組織性とプロフェッショナルな外観を維持するのに役立ちます。 請求書が必要な主な理由は次のとおりです。
#1. 正確な簿記を容易にします
売上の追跡を支援するために、請求書には入金の追跡が記録されます。 製品が販売されたとき、またはプロジェクトが完了したときと、稼いだ金額が記録されます。 この情報は、正確な会計記録を保持し、収益と費用を合計して純利益、純利益率、資産回転率などの重要な指標を決定するために必要です。
#2. 法的防御を提供します
約束どおりに製品を納品できなかったと顧客が誤って主張した場合、どうしますか? あるいは、クライアントがあなたが提供したサービスに対する支払いを拒否した場合はどうなるでしょうか?
法的文書として機能する専門的な請求書があれば安心です。 正しい請求書は、会社を根拠のない請求から守ることができます。 通常、顧客は署名のない請求書を問題なく支払います。
ただし、請求書を法的文書と見なしたい場合は、正式なものと見なすために署名が必要です。 両当事者がビジネスルールを理解し、遵守することに同意したことを証明するのは、必要な情報をすべて記載した署名済みの請求書です。 これは、売り手の補償を受ける権利を証明する信頼できる取引記録として機能します。
#3. 税金の準備を簡素化
請求書は納税フォームに記載する情報をサポートし、監査の信頼できるデータ ソースとして機能します。 すべての請求書を文書化して保管しておくと、どの国でも納税の手続きが簡単になります。 例えば、
米国内国歳入庁 (IRS) は企業に対し、所得税申告書に記載されている収入、クレジット、控除を裏付けるために必要な書類を申告書提出日から少なくとも XNUMX 年間保管するよう勧告しています。 IRS は申告書を監査し、裏付けとなる書類の閲覧を求める権利を有します。 会社が売上請求書の組織的な記録を保持していれば、正確な税務報告と監査への対応が容易になります。
#4. ビジネス分析の支援
請求書は売上の記録として機能するため、製品やサービスの単価、合計金額、取引が行われた日付などの重要な詳細が含まれています。これらの記録により、消費者の購入に関する情報が得られます。トレンド、支払い習慣、購入のピーク時期など。
ベストセラー、時代など。 需要を予測し、効率的なマーケティング戦略を作成することは、適切な顧客に適切なタイミングで適切な製品が提供されるように在庫を調整するのに役立ちます。
請求書の種類
請求書の典型的な形式をいくつか示します。
#1. 請求書のサンプル
これは、販売者が製品やサービスを提供する前に購入者に送信される請求書です。 これには、製品またはサービスの予想コスト、配達予定日、および配達された商品に関するその他の情報に関する事実が含まれます。 買い手が見積請求書を確認して承認した後、売り手は製品の配送に取り掛かります。
#2. 売上請求書
売り手は、買い手が購入した商品やサービスの代金を回収するために、買い手に売上請求書を提供します。 これには、ベンダー、購入者の住所、製品の配達日、支払条件、商品とその価格、および支払われるべき合計金額に関する情報が含まれています。 さらに、購入者にとって支払いを容易にする銀行口座情報などの支払い詳細も含まれています。
#3. 未払いの請求書
通常、購入者には支払い期限も指定された請求書が送信されます。 購入者が購入した商品の請求書を受け取り、指定された期間内に請求書を支払わなかった場合。 このような状況では、請求書の支払い期限が過ぎてしまいます。
#4. 全額請求書で支払われました
消費者がベンダーと複数の取引を行うたびに、統合請求書がベンダーから送信されます。 彼は、その特定の顧客に対するすべての請求書を集め、全額を記載した XNUMX つの文書にまとめます。 各請求書を個別に支払う必要がないため、購入者は時間を大幅に節約できます。
#5. キャッシュアウトメモ
売り手がお金を借りている状況では、クレジットメモが買い手に発行されます。 これは、売主が支払うべき金額を確認するために買主に書かれた手紙です。 購入者は、この種のクレジットをさらなる取引に使用できます。
請求書と請求書レシート
請求書は、販売者から購入した製品またはサービスに対して支払うべき金額を概説する、販売者からの明細書です。 レストランや小売店などの B2C シナリオでは、顧客はすぐに請求書を支払うことが期待されます。 対照的に、支払手形は、消費者がクレジットで購入した製品やサービスに対して支払うべき金額を反映するために企業間取引で使用され、特定の日付までに支払わなければなりません。 公共料金、電話料金、サービス請求書などが含まれる場合があります。 請求書は、請求書と同様に、取引の法的証拠として使用されます。
領収書と請求書の違い
「領収書」と「請求書」という用語は両方とも、商取引中に発生した負債の詳細を記載した同じ文書を指します。 あなたが買い手であるか売り手であるかによって、それに対する見方は異なります。
#1. 視点によっては
買い手はベンダーから請求書として支払いを要求する請求書を受け取ります。 たとえば、フリーランスのデザイナーは、契約に従って仕事を完了した後、クライアントに請求書を渡す場合があります。 受け取った書類が顧客の請求書となります。 結論として、請求書の送信は金銭を要求することを意味し、請求書の受信は購入した商品の代金を支払うことを意味します。
#2. 支払い条件の検討
これに加えて、顧客の推定支払期限によっても違いが生じます。 特に B2B 環境では、商品やサービスをクレジットで提供し、顧客がそれらを購入し、指定された支払い条件に従って後でベンダーに支払うことを許可している企業やベンダーはほとんどありません。 このような状況では、サプライヤーは製品またはサービスの納品後に請求書を発行します。
請求書と領収書の主な違い
領収書と請求書は両方とも販売記録として機能し、通常は同じデータが含まれます。 いつ付与されるか、また会計目的でどのように使用されるかによって違いが生じます。 領収書は、顧客からの支払いを要求する請求書を発行する前ではなく、顧客から支払いを受け取った後に送信されます。
請求書は何に使用されますか
請求書は、会社が提供する製品やサービスに対して報酬を受け取ることを可能にする明細書です。 請求書には、購入者が購入する商品のタイトル、価格および支払い条件が具体的に記載されています。 買い手が支払うべきお金を送金しなければならない最大期間は、通常、支払い期間と呼ばれます。 たとえば、製品やサービスがクレジットで購入された場合、請求書の支払い条件には、そのクレジットがいつまで有効であるかが指定されます。
請求書の目的は何ですか
請求書の最も基本的な目的は、購入の証明として機能することです。 請求書発行は他の目的にも役立ち、次のような利点もあります。
- 在庫を追跡するには: 企業は、販売請求書を使用して、在庫に対する現在および将来のニーズを追跡できます。
- 簿記： 請求書には、商品やサービスが誰に、いつ、いくらで販売されたかが記録されます。 これにより、買い手と売り手の両方の支払い追跡が容易になります。
- 法的正当性: 請求書は、二者間の契約の詳細を示す公式文書として使用されます。 彼らは、将来起こり得るあらゆる誤った訴訟から会社を守ります。
- 税金還付： 請求書の正確な記録を維持することは、企業が収益を記録し、税金を正確に計算する能力に役立ちます。
- ビジネスにおける分析: 請求書を調べることで、最も人気のある商品やサービス、最も繁忙なショッピングシーズン、典型的な顧客の購入パターンなどを知ることができます。 これは、時間の経過とともに、会社にとって収益性の高いマーケティング プランを作成するのに役立ちます。
請求書メモ
この設定の以前の名前は、「請求書の下部にあるメモ」でした。
目的
この機能を使用すると、請求書の下部にメモを含めることができます。 これは、クライアントへの簡単な感謝状である場合もあれば、支払い設定や会社情報が含まれる場合もあります。 請求書メモでクライアントに提供する情報は、クライアントが請求書を表示または支払うために必要となる場合があります。 この設定を使用して上記のメモを追加できます。 見積メモを使用すると、クライアントに送信する請求書の下部に見積を含めることができます。 見積もりのメモには、通常、支払い方法や支払い条件などの情報が含まれます。
- プロファイル ボタンをクリックし、[設定] を選択して、[請求書メモ] をクリックします。 検索バーまたは左側の「カテゴリ」エリアを使用して見つけることもできます。
- 必要に応じてフィールドにメモを入力し、「保存」をクリックします。
請求書は支払いを意味しますか?
請求書は、商品またはサービスの販売後、支払いが行われる前に、売り手が (物理的または電子的に) 送信する支払い要求です。 基本的に、請求書は会社への支払いを確認することを目的としています。
請求書は領収書ですか?
領収書は、顧客からの支払いを受領する前ではなく、受領後に送信されます。 請求書は、クライアントからの支払いを要求するために使用されます。 通常、領収書は支払いを完了した顧客にのみ発行されます。
例付き請求書とは何ですか?
店舗からの紙のレシートや電子小売業者からのオンライン記録は、買い手と売り手の間の取引の記録を保持する文書の例です。 会計の内部統制と監査の重要な要素は請求書です。
請求書はお金を借りていることを意味しますか?
顧客が支払うべき金額に関する情報は請求書に記載されます。 顧客に商品やサービスを提供した企業は、この紙を請求書とみなします。 この請求書を受け取った後、クライアントはそれを支払わなければならない請求書として記録します。
自分の請求書を作成するにはどうすればよいですか?
- 請求書のブランド化
- 洗練されたヘッダーを搭載
- 請求書の詳細を入力してください
- 日付を含める
- 提供された商品またはサービスについて説明します。
- 税金情報を含め、支払総額を強調します。
- 支払い条件を含めます。
- 説明と利用規約をメモに含めます。
請求書が必要なのは誰ですか?
顧客に確実に支払ってもらうために、企業は請求書を作成する必要があります。 請求書には提供されたサービスと未払いの金額が詳細に記載されているため、請求書は企業とその顧客の間の法的拘束力のある契約として機能します。 さらに、請求書は企業の財務管理と売上追跡をサポートします。
まとめ
たとえあなたの製品やサービスがどれほど優れていても、プロジェクト後の管理が急いで不注意であれば、顧客を維持するのは困難になります。 一方、請求手続きを理解すれば、より早く支払いを受け、より上手にアカウントを処理し、より効率的にビジネスを拡大することができます。
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参考文献
