ことわざにあるように、「手紙を書くことは一つのことです。 専門的に書くことはまったく別です。 そして、それがプロの手紙の出番です。プロの手紙は、情報を要求または提供するために使用できる正式な手紙です。 専門的な手紙を書くことになると、その目的、辞任、参照、推薦、または苦情に関係なく、企業や他の組織と効果的にコミュニケーションをとるための専門的な手紙の書き方を知ることが重要です.
ただし、プロの手紙の書き方に関するヒントを探している場合は、適切な場所に来ています。 この記事では、プロフェッショナルな手紙の書き方と、手紙を際立たせるその他のヒントについて説明します。
プロフェッショナルレターとは？
プロフェッショナルレターは、通常、他の企業や個人と通信して情報を要求または提供するために使用されるビジネスレターです。 通常はフォーマルでプロフェッショナルな口調とスタイルです。 これは、潜在的な雇用主、クライアント、同僚、またはビジネス関係者に宛てた手紙です。
プロの手紙には、通常、挨拶、本文の段落、締めくくりなど、特定の目的や意図が含まれています。 手紙はよく書かれており、文法やスペルの誤りがあってはなりません。 また、明確かつ簡潔で、要点をまっすぐに伝える必要があります。 したがって、プロフェッショナルな手紙を書きたいときは、受取人に注意を払い、それに応じて手紙を調整してください。
職業上の手紙の種類
職業上の手紙には多くの種類があり、それぞれに目的がありますが、最も一般的なものには次のようなものがあります。
＃1。 カバーレター:
カバーレターは、仕事に応募するとき、または潜在的なクライアントに提案またはアプリケーションを送信するときに使用されます. プロフェッショナルなカバー レターを書くには、そのポジションに焦点を当て、自分が適切な候補者であることを会社や雇用主に納得させるような言葉を書く必要があります。
＃2。 推薦状：
推薦状は、個人のスキルや性格を肯定的に評価するために書かれた専門的な手紙です。 あなたのことをよく知っている人が、あなたの良いところを書いた手紙です。 このレターは、候補者の資格に関する貴重な情報を提供できるため、採用プロセスでよく使用されます。
推薦状には肯定的な意見が含まれており、奨学金、就職、またはインターンシップの取得に役立ちます。 さらに、専門的な推薦状は、奨学金、仕事、またはインターンシップに応募する際の貴重な資産になる可能性があります。 たとえば、仕事や奨学金を得たい場合は、専門家の推薦状を書いてくれる人が必要です。 あなたがする必要があるのは、手紙を書いている人に必要なすべての情報を提供し、彼らの時間に感謝を示すことだけです.
＃3。 リファレンスの手紙：
推薦状とは、求職者を知っている人が書いて、その資格を証明する手紙です。 それは、以前の雇用主、同僚、教授、または専門組織からもたらされる可能性があります。 あなたの潜在的な雇用主は、採用プロセスの一環としてこの手紙を要求することができます。
言い換えれば、手紙は肯定的で、候補者の資格の具体例を提供する必要があります。 たとえば、職業上の推薦状を書きたい場合は、その人、その人が応募している仕事に宛てて、署名します。
＃4。 苦情の手紙：
苦情の手紙は、製品、サービス、または状況について不平を言うために使用される正式な手紙です。 手紙は、責任者の会社、組織、または個人に宛ててください。
したがって、専門的な苦情の手紙を書きたい場合は、インシデントの日付、時刻、場所などのすべての関連情報と、問題の詳細な説明を丁寧かつ専門的に記載してください。
＃5。 辞表：
退職届は、従業員が雇用主に対して、退職の意思を表明するための正式な文書です。 専門的な辞表を書くには、従業員の名前、役職、会社名、および最終勤務日を含める必要があります。
手紙の中で、従業員は辞任の理由についても言及し、彼らのために働く機会を与えてくれた雇用主に感謝する必要があります。
＃6。 お礼の手紙:
お礼状は、面接や会議の後に送られ、機会に対する感謝の気持ちを表します。 また、同僚、雇用主、顧客、ビジネス パートナーなどへの一般的な感謝の意を表すものでもあります。
プロの手紙の書き方
ここでは、辞職、照会、推薦、または苦情の手紙に関係なく、専門的な手紙の書き方に関する一般的なガイドを示します。
＃1。 文字フォントと余白を使用する:
文書でプロフェッショナルな印象を与えたい場合は、基本的なことから始めます。つまり、高品質の文字フォントと余白です。 これにより、手紙が洗練されたフォーマルな外観になります。 フォントを選択するには、読みやすく、プロフェッショナルな外観を持つものを探します。 たとえば、Times New Roman は適切な選択です。 次に、余白をすべての辺で XNUMX インチに設定して、文字をすっきりと合理化した外観にします。
＃2。 見出しを作成する:
職業上の手紙の見出しには、差出人の名前と住所、日付、受信者の名前と住所を含める必要があります。 プロの手紙の見出しを書くには：
- まず、ページの右上隅に名前、住所、および日付を記入する必要があります。 電話番号とメールアドレスを追加することもできます。
- その後、受信者のアドレス情報を自分のアドレスの下に追加し、左揃えにします。 これにより、手紙が正しい人または部署に宛てられていることを確認できます。
＃3。 挨拶文を書いてください:
挨拶は、手紙の冒頭にある正式な挨拶です。 したがって、見出しの下に、挨拶または挨拶を含め、コンマを追加します。 受取人の氏名がわかっている場合は、「Dear John Smith」と書くことができます。 また、受信者の名前がわからない場合は、「親愛なるサーまたはマダム」、「関係者へ」、「採用担当者へ」などの一般的な挨拶を使用してください。
＃4。 本文の段落:
通常、プロの手紙には XNUMX つの本文段落が含まれます。 プロの手紙の本文は、次の方法で書くことができます。 最初の段落では、手紙の目的を紹介します。 XNUMX 番目の段落では、目的に関する詳細情報を提供し、XNUMX 番目の段落では、読者に行動を起こすよう求めます。 したがって、これらの本文の段落が明確かつ簡潔であることを確認してください。
＃5。 結びの本文段落と署名を追加します。
ほとんどの手紙は、受信者に時間を割いてくれたことへの感謝と、連絡することを知らせる短い段落で終わります。 これは、前向きな発言やフレーズでサインオフする良い機会です。 例：「ご連絡をお待ちしております。」 または「ご検討いただきありがとうございます。」 レターに同封物を同封している場合は、そのこともここに記載してください。 例: 「私の履歴書のコピーを同封してください。」
結びの本文の後に、結びの行の間を XNUMX ～ XNUMX 行空け、結びの署名を追加します。 手紙の署名の例は、「心から」、「感謝を込めて」、「ありがとう」、「よろしく」、「本当に」などです。したがって、締めの署名を選択し、最初のミドルネームのイニシャル (ある場合) を入力します。と姓。 締めの署名とあなたの名前は左下にある必要があることに注意してください。
＃6。 手紙を校正して送信する
手紙を書いたら、時間をかけて校正してください。 文法やスペルミスをチェックすることは必須ですが、時間をかけて手紙を読み、明確で簡潔であることを確認してください。 その後、受信者に送信できます。
プロフェッショナルレターには何が含まれていますか?
職業上の手紙には通常、差出人の名前と住所、日付、受取人の名前と住所を含む見出しが含まれます。 手紙の本文は、差出人が手紙の目的を伝える場所です。 明確かつ簡潔にする必要があり、常に「よろしくお願いします」や「よろしくお願いします」などのプロフェッショナルなサインオフで締めくくる必要があります。
正式な手紙をどのように始めますか?
正式な手紙を始める伝統的な方法は、「Dear Mr./Mrs./Ms. 苗字。" ただし、相手の姓がわからない場合は、「Dear Sir or Madam」などの一般的な挨拶を使用できます。 また、その人を知っている場合は、ファーストネームを使用できます。
親愛なることなくプロの手紙を始めるにはどうすればよいですか?
「親愛なる」を使わなくても、さまざまな方法でプロの手紙を始めることができます。 いくつかの代替案には、「関係者へ」、「こんにちは」、または単に受信者の名前を使用することが含まれます。 ただし、受信者との関係に適した挨拶を選択してください。
たとえば、よく知らない受取人への手紙には「誰に」が適切ですが、よく知っている人への手紙には「こんにちは」または受取人の名前が適しています。 以下のサンプルを参照してください。
ご担当者様
件名: 支援要請
親愛なる[名前]
ご健勝のことと存じます。 私にとって非常に重要であると思われる問題について、あなたの支援を求めるために手紙を書いています。
添付文書をご確認いただき、ご意見をお寄せいただきたくお願い申し上げます。 この問題を解決するには、あなたの専門知識が非常に貴重であると確信しています。
あなたの時間と配慮していただきありがとうございます。
引き続きよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]プロのグリーティング レターのサンプルを開始するにはどうすればよいですか?
この方法でプロの挨拶状を始めることができます。
親愛なるサー/マダム、
メールありがとう。 現在のお仕事でご苦労されているとのこと、お見舞い申し上げます。 あなたの状況について詳しくお話しいただければ幸いです。 ご都合の良い時間帯がございましたらお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
あなたの名前。
プロの手紙はどのようにフォーマットする必要がありますか?
プロフェッショナル レターは、ページの上部にレターヘッドを配置し、その後に日付、受取人の名前と住所、および挨拶を記載する必要があります。 次に、レターの本文は、各段落の間にスペースを入れてシングルスペースにする必要があります。 手紙の下部にも署名し、その後に差出人の名前と連絡先情報を記入する必要があります。
まとめ
プロの手紙は、さまざまな目的でさまざまな聴衆に伝えます。 フォーマットは対象者や目的によって異なりますが、上記の一般的なヒントとガイドラインは、ポジティブな印象を与え、望ましい結果を達成するプロフェッショナルな手紙を書くのに役立ちます。 さらに、手紙は明確、簡潔、間違いのないものでなければならないことを忘れないでください。
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参考文献
