ビジネス向けの RFP の草案を作成するタスクに初めて遭遇したとき、どのくらい混乱しましたか?それが何についてなのか少しでも分かりましたか、それとも全く無知でしたか？それともしばらく書いていなかったのでしょうか？
いずれの場合でも、私はこのガイドでそれを解決するためにここにいます。 RFP とは実際何なのか、RFP が必要な理由、そして最初の RFP を今すぐ作成する方法について、一緒に詳しく説明します。
しかしその前に、ビジネスにおける RFP が何を意味するのかを理解する必要があるでしょう。
キーポイント
- 提案依頼書 (RFP) は、企業または政府機関が必要とする潜在的なビジネスまたは IT ソリューションの入札を募る際に使用されるプロセスと文書の両方です。
- 通常、RFP 文書には、必要なソリューションを提供するために入札を希望する回答者が満たすべき要件表明 (SOR) の概要が記載されています。
- 特定の要件を満たす製品やサービスが対象となる場合があります。
- RFP は、ほとんどの政府機関と多くの民間企業や組織で使用されています。
ビジネスにおいて RFP には何が必要ですか?
提案依頼書 (RFP) は、プロジェクトを発表し、説明し、資格のある請負業者にプロジェクトを完了するための入札を求めるビジネス文書です。ほとんどの組織は RFP を使用してプロジェクトを開始することを好み、多くの政府は常に RFP を使用します。
見る： 製品開発とは何ですか?製品開発者およびマネージャー向けの専門家ガイド
RFP を使用する場合、入札を要求する主体は、提出された入札の実現可能性、入札会社の財務健全性、および各入札者のプロジェクトに取り組む能力を評価する責任があります。
RFP は複雑なプロジェクトに使用され、多くの場合、複数の下請け業者が必要になります。これらには、RFP を発行する組織、実施されているプロジェクトの範囲、およびエントリーの評価基準が記載されています。また、入札プロセスと契約条件についても概説します。
リクエストには、落札者が実行するタスクと作業を完了するまでのスケジュールを説明した作業明細書が含まれます。
RFP はまた、入札の形式と提示方法に関する具体的なガイダンスとともに、提案書の作成方法について入札者にアドバイスします。通常、入札者が含める必要がある情報と希望する形式に関する指示が含まれています。
RFPには何が含まれますか?
RFP には通常、発行組織とその事業部門 (LOB) に関する背景、求められるソリューションを説明する一連の仕様、および提案の格付け方法を明らかにする評価基準が含まれます。
RFP には通常、作業範囲または提供するサービスの範囲を定義するセクション (作業明細書 (SOW) とも呼ばれます) が含まれています。このセクションでは、落札者が実行するタスクと成果物を提供するスケジュールについて説明します。
提案依頼書には、提案書の作成方法に関する入札者へのガイダンスも含まれています。このセクションでは、提案書形式の詳細と、RFP 回答の作成方法と編成方法について説明します。
読みます： ナイジェリアでビジネス提案書の書き方
ほとんどの RFP は政府機関や公共部門のその他の組織によって発行されます。通常、民間企業間の競争を開放し、プロセスから偏見を取り除くことが求められています。代理店は、最低価格かつ最も競争力のある入札を確実に獲得したいと考えています。
ただし、民間または公的組織は、複数の入札やプロジェクトに関するさまざまな視点を獲得するために RFP を提出する場合があります。
たとえば、報告プロセスを紙ベースのシステムからコンピュータベースのシステムに変更したい企業は、新しいシステムを確立してビジネスに統合するために、ハードウェア、ソフトウェア、およびユーザー トレーニング プログラムの RFP を作成することがあります。競争入札プロセスにより、利用可能な代替案についてより深い洞察が得られる可能性があります。
RFP と SOW を作成するときは、効果を最大化するために、組織のプロセスとベスト プラクティスに留意することが重要です。
RFPプロセスの説明
私が最初に RFP に出会ったのは、事業入札の提案書を提出しなければならなかったときでした。詳細を説明しても退屈しません。しかし、最初に学んだのは、RFP は仕事を依頼する企業が作成しなければならないということです。これにより、潜在的な請負業者は、あなたの会社が何を求めているのかについてより良いアイデアを得ることができます。
RFP が送信されると、請負業者やベンダーはそれを確認し、最適な入札を提出して仕事を競うことができます。
私が提案書に盛り込んだ内容は次のとおりです。
- 問題を解決するためにどのように解決するかについての行動計画
- 企業が期待すべきことのタイムライン
- 必要な背景情報
- プロジェクト全体にどれくらいの費用がかかると予想しますか
また、業界での私の経験に基づいて調整が必要な RFP の特定の要素をもう一度指摘しなければならない場合もありました。
この時点で、フィードバックを確認して変更を調整するための新しい RFP を作成することも、元の RFP をそのままにして、他の送信された入札を考慮しながらそれを念頭に置くこともできます。
見る： 入札提案書: 入札提案書とは何か、および提案書の書き方
ビジネスにおけるRFP作成の要件
RFP では、有効な回答を得るためにプロジェクトを十分に詳細に説明および定義する必要があります。
入札予定者は、ビジネスの性質と、プロジェクトで達成したい目標を理解できる必要があります。プロジェクトは、その範囲と、プロジェクトを実行するために提供する必要があるすべての製品とサービスを明確に理解できるほど詳細に定義する必要があります。
予想される提案の形式も詳細に説明する必要があります。オファーを比較対照するには、統一された応答が必要です。
以下に、完璧な RFP を作成するためのプロセスを詳しく説明したチェックリストを添付します。
RFPの書き方
RFP はかなり厳格なフォーマットに従いますが、そのフォーマットは RFP を作成する代理店や企業によって異なる場合があります。 このサンプル ノースカロライナ州の RTI International が発行したこの資料には、概要と背景、成果物の説明、選択基準に関する情報など、典型的な RFP の要素が示されています。
最良の RFP 入札を獲得するための段階
1. 何が必要かを評価する
RFP の草案を作成する前に、何が必要で、何を達成したいのかを把握するために、少し準備をする必要があります。このプロセスは、目標とプロジェクトの範囲を定義し、障害を発見するのに役立ちます。
この時間を利用して、競合他社や業界の調査を行い、自分の立ち位置を評価してください。 現在の業界標準とガイドラインに従っていますか? あなたの製品は競合他社が提供するものと同等ですか、それともあなたに欠けている付加価値のある機能はありますか?
読みます： 違いを生んだ価値提案の例 (成功への青写真)
2. 技術仕様を列挙します
RFP に技術仕様を前もって含めることで、ベンダーは必要なものを提供できるかどうかを判断できます。 これにより、ベンダーが最初は仕様を満たすことができると同意したが、プロジェクトを引き受けた後に提供できなかった場合、RFP に記載されている仕様に対してベンダーに責任を負わせることができるため、ビジネスも保護されます。
3. RFPの配布
RFP を作成したら、送信します。 Web サイトで公開したり、専用のランディング ページを作成したりすることもできます。あなたがメンバーになっている業界関連の専門家グループを活用し、そこで宣伝します。地元のベンダーとの連携を希望する場合は、地元の商工会議所を利用して RFP を宣伝することも最適です。
4. オファーを評価する
すべての提案を受け取ったら、それぞれを比較して、どのベンダーがあなたの会社に最適かを判断するのはほとんど簡単です.
入札者のスタックの中から、受け取った、または興味を持っている数に応じて、上位 10 つ、XNUMX つ、または XNUMX のお気に入りを考慮に入れる必要があります。ここから、潜在的なベンダーをさらに精査して、誰がその仕事に本当に理想的に適しているかを判断するのに時間を費やしてください。
5. ジョブに最適なベンダーを選択する
一部の企業は、この交渉プロセスを開始した後、トップベンダーにもう 1 つ最良かつ最終的なオファーを要求する場合があります。これは、仕事に適切な人材や会社を確保するだけでなく、適切な価格で確実に雇用できるようにするためです。
見る： 入札提案書: 入札提案書とは何か、および提案書の書き方
これは余分なステップのように聞こえるかもしれませんが、将来的にはお金、時間、頭痛の種を節約できる可能性があります。
この試験は もしアカウントが違う場合： ビジネスにおける RFP の目的
適切なベンダーを見つけたい場合は、RFP を具体的にする必要があります。 「はい」か「いいえ」で答えるだけの質問をしても、何も進みません。そのため、思慮深い回答を必要とする具体的な質問を作成する必要があります。問題を解決するときの思考プロセスの説明を求める自由形式の質問をします。
次のような文を使用してみてください。
- この問題をどのように解決したか、または別の会社で同様の問題を解決した例を共有できますか? 予期しない障害に遭遇しましたか? 今回は何を同じにするか、または別の方法で行いますか?
- 提案されている再設計では、技術に詳しくない人が新しい登録フォームに記入するのにどれくらい時間がかかりますか?これによりどれくらいの時間が節約できると思いますか?
RFP に対する回答例
RFP を発行し、回答を集めている場合、効果的な RFP 回答を得るために何を探す必要があるのか疑問に思うかもしれません。以下は、印象的な RFP 応答のテンプレート サンプルです。
RFP に対する回答例
しかし、これは大きな疑問にもつながります。RFP はビジネスにおいて本当に必要なのでしょうか?時間をかけて 2 ～ 3 社のベンダーを自分でレビューすることはできないでしょうか?
次に見るように、そのルートは間違いなくあなたの最善の利益にはなりません.
ビジネスで RFP を使用する必要がある理由
RFP はさまざまな理由で発行されることがあります。
IT プロジェクトの複雑さにより、正式な RFP が必要になる場合があります。テクノロジー、ベンダー、および潜在的な構成の組み合わせを必要とする統合ソリューションを求める場合、複数の入札者と視点からメリットを得ることができます。たとえば、ビジネスが紙ベースのシステムからコンピュータベースのシステムに移行するとします。その場合、新しいシステムを確立して組織に統合するために必要なすべてのハードウェア、ソフトウェア、およびユーザー トレーニングの提案を要求する可能性があります。
読みます： ERP と CRM: ビジネスに適したシステムの選択
対照的に、単純なハードウェアのアップグレードでは、単一のベンダーに見積依頼 (RFQ) を発行するだけで済みます。
政府機関などの一部の組織は、完全かつ自由な競争を提供するために RFP の発行を要求される場合があります。
RFP をリリースして競争を促進し、ソリューションのコストを削減することもできます。そうは言っても、RFP の仕様に最もよく対応するという理由で受け入れられた提案が、必ずしも最低価格の入札であるとは限りません。多くの企業があなたとの取引をめぐって競争することになるため、ベンダーにとっては有利な RFP 回答を作成することが重要です。
顧客が RFP を作成するスキルによって、入札者の応答の質が決まり、結果として得られる IT ソリューションの成功または失敗が決まります。指定された要件が曖昧すぎる場合、入札者はソリューションを設計および実装する際に的を外してしまう可能性があります。ただし、過度に詳細で制限的な要件は、入札者の創造性を制限し、イノベーションを抑制します。
企業は、質の高い応答を得るために、ベンダーに対して明確な期待を設定する必要があります。
RFP を使用すると、次のことができます。
- プロジェクトの詳細と期待の概要を説明する: 利害関係者はプロジェクトの要件の概要を説明し、潜在的な入札者や請負業者がプロジェクトの範囲とベンダーを選択するための企業の基準を理解するのに役立つ詳細を含めます。
- 入札をリクエストする: RFP は、勧誘または提案のプロセスを開始します。企業は RFP をリリースすることで、請負業者からの提出を求めます。 RFP 文書は公共部門で普及しており、多くの政府機関が適格なサービス プロバイダーを見つけるための主な方法として RFP 選択プロセスを使用しています。
- 複数のベンダーを評価する: 企業やフリーランサーが提案を提出すると、企業はそれを検討し、ニーズに最適なベンダーを選択します。同社は RFP を使用して、落札者を選択し、最終オファーを延長し、プロジェクトの契約に署名する前に、さまざまなベンダーや入札者との会話を開始します。
マーケティングにおけるRFPとは？
マーケティングでは、RFP を使用して、ブランドのリーチを拡大するのに役立つマーケティング活動を外部委託することがよくあります。 これらの活動には、社内で行うことができないマーケティングに関連するあらゆるものが含まれます。
たとえば、小規模なスタートアップで働いている場合は、RFP を作成して、ビジネスの統合されたマーケティング計画を作成するためのフルサービスのコミュニケーションおよびマーケティング会社を見つけることができます。 この場合、RFP で、「SEO の存在感を高める」または「ソーシャル メディアのフォロワーを引き付ける」などを支援する会社を探していることを概説します。
逆に、マーケティング代理店で働いている場合は、自分が提供するサービスに関連する地域の RFP に常に注目する必要があります。たとえば、Web デザイン会社で働いている場合は、Web デザイン サービスの RFP を作成した企業を探すとよいでしょう。
見る： 現代のビジネスの成功における Web デザインの役割
セールスにおける RFP とは何ですか?
販売では、RFP は、企業がニーズに合わせて製品やサービスを購入しようとしているときに作成されることがよくあります。 たとえば、エンタープライズ企業が新しい CRM ソフトウェアを探している場合、企業は探しているものと、新しい CRM ソフトウェアで達成したいことの概要を示す RFP をリリースすることがあります。
このため、RFP は企業の販売サイクルにおいて重要な役割を果たすことができます。 RFP を発行する大企業は、多くの場合、IT サポート、セキュリティ、オンボーディングとトレーニング、その他の追加サービスを提供できる企業を探しています。こうした大規模な取引先を閉鎖するには、営業チームが RFP 対応プロセスを準備し、割り当てられた時間内にこれらの大企業に効率的に対応できることが重要です。
読みます： 販売アプローチを強化するためのアップセルおよびクロスセル戦略の選択
RFI 対 RFP
RFI (情報要求) は、RFP 入札プロセス中のフォローアップの関心表明です。同社は、請負業者の能力、成果物、専門的なサービス、機能、スケジュール、またはその他のベンダー情報についての詳細を求めます。これは、(関心のあるベンダーに対する一般的な呼びかけではなく) 特定のベンダーに宛てられたものであるため、RFP とは異なります。
RFI は、一般的な情報ではなく、特定の詳細を要求します。
RFQ と RFP の比較
RFQ (見積依頼または見積依頼) は、RFP プロセスのフォローアップ文書です。 RFP を発行した企業は請負業者の提案に関心を示し、コストの見積もりとサービスの内訳を求めます。 RFP 応答として、RFQ は (関心のあるベンダーに対する一般的な呼びかけではなく) 候補リストにある特定のベンダーに適用されます。
他のプロジェクトの詳細ではなく、価格のみに焦点を当てています。
無料の RFP テンプレート: 必要な唯一の RFP テンプレート
参考文献
