チームの全員がこれほど多様な個性や視点を持っている場合、どうすれば全員に同じように物事を認識させることができるでしょうか? さらに、スタッフ全体が同じ方法でタスクやプロセスを一貫して実行できるようにするにはどうすればよいでしょうか? ビジネス プロセス マップは、まさにそれを達成するために設計されたフレームワークです。プロセスをグラフィカルにレイアウトして、誰もがプロセスを理解し、同じ方法で従うことができるようにします。 このチュートリアルでは、ソフトウェア、歴史、認定、方法論、例、利点など、ビジネス プロセス マッピングの基本的な問題と高度な問題の両方を取り上げます。
ビジネスプロセスマッピングとは何ですか?
業務プロセスを視覚的に表現したものをビジネスプロセスマッピングと呼びます。 プロセス マップは、フローチャートまたは Business Process Modeling and Notation (BPMN) シンボルとして表すことができ、製品またはサービスを完成させるために必要な段階間の関係を示します。
ビジネス プロセス マップは、ビジネスの運営、目的、成功の基準、役割、義務、および個別のプロセスがいつ、どこで行われるかに関するものです。 これらはビジネス プロセス管理 (BPM) のコンポーネントです。 ビジネス プロセス マッピングは、組織内で働くすべての関係者、特にコンプライアンスに関心のある関係者に対する透明性を促進します。
ビジネス プロセス モデリングとビジネス プロセス マッピングはよく混同されます。 専門家がビジネス プロセスをモデル化する場合、手順がどのように実行されるか、誰 (またはどの部門) が手順を実行するかに重点を置きます。
ビジネスプロセスマッピングの歴史
米国機械学会 (ASME) は 1921 年にビジネス プロセス マッピングの先駆者となりました。その後、ビジネス プロセス マップはエンジニアや生産施設に採用され、今日私たちが使用するソフトウェア プログラムに発展しました。
仕事を行うための 1921 つの最良の方法を見つけるための最初のステップ」 フランクとリリアンのギルブレスは、「1947 年のプロセス チャート」というタイトルのプレゼンテーションでフロー プロセス チャートを紹介しました。詳細を知りたい場合は、パデュー大学にこれらの資料のアーカイブがあります。 この種のチャートの一貫性を確保するために、ASME は XNUMX 年にシンボル システムを作成しました。
なぜビジネスプロセスマッピングが必要なのでしょうか?
成功する会社を管理するための重要な要素は、ビジネス プロセス マッピングです。 予測可能なプロセスが組織内でどのように動作するかを視覚的に表現しないと、従業員は組織内のベスト プラクティスに関して推測したり誤りを犯したりすることになります。 ビジネスプロセスがマッピングを通じて完全に定義されていない場合、各部門と各担当者は独自の順序と割り当てを作成する必要があります。 ジョブの所有者が特定されていない場合、混乱、混乱、非難が生じます。
ビジネスプロセスマッピングソフトウェア
ご存知のとおり、状況が変化するにつれて、プロセス マップを作成する必要性も変化しています。 このプロセスを大幅に簡素化するアプリケーションやソフトウェアが存在します。 以下の数行で、世の中にあるツールとソフトウェアを見ていきます。
ビジネス プロセス マッピング ソフトウェアと呼ばれるクラウドベースまたはオンライン アプリケーションを使用すると、ユーザーは特定のビジネス プロセスの実行に必要なステップをチャートやグラフを通じてグラフィカルに表現できます。 標準的な操作手順のフローチャート、タスクの説明、入出力などのすべてのプロセス関連アクティビティがマップ上に表示されます。
ビジネス プロセス マッピング ソフトウェアがそれほど重要なのはなぜですか?
ビジネス プロセス マッピング ソフトウェアの主な目的は、個人、組織、企業が日々の業務をより効率的に行えるようにすることです。 これらの優れたテクノロジーにより、管理者はワークフローを効果的に監視して、組織全体とそのさまざまな業務を完全に理解できるようになります。
プロセス マッピング ツールは、ビジネス プロセスの複雑さを分解し、プロセス フローの理解を向上させるのにも役立ちます。 これにより、ユーザーはプロセス改善の段階を指定できます。
プロセスを強化するための措置を講じる前にプロセスを理解する必要があるため、ビジネス プロセス マッピング ソフトウェアは企業にとって非常に役立つツールとなります。 これらのプロセス マッピング ツールは、プロセスの本質、つまりその目的を理解するのに役立つように作成されています。
ここでは、膨大な量の好意的なレビューと顧客満足度の高さから選ばれた、最高のビジネス プロセス マッピング ソフトウェアのリストをいくつか示します。
トップのビジネス プロセス マッピング ソフトウェア プログラム:
#1. プロマップ
Promapp は、プロセス マッピング プロセスを大幅に簡素化することでプロセスの改善を促進する、使いやすいプロセス マッピング アプリケーションです。 この素晴らしいオンライン プラットフォームにより、ユーザーは人事プロセスを簡単に開発、変更、共有できます。 これにより、リスク管理、品質管理、事業継続が可能になります。
＃2。 Draw.io
プロセス フローチャートやその他のタイプの図は、シンプルなプロセス マッピング アプリケーション Draw.io を使用して作成できます。 SIPOC 図のような精緻な視覚化を作成することもできます。
＃3。 SmartDraw
SmartDraw のユーザーは、プロフェッショナルな外観の図やチャートを簡単に作成できます。 非常に直感的なデザインにより、使いやすく、幅広い機能を提供します。
＃4。 マイクロソフトエクセル
Microsoft Excel は、ほとんどの人にとってよく知られた名前です。 これは、現在使用されているスプレッドシートの中で最も広く使用され、好評を得ているものの XNUMX つであることは間違いありません。 ただし、Microsoft Office スイートに含まれるプログラムである Excel に、プロセス マップの作成に使用できる多くの機能が含まれていることを知っている人はあまりいません。
#5. CWA プロセスおよび QM スイート
ワークフロー管理、品質管理、ビジネスプロセス管理に使用できるプロセスマッピングソフトウェアです。 この画期的なテクノロジーは、簡単なモデリング、最適化、ドキュメントとプロセスの配布に使用できます。
＃6。 LucidChart
このツールは、ビジネス プロセス マップの生成を支援するために特別に開発されました。 このため、プロセス マッピングを簡単にするツールや機能が豊富にあります。 一例として、LucidChart には、SIPOC、BPMN2、バリュー ストリームなどを含む、あらゆる種類のプロセス マップを構築するために誰でも使用できる大量のテンプレートが含まれています。
＃7。 Microsoft Visio
Microsoft には、ビジネス プロセス マップの作成に使用される Visio と呼ばれる特別なプログラムがあります。 ただし、ユーザーは、この便利なアプリケーションに付属する多数の追加機能も気に入るでしょう。 現在入手可能な最高のビジネス プロセス マッピング ソフトウェアである Microsoft Visio も、このリストの中で最も高価なツールの XNUMX つです。
ビジネスプロセスマッピングの例
プロセス マップの主な目的は、プロセスがどのように動作するかを説明することです。 適切なプロセス マップを選択して実装することで、従業員の特定のビジネス機能の理解を向上させることができます。 例に入る前に、ビジネス プロセス マッピングで使用される一般的なシンボルをいくつか見てみましょう。
#1. アクティビティ/プロセス:
プロセス内のステップまたはアクションは、アクティビティまたはプロセスによって表されます。 多くの場合、長方形で表されます。
＃2。 フロー
通常、フローの形状は一端に矢印が付いた線です。 フローは、プロセスのステップが実行される順序を観客に示します。
＃3。 イベント
プロセスは、イベントによって開始、変更、または終了します。 エラー、メッセージ、キャンセル、リンクは、表示したい出来事の例です。 イベントの種類に応じて、イベントは追加のシンボルを含む円でシンボル表示されます。
＃4。 決断
ひし形の決定形状は、プロセスを続行するには決定が必要であることを示します。 それは単純な「はい」または「いいえ」の選択である場合もあれば、コンピューター プログラムの case ステートメントのように、さまざまなオプションを伴うより複雑な決定である場合もあります。
ビジネス プロセス マッピングの例には、上記の形状が含まれることがよくあります。
プロセス マッピングの例
＃1。 サービスデスク
コストを削減し、効果的なサービスを提供するために、いくつかの企業はサービス デスク手順の一部を自動化しています。 リクエストには優先順位を付け、ワークフローに従って適切な担当者にルーティングする必要があります。
＃2。 採用
従来、人事担当者にとって採用活動は時間と労力のかかる作業でした。 採用担当者は、ロボット プロセス オートメーション (RPA) やその他の自動化ツールを使用して、応募者の応募を調べ、資格情報に従って応募者を分類することが増えています。
＃3。 調達
調達プロセスのワークフローは複雑になる場合があります。 手動でのリクエストと承認は長時間の遅延や透明性の欠如を引き起こす可能性があります。 購買部門にリクエストが送信されると、調達ワークフローが開始されます。 次に、調達スタッフが潜在的なベンダーを調査し、入札を受けてベンダーを選択します。
#4. 顧客のオンボーディング
顧客を維持するには、ポジティブなオンボーディング エクスペリエンスが不可欠です。 顧客とのタッチポイントが増加したため、オンボーディングプロセスはより複雑になっています。 これは、厳しく規制されている銀行などのセクターに特に当てはまります。
ビジネスプロセスマッピング認定
ビジネス プロセス マッピング認定資格を取得すると、新しいスキルの学習が容易になる場合があります。 これらの能力は、履歴書を強化し、より高いレベルの雇用を確保するのに役立ちます。 プロジェクト マネージャーは、ビジネス プラクティスを強化する方法を学びながら、専門知識と生産性を向上させることができます。
ビジネス プロセス マッピングに興味がある場合に利用できるいくつかの認定資格のリストを以下に示します。
#1. ITIL認定
Information Library Foundations Certification (ITIL) の前提条件はなく、試験のスコアに合格するだけです。 模擬試験もあり、有効期限はありません。 さらに、この認定資格によって教えられる能力が職場でどのように活用できるかを理解するのに役立つ実際の状況の例も提供されています。
#2. CMA
公認管理会計士資格は、ビジネスにおける会計士および財務専門家協会によって提供されます。 高校卒業後は、XNUMX年以上の学習または訓練、XNUMX年以上の職歴、口頭試験または筆記試験に合格することが求められます。 XNUMX 年を経過すると、この認定は無効になります。
#3. 組織変更管理: APMG CM プラクティショナー認定
組織変更管理: APMG CM プラクティショナー認定は Learning Tree から取得できます。 この認定資格を取得するには口頭試験または筆記試験に合格するだけでよく、この認定資格は生涯有効です。 このコースでは、変更管理を実装することで業務運営に活用できる有益な知識を得ることができます。
#4. グローバル ビジネス サービス証明書 (CertGBS)
Global Business Services の証明書は、ACCA によって提供される証明書です。 この認定資格を取得するには、コースを完了するだけで済みます。 さらに、この認定は永久的です。
#5. CITP
情報技術プロフェッショナルは、米国公認会計士協会 (AIPA) から認定資格を取得できます。 高校卒業後は、XNUMX年以上の学習または訓練、XNUMX年以上の職歴、口頭試験または筆記試験に合格することが求められます。 XNUMX 年間の認定期間が終了しました。
ビジネスプロセスマッピング手法
ビジネス プロセス マッピングの手法にはさまざまな形式があります。 長いリストには、ガント チャート、UML 図、ビジネス プロセス モデリング表記法、フローチャート、データ フロー図、ロール アクティビティ図、機能モデリングの統合定義、ペトリ ネット、オブジェクト指向メソッド、ワークフロー手法など、それぞれに独自の強みを持つものが含まれる場合があります。 、およびシミュレーション モデル。
ビジネス プロセス マッピングの方法論には次のものが含まれます。
#1. ワークフローメソッド
ワークフローは、組織内の個人またはソフトウェア プログラムによって実行されるタスクの集合です。 これらの手順は単純なモデリングを超えています。 また、プロセスの分析と改善もサポートします。 情報収集、ビジネス プロセス モデリング、ワークフロー モデリング、実装、検証、および実行は、ワークフローの段階の一部です。
＃2。 ビジネス プロセス モデリング表記法 (BPMN)
プロセスの専門家が好む手法は BPMN です。 これは標準化された言語であり、間違いや例外に対処するためにプロセスを深く掘り下げる必要がある状況に最適です。 かなり一般的ではありますが、ビジネス アナリストでない場合にこの戦略を使用すると、逆効果になる可能性があります。
#3. データフロー図
データ フロー図は、ユルドンのアプローチとも呼ばれ、情報がある場所から別の場所にどのように移動するかを示します。 これらは、プロセスが外界とどのように対話し、さまざまなデータ ストレージに接続するかを示します。
#4. 統一モデル言語 (UML) 図
UML 図はソフトウェア開発の計画を立てるのに最適です。 UML は、図を動作図と構造図の XNUMX つのカテゴリに分類します。 UML は特定の業界に特化したマッピング ツールであると考えられているため、プロセス ワークフローの設計には適していません。
＃5。 SIPOC ダイアグラム
高レベルのプロセス マップは、SIPOC 図の別名です。 あまり深く掘り下げることなく、プロセスを視覚的に伝えます。 プロセスは、SIPOC 図上でサプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客の各部門に分割されます。
ビジネスプロセスマッピングのステップ
ビジネス プロセスのマッピングを開始するには、どのプロセスをマッピングする必要があるかを決定します。 現在の手順に関するデータを収集して分析し、必要に応じてプロセスを修正します。 プロセスを改善する方法に注目してください。
ビジネスプロセスマッピングの実行
ビジネス プロセス マッピングでマッピングすることにしたプロセスは、マップの有用性に影響します。 クライアントやビジネス戦略全体にどのような影響を与えるかを考慮することで、ビジネス プロセス マップが潜在的な影響を最大限に高めることができます。
以下に、マッピングする最適なプロセスを選択するための XNUMX つのテクニックを紹介します。
#1. 顧客に与える影響に応じて業務を整理します。
これらは基本的で、有益で、方向性を定めるプロセスです。 クライアントは、ビジネスの目的を反映する中核的な手順によって直接影響を受けます。 ビジネス管理に利用されるプロセスは、実現プロセスと呼ばれます。 ビジネスの計画と管理に使用されるプロセスは、ガイド プロセスと呼ばれます。
#2. プロセスと義務を全体的な戦略にリンクさせます。
組織の戦略的目標を見つけることが、これを行うための最初のステップです。 完了したら、それを現在のプロセスのプロセス アーキテクチャを作成するための基盤として使用できます。 そうすることで、ビジネス戦略を達成するためにどのプロセスが最も重要であるか、戦略に最も沿った形でプロセスを開発する方法、および将来の改善スケジュールを設定する方法を決定します。
#3. 強制的な改善:
これは計画的な戦略というよりも、必要に迫られての反応です。 監査の不合格や管理指示などにより、プロセス改善の取り組みが強制される場合があります。 この状況で必要なプロセスが特定され、マッピングされます。
ビジネス プロセス マップを作成する XNUMX つの主な方法とは何ですか?
プロセス マップを作成するには、主に XNUMX つの方法があります。
- XNUMX対XNUMXまたは少人数の従業員面接を通じて。
- ガイド付き発見ワークショップを利用する。
- 既存のドキュメントを確認することによって。
- ビジネス分析とデザイン。
- 仕事を直接観察することによって。
- 既存のプロセス マップをインポートすることによって。
プロセス マップを作成するための XNUMX つの基本的な手順とは何ですか?
プロセス マップの作成:
- マップするプロセスまたは問題を選択します。
- 行われた活動を列挙します。
- 手順は書面で記載する必要があります。
- プロセス マッピングのシンボルを使用して、フローチャートを作成します。
- プロセス マップを完成させて配布します。
- マップを調べて、潜在的な改善領域を特定します。
ワークフローとプロセス マップの違いは何ですか?
ワークフローは、タスクを完了するために必要な繰り返しのステップで構成されます。 より重要な組織目標を達成するために必要なすべてのコンポーネントは、プロセスと呼ばれます。 一般的な見方は、プロセスはより包括的な結果を指すのに対し、ワークフローは小規模な目標に至るまでの細かい詳細を説明するというものです。
さまざまな種類のプロセス マップとは何ですか?
プロセス マップには XNUMX つの異なる種類があります。
- 基本的なフローチャート。
- バリューストリームマップ。
- バリューチェーンマップ。
- 部門横断型マップ。
- 詳細なプロセス マップ。
- シポック。
プロセス マップを作成する XNUMX つの利点とは何ですか?
プロセス マッピングの利点:
- プロセスをよりよく理解するため。
- プロセスをどのように改善できるかを検討してください。
- プロセスのステップを他の人に示します。
- 同じプロセスの参加者間のコミュニケーションを促進します。
まとめ
ビジネス プロセス マッピングは、魅力的なグラフィックを備えた単なるプロセス以上のものになりました。 しかし、それが適切に、または真剣に行われない場合、トラブルや発生したくない問題が発生する可能性があります。
プロセス マッピングは、壊れたものを特定するだけでなく、修復し、重大なギャップを埋めることもできるため、重要です。 適切な機器とソフトウェアを使用することが、これを達成するための最良かつ最も簡単な方法です。
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参考文献
