タイムシートまたはタイムシートは、作業に費やした時間を記録および追跡できる実際のまたは仮想の手段です。 雇用主として、各人が何時間働いたかを正確に知ることができます。 タイムシートがあなたの会社にどのような効果をもたらすか知りたいですか? このガイドは、無料のテンプレートを含むタイムシートまたはタイムシートについて知っておく必要があるすべてと、従業員が電卓を使用する方法を説明するためにここにあります. 始めましょう！
タイムシートとは何ですか?
タイム シートまたはタイムシートは、従業員がタスクに費やした時間を追跡します。 タイムシートは 給与 時間を記録し、総労働時間の証拠に基づいて従業員に給与を支払うために、管理、人事、および経理で使用される手法。 タイム カードまたはタイム クロックは、最も一般的な関連付けです。
タイムシートは、企業が時間を監視し、プロジェクトをスケジュールどおりに維持するためのプロジェクト管理においても非常に貴重であることが証明されています. また、経費の追跡、キャパシティ プランニング、およびチームの可用性の見積もりのための管理ツールとしても使用できます。
タイムシートはどのように見えますか?
標準のタイムシートまたはタイムシートは、紙またはソフトウェアのいずれであっても、グリッドを使用して、特定のタスクやプロジェクトに XNUMX 日あたりに費やされる時間をレイアウトします。
通常、タイムシートには次の情報が含まれます。
- 従業員の名前
- 支給期間
- 勤務日
- 毎日の労働時間
- 毎週の総労働時間
ただし、ID 番号 (該当する場合)、時給、残業時間、昼休み、走行距離、休暇などの追加情報の入力を従業員に要求することができます。 また、従業員、特にコンサルタントや請負業者に、週の労働時間をタスクやプロジェクトごとに分割してもらうと、有益な場合があります。
従業員にタイムシートを使用させるのはなぜですか?
タイムシートまたはタイム シートには、次の利点があります。
＃1。 給与処理が簡素化されます
多数の従業員がいる場合、各従業員が週に何時間働いたかを思い出すのが難しい場合があります。 さらに、従業員が働いた時間よりも短い時間で従業員に支払う場合、収益を盗んでいるように見える可能性があります。 タイム シートを使用すると、従業員の完全な勤務時間をすぐに利用できるようになるため、多くの給与処理の問題が軽減されます。
＃2。 透明性のある社内慣行
すべての従業員にタイム シートまたはタイムシートの使用を要求することで、一部のチーム メンバーの勤務時間は短く、給与が高いという一般的な従業員の不満に対処できます。 勤怠管理ソフトウェアを使用すれば、チームは全員が同じガイドラインに従っていること、および勤務時間が追跡されていることを知ることができます。
＃3。 透過的なクライアント請求
クライアントに時間単位で請求する場合、いずれかのクライアントが請求した合計金額に異議を唱える可能性が常にあります。 タイムシートを使用して、クライアントに支払っている時間だけ働いたことを示すことができます。 その後、支払いはすぐに行われるはずです（うまくいけば）。
＃4。 プロジェクト管理の改善
タイムシートは、XNUMX つの主要な分野でプロジェクトの追跡と管理に役立ちます。 XNUMX つ目は、タイムシートにはさまざまな仕事に必要な時間が示されているため、今後の取り組みに含めることができます。 次に、タイムシートは、質の高い仕事を完了するのに最も時間がかからない従業員を示します。 その結果、最も重要なタスクに割り当てる担当者がわかります。
＃5。 職場の効率
最も生産性の高いスタッフを特定することで、業務の速度と効率を向上させることができます。 より迅速な労働者はより多くの仕事を引き受けることができるため、お金を節約することもできます。
タイムシートの適用
タイムシートは、次のようなさまざまな状況で役立ちます。
＃1。 給与処理
雇用主はタイムシートを使用して、勤務時間、休暇、有給休暇、および給与処理の変更を追跡します。 雇用主は、時間追跡ソフトウェアを使用して、給与承認のための追跡可能なワークフローを作成することもできます。 給与計算の問題の最も一般的な原因は、誤ったデータ入力です。 タイム トラッキング ソフトウェア システムにより、データ入力エラーが減り、給与手続きがスムーズに進むようになります。
＃2。 管理会計
タイムシートは、管理会計において非常に便利なツールです。 マネージャーがタスクの開始時刻と終了時刻を記録するのに役立ちます。 これは、マネージャがどのジョブが最も時間を費やしているかを知り、作業が遅れる原因となっている領域を特定する必要がある場合に役立ちます。
サービス産業:
＃1。 法律事務所のタイムシート
法律事務所にとって、クライアントの勤務時間と顧客に提供するサービスの正確な記録を保持することは重要です。 法律事務所は、タイムシートを使用して、クライアントのサービス時間に基づいて請求書を追跡できます。
＃2。 フリーランサーのタイムシート
独立請負業者にとって、時は金なりです。 多くのフリーランサーは時間単位でクライアントに料金を請求するため、時間を適切に測定することが重要です。 プロジェクトに費やされた時間を把握することは、クライアントとは別の分野で働く人々にとって困難になります。 フリーランサーは、時間追跡システムを使用して、費やされた時間を正確に監視し、記録をクライアントと共有できます。 これにより、クライアントは自分のお金がどこに行くのかを理解し、フリーランサーに正確な記録を与えることができます.
＃3。 会計士のタイムシート
会計事務所の利益は、従業員がクライアントとの時間をどれだけ効率的に使用できるかによって決まります。 高い使用率と請求可能性は、大きな収益につながります。 会計事務所は、タイムシートと時間追跡ソフトウェアを使用して、請求書と時間を追跡できます。 したがって、適切なソフトウェアを選択することは、会計事務所にとって重要な問題です。
タイムシート テンプレート
会社でタイムシートまたはタイムシートを確立するときは、テンプレートから始めると、おそらく最良の結果が得られます。 XNUMX つの Microsoft タイム シート テンプレートを以下に示します。
最初のタイムシート テンプレート は、勤務日ごとに従業員の開始、終了、および昼休みの時間を示す単純なタイムシートです。 また、総労働時間の内訳を通常時間と残業時間に分けて表示するだけでなく、会社の XNUMX 週間の労働時間のリマインダーも表示されます。 上部には、あなたと従業員の名前が表示されます。
XNUMX 番目のタイムシート テンプレート 時間単位で顧客に請求する事業主を対象としています。 この週単位のタイムシートには、会社名、住所、署名に加えて、クライアント コード、プロジェクト コード、および請求可能な作業時間が含まれています。 スタッフが毎日多くの請求可能なタスクに取り組んでいる場合、余分な行が追加される可能性があります。 多くの勤怠ソフトウェア ソリューションを使用すると、パーソナライズされたタイムシートを作成できます。
フリータイムシート計算機
無料のタイムシート計算機を使用すると、スタッフが何時間働いたかを知ることができます。 それは本当にそれと同じくらい簡単ですか？ 労働時間に対して従業員に支払わなければならないため、タイムシートで時間を計算するには無料の計算機を使用する必要があります。 これは、人員の予算編成と支払いに役立ちます。
また、 タイムシート: 仕組み、テンプレートと違い
無料のタイムシート計算機は、従業員が勤務時間に対して確実に補償されるようにすることで、組織に役立ちます。 フリータイムシート計算機は、従業員がいつ仕事を開始し、いつ終了したかについてのエラーを減らすのにも役立ちます. 手動のタイムシート計算は、多くの組織に悪影響を与える可能性があります。
従業員は、タイムシートを完了するために最善の意図を持っていても、間違いを犯す可能性があります。 これは、XNUMX 枚の紙または基本的なスプレッドシートが原因で、企業がいかに簡単に損失を被るかということです。 スタッフの勤務時間は、正確な記録がないと不正確になり、料金を支払うことになります。
特定の計時方法を使用する必要がありますか?
労働省が要求する情報を正確に記録する限り、任意の時間管理方法を使用できます。
雇用主は通常、時間を追跡するために次の XNUMX つの方法のいずれかを使用します。
＃1。 タイムシート
タイムシートには、従業員が XNUMX 日および XNUMX 週間に働いた時間数が記録されます。 多くの場合、時計よりも柔軟性が高く、従業員がミスをした場合に簡単に変更できます。 ただし、従業員はタイムシートごとに手動で記入する必要があるため、タイム レコーダーよりも正確ではありません。
＃2。 時計
タイム レコーダーは、従業員の出勤と退勤の正確な時間を記録します (つまり、勤務開始と終了)。 従業員が退勤すると、ほとんどのタイム レコーダーは自動的に勤務時間を計算します。 従業員がいつ働いて休憩しているかを追跡したい場合、これは優れたソリューションになる可能性があります。 たとえば、従業員が出勤と退勤を忘れた場合、問題を修正するのがより困難になる可能性があります。
タイムシートの使用に関するヒント
タイムシートは、従業員の勤務時間を追跡し、FLSA 規制を順守するための優れたツールとなります。 ビジネスでタイムシートを使用したことがない場合は、次のヒントを参考にしてください。
- 承認する前に各タイムシートを調べます。 タイムシートが間違っている場合は、従業員に返却して必要な修正を加えます。
- 各給与サイクルでは、従業員は同じ日までにタイムシートを提出する必要があります。 従業員がタイムシートを提出しなかった場合に給与を差し控えることはできませんが、このルールを確立することで、習慣を構築し、確実な記録を保持することができます。
- トレーニング、出張、オフィス外で過ごした時間など、すべての勤務時間を記録することを従業員に義務付けます。 たとえば、通常の勤務時間外にビジネス メールをチェックする人は、時間を追跡する必要があります。
- 記録を残します。 記録の一貫性と整理を維持するには、従業員のタイプごとに同じタイプのタイムシートを使用してください。
- 可能であれば、ソフトウェアを使用してください。 デジタル タイムシートは、管理責任の時間を節約し、各タイムシートを統一し、情報を見つけやすくするのに役立ちます。 さらに、従業員は物理的な紙を追跡したり、労働の証明を提供したりする必要はありません。
タイムシート ソフトウェアとは
タイムシート ソフトウェアは、チームの作業時間を追跡し、給与計算プロセスを簡素化するために使用されます。 最新のソフトウェアは、各タスクの実行にかかる時間を追跡し、マネージャーがプロジェクトを順調に進めるのを支援する機能を含むように進化しています。
実際には、タイムシート ソフトウェアは、プロジェクトの時間管理のほぼすべての側面を監視および追跡できます。 チームがタスクに費やす時間を単純に記録するだけでなく、ソフトウェアはスケジュール、リソース、およびタスクの実行に関連するその他の変数も追跡できます。
従来のタイムシートとオンライン タイムシート ソフトウェア
タイムシートはチームの時間を追跡するために必要ですが、オンライン タイムシート ソフトウェアに投資する価値はありますか?それとも、従来のタイム トラッキング スプレッドシートで十分でしょうか? 次の違いを考慮してください。
＃1。 カスタマイズ可能
タイム ログ シートやタイム カードなどの従来の方法よりもオンライン タイムシートを使用する利点の XNUMX つは、会社の構造に合わせて調整できることです。 すべてのビジネスが同じというわけではありません。 彼らはさまざまな業界で事業を行っており、独自の給与処理要件があります。
＃2。 報告
紙のタイム シート テンプレート、および Excel や Google スプレッドシートで作成された電子タイムシートの問題は、それらがデータ アイランドであることです。 それらは機能しますが、タイムシートの最小要件を超えることはありません。 それどころか、オンライン タイムシートは、アクセスしてレポートを生成できる中央リポジトリを提供します。このレポートは、マネージャーがチームの運営状況やプロジェクト時間を追跡するための情報についての洞察を提供します。
#3 セキュリティ
オンラインタイムシートソフトウェアを所有すると、電子的にロックされ、含まれている情報を誰も変更できなくなります。 経営陣が従業員のタイムシートを承認したら、それを保護して、給与計算で受け取ったものが観察したものと一致するようにします。 誰も入ってきて数字を改ざんすることはできません。
＃4。 シンプルなアクセス
印刷されたタイムシートは物理的に発行する必要があり、デジタル コピーは電子的に送信する必要があります。 一方、オンライン タイムシート ソフトウェアは、いつでもどこからでも利用できます。 さまざまな場所やタイム ゾーンで作業するチームを管理している場合、タイムシートにログインして更新することができます。タイムシートが提供されるのを待つ必要はありません。
自分のタイムシートを作成するにはどうすればよいですか?
タイムシートを作成するには、次の情報が必要です。
- 日付
- ジョブまたはシフト
- 出勤時間（昼食前後）
- 退勤時間（昼食前後）
- 総時間数
- 残業時間の合計
- 病欠時間の総数
3種類のタイムシートとは?
タイムシートには次の XNUMX 種類があります。
- 毎日のタイムシート。
- 毎週のタイムシート。
- 隔週のタイムシート。
勤務時間表とは？
タイムシートは、従業員が作業に費やした時間を追跡する方法です。このアプローチには、従業員の開始時間と終了時間、および従業員が取り組んだプロジェクトと活動を通常は紙に記入することが含まれます。
タイムシートは必要ですか?
タイムシートは、給与計算、クライアントへの請求、およびリモート担当者の給与計算に不可欠なコンポーネントです。 タイムシートは、従業員が適切な報酬、福利厚生、および休暇を確実に受け取るための法的基盤として機能します。
タイムシートに Excel を使用できますか?
確かにできます。 この Excel タイム シート テンプレートを使用すると、残業、病欠、休暇、休日など、曜日ごとに勤務時間を記録できます。 テンプレートには、勤務時間数と時給に応じた支払額を計算するためのアルゴリズムが含まれています。
Word でタイムシートを作成する方法を教えてください。
マイクロソフトを利用する。 ソフトウェアを起動し、目標を達成するまで注意深く手順に従ってください。
タイムシートの責任者は誰ですか?
事業主。 雇用主は、公正労働基準法 (FLSA) により、従業員の労働時間を記録することが義務付けられています。多くの企業は、タイムシートまたはタイム クロックによる従業員の支援に依存していますが、雇用主は最終的な責任を負います。
タイムシートをどのように維持しますか?
時間管理の価値をチーム メンバーに伝えたり、スタッフに毎日タイムシートに記入するよう促したり、自動化を使用したり、仕事の見積もりを作成したりすることで、タイム シートを管理できます。
タイムシートの別名は？
タイムシートは、テーブル、リスト、名簿、時刻表、集計、および付録としても知られています。
まとめ
組織にタイムシートを実装することに不安がある場合は、難しいものである必要はないことに注意してください。 ほとんどのタイムシート ソフトウェアには、時間エントリの追加や必要なすべての管理に役立つ説明書やビデオが含まれています。 テレワークのこの時代では、紙ベースのタイムシートからデジタルのものへの移行が重要です。
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参考文献
