どのようなビジネスにおいても、業務効率を向上させることは継続的な努力です。 市場、競争、テクノロジー、顧客が変化するにつれて、企業は利益を増やし、コストを削減し、品質を向上させることを継続的に繰り返す必要があります。 単純ではありませんが、企業全体の業務効率を総合的に高める手法は存在します。 したがって、この記事では、業務効率化に関して必要な情報をすべて確実に提供します。
運用効率とは何ですか?
業務効率とは、時間、人材、設備、在庫、資金をできる限り効果的に活用してビジネスをサポートすることです。 効果的なビジネスは、より無駄がなく、より柔軟で、より成功しています。 業務効率化は産業企業にのみ適用され、より高度で高速なマシンへの投資がすべてであるというのは、よくある誤解です。
収益性の高い企業または投資は、運用効率も高くなります。 これは、その企業が、同等またはそれ以下の金額で、代替企業よりも多くの収入または収益を提供できるためです。
運用効果の認識
投資市場では、投資取引コストが業務効率の焦点となることがよくあります。 最も収益性の高い取引所は最大のマージンを持っています。つまり、投資家は最大の利益を得るために最小限の支払いで済みます。
同様に、企業は最大の粗利利益を達成するために、可能な限り低コストで製品を生産したいと考えています。 ほとんどの場合、規模のメリットによって業務効率が向上します。 株式市場における一株当たりの手数料を下げるには、設定された取引コストで投資の追加株式を購入することが必要になる場合があります。
競争の激しい市場は、多くの場合、市場の運用効率の結果として生じます。 投資家を高額の出費から守るために手数料を規制することを目的とした規制も、運営の効率的な市場に影響を与える可能性がある。
運用効率を高める方法
収益の減少、需要を満たすのが難しい、さらには収益の損失などに気付いた場合、多くの経営者と同様に、運営に非効率があると考える可能性があります。
幸いなことに、業務効率化を推進すると生産性がすぐに向上します。
業務効率を向上させるための演習は通常、次の手順を実行します。
#1. あなたの操作を認識する
業務を理解することは、業務効率化のための戦略において最も重要な最初のステップです。 知らないことは上達に役立ちません。 まずは組織のあらゆる側面を調査し、会社の多くの部門を分析することから始めます。 パフォーマンス データの監査と分析を使用して、業務、無駄、改善の余地について詳しく学びます。
#2. 行動計画を作成し、プロジェクトに優先順位を付けます。
現状の評価により、問題の主な原因への対処に最も大きな影響を与える修正の優先リストが作成されます。
プロジェクトは次の XNUMX つのカテゴリに分類できます。
素早い勝利
これらは今後 XNUMX 週間程度で達成できるでしょう。 ポジティブな変化をもたらす責任と権限を持った上級者を XNUMX 人まで割り当て、同時に実行させると有益です。
今後 XNUMX ～ XNUMX か月以内に完了するプロジェクト
これらの開発は、企業レベルの複数の部門または事業単位に影響を与える可能性があります。 関係者全員を特定し、改善を提案して実行する権限を与えることが重要です。
各イニシアチブの実行者、完了日、進捗状況と影響を追跡するための主要業績評価指標 (KPI) またはマイルストーンを指定したアクション プランを両方のプロジェクトに対して作成する必要があります。
#3. 電子機器の紹介
企業は業務効率化に向けた取り組みを開始する際に、デジタル 4.0 テクノロジーを考慮する必要があります。 パフォーマンス指標をリアルタイムに視覚的に表示するデジタル製造ダッシュボードは、これらのテクノロジーの一例です。 このデータを使用して、予定外のダウンタイムや拒否の根本的な理由を特定して調査したり、緊急の対応が必要な状況を主要なスタッフに通知したりできます。
製造会社にとって不可欠なもう XNUMX つの種類のソフトウェアは、日常管理システムです。 これにより、マネージャーはプロジェクト、アクティビティ、またはプロセスのステータスを定期的に確認できます。 ワークフローを自動化し、役割と責任を明確にするだけでなく、タスクの割り当てやリマインダーにも役立ちます。
全員に情報を提供することで、柔軟性と効率の両方を高めることができます。 市場が変化したり、ライバルが利益を減らしたりしたときに、これらの市場要因に機敏かつ迅速に反応できるようになります。 これは、すべての関係者が最新の情報を使用している場合にのみ発生します。 部門間や社外の顧客とのコミュニケーションも効率化します。
#5. 適切なパフォーマンス指標を選択する
生産目標を達成するには、野心的かつ現実的なパフォーマンス目標が必要です。 現実的な目標は、業務効率化の文化を促進します。
目標を設定することは、製造、流通、サービス部門で活動するあらゆる種類の企業に利益をもたらします。
#6. 変化を実行に移し、継続的に改善を続ける
会社のスタッフは変更に反対することがよくあります。 導入を成功させるために必要な時間、ツール、および次のような支援 (知識やトレーニングなど) をチームに提供することが重要です。
賛同を得る
この変更によりどのように問題が解決され、生活が簡素化され、顧客の満足度が向上するかを説明します。 専門家によれば、従業員はこの変化が有利になると感じているはずだという。 変化のための変化からは何もポジティブなものは生まれません。
頻繁に会う
チームミーティングを定期的に開催して、全員に責任を負わせ、成果を評価し、開発すべき領域を特定します。 多くの企業では、毎日 10 ～ 15 分間の簡単な会議を開催しています。 こうしたディスカッションは、チームが危機に迅速に適応できるよう、シフトの開始時と昼食時に XNUMX 日 XNUMX 回開催できます。
計画を更新する
アクション プランが完了したら、このプロセスを繰り返して、XNUMX ～ XNUMX か月間新しいアクション プランを作成します。 これにより、継続的な開発の文化が促進されます。
#6. 従業員教育を重視する
トレーニングは、担当者が業界の最新テクノロジーを確実に理解できるようにするために重要です。 スタッフがシステムとプロセスに関して十分なトレーニングを受けていれば、それらをより効果的に運用できるようになります。
また、現状に決して満足せず、常に無駄を削減する方法を模索する継続的改善というビジネスの信条もあります。 あなたのビジネスはこれを受け入れる必要があります。 このため、全社規模で控えめかつ大幅な改善を継続的に模索する必要があります。 小さな変更が品質、コスト、生産スケジュールに大きな影響を与える可能性があります。
＃7。 メソッドを改善する
業務効率の基礎となる手順の見直しと改善は、さらなるアクションです。 これが、自動化が非常に重要である理由です。 自動化できる時間のかかる管理手続き (請求書、見積書、提案書の作成、報告など) などの反復的なプロセスをスピードアップできる可能性があります。 すでに説明したように、改善していることを確認するには、自分の仕事を見直す必要があります。
#8. 財務戦略を考慮する
もちろん、業務効率化には財務戦略も含める必要があります。 根本原因分析を実行し、商品の作成に関連するすべてのコストをリストし、コストセンターを監査できます。 ビジネスに良好で安定した利益を維持するには、短期プロジェクト (管理労働力、計画立案、財務負担の軽減) に投資します。 最小限のマージンで作業を行わないよう最善を尽くしてください。
業務効率の計算方法
運用効率の計算式は簡単です。 測るのは簡単でも難しいです。 しかし、努力する価値はあります。 運用効率は素晴らしいパフォーマンス指標です。 それが高ければ高いほど、同じ金額を稼ぐのにかかるコストは低くなります。
自動化は、ビジネスの業務効率を向上させるための素晴らしいツールです。 高価なリソースの無駄を防ぎ、無駄を削減し効率を高めることで企業の収益に利益をもたらします。 大企業で働いているか中小企業で働いているかにかかわらず、業務効率を改善する余地は常にあります。 まずはそれを測定できなければなりません。
#1. 運用効率の計算式
前述したように、運用効率には簡単な公式があります。 会社のランニングコストを単純に加算し、全体の収益をその金額で割ります。
総収益 / 営業費用 = 業務効率
例として Acme ウィジェットを使用してみましょう。 ランニングコストが 100,000 万ドル、年間収益が 1 万ドルのビジネスを考えてみましょう。 この業務効率の図における業務効率は 0.1 です。
#2. 業務効率化率
運用効率率は、上記の運用例をパーセンテージに変換したものです。 営業費用を総レビュー額で割った後、その結果に 100 を掛けることで簡単に見積もることができます。
業務効率率 = 営業費用 / 総収益 x 100
業務効率の例では、業務効率率は 10 または 10% になります。 この例では、業務効率を低下させながらも、同額またはよりコスト効率の高い収入を生み出す方法を示します。 数字は信頼できるものです。 業務効率率が低いほど、会社の業務効率と持続可能性は向上します。
#3. 効率と生産性
生産性は生産量を測定するために使用され、通常は 100 時間あたり XNUMX ユニットなど、単位時間あたりの特定のユニット数で表されます。 製造効率では、生産される製品の量だけに焦点を当てるのではなく、ユニットあたりの生産コストが考慮されることがよくあります。
規模の経済の分析には、生産性と効率の比較も含まれる場合があります。 効果的な規模の経済を達成するために、企業は生産レベルを最大化することを目指します。 これにより、ユニットあたりのコストが削減され、ユニットあたりの収益が向上します。
業務効率化は戦略ですか?
戦略には計画が必要です。これには、部門が業務を維持するために利用できる財務予算、プロジェクト予算、成長予測の策定などが含まれます。 戦略的計画の実行は業務の効率化につながります。
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参考文献
