よく構造化されたファイリング システムのアイデアは、企業が業務を整然と保つのに役立ちます。 これにより、重要な情報を探すためにすべてをひっくり返す必要がなくなります。 この記事では、ドキュメントを適切にファイルする方法に関するヒントと、中小企業向けの電子ファイリング システムのセットアップ方法に関する優れたアイデアを紹介します。
ビジネス向けファイリングシステム
ファイリング システムは、ボックスに書類をファイリングすることから、情報を見えないように電子的に保存する洗練されたソフトウェア プログラムまで、時間の経過とともに発展してきました。 現在利用できるオプションは多数ありますが、すべてのファイル システムには、効果的な記録管理という XNUMX つの共通の目標があります。 多数のファイル システムが利用可能であるため、最適なシステムを決定する前に、それぞれの品質を分析することが重要です。 最も普及しているファイリング システムはセットアップが簡単で、効率的なファイル管理方法を提供します。
3種類のファイリングシステム
＃1。 アルファベット順ファイリング
5,000 未満のドキュメントの場合、アルファベット順ファイリングが最も一般的なファイル システムです。 アルファベット順ファイリングは、個人、企業、機関、機関、主題、トピック、または地理的な場所の名前に基づいて辞書順にファイルを整理する方法です。 このアプローチは、クライアントまたは顧客名ファイルに適しています。 件名をファイリングするときは、相対インデックスを使用します。 索引は、各主題をアルファベット順に表すことを目的としたトピック名のリストです。 エントリをファイルするトピック名を決定するには、相対インデックスを参照してください。
＃2。 数値ファイリング
数値ファイリング システムを作成するときに、レコードから直接番号を使用するか、または提供された番号を使用して、連続した順序でファイルを配置します。 ファイルを取得するために、ほとんどのシステムはインデックスを採用しています。 数値ファイリング システムは、ファイルのファイリングと検索を高速化することで生産性を向上させます。 また、より正確な識別とより高い機密性も実現します。 アルファベット順のファイリング システムとは異なり、無限の拡張が可能で、5,000 を超えるレコードを処理できます。
＃3。 英数字ファイリング
英数字ファイリングでは、名前と番号の両方を使用します。 このタイプのファイル システムは通常、サブジェクト名と番号で使用されます。 ファイルをアルファベット順または件名順、次に数値カテゴリ別に並べ替えます。 英数字ファイルの場合、相対インデックスが必要です。 各アルファベット区分に与えられた番号コードは索引にリストされます。
中小企業向けの電子ファイリング システムのセットアップ
中小企業向けの電子ファイリング システムの設定に関するいくつかのアイデアを次に示します。
＃1。 文書保持の計画を立てます。
最初のステップは追加の準備です。 中小企業で電子ファイリング システムの使用を開始する前に、ガイドラインと目標を設定する必要があります。 いくつかの分野で一般的な戦略を策定する必要があります。
- ドキュメント作成
- ドキュメント共有
＃2。 最適なファイル管理プログラムを選択してください。
デジタル移行を合理化するための戦略を決定したら、ソフトウェアの購入を検討できます。 予算の範囲、おおよそのストレージ要件、およびユーザー数を把握しておくと、オプションを比較するのに役立ちます。 また、プログラムにいくつかの重要な機能が含まれていることを確認する必要があります。
- 使いやすさ
- 同期
- シンプルな統合
＃3。 実装の計画を作成します。
計画とソフトウェアを実行に移す時が来ました。 この時点に到達すると、すべての準備が報われるはずです。
- 意思疎通をします
- 許可レベルを確立します。
- ルールを作成する
- システムを補完する
＃4。 保管の手配をします。
ストレージ計画を実行に移す時が来ました。 ファイルをアップロード、保存、および配布する際には、いくつかの点に注意してください。
- 組織を維持します。
- サブフォルダーを作成する
- 命名規則
＃5。 継続的なメンテナンスを計画します。
デジタルファイリングシステムが稼働した後、プロセスの流れを維持します。 放っておけば、電子環境は物理的な環境のようにすぐに混雑する可能性があります。
- 定期保守点検
- 文書のアーカイブ
中小企業向けに電子ファイリング システムを設定する際に考慮すべきこと
＃1。 あなたの財政状況
ドキュメント管理ソフトウェアを選択するときは、予算内に収まるようにしてください。 幸いなことに、利用可能なさまざまな低コストの電子申告オプションがあります。
＃2。 学習曲線
システム コストは別として、自分自身 (およびチーム) を適切にスケジュールするためには、自分の能力とオフィスの他のメンバーの技術に精通していることを考慮することが重要です。
＃3。 総ユーザー数
ユーザー数に基づいて料金を請求するシステムもあれば、最小 (または最大) ユーザー要件を課すシステムもあります。 ソフトウェアを取得する前に、それを使用する人数 (または概算) を確認してください。
ドキュメントを適切にファイルする方法
重要な書類を求めて机の中をかき回したときに、誰かを待たせたことはありませんか? または、重要なコンピューター ファイルを置き忘れて、締め切りを守ろうと奮闘したことはありませんか? これらの恥ずかしい状況を避けるために、書類を適切にファイルする方法を学ばなければなりません
紙の書類、電子ファイル、またはその XNUMX つを組み合わせて作業する場合でも、それらを整理してアクセスできるようにしておくことが重要です。 アイテムを探す時間を節約し、必要なときにいつでも適切な情報をすぐに入手できます。 書類を適切にファイリングするためのヒントを次に示します。
＃1。 余分な書類を保存しないでください。
ドキュメントを適切にファイリングするには、すべてを保存する習慣を避けてください。 少し時間を取って情報をざっと目を通し、あなたの専門的な活動にとって重要な場合、または会社で必要な場合にのみファイルを保管してください。 不要な書類が多すぎると、散らかってしまい、後で物を見つけるのが難しくなります。
＃2。 ファイルとフォルダーには、統一された命名規則を使用してください。
たとえば、プライマリ フォルダを、顧客、ベンダー、および同僚のサブフォルダに分割します。 フォルダの内容や人物を特定するには、短い名前を使用してください。 色分けを使用して、さまざまなフォルダー グループを認識しやすくすることもできます。
＃3。 関連書類は、種類を問わずまとめて保管してください。
たとえば、すべてのプロジェクトのプレゼンテーション用に XNUMX つのフォルダー、すべてのプロジェクトのスプレッドシート用に別のフォルダーなどを用意するのではなく、特定のプロジェクトに関連するレポート、レター、プレゼンテーション ノート、スプレッドシート、およびグラフィックを XNUMX つのフォルダーに保管します。 このようにして、特定のプロジェクトの論文をより速く見つけることができます。
＃4。 進行中の作業と完了した作業を区別します。
仕事が終わるまで、進行中または現在の作業をデスクまたはコンピューターのデスクトップに保持することを好む人もいます。 完了すると、同じカテゴリのファイルが保存される適切なディレクトリに再配置されます。 作業していないファイルを、完了した作業が定期的に (たとえば、毎週または XNUMX 週間ごとに) 保存されるフォルダーに移動します。
＃5。 フォルダをいっぱいにしないでください。
2021 つのフォルダーに多数のファイルがある場合、または 2022 つのフォルダーに多数のサブフォルダーがある場合は、ファイルを小さなグループ (サブフォルダーまたはサブサブフォルダー) に分割します。 たとえば、「Business Plan」というフォルダーを、「BP2023」、「BPXNUMX」、「BPXNUMX」というサブフォルダーに分けることができます。 同様に、クライアントの Delta Traders という名前のフォルダーを、「Delta Traders sales presentations」および「Delta Traders contract」という名前のサブフォルダーに分割することができます。 ファイルの長いリストを作成するのではなく、ファイルを論理フォルダーまたはサブフォルダーに整理することを目的としています。
＃6。 ドキュメントを時系列に並べます。
ドキュメントを適切にファイリングするには、ドキュメントの日付を目立たせたり、紙のドキュメントに追加したり、電子ドキュメントのタイトルに挿入したりしてください。 これにより、論文を個別に開かなくても時系列順に並べることができます。 将来的には、それらをより簡単に見つけることができるようになります。
＃7。 紙の文書をデジタル形式に変換します。
これは、紙のドキュメントを保存するスペースがあまりない場合、完全に破棄せずに保存したい場合、紙を電子的に配布する必要がある場合、または情報ストレージをより安全にしたい場合に便利です。 (ただし、これは多くの種類の文書、たとえば法的契約書やオリジナルの署名のある文書には適していないため、ここで最善の判断を下してください。)
オフィス向けファイリングシステムのアイデア
オフィス ファイリング システムを作成、整理、またはクリーンアップするという概念は、私たちの中で最も勇気のある人でさえ、他のより差し迫った「To Do」のリストの後ろに隠れることがあります。 もう隠す必要はありません！ これらの実証済みのアイデアは、オフィスのファイリング システムを最高の状態に保ち、維持するのに役立ちます。
＃1。 色分け
オフィスの事務処理とオフィスのファイル システムが数十年前に一般的になって以来、人々は色分けを行ってきました。 色分けのアイデアは決して失敗することがなく、特に複雑なファイリング システムを使用している場合でも、比較的迅速かつ簡単に実装できます。 色分けすると、ドキュメントを適切にファイリングし、ファイルをすばやく見つけ、ファイリング プロセスをより楽しくするようになります。
この組織戦略は、大量の紙をできるだけ予測可能なきちんとしたパケットに変換するのに理想的です。
＃2。 デジタル化
ファイルをデジタル化することで、基本的にペーパーレスのファイリング システムを構築しています。 すべての紙のファイルをデジタル形式に変換した後、多くの人は、紙のファイリング システムよりもデジタル ファイリング システムを整理する方がはるかに簡単であることに気付きます。 ファイルをデジタル化する場合は、まず古いファイルをスキャンして変換する必要がありますが、これは時間と労力のかかる手順になる可能性があります。
＃3。 有効期限を決めます。
これはごまかしのように見えるかもしれませんが、並べ替えるファイルの数を減らすことは、オフィス ファイリング システムを管理するための最良の方法の XNUMX つです。 どのファイルを保持する必要があり、どのファイルを破棄できるかを判断するのは難しいため、コンテンツごとにファイルを選別することは困難な場合がありますが、ファイルを年齢別に破棄することで、破棄できるものを選択するための安全で規制された手法が提供されます。
＃4。 分離して征服する
整理する必要があるファイルが特定の部門にのみ関連する場合は、それらの各グループから誰かを割り当ててファイルを整理し、全体的なファイル管理フレームワークを確立します。
ファイルは壁に整理する必要があります。
ファイル キャビネットや棚を使用する代わりに、ファイル ホルダーを壁に掛けます。
＃5。 重要度で並べ替え
ファイルの検索に時間を費やしたことのある人なら誰でも、不要なものを 100 個探すよりも、必要なものを正確に見つけたいという願望を知っています。 たとえば、ドキュメントの検索を誰にとっても楽しいものにするために、オフィス ファイルを優先順位に従って構造化してみてください。
＃6。 定期的にアレンジする習慣をつけましょう。
最高のオフィス ファイル システムでさえ、それだけでは整理されません。 このことを念頭に置いて、システムを整然と維持するために、週単位で少量の作業を行うことを計画することをお勧めします。 定期的に少しの努力をすることは、XNUMX 年分の誤って処理されたファイルを一度にすべて片付けようとするよりもはるかに負担が少ないと感じます。
＃7。 進行中の作業と完了した作業を区別する
この素晴らしいアイデアは、ファイリング方法全体を簡素化します。 完了したプロジェクトのファイルは引き続き整理できますが、継続作業用のファイルからそれらを分離すると、ファイルの検出がはるかに高速かつ効率的になります。
5 つの基本的なファイリング システムとは?
5 つの基本的なファイリング システムには次のものがあります。
- 件名出願
- アルファベット順のファイリング
- 数値ファイリング
- 地理的出願
- 時系列ファイリング
優れたファイリング システムを構築するにはどうすればよいですか?
- さまざまな紙および電子形式で作成および保存されたドキュメントを簡単に受け入れることができる統一されたカテゴリを作成します。
- 記録の棚卸を実施する
- 一元化されたファイリング システムを作成します。
- 毎年ファイルを選別する
スモール ビジネス ファイリング システムを整理するにはどうすればよいですか?
- ブレーンストーミング セッションを開催する
- 現在のすべてのドキュメントを並べ替える
- チームの情報を収集します。
- シンプルな注文システムを選ぶ
- すべてに一貫したラベルを付ける
- 色分けを検討する
- 成長できるキャビネットを選択してください。
大規模な組織で主に使用されているファイリング システムはどれですか?
垂直ファイリング システムは、主に大規模な組織で使用されます。
すべての官庁への出願に最も適したシステムはどれですか?
水平出願方式は、最も適した出願方式です。
最も広く使用されているファイリング システムはどれですか?
ファイルを整理する最も自然で一般的な方法は、アルファベット順のアプローチを使用することです。 最も基本的な英数字システムでさえ、文書化されたファイリング手順、相互参照技術、重複する名前の変更をファイリングするための手続きなどを含む、ファイリング基準を確立する必要があります。
ファイル編成の最も簡単な方法は何ですか?
DBMS でのファイル編成の最も単純な形式は、順次ファイル構造です。 この戦略は、データへのアクセスがこの方法を使用して非常に迅速に行われるため、大量のデータを処理する場合の速度の点で効果的です。
最も一般的な 2 つの提出方法は何ですか?
ルーズ リーフ アプローチとコレクティブ メソッドは、XNUMX つの主要なファイリング手法です。 個別にファイルされた文書は、標準ファイルに配置される前に穴が開けられています。 ファイルからドキュメントをファイリングして削除するのは非常に簡単です。
中小企業は何のためにファイルする必要がありますか?
給与、事業費、クレジット カードの明細書、銀行の明細書、年次納税申告書、四半期ごとの納税申告書、在庫、レジのテープ、出張日誌、売上および損益計算書はすべて、これらのファイルに含める必要があります。
最も効率的と考えられるファイリング方法は?
多くの人々は、端末桁ファイリング システムが最も効果的であると考えています。 このシステムでは、数字の中間単位と最後の単位に続いて、最後の数字または最後の数字のグループ (終端数字) がファイリングに使用される主要な単位として機能します。
結論は、
適切に構造化されたファイリング システムを導入する準備を整えると、オフィス ライフの煩雑さが軽減されます。 オンラインでファイルを移行するための学習曲線がありますが、時間の経過とともに処理と保守が容易になります。 このガイドのファイリング システムのアイデアは、中小企業でも電子ファイリング システムをセットアップする方法についての洞察を提供します。
ビジネス向けファイリング システムに関するよくある質問
優れたファイリングシステムとは何ですか？
優れたファイリング システムは単純で、過度に複雑であってはなりません。 同時に、単純化のためにファイル システムの使用を放棄することはできません。
現代の出願方法は何ですか？
現代のファイリング方法は、垂直ファイリングと水平ファイリングに分類されます。
ドキュメントを保管するのに最適なアプリはどれですか?
ドキュメントを保管するのに最適なアプリは次のとおりです。
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- キングストンオフィス
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