企業が、迅速に返済する必要がある仕入先または債権者からクレジットで製品およびサービスを購入する場合、会計項目は買掛金 (AP) として知られています。 貸借対照表では、流動負債として記載されています。 企業の AP 部門は、企業がサプライヤーやその他の債権者に支払うべき支払いを担当しています。 この記事では、例、プロセス、貸借対照表の内容、AP と売掛金の適切な比較など、買掛金勘定についてすべて学びます。 始めましょう。
買掛金 (AP) とは何ですか?
買掛金 (AP) は短期債務であり、企業が商品やサービスを貸方で提供したベンダー/サプライヤーにお金を支払う義務があります。 AP は、仕入先の請求書や請求書の処理、および総勘定元帳 (GL) への短期債務の記録を担当する部門としても知られています。 ベンダーに支払いを行う前に、AP 部門は (購入) 注文に対する請求書を検証し、製品またはサービスが受領されたことを確認します。
買掛金は何をしますか?
AP 部門の役割は、組織の財務、管理、および事務的なサポートを提供することです。このチームは、買掛金プロセス全体の監督を担当します。 これは会社の経理部門の重要な機能であり、仕入先請求書のコーディング、承認、支払い、および照合が必要です。
各買掛金担当チーム メンバーの責任は、支払いプロセスの改善に貢献し、正当で正確な請求書と請求書に基づいてのみ支払いが行われるようにします。 熟練した適切に管理された買掛金担当者は、AP プロセスで企業の時間と費用を大幅に節約できます。
自動化機能により、AP チームは請求書の支払い時期 (延滞料金を防止するため、または早期支払いの節約を利用するため) と支払い方法 (小切手、ACH、またはキャッシュバック リベートを獲得できる仮想カードを介して) を迅速に選択できます。 . その結果、組織は出金をより細かく管理できるようになり、AP をコスト センターからプロフィット センターに変更することさえできます。
買掛金プロセスとは何ですか?
ベンダーへの支払いを行う前に、AP 部門は一連の手順を完了します。 いつでもトランザクションの規模と量を考慮すると、ガイドラインを確立する必要があります。
この手順には、次の手順が含まれます。
＃1。 請求書の受け取り
製品が購入された場合、請求書は受け取った数量を決定するのに役立ちます。 この間、紙幣の真贋も判断できます。
＃2。 請求書の詳細を確認する
請求書にベンダーの名前、認可、日付、仕様が記載されていることを確認し、これらが確認済みで注文書と一致していることを確認します。
＃3。 請求書受領後の記録の更新
元帳の勘定科目は、受け取った請求書に応じて更新する必要があり、経費の入力が頻繁に必要になります。 承認階層が請求額に関連付けられているため、このステップで管理者の承認が必要になる場合があります。
＃4。 タイムリーな支払い
請求書のすべての支払いは、ベンダーと購入企業の間で合意された期日までに実行する必要があります。 必要な書類を準備し、チェックする必要があります。 小切手に記録された情報、ベンダーの銀行口座情報、支払い伝票、元の請求書、および注文書をすべて確認する必要があります。 この時点で、管理者の承認も必要になる場合があります。
会社の現金と資産の安全性を確保するために、買掛金プロセスに内部統制を含める必要があります。
- 不正な請求書の支払いを防ぐ
- 不正確な請求書の支払いを防ぐ
- 仕入先請求書の二重支払いを防ぐ
- すべての仕入先請求書が計上されていることを確認してください
買掛金の例
AP には企業間請求が含まれます。 あなたのビジネスは、提供するアイテムまたはサービスに対して別のビジネスに支払う必要があります。 これらは、買掛金に関するいくつかの例であり、次のものが含まれます。
#1。 クリーニングサービス
クリーニング サービスは、買掛金の例の XNUMX つです。 AP は、A 社が B 社を雇ってクリーニングのニーズを満たす場合に見られる可能性があります。 この場合、ビジネス A は、タイムリーで信頼できる清掃サービスと引き換えに、会社 B に定期的に支払う必要があります。
＃2。 スタッフユニフォーム
これは、会社が従業員の制服を作るために別の会社と契約する場合の買掛金の例の XNUMX つです。 これは、定期的または継続的な会社の経費の例です。 スタッフの入れ替わりやユニフォームの紛失や破損により、追加注文が必要となります。 ビジネス B が新しい注文を受け取ると、ビジネス A に請求し、会社 A の売掛金部門が支払いを処理します。
＃3。 事務用品
重要な物資が不足しないようにするために、多くの企業は大量に購入し、使用頻度に基づいて定期的な購入を設定しています。 効果的な生産性を確保するために、これらのビジネス オーナーは、オフィス サプライ サプライヤへの保留中の支払いを頻繁に行っています。
＃4。 衛生
多くの企業は、ゴミやリサイクル可能なものを運ぶために他の企業を雇っています。 これらのサービスは通常、毎週提供されます。 これも買掛金の良い例のXNUMXつです。
買掛金と売掛金とは何ですか?
売掛金 (AR) と買掛金 (AP) は根本的に正反対です。 買掛金はベンダーに支払うべき資金であり、売掛金は一般に消費者が会社に支払うべき資金です。 ある会社が別の会社と信用取引を行う場合、一方は帳簿に AP へのエントリを記録し、他方は売掛金へのエントリを記録します。
売掛金と買掛金: 違いは何ですか?
- Classification
- オフセット許容量
- 監査
売掛金と買掛金の会計方法は非常に似ています。 本質的な対照は、売掛金が組織に入ることが期待されるお金を指すのに対し、買掛金はすぐに会社を去るお金を指すということです。 売掛金と買掛金のその他の違いは次のとおりです。
＃1。 分類
AP は、すぐに組織に入ることが予想されるお金を報告する当座預金口座です。 売掛金は、会社を離れようとしているお金を表す流動負債勘定の一種です。
＃2。 オフセット許容量
AP ではなく売掛金には、オフセット許容額と呼ばれる実行中の金額がある場合があります。 相殺手当は、一部の売掛金が決して支払われない可能性を考慮するように設計されています。 会計士はこれらを「疑わしい口座」と呼んでいます。 相殺手当は、疑わしいアカウントが請求書を支払わない場合に会社が失う金額です。 企業は損失を被り、総収益に影響を与えます。
会計士と簿記係は、AP の相殺手当を作成することはできません。 企業がそれ（会社）が負っている債務の相殺手当を作成する場合、それは会社がその請求書を支払うつもりがないことを意味します. この行動は、ビジネス ファイナンスを管理するいくつかの広く受け入れられている会計原則 (GAAP) に違反しています。
＃3。 監査
監査人は、透明性と誠実性を確保するために買掛金と売掛金の両方を調べますが、各元帳で異なるものを探します。
- 売掛金を監査しながら、各元帳項目が実際の請求書に対応していることを確認します。 彼らはまた、支払われる可能性が低い疑わしい口座や請求書を探します。 彼らは、会社の簿記係が決して実現しない将来の収入を報告することによって、会社の純価値を膨らませていないかどうかを確認します。 会社の顧客が請求書の支払いを望まない場合、その金額は売掛金から経常費用に振り替える必要があります。 監査人は、すべての AP が会社によって正しくリストされていることも証明します。
- 監査人は、AP を監査するときに反対のことを求めます。企業は、AP から請求書を削除することで、純資産を誇張する可能性があります。 これにより、会社の株主、債権者、および潜在的な投資家から既知の義務が効果的に隠蔽されます。
買掛金を自動化する理由
すべてのビジネスは請求書を受け取り、ベンダーに支払います。 それにもかかわらず、これらの請求書を手作業で処理して支払いを行うには、長い時間がかかり、非常にコストがかかります。 請求書を手動で処理する場合の通常のコストは 12 ～ 15 ドルで、紙の小切手による支払いにはさらに 5 ドルかかります。 手動 AP は、可視性と運用リソースに負担をかけるだけでなく、経理チームにストレスを与える可能性もあります。
組織は、AP 自動化を使用して AP 部門を再構築し、手動手順に関連する非効率性を軽減し、ハードおよびソフト コストを最大 80% 削減できます。 AP 自動化は、請求書の収集から支払いの実行まで、買掛金勘定プロセスを自動化し、データを最新の状態に保ち、すぐに使用できるようにします。
AP 自動化は、請求書の収集から支払いの実行まで、買掛金勘定プロセスを自動化し、データを最新の状態に保ち、すぐに使用できるようにします。 MineralTree などの AP 自動化ソリューションを使用すると、買掛金プロセスがより速く、より簡単に、より安全になり、お金と時間という XNUMX つの重要なリソースを節約できます。
AP の面接時にスクリーニングする必要があるスキル
APは数字の仕事が中心ですが、コミュニケーション能力も必要です。 優秀な AP ワーカーは、企業内外でのデータとさまざまな人間関係の両方の処理に長けています。 彼らは、さまざまな部門の主要な承認者だけでなく、プロセスに重要な情報を提供し、重要なベンダーとの関係を管理する他の人々とも協力します。
コミュニケーション スキルと会計知識を備えた適切な人材を採用し、組織内で効果的に運用できるようにトレーニングすることで、すでに過負荷になっている AP チームからかなりの時間を割くことができます。
買掛金と買掛金
「買掛金」と「買掛金」という用語は、同じ意味で使用されることもありますが、似ているがわずかに異なる状況を指します。 買掛金とは、ビジネス用品や資材などの在庫関連商品について、企業がベンダーに支払うべき資金です。 AP には、会社のすべての短期負債が含まれます。
たとえば、レストランが食品または飲料会社にお金を借りている場合、それらは在庫の一部であり、したがって買掛金の一部です。 AP には、レストランの従業員の制服をクリーニングする会社など、他の会社に対する債務が含まれています。 これらの各カテゴリは、より広い AP カテゴリの一部であり、多くの企業ではこれらをひとまとめにしています。
XNUMX 種類の買掛金とは何ですか?
AP は、発生したがまだ支払われていない債務を扱う口座です。 給与と経費は、ビジネス AP の XNUMX つのカテゴリです。 AP は多くの場合、仕入先請求書の形式ですが、請求書、請求書、および小切手で構成することもできます。
買掛金の4つの機能とは？
- 支払請求書を管理し、優先順位を付けます。
- 請求書はコード化する必要があります。
- エラーを修正します。
- ベンダーのステートメントを調べます。
面接での買掛金処理とは？
支払いを完了する前に、請求書を照合し、発注書を比較し、取引の詳細を認証するためのレポートを受け取る必要があります。
買掛金面接の準備はどうすればよいですか?
AP 面接で冷静になるための戦略を次に示します。
- 冷静さを保ちます。
- 説明を求めます。
- 怠け者にならないでください。
- 意味を理解してください。
- ゆっくりしてください。
- 質問をする。
買掛金は誰が管理しますか?
企業の内部統制に基づいて、AP 部門が事前承認済みの発注書を処理するか、AP が購入後に購入を確認する場合があります。 AP 部門は、月末の経年分析レポートも作成します。これにより、会社の未払い額が経営陣に通知されます。
買掛金管理の主要スキルとは?
AP ポジションに必要な重要な能力には、次のようなものがあります。 経費報告には、優れたデータ入力能力が必要です。 マイクロソフト エクセルの習熟度。 会計原則と AP プロセスを理解する必要があります。
買掛金は貸借対照表にどのように記録されますか?
買掛金は企業の貸借対照表に含まれており、負債であるため、債権者に支払うべきお金は「流動負債」に含まれます。 流動負債は多くの場合、満期が 90 日未満の短期負債です。
買掛金は負債ですか、それとも費用ですか?
AP は、XNUMX 人または複数の債権者による金銭を表すため、負債です。 買掛金は会社の貸借対照表に表示されますが、費用は損益計算書に表示されます。
会社の買掛金はどこで確認できますか?
買掛金は会社の貸借対照表に表示され、他者に支払うべきお金を表すため、流動負債として分類されます。
まとめ
AP とは、業務中に企業が被った負債で、まだ期限があり、近い将来に支払わなければならないものです。 その結果、買掛金は貸借対照表上で流動債務として分類されます。 仕入先請求書、訴訟費用、請負業者への支払いなどは、典型的な買掛金項目の例です。
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参考文献
