現代のビジネスコミュニケーションにおける顧客満足度を高めるには、従来の電話対応および制御方法を自動応答サービスに置き換えることを検討することをお勧めします。 このアプローチにより、プロセスが合理化され、顧客からの問い合わせを処理するより効率的な手段が提供されます。 ビジネスの通話管理プロセスを合理化する XNUMX つの方法は、自動応答機能を備えた電話システムを導入することです。 この機能は、人間のオペレーターの必要性を置き換え、発信者を適切な従業員または部門に誘導することですべての着信を効率的に処理します。 Google 音声電話システムの自動応答と中小企業向けのマルチレベル自動応答電話システムについて学習してください。
自動応答とは何ですか?
自動応答は、着信通話を指定された内線番号に自動的にルーティングする音声通信インターフェイス システムです。 この自動電話システムは、仮想応答ソリューションを提供し、「仮想受付」とも呼ばれ、着信を固定電話と携帯電話の任意の組み合わせに加え、VoIP (Voice over Internet Protocol) 電話やその他のデバイスに転送することができます。ビジネスの電話ネットワークに接続されています。 着信発信者は、電話または無線電話のキーパッドを使用して、利用可能なオプションのメニューから選択できます。
さらに、自動応答は企業や政府機関などのさまざまな組織で使用されています。 Interactive Voice Response (IVR) は、音声通話やトーン キーパッドの選択など、さまざまな入力方法を可能にする、より高度な種類の自動応答です。 システムは、さまざまなメディア タイプで関連する応答を返します。
自動応答は何をするのですか?
自動応答は、自動応答またはオンライン受付とも呼ばれ、オペレーターやカスタマー サービスの介入を必要とせずに発信者を内線に転送できる電話サービス機能です。
自動応答電話システム
優れた自動応答電話システムは、発信者を心から歓迎し、関連情報を提供し、適切な受信者にシームレスに誘導するなど、さまざまなコール ルーティング機能を効率的に管理できます。 さらに、プラットフォームは、ユーザーがコール ルーティング アプローチをカスタマイズできるようにする多くの内線番号と電話植生ビルダーを提供する必要があります。 この包括的なガイドでは、業界トップクラスの自動応答電話システムを詳しく掘り下げ、費用、特性、技術サポート、使いやすさなどの重要な要素に基づいて評価しています。 したがって、各システムの詳細な分析を提供することで、読者はビジネス ニーズに最適なさまざまな自動応答電話システムを選択する際に、情報に基づいた決定を下すことができます。 当社の評価によれば、自動応答機能を備えた次の電話システムが最適なオプションであると判断されています。
＃1。 コミュニティ電話
米国でビジネスを経営している場合は、すぐに Community Phone に切り替える必要があります。 近くの携帯電話基地局とリンクする無線固定電話ベースのおかげで、インターネットや銅線接続は必要ありません。 遠隔地でも優れたカバレージとクリアな音声品質を実現すると主張しています。
＃2。 オープンフォン
OpenPhone の 5 分間のポート問い合わせフォームに記入するだけで、現在のビジネス番号を転送し、自動応答をアクティブにすることができます。 米国またはカナダで市内番号またはフリーダイヤル番号をまだお持ちでない場合は、ビジネスに必要な数だけ取得できます。 各ユーザーには XNUMX つの電話番号が関連付けられています。 各追加回線の料金は月額わずか XNUMX ドルです。 世界中の何千もの企業が OpenPhone の自動応答機能を使用していますが、OpenPhone が支持される理由はそれだけではありません。
＃3。 バッタ
これは、予測可能な月額料金を重視する小規模企業向けの仮想受付サービスです。 大多数の競合他社とは異なり、Grasshopper はユーザーごとに追加料金を請求せず、サービスを使用する人数に関係なく、固定の月額料金を請求します。 ビジネス テキスト メッセージ、仮想 FAX、パーソナライズされた挨拶などのすべての機能は、どのプランでも利用できます。 Grasshopper は、プロフェッショナリズムを何よりも重視する中小企業を経営している場合、基本的な仮想電話システムを手頃な価格で提供するソリューションです。 ユーザーにローカルのフリーダイヤルの斬新な電話番号を提供することで、ユーザーを目立たせることができます。
＃4。 Nextiva
Nextiva は、社内外のチーム間のやり取りを容易にするビジネスフォン システムです。 これは、小規模組織における VoIP サービス提供の事実上の標準となっています。
＃5。 RingCentral
精巧な自動受付メニューを備えているのは RingCentral だけです。 会社に複数の異なる部門がある場合は、これらの部門を利用して、発信者に名前で挨拶したり、営業時間を提供したり、より詳細なサブメニューを提供したりできます。 発信者は、RingCentral の名前によるダイヤル ディレクトリを使用して、姓または名のいずれかでスタッフ メンバーに接続できます。
Google Voice の自動応答
Google は最近、Workspace と Google Voice のユーザーが独自に録音した音声と挨拶を利用できるようになったと発表しました。 この新機能により、ユーザーは顧客からの電話に応答する際にボットの変更をより詳細に制御できるようになります。 さらに、最新のアップデートにより、管理者はパーソナライズされたプロンプトと挨拶をアップロードできるようになりました。 Google の高度なテクノロジーにより、ドキュメントの即時再生と自動ドキュメントが可能になり、ユーザーはアップロードを簡単に監視および処理できます。
そこで、Google は新機能の導入により、Google 音声自動応答を設定するためのテキスト読み上げサービスを拡張しました。 この追加オプションにより、ユーザーはシステムを構成する際により多くの選択肢を得ることができます。 ビジネスに電話をかけるとき、Google Voice は予想どおりに自動応答機能を提供します。 事前に録音されたメッセージが再生され、発信者は電話機のキーをクリックしてさまざまなオプションをナビゲートできます。 これらのタイプのボットは、許容可能なレベルのパフォーマンスを維持しながら、発信者からの最初の問い合わせを効率的に処理できます。 最近リリースされたカスタム メッセージ機能は、Google Voice のスタンダード ライセンスとプレミア ライセンスを所有するすべての Google Workspace および G Suite クライアントが利用できるようになりました。
企業内のエンド ユーザーには直接影響しないかもしれませんが、このソリューションを導入すると、新たなトレンドに対する営業チームの対応力が向上する可能性があります。 したがって、通話を個別のグループに分類することで、営業チームは的を絞ったメッセージでより効率的に対応できるようになります。
マルチレベルの自動応答
マルチレベルの自動応答の実装により、クライアントの規模、場所、優先順位に合わせてカスタマイズできる複数の層のカスタマイズを確立できます。 マルチレベル自動応答の実装により、顧客はさまざまな部門を効率的に移動できるようになり、オペレーター支援の待ち時間を最小限に抑えながら、適切な担当者に確実に誘導されるようになります。
結果として得られる主要な種類と複数の自動応答を統合すると、複数の言語でのサポートの提供が容易になります。 この機能を使用すると、企業は言語要件に基づいて顧客を案内できるようになります。
自動応答電話システム中小企業
自動電話システムは中小企業に多くのメリットをもたらします。 よく練られた最新のプラットフォームは、カスタマイズ可能な IVR や通話転送などの機能を提供し、業務を変革する可能性を秘めています。 多くの中小企業にとって、手頃な価格は重要な考慮事項です。 ただし、特徴的で実用的な機能を犠牲にする必要はありません。 ユーザーフレンドリーであるだけでなく、予算に優しいだけでなく、優れた一連の機能を備えたさまざまな電話システムをご覧ください。 以下では、中小企業向けに利用可能な最高の自動応答電話システムのいくつかを紹介します。
＃1。 Nextiva
これは、多くの中小企業が使用している優れた VoIP (Voice over Internet Protocol) テクノロジーです。 Nextiva の素晴らしい機能を利用して電話システムを合理化できます。 通話を特定の番号に転送するだけでなく、電話会議のホストにも使用できます。 中小企業向けのこの自動応答電話システムにより、電話番号を切り替えることになった場合でも、煩わしさは一切なくなります。 これにより、消費者は自分の電話番号を別のサービスに簡単に切り替えることができます。 かけようとしている番号がすでに使用されている場合、いつでも通話を保留できます。
Nextiva は、さまざまな価格帯でさまざまなプログラムを提供しています。 ユーザーあたり月額 17 ドルから始まるエッセンシャル プランは、中小企業にとって素晴らしい選択肢です。 ビジネスおよびエンタープライズ パッケージは、確立されたビジネスのニーズに合わせて調整されています。
#2. リングセントラル MVP
RingCentral は、Dialpad と同様、VoIP 電話システムを含む人気のクラウドベースの通信プラットフォームです。 同社のテクノロジーは従来の PBX システムに基づいていますが、現在はクラウド電話サービスとして宣伝しています。 いずれの場合も、RingCentral は電話やテキスト メッセージなどの標準的な連絡手段を提供します。 ただし、Google Workspace や Microsoft Teams との統合など、最も基本的な統合さえも、最も基本的なパッケージである Essentials には含まれていません。
#3. オーマ
企業コミュニケーションをシンプルかつ信頼できるものにすることができるもう 19.95 つの強力な会社です。 このサービス プロバイダーのユーザーあたり月額 XNUMX ドルには、大量の便利な追加機能が含まれています。 最適な仮想受付、追加のダイヤル、会議、保留音などを使用する機能など、必要なものがすべて提供されます。 したがって、Ooma アプリを使用すると、オフィスから離れていてもモバイル デバイスでビジネスの電話を受けることができます。 これは、場所に関係なく顧客への対応が簡素化されることを意味します。 現在の電話番号をそのまま使用するか、フリーダイヤルに切り替えるかを選択することもできます。
＃4。 Vonage
貴社向けのこの最先端の自動応答電話システムを使用すれば、顧客に好印象を与えることができるでしょう。 素晴らしい特典が満載で、低価格を気に入っていただけるでしょう。 携帯電話またはコンピュータのどちらか実用的な方を使用して顧客と話すことができます。 これにより、卓上電話のないオフィスでも効率的な電話システムを導入できる道が開かれます。 処理できる通話と SMS メッセージの最大数は無制限です。 すべてのプランには、無制限のビジネス通話とテキスト メッセージが含まれています。 また、多層自動応答、ビデオ チャット、ファイル共有、CMR 統合、通話録音などを利用することもできます。
＃5。 8×8
これにより、企業はあらゆるコミュニケーション ニーズに対する包括的な答えを得ることができます。 8×8 を使用すると、顧客とのコミュニケーションをより迅速かつ効率的に行うために必要なすべてのリソースにアクセスできるようになります。 そのため、ライブ チャットの選択肢、音声、ビデオなどの多数のフォームを介してこれを行うことができます。このシステムには XNUMX つの異なる料金プランが用意されています。 Express プラン、シリーズ プラン、およびコンタクト センター プランには、それぞれ XNUMX 日間の無料試用期間が含まれています。
この電話通話システムを使用すると、14 か国以上に国際電話をかけることもできます。 さらに、通話を録音したり、チーム チャットのオプションを追加したり、個人的な通話分析を行ったり、通話をインターフェイスしたりすることもできます。
＃6。 Phone.com
この自動応答電話システムは小規模企業向けに設計されており、効率性と信頼性の両方を備えています。 競争力のある価格で、さまざまな規模の企業に適したプランを提供しています。 このプログラムは、通話システムを使いやすく手間のかからないものにするために必要な機能をすべて提供します。 このシステムでは、個人の電話番号を選択したり、ビデオ会議に参加したり、自動受付モードで動作するようにデバイスを設定したりすることもできます。
この機能を使用すると、特定の番号をブロックまたはブロック解除するオプションに加えて、おやすみモードをシステムに追加することもできます。 さらに、ボイス メールを有効にして、保留中の顧客に心地よい音楽を提供するオプションもあります。 発信者には、キャッチホン サービスによって、回線が現在別の顧客と使用中であることが通知され、待つか、後で再度電話することができることが通知されます。
自動応答は IVR と同じですか?
自動応答は、仮想受付係として機能する自動音声応答 (IVR) テクノロジーの合理化されたアプリケーションです。 自動電話システムの主な機能は、オペレータによる人間の介入を必要とせずに、かかってきた発信者を歓迎し、社内の特定の部署や代理店に誘導することです。
自動応答の料金はいくらですか?
自動応答の月額費用は通常、20 ドルから 100 ドルの範囲です。 サービスの料金は、選択したプロバイダー、内線番号、および必要な機能によって変わる場合があります。
自動応答を設定するにはどうすればよいですか?
Teams 管理コンソールの [音声] で [自動応答] をクリックし、[追加] をクリックして自動応答を設定します。 希望する自動応答の名前を上部のボックスに入力します。 コールバック URL を設定することでオペレーターを選択できます。 このラベルは任意ですが、強く推奨されます。
参考文献
- リングセントラル.com
- フィットスモールビジネス.com
- オープンフォン.com
- isitwp.com
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