2023 年にマイレージの払い戻しに関して雇用主が何を期待し、何を必要としているのかを知ることは、出張を計画している場合に役立ちます。 ビジネス関連の用事を完了するために車両 (車やトラックなど) を使用する従業員には、マイレージが払い戻される場合があります。 2023 年に仕事、慈善活動、医療、または移動関連の目的で自動車を運転する場合、新しい標準マイレージ償還率が内国歳入庁 (IRS) によって設定されました。 マイレージの払い戻しをリクエストするためのフォームは、旅行に関する情報も提供され、従業員はビジネスの用事を実行するたびに記入する必要があります。
この記事では、マイレージの払い戻しに関する重要なポイント、適格性を確認する方法、および旅行費用を正確に文書化するためのアドバイスについて説明します.
マイレージの払い戻し
従業員が仕事関連の目的で車を使用する場合、雇用主は従業員に走行距離を払い戻します。 ほとんどの企業は、セント パー マイル方式を採用しています。 ただし、雇用主と従業員との合意により、払い戻し率、対象となる費用、および支払いスケジュールが決定されます。
仕事関連の目的で自家用車を使用することに対して受け取る補償は、走行距離の払い戻しとして知られています。 必要な走行距離中の車の所有と運用に関連するすべての費用は、払い戻しの対象となります。 ほとんどの場合、マイルごとに計算され、ビジネス目的での車両の所有と運用に関連するすべての費用が支払われます。
マイレージ償還の要素
以下のようないくつかの要因がマイレージの払い戻しに影響を与える可能性があります。
＃1。 適格性
すべての労働者が対象となるわけではありませんが、雇用主は、従業員が仕事関連の目的で車両を使用する場合、マイレージを従業員に払い戻すことができます。 雇用の詳細によって、資格があるかどうかが決まります。 典型的なマイレージ払い戻しポリシーは、通常、次の旅行を対象としています。
- クライアントとの訪問
- お客様の移動手段の提供
- 一時的な仕事場に旅行する
- 会議や専門的なコンベンションへの旅
税金の結果は、会社の払い戻しから生じる可能性があることを忘れないでください。 経験豊富な税理士に相談して、収入にどのような影響があるかを確認することをお勧めします。
＃2。 標準料金
内国歳入庁 (IRS) は標準のマイレージ レートを設定していますが、会社は自由にレートを設定することもできます。 IRS は、納税申告書がマイレージに対してこの金額まで控除することを許可しています。 多くの企業は IRS レートに基づいて料金を設定していますが、法律で義務付けられているわけではありません。 雇用主は、法定最低額より少ない、または多い払い戻しを提供する場合があります。
＃3。 雇用主の要件
従業員の給与が州の最低賃金基準を下回らない限り、雇用主は走行距離の払い戻しを支払う必要はありません。
マイレージの払い戻しを追跡する方法
一部の雇用主は、従業員にガスや自動車修理の領収書を提出して払い戻しを受けるよう要求しています。 標準控除率を利用すれば、煩わしいレシート集めの手間も省けます。 経費追跡プログラムを利用すると、マイレージの追跡が簡単になります。 これらのプログラムでは、マイレージ情報を入力し、その情報に基づいて払い戻しを計算できます。 以下の手順を使用して、マイレージの払い戻しを監視できます。
- 旅行の日付を記録します。
- 移動時間を追跡します。
- 旅が始まるとすぐに、走行距離に注意してください。
- 出発地と最終目的地を含めます。
- 旅行の目的の要約を含めます。
- 旅行から戻ったら、走行距離を記録します。
あなたの雇用主は、設定された毎月のマイレージ手当、FAVR (固定および変動率)、または IRS が要求する標準マイレージ償還率を提供する場合があります。
FAVR (固定および変動レート)
従来の方法に代わる一般的な FAVR では、変動費をカバーする推定セント マイル率と固定費をカバーする定額の組み合わせを従業員に支払います。 ガス、オイル、維持費、修理費は変動費の例です。 リース料、税金、登録料、ライセンス料、減価償却費、保険料は固定費の例です。 いつものように、IRS の標準マイレージ レートを使用する必要があり、追加の払い戻しは所得税の対象となります。
雇用主および独立請負業者は、ビジネス関連のマイレージを差し引くことができます。 また、従業員の収入とはみなされないため、課税されません。 しかし、雇用主が従業員に仕事関連の目的で実際の運転費用よりも多く支払う場合、払い戻しの一部は補償と見なされ、課税される可能性があります。
マイルの払い戻しの対象となるのは何ですか?
あなたのビジネスは、従業員の通常の通勤を伴わない出張の費用を差し引くことができます。 以下の費用は、マイルの払い戻しの対象となります。
- 出張旅行
- 現在および潜在的なクライアントとのオフサイト相談
- 会社の消耗品を購入するための用事を実行する
- 業務用配送
2023年のマイル還元率
新しい IRS マイレージ レートは、1 年 2023 月 XNUMX 日から始まる旅行に対して有効です。
- 車で通勤する場合は 65.5 マイルあたり XNUMX セント
- 移動または医療上の必要がある場合は、22 マイルあたり XNUMX セント
- 慈善目的で 14 マイルあたり XNUMX セント
燃料価格、燃費効率、保険料が変化したため、新しいマイレージ レートも変更されました。
マイレージ償還規則
払い戻しを非課税にするための責任ある計画について、IRS の XNUMX つの要件を遵守する必要があります。
- 自己負担費用は、雇用主のために働いている間に発生したことを意味する、あなたの職種に関連している必要があります。
- あなたは雇用主にこれらの費用の説明を迅速かつ正確に提供しなければなりません。
- 追加の報酬または手当は、期限内に返却する必要があります。
さらに、IRS には、連邦マイレージの払い戻しに関する特定のガイドラインはありません。 この払い戻しを提供しない場合でも、最低賃金法を遵守する必要があります。 少なくとも最低賃金から走行距離の払い戻しを差し引いた金額を労働者に支払うようにしてください。
マイレージの払い戻しを計算する
従業員の 50 人である Joe が、会社のためにいくつかの用事を行っているとします。 物資のために、ジョーは往復 13 マイルの距離を移動します。 その後、彼はクライアントに会うために 20 マイル移動してから、83 マイルのドライブでオフィスに戻ります。 ジョーは、通勤中に 65.5 マイルを移動しました。 標準マイレージ レートは 0.655 ($36 標準マイレージ レート x 54.37 ビジネス マイル) だったので、あなたは彼に $XNUMX を返さなければなりません。
マイル払い戻しフォーム
従業員は、ペンと紙を使用して、毎日のビジネスの走行距離を追跡できます。 多くの会社は、従業員にマイレージの払い戻しフォームを提供しています。 従業員は、会社のビジネスに関連するタスクを実行するたびに、マイレージ払い戻しフォームに記入することができます。
マイレージ払い戻しのフォームは、旅行に関する情報を要求します。 フォームでは通常、日付、ビジネス目的、出発地、目的地、走行マイル数、合計マイル数などの情報を求められます。 通常、業務目的で車両を使用したことに対する払い戻しを希望する従業員は、マイレージ払い戻しフォームに記入します。
従業員が複数の出張に関する情報を入力できるようにするために、フォームには複数の行またはスペースが含まれることがよくあります。 走行距離レポートを年に XNUMX 回だけ要求する会社もあれば、従業員に毎月提出するように要求する会社もあります。
データは、デジタル フォームと紙のフォームの間で同一です。 さらに、デジタル マイレージ フォームを使用すると、従業員が紙のフォームを置き忘れたり紛失したりするリスクがなくなり、マイレージ データが失われる可能性があります。
2023 年の連邦マイレージ償還率はいくらですか?
すべてのビジネス マイルの標準マイレージ レートは 65.5 マイルあたり 22 セントですが、移動または医療費のレートは 14 マイルあたり XNUMX セントで、慈善目的の場合は XNUMX マイルあたり XNUMX セントです。
マイレージの払い戻しはどのように計算しますか?
IRS または雇用主の現在のマイレージ レートをビジネス マイレージに掛けると、マイレージの払い戻し額が算出されます。 たとえば、今月あなたが仕事関連の目的で 800 マイル移動し、雇用主が標準レートで払い戻しを行ったとします。 その場合は、以下の式を使用してマイレージの払い戻しを決定してください。800 マイル x 65.5 セントは、524 ドルのマイレージ補償に相当します。
会社員のメアリーは、隣町の取引先との打ち合わせが必要。 彼女は旅行し、クライアントに会い、すぐに彼のオフィスに戻ります。 メアリーは合計 74 マイルを運転しました。 運転する場合、74 マイルに 0.655 ドルを掛けると 48.47 ドルになります。
マイレージの払い戻しはどのように行われますか?
雇用主は、仕事の一環として発生した車両費用を 2023 マイルあたりセント単位で労働者に払い戻します。 IRS の規定によると、65.5 年の標準マイル レートは XNUMX セントです。
このレートに支払い期間内の移動距離を掛けて、マイレージの払い戻しが決定されます。 今月 120 マイル移動したとします。 マイルの払い戻しで $78.6 を受け取ります
企業はマイレージをどのように支払いますか?
雇用主は、仕事の一環として発生した車両費用を XNUMX マイルあたりセント単位で労働者に払い戻します。 従業員は、仕事関連の目的で自分の車を使用する費用をカバーするために、会社から XNUMX マイルあたりセントの払い戻しを受けます。
マイレージを請求するにはどのような証拠が必要ですか?
標準的な方法でマイレージを差し引く場合は、マイレージ ログブックが必要です。 実際の支出を使用する場合は、支出の詳細が記載された領収書が必要になります。 どちらの方法で控除額が大きくなるかを判断するには、マイレージを追跡する必要があります。
従業員としてマイレージを請求できますか?
独立した請負業者でない限り、ビジネス目的で車両を使用する従業員は、雇用主から走行距離の払い戻しを受ける資格がある場合があります。 この払い戻しは、ガソリン代と出張での損耗をカバーすることを目的としています。
まとめ
経費を賄うためにビジネス目的で自家用車を使用する場合、雇用主はマイレージの払い戻しを提供する場合があります。 いくつかの州の法律にもかかわらず、従業員がビジネス目的で車両を使用するために従業員に支払うことを義務付ける連邦法はありません。
マサチューセッツ州、カリフォルニア州、イリノイ州、およびその他の州では、事業中に従業員が負担する旅費およびその他の関連費用を雇用主に支払う義務を課しています。 マイレージの払い戻しを行う必要があるかどうか不明な場合は、お住まいの州の法律を調べて、弁護士に相談してください。
2023 年のマイレージ払い戻しに関するよくある質問
マイル還元とは？
仕事関連の目的で自家用車を使用することに対して受け取る補償は、走行距離の払い戻しとして知られています。
マイレージを請求するにはどのような証拠が必要ですか?
標準的な方法でマイレージを差し引く場合は、マイレージ ログブックが必要です。実際の支出を使用する場合は、費用の詳細が記載された領収書が必要です。
2023 年の連邦マイレージ償還率はいくらですか?
すべてのビジネス マイルの標準マイレージ レートは 65.5 マイルあたり 22 セントですが、移動または医療費のレートは 14 マイルあたり XNUMX セントで、慈善目的の場合は XNUMX マイルあたり XNUMX セントです。
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参考文献
