ビジネス環境のすべての業界には、地方および連邦機関からの規則と規制があります。 これらの規則を守らない理由はありません。 さらに、コンプライアンス違反の結果は、通常、好ましくありません。 そのため、企業はコンプライアンス管理システムを管理システムに統合して、国や自主規制へのコンプライアンスを監視しています。 従業員が国内の規則から逸脱し、企業に責任を負わせる可能性があります。 これも回避するために、一部の企業は、コンプライアンス管理システムでソフトウェアを使用するというアイデアを思いつきました. このようにして、ポリシーの作成から順守、監視、監査、レポートまで、すべてが完全にチェックされます。
コンプライアンス管理システムとは?
コンプライアンス管理システムには、企業または組織の存在を管理する法律および規制へのコンプライアンスを確保するために、企業または組織によって導入されたすべての構造、プロセス、および手段が含まれます。 これは、ルールに準拠した行動のための、企業が確立した全社的なガイドラインです。 CMS は、すべての組織の役割と部門に織り込まれています。 その主な目的の XNUMX つは、さまざまな要求や規制を満たすだけでなく、ビジネスに影響を与える可能性のある潜在的なリスクを積極的に排除することでもあります。
による 準拠、コンプライアンス管理システムは、組織が法的要件を遵守し、法律違反の結果として消費者への損害を最小限に抑えるのを支援する、文書、機能、プロセス、コントロール、およびツールで構成される統合システムです。 優れたコンプライアンス管理システムには、コンプライアンス ポリシーを作成、変更、配布、および監視するための方法が含まれている必要があります。
コンプライアンス管理システムが重要な理由
コンプライアンス管理システムの最も重要な点は、訴訟、金銭的損失、および場合によってはビジネスに悪影響を及ぼす可能性のある訴訟につながるリスクを管理することです。 実際、企業は自社を守るためにコンプライアンス システムを統合しています。
長期的には、企業がビジネスの運営に影響を与える可能性のあるあらゆる活動に対処するのに役立ちます。 これは、詐欺、虐待、差別、およびその他の慣行にまで及びます。
連邦預金保険公社 (FDIC) によると、CMS の主な重要性は、訴訟、罰金、およびその他の形式の正式な処罰につながる可能性のあるリスクを管理することです。
コンプライアンスの7つの要素とは?
- ポリシー、手順、および行動基準の実装
- コンプライアンス・オフィサーおよびコンプライアンス委員会の設置
- 効果的な研修・教育の実施
- 機能的な通信回線を持っている
- 内部監視と監査。
- 十分に公表された懲戒ガイドラインを通じて基準を施行します。
- 違反の検出と是正措置
＃1。 ポリシー、手順、および行動基準の実装
方針をただ持つだけではなく、それが書かれていることを確認してください。 また、職務遂行中のコンプライアンスを確保するために、文書化された手順と行動基準が簡単に理解できるようにする必要があります。
＃2。 コンプライアンス・オフィサーおよびコンプライアンス委員会の設置
通常、コンプライアンス諮問委員会を持つことで、組織の構造をサポートする適切なリソースが利用可能になります。 また、コンプライアンス プログラムを保証し、行動基準を促進し、違反を報告するための明確なコミュニケーション手段を確立します。 簡単に言えば、コンプライアンス違反を検出し、問題になる前に対処します。
＃3。 効果的な研修・教育の実施
組織の教育とトレーニングは、毎日または毎週行う必要はありませんが、少なくとも年に XNUMX 回は開催する必要があります。 従業員は、規則に変更があった場合に備えて通知され、最新の状態に更新されると、規則に合わせて簡単に調整できます。 これは単に、コンプライアンス委員会が業界での最近の出来事について最新の情報を把握している必要があることを意味します。 彼らは、関連する業界の専門家とネットワークを構築したり、記事を読んだり、会議に参加したり、グループに参加したりすることでこれを行うことができます。
＃4。 機能的な通信回線を用意する
企業は、匿名のホットライン、電子メール アドレス、またはアンケートを統合して、フィードバックを最大化するために使用できます。
＃5。 内部監視と監査
内部監視と監査のための年間作業計画を確立し、リスクのある領域を特定し、コンプライアンス プログラムを積極的に監査およびレビューします。 このように、どこにも抜け穴はありません。
＃6。 十分に公表された懲戒ガイドラインを通じて基準を施行する
規制を制定するだけでは決して十分ではなく、懲戒処分も定義する必要があります。 これにより、階級や地位に関係なく、全員が規則を遵守することが保証されます。
＃7。 違反の検出と是正措置
監査および監視チームとは別に、違反を検出するシステムが必要です。 また、逸脱の記録がないことを保証するために行われた修正を追跡する方法も必要です。 是正措置が講じられていない場合、コンプライアンスは役に立ちません。
コンプライアンス管理システムをどのように実装しますか?
次の手順は、CMS の実装に役立ちます。
- リスク評価を行います。
- 社員研修
- ポリシーと手順を作成します
- 良好なコミュニケーションチャネルを設定する
- 不遵守を報告するためのフィードバックシステム
＃1。 ビジネスで自己リスク評価を実行する
コンプライアンス システムを実装するための最初のステップは、問題の会社に対してリスク評価を実行することです。 企業は、リスクから身を守るためにコンプライアンス管理システムを採用しています。 さまざまな業界がさまざまなリスクに直面しているため、会社にリスクをもたらすものを定義する必要があります。 これを行うための最適な方法は、ビジネス要件に合わせて調整されたリスク評価テストを実行することです。 どこから始めればよいかわからない場合は、COSO を確認してください。 彼らはいつでも喜んでお手伝いします。 これは、特定されたすべてのリスクに対処し、これらの潜在的なリスクに対するソリューションを戦略的に提供するのに役立ちます。 ただし、必要に応じてすぐに変更できるようにしておく必要があります。
＃2。 ポリシーと手順の作成
企業内でのコンプライアンスの実施に関しては、ポリシーが必要です。 ポリシー ウィルとは、業務遂行の指針となるすべての規則と規制をまとめたものです。 同じ業種でも経営方針は異なります。 簡単に言うと行動規範です。
＃3。 従業員研修
従業員のトレーニングと教育は、コンプライアンス管理システムの要素の XNUMX つです。 各企業は、企業のコンプライアンス システムについて従業員を教育する教育モデルを統合する必要があります。 従業員は十分な情報を得ることができれば、自らの行動に責任を負うことができるため、コンプライアンス プログラムを順守することができます。
＃4。 グッドコミュニケーションチャネルを設定する
コミュニケーションは、運用を導くポリシーを設定するのと同じくらい良いものです。 また、情報担当者のトレーニングが効果的であることを確認する必要もあります。
＃5。 不遵守を報告するためのフィードバックシステム
これもコンプライアンス体制の一要素です。 企業は、コンプライアンス違反を報告するためのホットラインまたは匿名の手段があることを確認する必要があります。 第二に、レポートに投資する適切な手段がなければなりません。 次に、適切な是正措置は、企業がコンプライアンスを確保するのにも役立ちます。
コンプライアンス管理の責任者は誰ですか?
取締役会または取締役会によって任命されたコンプライアンス責任者は、組織内のコンプライアンス管理に責任を負います。 ただし、彼らは通常、他の責任に専念しており、コンプライアンス管理システムを設計することは、彼らがこれを処理する XNUMX つの方法です。 コンプライアンス管理体制の設計に加えて、取締役はコンプライアンス責任者を任命し、取締役の代わりに物事を監督します。
コンプライアンス活動とは
コンプライアンス活動には、組織のコンプライアンス管理システムを順守するためのすべてのアクションが含まれます。 これらには、ポリシーの作成、レポート、従業員のトレーニング、追跡、監査、是正措置などが含まれます。
コンプライアンス ツールとは
コンプライアンス ツールは一般に、業界、法律、セキュリティ、および規制の要件を満たすためにすべての企業が実装する必要がある管理システムを自動化または簡素化するソフトウェアです。 それらはソフトウェアとしても知られています。
コンプライアンス管理システム テンプレート
ビジネス コンプライアンス管理システムの成功には、テンプレートの作成が不可欠です。 全体的なコンプライアンス管理テンプレートの作成に問題がある場合は、テンプレートを細かく分割できます。 たとえば、リスク評価、従業員のトレーニング、監視と監査、ポリシー、コンプライアンス違反の是正などのテンプレートを作成できます。
CMSと例とは？
ユーザーは、ソフトウェアの一部であるコンテンツ管理システム (CMS) を使用して、デジタル情報を作成、編集、コラボレーション、公開、および保存できます。 CMS は、主に Web コンテンツ管理とエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) (WCM) に使用されます。
2種類のコンプライアンスとは?
企業コンプライアンスと規制コンプライアンスは、フレームワークのソースを示す XNUMX つの主要なカテゴリです。 従うべき法律、規則、手順のフレームワークは、企業コンプライアンスと規制コンプライアンスの両方を構成します。
コンプライアンスの KPI は何ですか?
コンプライアンス KPI はどのように機能しますか? コンプライアンス メトリクスと重要業績評価指標 (KPI) によって測定されるコンプライアンス部門の能力は、企業が内部および外部のポリシーと法的要件を順守し続けるために必要です。
ビッグ 6 コンプライアンス分野とは?
すべての家主は、コンプライアンスに関連するすべての法的および規制上の義務を確実に順守する必要があります。 火災の安全性、ガスの安全性、電気の安全性、リフトの安全性、アスベストの管理、およびレジオネラ菌は、家主が対処する必要がある上位 XNUMX つのコンプライアンス上の懸念事項です。
コンプライアンスの別名は？
この記事では、同義語、反意語、またはコンプライアンスという言葉に関連する 71 の用語をリストします。 これらの言葉には、適合、同意、黙認、従順、同意、および遵守が含まれます。
コンプライアンス管理システム ソフトウェア
CMS をビジネスに統合するために必要な膨大な作業を考えると、多くの監督なしでその活動を調整するのに役立つソフトウェアがあれば、すばらしいことでしょう。 問題は、ビジネスのコンプライアンス システムに役立つソフトウェアやアプリケーションがあるかどうかです。 もちろん、ありますが、最高のCMSソフトウェアをリストする前に、それが何であるかを調べてみましょう.
コンプライアンス管理システム ソフトウェアとは
コンプライアンス管理システム ソフトウェアは、ビジネス プロセスが適用法、組織ポリシー、消費者およびビジネス パートナーの基準に従っているかどうかを継続的に追跡、監視、および監査するプログラムです。 CMS ソフトウェアを使用すると、企業はコンプライアンスに関するすべての知識を簡単に一元化し、これらのコンプライアンスを規制できます。
また、コンプライアンス管理ソフトウェアを、ビジネスがシステムに統合して、自主規制、組織ポリシー、業界の要求、およびその他の政府規制への準拠を継続的に追跡、監視、および監査するプログラムとして定義することもできます。
コンプライアンス管理システム ソフトウェアの種類は何ですか?
現在、XNUMX 種類の CMS ソフトウェアが利用可能です。 ビジネス ニーズは XNUMX つに収まる必要があります。 ただし、適切なソフトウェアを選択するという業界のニーズを確実に理解する必要があります。 以下は、コンプライアンス管理システム ソフトウェアの種類です。
- 汎用コンプライアンス管理プラットフォーム。
- 業界固有のコンプライアンス管理ツール
- ガバナンス、リスク、およびコンプライアンス (GRC) ソフトウェア
＃1。 汎用コンプライアンス管理プラットフォーム
オールインワンのコンプライアンス管理プラットフォームとしても知られる多目的には、あらゆるセクターのコンプライアンスを管理する機能があります。
＃2。 業界固有のコンプライアンス管理ツール
これは特に、ヘルスケア、金融セクター、製造分野などの規制の厳しい業界向けです。
＃3。 ガバナンス、リスク、およびコンプライアンス (GRC) ソフトウェア
ガバナンス、リスク、およびコンプライアンス (GRC) ソフトウェアは、実際には業界固有のコンプライアンス管理ツールよりも高度です。 このコンプライアンス管理システム ソフトウェアには、一般的なコンプライアンス管理だけでなく、リスク管理とコーポレート ガバナンスのための幅広い機能があります。 GRC は、IT リスク管理、事業継続計画、法務管理を統合する唯一のコンプライアンス管理システム ソフトウェアです。
コンプライアンス管理システム ソフトウェアの機能は何ですか?
CMS ソフトウェアの機能は次のとおりです。
- エラーの余地はありません。
- コンプライアンス レジストリと一連のポリシーを管理します。
- CMS ソフトウェアにより、e ラーニング トレーニングが可能になります。
- コンプライアンスの監視を保証します。
- 制御とレポートを保証します
- 競合を管理する
- 多言語インターフェースを備えています
- 調査ツールとして機能します
- 詐欺の防止と管理。
- トランジションの有能な処理と適用されるルールの知識
コンプライアンス管理システム ソフトウェアの購入
CMS マーケティング担当者は、企業に自社のソフトウェアを購入するよう説得しようとしています。 企業は、コンプライアンス ツールを購入またはアップグレードする前に、ニーズを十分に評価する必要があります。 次の手順は、正しい選択を行うのに役立ちます。
＃1。 ビジネス リスクの広がりを判断する
CMS ソフトウェアが企業のコンプライアンス リスクの管理に役立つことは事実ですが、すべての企業がソフトウェアを必要とするわけではありません。 そのため、まずリスク評価を実施して、ビジネス リスクを定義します。
＃2。 ビジネスラインとニーズを定義する
あなたの会社は規制の厳しい業界に属していますか? 金融サービスや健康など、規制の厳しい業界があります。 次に、他の関連するニーズを CMS ソフトウェアに統合できますが、最初にビジネス ニーズを定義する必要があります。
＃3。 が必要だ
CMS を統合する前に、IT ニーズを定義することが重要です。 経費を削減するには、IT に付属するソフトウェア パッケージに注意してください。 そうすれば、余計な出費がかからなくなります。
コンプライアンス管理の例
ねえ、すべてのビジネスはいずれかの業界に分類されるため、オンラインで表示されるほとんどのコンプライアンス管理システムはおそらく提案です. 業界の規制を使用してビジネスのコンプライアンス管理システムを作成する必要があり、リスク評価はオンラインの例ではありません。
＃1。 業界に沿った規制を特定する
前述のように、すべての業界には、順守しなければならない一連の規則や規制があります。 CMS プログラムまたは管理システムを作成する前に、会社で使用するルールのリストを作成します。
＃2。 法律を重要な順に並べる
これは、重要でない規制があるという意味ではありません。 それは、あるものは他のものよりも注意を払う必要があることを意味するだけですが、全体として、すべてに従わなければなりません. それらを重要な順に並べると、それらの規制を確認する頻度を決定するのに役立ちます。 定期的なレビュー、監査、監視が必要なものもあります。 あまり注意を払う必要のないものもあり、これらについては年 XNUMX 回のレビューが最適です。
＃3。 Be Reviewルールを考え出す
主な責任のリストを作成したら、それらを月ごとの「To Do」リストに分割してみてください。 取締役会はこれらの問題についていつ通知する必要がありますか? 忘れないように書き留めておきましょう。 これらの新しい規制はいつ発効しますか? XNUMXヶ月ほど前に、最新版と期日をメールで担当者宛てに送付してください。
＃4。 社員研修の計画
スタッフとリーダーシップの両方にとって、トレーニングの重要性を見落とさないでください。
＃5。 やることリストのカレンダーを作成する
コンプライアンス カレンダーの To Do リストがあると、適切なタイミングで物事を行うのに役立ちます。
まとめ
リスクを管理することは、手に負えなくなるのを許すよりも常に優れています。 したがって、コンプライアンス システムを導入していないビジネスがある場合は、それを統合してください。 XNUMX つを持たないことの影響は、XNUMX つを配置するよりもコストがかかるということでした。 また、お持ちの場合は、業界の規制に遅れないように、必要に応じて監視、監査、および変更を加えてください。
コンプライアンス管理システムに関するよくある質問
コンプライアンス管理システムの XNUMX つの重要な要素は何ですか?
- 取締役会および経営陣の監督、
- コンプライアンス プログラム
- 消費者クレームへの対応
- コンプライアンス監査
コンプライアンス管理の XNUMX つのフェーズとは?
- SODのヒント
- 企業が直面している脅威を特定してカタログ化する
- 継続的な監査とコンプライアンス。
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参考文献
