従業員、チーム内、および組織全体と明確かつ効果的にコミュニケーションをとるリーダーの能力は、ビジネスを成功させるための基盤の XNUMX つです。
また、今日の複雑で急速に進化するビジネス環境では、何百もの異なるコミュニケーション ツール、完全または部分的にリモート チーム、さらには複数のタイム ゾーンにまたがる多文化チームなど、効果的なコミュニケーションがこれまで以上に重要かつ困難になっています。
したがって、コミュニケーション能力は、マネージャーと従業員の最も重要なスキルになる可能性があります。
幸いなことに、コミュニケーション スキルは学習、改善、さらには習得することができます。
また、この記事のヒントは、組織とキャリアの成功のためにコミュニケーション スキルを向上させ、最大化するのに役立ちます。
しかし、いつものように、基本から始めましょう…
効果的なコミュニケーションの定義とは?
最も効果的なコミュニケーターは、他の人に積極的に耳を傾けながら、明確に伝えます。 彼女らは、歓迎の仕方で自分の考えや意見を表現しながら、言語的および非言語的なインプットを受け入れることができます。
効果的なコミュニケーションには他者とのつながりが必要です。 時に思わぬ動きをするパートナーとのダンスです。 これは、聴衆と同期することが、使用できる最も強力なスキルであることを意味します。 ニーズを理解し、コミュニケーションを取り、リアルタイムのフィードバックに対応する必要があります。 聴衆が望む会話に参加する必要があります。
ただし、これらすべてにはある程度の練習が必要です。
職場でのコミュニケーション スキルを向上させることが重要なのはなぜですか?
仕事をうまくこなしている限り、優れたコミュニケーターである必要はないと考えるのは簡単です。 それは真実から遠く離れることはできませんでした！
仕事のあらゆる側面はコミュニケーションに依存しており、コミュニケーション能力は仕事を遂行する能力と直接相関しています。
リモートワークの台頭に伴い、対面での職場コミュニケーションよりもメッセージングの使用が増加したことで、コミュニケーションスキルの低さが浮き彫りになりました。
クライアントと仕事をする場合、あなたのコミュニケーション スキルが関係の成否を左右します。
効果的なコミュニケーションを必要とするその仕事の次の側面を考慮してください。
- あなたのビジネスをクライアントに売り込み、
- 彼らと個人的な信頼関係を築き、
- 彼らが何を望んでいるのかを理解し、それを適切なチームに明確に伝える
- フィードバックを得て、
- 変更や遅延、その他多くのことを伝えます。
コミュニケーションスキルを向上させる方法: 8 つのヒント
以下は、すぐにコミュニケーションスキルを向上させるための簡単で実用的なヒントです。
簡潔かつ明確に
コミュニケーションの最も重要な側面は、言葉の選択です。 言葉遣いに関して言えば、少ないほど良いです。
明快さと、可能な場合は簡潔さは、書面または口頭による強力で説得力のあるコミュニケーションの鍵です。
何らかの形でコミュニケーションを行う前に、目標と聴衆を定義してください。
伝えたいこととその理由を概説することで、必要な情報をすべて確実に含めることができます。 また、無関係な詳細を排除するのにも役立ちます。
あなたのメッセージを損なう可能性のある余分な言葉や華麗な言葉は避けてください
また、場合によっては繰り返しが必要になることもありますが、注意して使用してください。 メッセージを繰り返すことで確実に受信されますが、繰り返しすぎると完全に無視される可能性があります。
＃2。 事前に計画する
どのような種類のコミュニケーションでも始める前に、何をどのように話すかを計画してください。
ただし、準備には、プレゼンテーションの練習だけではありません。
準備には、コミュニケーション全体を最初から最後まで考慮することも含まれます。 メッセージのバックアップに必要な情報を調べてください。 質問や批判に対するあなたの反応を考えてみましょう。 不測の事態に備えて計画を立ててみてください。
たとえば、業績評価の前に評価をサポートするために、従業員の行動の具体例のリストを用意します。
給与や昇進の交渉に入る前に、自分が何を望んでいるかを正確に把握してください。 範囲と潜在的な妥協点について話し合う準備をします。 あなたが何であるかを知っていて、受け入れたくない. また、あなたの立場や場所に関連する給与など、あなたのケースを裏付けるために具体的な詳細を手元に置いておいてください（ただし、調査は会社のゴシップや逸話的な証拠ではなく、公開されているデータに基づいていることを確認してください.
さらに、会話を始める前に、潜在的な質問、詳細情報や説明の要求、意見の相違について考え、落ち着いて明確に対処できるようにします。
＃3。 非言語コミュニケーションを意識する
私たちの顔の表情、ジェスチャー、ボディー ランゲージは、言葉よりも多くの情報を伝えることができます。
非言語的な合図は、話し言葉よりも最大 93 パーセント大きな影響を与える可能性があります。 この XNUMX つが一致しない場合、話し言葉よりも非言語的な信号を信じる可能性が高くなります。
リーダーは、非言語的な合図を読むことに特に熟練していなければなりません。
たとえば、意見の相違や懸念を表明するのをためらう従業員は、腕を組んだり、アイコンタクトを拒否したりして不快感を示すことがあります。 他人のボディ ランゲージを知っていれば、コミュニケーションの戦術を調整できるかもしれません。
リーダーは、自身の非言語コミュニケーションを同時にコントロールできなければなりません。
非言語的な合図は、常にメッセージをサポートする必要があります。 相反する言語と非言語のコミュニケーションは、せいぜい混乱を招く可能性があります。 最悪の場合、それはあなたのメッセージを狂わせ、あなた、あなたの組織、さらには彼ら自身に対するチームの信頼を損なう可能性があります.
＃4。 あなたの口調に注意してください
何を言うかは、どのように言うかほど重要ではありません。 口調は、他の非言語的な手がかりと同様に、メッセージに力と強調を追加するか、メッセージを完全に損なう可能性があります。
職場での意見の相違や対立では、口調が特に重要になる場合があります。 ポジティブな意味を持つ慎重に選ばれた言葉は、善意と信頼を育みます。 あいまいな意味合いや否定的な意味合いを持つ不適切な言葉の選択は、すぐに混乱を招く可能性があります。
スピーチのトーンには、音量、投影、イントネーション、および単語の選択が含まれます。 リアルタイムでトーンを制御して意図に一致させるのは難しい場合があります。 ただし、コミュニケーションが間違った方向に進んでいるように見える場合は、トーンを適切に調整することができます。
書くときは、トーンをより簡単にコントロールできます。 トーンとメッセージを念頭に置きながら、コミュニケーションを XNUMX 回でなくても XNUMX 回読むようにしてください。 守秘義務に違反しない場合は、声に出して読むか、信頼できる同僚に読んでもらうことをお勧めします。
また、電子メールやその他の書面による議論が白熱している場合は、返信を急ぎすぎないでください。
可能であれば、返信を書きますが、送信する前に XNUMX ～ XNUMX 日待ってください。 感情が落ち着いてからメッセージを読み直すと、多くの場合、対立がエスカレートする可能性が低くなるように口調を和らげることができます。
＃5。 アクティブリスニングを実践する必要があります
コミュニケーションには、ほとんどの場合、XNUMX 人以上が関与します。
効果的なコミュニケーションに関して言えば、聞くことは話すことと同じくらい重要です。 しかし、聞くことは、私たちが思っているよりも難しい場合があります。
コミュニケーションの専門家である Marjorie North は、自身のブログ投稿 Mastering the Basics of Communication で、特定の会話中に相手の発言の約半分しか聞こえないと述べています。
アクティブ リスニングの目標は、相手の言葉だけでなく、メッセージ全体を確実に聞くことです。 アクティブ リスニングの推奨事項は次のとおりです。
- 話者に完全かつ細心の注意を払う
- 心の中の気晴らし、判断、反論を取り除きます。
- 自分の考えを差し挟む衝動を避ける。
- オープンでポジティブなボディー ランゲージを維持して心を集中させ、話し手に真に耳を傾けていることを示す
- 応答するときは、聞いたことを繰り返したり言い換えたりします。
- 自由回答式の質問をして、追加情報を引き出します。
＃6。 感情的知性を向上させる
感情的知性は、コミュニケーションの基盤として機能します。 簡単に言えば、自分の気持ちを評価して理解するまでは、他の人と効果的にコミュニケーションすることはできません.
たとえば、心の知能指数が高いリーダーは、積極的に傾聴し、適切な口調を維持し、ポジティブなボディ ランゲージを使用することが容易になります。
感情的知性には、自分の感情を理解して管理するだけではありません。 効果的なコミュニケーションにとって同様に重要なもう XNUMX つの要素は、他者への共感です。
たとえば、従業員に共感することは、難しい会話を和らげるのに役立ちます。
悪いニュースを伝える必要があるかもしれませんが、彼らの意見に積極的に耳を傾け、彼らの気持ちを理解していることを示すことで、傷を修復したり誤解を回避したりすることができます。
＃7。 職場のコミュニケーション戦略を作成する
今日の職場では、さまざまな形式の情報が絶え間なく流れています。 すべてのコミュニケーションは、より大きな情報の流れの中で理解されなければなりません。
職場でのコミュニケーション戦略がなければ、最も効果的なコミュニケーターでさえ、メッセージを伝えるのに苦労する可能性があります。
コミュニケーション戦略は、会社が情報を送受信するために使用するフレームワークです。 顧客やクライアント、利害関係者、マネージャー、従業員とどのように、また何をコミュニケーションするかを定義できますし、そうすべきです。
最も広いレベルから始めて、誰がいつどのメッセージを受信するかを戦略に含める必要があります。 これにより、誰もが適切なタイミングで正確な情報を受け取ることができます。
どのツールをどの情報に使用するかなど、コミュニケーション方法と同じくらい具体的なものにすることができます。 たとえば、チームまたは組織全体のグループ チャットが適切な場合や、代わりに会議を電子メールで要約する必要がある場合を指定できます。
このような簡単なガイドラインを作成すると、情報の流れを合理化するのに役立ちます。 誰もが必要な情報を確実に受け取れるようにし、無関係な詳細がその重要な情報に負担をかけないようにするのに役立ちます。
#8。 ポジティブな組織文化を確立する
効果的なコミュニケーションには、コミュニケーションを行う企業文化も重要です。
透明性、信頼、共感、オープンな対話に基づいた前向きな職場環境では、コミュニケーションがより簡単で効果的になります。
マネージャーを信頼する従業員は、マネージャーのメッセージを聞くことに対してよりオープンになります。 マネージャは、部下に率直に意見を述べ、提案し、建設的な批判を提供するように促すと、賛同と建設的な批判を生み出しやすくなります。
情報を共有することを拒否し、提案に閉じこもり、間違いを認めたり批判を受け入れたりすることを拒否する権威主義的なマネージャーは、完全に無視されない限り、提案や批判を防御的に受け止める可能性があります。
信頼と透明性の基盤がなければ、最も些細なコミュニケーションでさえ誤解され、誤解や不必要な対立が生じる可能性があります。
同僚や従業員とのコミュニケーションは常に困難です。 誤解や誤解は常に存在します。残念なことに、企業のメッセージは、特に困難な時期には、常に聞きたいとは限りません。
一方、効果的なコミュニケーション スキルを構築して習得することで、難しい会話の中でもリーダーとしての仕事が容易になります。 これらのスキルの開発に時間を投資することは、間違いなく有効な時間です。
対人コミュニケーションスキルを向上させる方法
対面式のコミュニケーションは、XNUMX 人の間であれ、XNUMX 人であれ、交換に多層的な情報を追加します。 対面でのコミュニケーションは、他の場所では再現するのが難しい相乗効果を生み出すことがよくあります。 チームの対面時間を最大限に活用し、コミュニケーション スキルを向上させるためのヒントをいくつか紹介します。
＃1。 直接アイコンタクトをとる
メッセージが受信されているかどうかを判断する際に、アイコンタクトほど多くのフィードバックを提供する指標はほとんどありません。 話している相手があなたのことを理解しているか、気を散らされているか、心配しているか、混乱しているかをすぐに判断できます。これらの多くは、デジタル コミュニケーションでは失われます。
#2。 フィードバックをリクエスト
彼らはそれを手に入れたのですか？ 聞く！ あなたが今言ったことの彼らのバージョンを繰り返すように人々に依頼することは、強力なテクニックです. これにより、多くの場合、保持、即時の理解が向上し、将来の誤解を減らすことができます. また、プレゼンテーションやその他の形式のコミュニケーションを改善する方法についての提案について、連絡を取るよう依頼することもできます。
＃3。 非言語的合図を認識する
あくびをしたり、そわそわしたり、部屋を見回したりするのは、通常、聴衆があなたが言おうとしていること以外のことに夢中になっていることを示す兆候です。 これに気付いたとしても、それを個人的に受け取らないでください。 自分の考えを共有したり、見逃した可能性のある以前のポイントを要約したり、後で中断したりするように依頼します。
#4。 気を散らすものを減らす
不要な電子機器を部屋から遠ざけることで、誰か (またはグループ) と顔を合わせてチャットするときに気を散らすものを寄せ付けません。 出席する必要がある人だけに出席させ、人々が気を散らしそうな時間帯 (XNUMX 日の終わりや昼食の直前など) にスケジュールを設定することは避けます。
オンライン コミュニケーション スキルを向上させる方法
オンライン コミュニケーションは、ビジネスを行うための主要な場所としてのオフィス スペースを急速に置き換えます。 特に対面チームに慣れている場合は、会議、会話、さらにはデジタルで共同作業したり報告したりする人々に順応するのが難しい場合があります。 オンライン コミュニケーションは独自の対話方法であるため、次の点に注意してください。
＃1。 時間制限を設定する
オンライン会議は、ほぼ無数の設定に気が散るため、集中するのがさらに難しくなる可能性があります。 会議は短く要点を絞って行い、(潜在的に) 延々と続く質疑応答セッションを避けるように特に注意してください。
＃2。 他の人を考慮する
ほとんどの場合、会議に全神経を集中できるのはプレゼンテーションを行う人だけです。 特に在宅勤務の場合、参加者には複数の注意を払う必要があると想定し、それに応じてコンテンツを構成します。
＃3。 重要な情報のまとめ
デジタル接続を使用すると、多くの非言語的および対人的な合図が失われる可能性があります。 理解を深めるために要点をまとめます。 オンライン会議で簡単にレビューするか、長いメールの最後に簡単な要約を付けるかは、どちらも選択肢です。
＃4。 返信を忘れない
連絡が非公式であっても、できるだけ早く確認するようにしてください。 あなたがメッセージを受け取ったとしても、あなたが知らせない限り、相手はそれを知ることはほとんどありません。 通常は、いくつかの単語または「いいね」で十分です。
より積極的な聞き手になる方法
多くの人がアクティブリスニングの利点について話しますが、それが実際の行動にどのように変換されるかを理解している人はほとんどいません. アクティブリスニングの最も難しい側面の XNUMX つは、反応に夢中になることです。 多くの人は、完璧な答えを考え出すことに夢中になっており、インプットに取り組む時間がありません。 話し手にとって何の役にも立たないこの習慣を断ち切るには、次の手順を検討してください。
価値を付加する新しい方法を検討する
交換に付加価値を与えることは、主に自分の発言によって決まると考えているかもしれません。 ただし、これは必ずしも他の人がそれを見る方法ではありません。 私たちのほとんどは、自分の考えを熟考したり、仮定を明確にしたり、潜在的な欠陥を指摘したりするのに役立つ回答を高く評価しています. 優秀なリスナーや、独自のデータで私たちを驚かせるリスナーが常に必要なわけではありません。 代わりに、それらが私たちの思考を最も研ぎ澄ますのにどのように役立ったかを評価するかもしれません.
判断のない言い換え
返信に夢中になっている場合は、焦点を変えてみてください。 自分の考えを追加する代わりに、自分の意見や判断を含まない要約を提供するように自分自身に挑戦してください。 聞きながら、簡潔な要約を提供することを目指し、話者の最初の言語を明確にします。
話し手の思考を促す質問を投げかける
言い換えの後の次のステップは、詳細な質問をすることです。 コーチが耳を傾けるのと同じように、これらの質問はスピーカーが自分の考えを深く掘り下げたり、表現を明確にしたり、潜在的な懸念を検討したりすることを促します。 矛盾や不明確な言葉を指摘することで、悪魔の擁護者を演じることができます。 これらはすべてスピーカーへの真の贈り物であり、リスニングに集中するのに役立ちます。
丁重に割り込む
積極的に傾聴することは無意識に耽溺することではなく、すべての中断が無礼であるとは限りません。 スピーカーが雑草の中で迷子になり、不必要な詳細が提供されることがあります。 中断は、関係性を維持するのに役立ち、エンゲージメントの増加という報いを受けることができます。
ほとんどの話者は、話を続けることができる質問によって中断されることを気にしません。 特に内向的な人にとっては、会議で誰かの邪魔をしてフロアタイムを終わらせることははるかに困難です. 次のことを確認してください。
- 話者を認識します（「それを取り上げてくれてありがとう。」
- フレンドリーで丁寧な口調を使用します。 他の人から、自分の声や表現方法についてフィードバックをもらいましょう。
- 共通の関心を参照してください (「このプロジェクトについて全員から意見を聞く機会を得たいと思っています。」
話している間聴衆の関心を維持する方法
適切であること
多くの視聴者は、データが殺到しているため、データに感銘を受けません。 実際、言葉遣いの一般的な理由は、すべての根拠をカバーしたい、または考えられるすべての質問を予測したいという欲求です。
特に仮想会議では、リスナーの関与を維持するために、関連性のあるコンテンツを慎重にキュレートする必要があります。 この情報がターゲットオーディエンスにどのように影響するかを検討してください。 彼らの仕事にどのように役立つでしょうか？ 私の要点を理解するために、このレベルの詳細が必要ですか?
簡潔にする
できるだけ短い言葉で自分の考えを表現できる能力は、経営幹部の特徴です。 リスナーは、あなたの準備と時間を尊重していることを示すため、これを高く評価しています。 さらに、簡潔さは自信を伝えます。より少ないことをする自信、一度何かを言うこと、そしてそれが受け入れられることを信頼することです。
多くのスピーカーは、特にフィードバック ループがフラットな仮想会議では、簡潔にするのに苦労しています。 彼らは「念のために」繰り返したり、別の例を使って要点を述べたりするかもしれません。 ただし、このタイプの「より多く」は、多くの場合、最初にポイントを獲得した後に視聴者が離れるため、それほど多くありません。
簡潔さは勇気ある行為です。 あなた自身の準備とあなたの提供の明快さへの信念。 カメラがオフになっている仮想会議でこの信念を維持することは、より困難になります。 スピーカーとして、聴衆に完全に出席してカメラの電源を入れるように依頼したい場合があります。その後、自信を持って話すことで聴衆に報酬を与えます。
聴衆が空白を埋める余地を作る
自分のペースを落として、聴衆にチェックインすることを強調した後、一時停止します。 ほんの一瞬の息抜きではなく、真の沈黙の瞬間です。 リスナーが次に必要とするものについてリアルタイムのフィードバックを仮想と対面の両方で提供することで、リスナーが埋める余地を残します。 彼らはあなたにどの程度具体的にしてほしいと思っていますか? 彼らはあなたが答える予定の質問を持っていますか? それとも、彼らはあなたのアイデアをまったく別の方向に進めていますか?
何かがおかしいことを示しているかのように、私たちはしばしば沈黙を警戒します。 ただし、物事は沈黙の中で起こります。発言する機会が与えられたときに、リスナーが提供するものに驚くかもしれません。 スペースを埋める方法に関係なく、同期して続行する方法について役立つヒントが得られる場合があります。 その時、コミュニケーションはダンスに変わります。
反発を障害ではなくチャンスと考える
説得力のある主張をすれば、すぐに賛同を得られるはずだと思うかもしれません。 もちろん、これはほとんど起こりません。 あなたの提案が異議を唱えられると、自分が正しい理由を説明しようとすると、防御的ではないにしても、イライラします。 すぐに線が引かれ、両側が二重になり、わだち掘れになります。
このようなアイデアの閉鎖を避けるために、プッシュバックの処理方法を再検討することをお勧めします。 ほとんどの新しいアイデアは、最初に提案された形では受け入れられません。また、聴衆は、すべての質問に対する既成の回答を求めているわけではありません。 ピッチをオープニングボレーと見なし、プッシュバックをガイダンスと見なして、必要な会話を行います。 反射的に防御するのではなく、フォローアップの質問をして、懸念を検証および調査します。
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