請求書を手動で作成するか、会計ソフトウェアを使用して作成するかを選択できます。 ただし、請求書の準備方法に関係なく、迅速な支払いを確保するために必要なものがすべて請求書に含まれていることを確認することが重要です。 組織は常に請求書を送受信していますが、期限内に支払うことは大きな問題です。 しかし、適切な請求書を送付できない企業が増えています。 正確な簿記手順を確立することは、会社の財務の安定性を高めるために非常に重要です。 請求書の機能と、Word で請求書を作成する方法について学びましょう。
請求書とは何ですか？
請求書は、売り手が支払いを要求するために顧客に提供する記録です。 これは、購入者が取得した商品またはサービスの価格で構成されています。 したがって、請求書に売り手とクライアントの名前、商品またはサービスの説明と費用、および支払い条件が記載されている場合. その後、法廷での証拠としても役立ちます。
請求書が必要なトランザクションはどれですか?
請求に関する規則は、米国では他の国よりも寛大です。 企業から消費者への (B2C) 販売では請求書は必要ないため、送信する必要がある唯一の記録は支払領収書です。 ただし、クライアント (消費者) が請求書の送付を要求した場合は、従わなければなりません。 一部の企業間 (B2B) 取引の場合、および会社が製品の輸入または輸出を行う場合、請求書が必要になる場合があります。
また、地域の請求規則については、州政府にお問い合わせください。 また、商品をオンラインで販売する場合でも、別の国に住んでいるがあなたから購入する人に販売する場合でも、必ず請求書を送信する必要があります。
請求書の機能
支払いを要求するには、企業は請求書を送付する必要があります。 請求書は、両当事者が価格と支払い条件に同意したことを示す法的拘束力のある方法です。 ただし、請求書の使用には追加の利点があります。 それらには以下が含まれます：
＃1。 記録の保持
請求書の主な利点は、販売の法的記録を維持できることです。 これにより、誰がいつ商品を売買したかを簡単に知ることができます。
＃2。 支払いの監視
請求書は、重要な会計機器です。 支払いと未払い残高を追跡することは、買い手と売り手の両方に利益をもたらします。
＃3。 法的保護
適切な請求書は、顧客と売り手が価格に同意したことの証明として役立ちます。 これにより、小売業者は虚偽の訴訟から保護されます。
＃4。 簡易納税申告
売上請求書を追跡することで、組織は収入を正確に記録し、適切な税金を支払うことができます。
#5. ビジネス分析
企業は、請求書データを分析することで、顧客の購買習慣について学び、傾向、人気商品、購入のピーク時期などを明らかにすることができます。 これは、有効なマーケティング プランの作成に役立ちます。
請求書には何が含まれていますか?
別のビジネスに販売している場合でも、顧客から要求された場合でも、請求書が有効であるためには、次の情報を請求書に含める必要があります。
- 「Invoice」という文字が大きく目立ちました。
- あなたとあなたのクライアントのフルネームと住所
- 請求書の日付
- 支払い期限
- 個別の注文番号
- 販売のために提供される商品またはサービスの内訳
- 各商品またはサービスの可用性とコスト
- 商品またはサービスの配達日
- 未払いの全額
また、品目を輸入または輸出する場合は、その品目がどこから来て、どこの国に入国したかを記載する必要がある場合があります。 また、請求書に消費税を請求する必要がある場合もあります。 各州および郡には異なる税率と法律があるため、請求書を発行する前に地域の基準を調べてください。
請求書の作成方法
クライアントが請求書を確認し、期限内に支払うようにするためには、請求書に何を記載し、どのように請求書を正しくまとめるかを知ることが重要です。 幸いなことに、効果的なオンライン請求ソフトウェアを使用すると、理想的な請求書を簡単に作成できます。 請求書の作成方法は次のとおりです。
＃1。 請求書をカスタマイズする
請求書をカスタマイズすると、ブランドに対する消費者の認知度が高まる可能性があります。 請求書はよりプロフェッショナルに見え、色、フォント、ロゴ、その他のブランディング要素のおかげで、会社が顧客に伝えたい理想を反映しています。 ただし、一貫性を保ち、全体的に簡単に識別できるようにするために、請求書のデザインが Web サイト、ソーシャル メディア アカウント、およびその他のコンテンツ サイトの構成要素や色と一致していることを確認してください。
＃2。 熟練したヘッダーを追加する
請求書は、会社名、ロゴ (存在する場合)、住所、および連絡先の詳細を含む洗練されたヘッダーで始まる必要があります。 その後に、クライアントの会社名、担当者の名前、および正確な連絡先の詳細を追加します。
＃3。 請求書情報を含める
顧客の便宜のために、用紙に「請求書」という単語を記入してください。 個別の請求書 ID 番号を追加して、取引を追跡できるようにします。 請求書 ID は通常、英数字で構成され、プロジェクト名や請求書の発行日などの特定のデータが含まれています。 したがって、誤解を避けるために、各組織は、適切な請求書番号付けシステムを選択して遵守する必要があります。
＃4。 日付を指定する
タイムラインを作成し、供給日 (製品またはサービスが配達された日) と請求書が発行された日の両方を含む支払いを追跡するため。
＃5。 提供される商品またはサービスの説明
指定された請求期間内の支払いと引き換えに会社が販売したすべての商品またはサービスが請求書に記載されている必要があります。 販売された各アイテムの数量、単位あたりの価格、および小計を含めます。 また、各項目に費やされた時間を含め、サービスを提供するときに特定のサービスを指定します。
＃6。 支払い条件を含める
請求書を作成するには、販売に関連する税情報を含めます。これは、国の法律、地方税率、事業の種類、およびその他の要素によって異なります。
さらに、納税額の合計は、多くの場合、最終的な請求書の金額から計算され、多くの項目を含む請求書の下部に表示されます。 各アイテムの税額を計算する代わりに、請求可能なアイテムが属する多くの税カテゴリに従って税額を分割できます。
＃7。 注釈に説明と条件を追加する
請求書が一目瞭然であっても、混乱が生じる可能性があります。 たとえば、製品の XNUMX つに割引を追加したことに顧客が気付かないことがあります。 これは、割引を説明する脚注を含めることで回避できます。これにより、消費者は、同じ商品のより高い価格が将来の請求書に表示される可能性があることを認識できます.
中小企業の請求書は必要ですか?
中小企業の経営者として、スタッフの管理、在庫の管理、顧客とのやり取りなど、さまざまな責任があります。 そのためには、ビジネスを維持し、支払いを受け入れることが、多くの場合、最優先事項です。 このため、他の支払い方法を検討することが重要です。 この状況での請求の使用。 リモート決済の最も有名で信頼できる手段の XNUMX つは、請求書発行です。
Wordで請求書を作成する方法
最初の Word 請求書の設定は完了しましたか? 請求書テンプレートを使用せずに本格的な請求書を作成する場合は、特に請求コンポーネントに関して、いくつかの重要な手順に従う必要があります。 次の情報は、Microsoft Word で最初から請求書を作成する方法を説明します。
＃1。 新しい空のドキュメントを作成する
Word で請求書を作成するには、Word を開き、[ファイル] をクリックし、メニューから [新しいドキュメント] を選択して、カスタム請求書を最初から作成します。 真新しい空のドキュメントを開きます。 このオプションでは、Microsoft Word テンプレートと同じフォーマット済みの構造を持たないため、独自の入力フィールドを作成する必要があることに注意してください。 これには、単に請求書テンプレートを選択するよりも多くの作業が必要になる場合があります。 ただし、請求書のデザインと機能をより細かく制御できるため、特殊な請求書作成手順を持つ企業にとって、これは価値のあるトレードオフです。
＃2。 請求書のヘッダーをデザインする
ドキュメントにヘッダーを追加します。 会社のロゴ、名前、および連絡先情報が請求書のヘッダーに表示されます。 また、請求書であることを明確に記載する必要があります。
＃3。 請求書の日付を含める
次に、Word で請求書を作成するには、ドキュメントの請求日を含めます。 これは、通常、Word 文書の右上部分に属します。 請求書の見出しのすぐ下に、現在の日付を含めます。 請求書の日付の下に、支払い期日を記入することもできます。
＃4。 特別な請求書番号を追加する
ドキュメントの先頭に個別の請求書番号を追加します。 請求書を顧客に確認したり、会社の記録に提出したりする際に、請求書番号が参照ポイントとして利用されます。 請求手続きに採用する番号付けシステムは、事前に決定し、遵守する必要があります。 請求書 #001 から始まり、次に請求書 #002 というように、請求書に番号を付けるのが最も簡単な方法です。
請求書を整理するのに苦労している場合は、請求書ジェネレーターと整理ソフトウェアを使用することをお勧めします。 後で説明するいくつかの無料の請求書テンプレートに加えて、FreshBooks は、この手順を自動化し、支払いを整理するのに役立つさまざまな請求書作成ソフトウェアの選択肢を提供します.
＃5。 クライアントの連絡先情報を追加する
会社名、ロゴ、連絡先担当者の名前、住所、電話番号、電子メール アドレス、場合によってはクライアントの注文番号など、クライアントの会社に関する情報を含めます。 請求書の連絡先情報が正確であることを確認してください。 クライアントのビジネスに請求または売掛金部門がある場合、通常の連絡先ではなく、その個人をリストする必要がある場合があります。
＃6。 特定の商品またはサービスのリストを作成する
次に、会社またはクライアントに提供した商品とサービスの項目別の目録を作成します。 各サービスの簡潔な説明、実行された時間数または提供されたアイテム、および料金がすべてリストされている必要があります。 各サービスを個別に小計します。 多くの場合、商品やサービスを簡単に表示できるように、Word の請求書で表を作成するのが最も簡単です。
＃7。 未払いの全額を表示する
Word で請求書を作成するには、すべての料金を合計した後に適用される税金をリストします。 請求書には、未払いの全額を含め、この情報を下部に目立つように表示する必要があります。 できるだけ明確にするために、「合計」または「総計」というラベルを付けます。
#8。 支払期日を含める
支払いの遅延を防ぐために、請求書に支払い期日を含めてください。 支払期日を記載する際は、できるだけ多くの情報を提供してください。 「31 日以内の支払い期限」ではなく、「2018 年 30 月 XNUMX 日支払い期限」などの正確な日付を含めます。
#9。 支払い方法を指定する
ドキュメントの一番下に、支払い条件を含めます。 あなたが採用した支払い方法を含め、期日を過ぎて支払われた場合に課す遅延罰金を明記してください.
中小企業向けの請求書を作成するにはどうすればよいですか?
- 固有の請求書番号
- 製品またはサービスの配達日。
- 商品またはサービスの説明。
- 期限のある未払い額。
- 支払い条件とガイドライン。
- 最近の支払いの合計と日付。
請求書の例とは?
小売業者がメーカーから商品を購入すると、商品は小売業者の入荷部門に運ばれ、店舗の経理部門に請求書が提出されます。
Excel を使用して請求書を作成できますか?
会社用に変更できるテンプレートを使用して、プロフェッショナルに見える請求書を作成できます。 印刷するか、Word または Excel で記入し、PDF として電子的に送信することができます。
参考文献
- フレッシュブックス.com
- まとめ.com
- zoho.com
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