あなたの会社のバックボーンは在庫です。 顧客の需要を満たすために十分な在庫を手元に置いておく必要がありますが、保管コストが制御不能になるほど多くはありません。 このような状況では、在庫システムを使用できます。 商品を販売する企業は、定期在庫システムまたは永久在庫システムを使用できます。 このガイドでは、永久在庫システムとは何かを説明し、例を示し、その利点について説明し、定期および永久在庫システムの仕訳入力を調べて、それが中小企業の会計にとって最良の在庫管理プラクティスであるかどうかを判断します.
永久在庫とは何ですか?
永久在庫は、在庫の変化をリアルタイムで記録する継続的な会計慣行であり、実地棚卸の必要性を排除し、帳簿在庫が実際の在庫を正確に反映するようにします。 販売時点管理 (POS) システムやスキャナーなどの入力デバイスは、倉庫で永久在庫を記録するために使用されます。
倉庫や小売業界では、永久在庫方式が一般的になりつつあります。 ファントム在庫としても知られる過大表示や在庫不足の過少表示は、永久在庫により最小限に抑えることができます。 生産に資材所要量計画 (MRP) システムを使用する企業は、永久在庫を維持する必要もあります。
永久在庫システムとは何ですか?
永久在庫システムは、永久在庫として知られる会計方法に基づいており、コンピューター化されたPOSシステムを使用して在庫の変化をリアルタイムで継続的に記録し、物理的な在庫チェックの必要性を排除します.
このシステム内では、企業は手持ちの製品の詳細な在庫記録を維持する努力をしません。 むしろ、商品の購入は在庫データベースへの借方として記録されます。 永久在庫システムは、企業が定期的な実地棚卸によって在庫記録を保持する定期在庫システムとは異なります。
定期棚卸制度とは？
企業が製品を説明するために使用する方法は、非連続システムとも呼ばれる定期在庫システムです。 定期的な在庫では、指定された会計期間に基づいて、商品、購入、販売、およびそれらに関連するコストの継続的な集計は維持されません。
すべての購入は、このシステムがどのように機能するかによって、会社の会計士によって購入勘定に記録されます。 会社は実地棚卸を数え、経理担当者は購入からの残りの残高を在庫勘定に転送します。 その後、経理担当者は、在庫勘定に必要な調整を加えて、最終的な在庫のコストを反映させます。
また、商品の実地棚卸は定期システムの決定的な特徴です。 同社は一意のトランザクションを追跡していないため、この数は重要です。 この目録は、毎週、毎月、四半期ごと、または毎年行われるかどうかに関係なく、レコードの調整プロセスを開始します。
永久在庫システムを理解する
個々のアイテムの販売と在庫レベルを即座に追跡できるため、永久在庫システムは古い定期在庫システムよりも好ましい場合があります。 紛失、破損、または盗難により実地在庫数から逸脱する場合を除き、会社の経理担当者が永久在庫を手動で調整する必要はありません。
バーコード スキャナーや、製品の取得、販売、および返品に関するその他のコンピュータ化された記録を使用して、システム ソフトウェアが在庫をリアルタイムで更新します。 常に更新されている永久データベースがこの情報を受け取ります。
このシステムは、財務や経理などの他の部門との統合を可能にします。 これにより、税やその他の規制を確実に遵守することができます。 従業員は、永久在庫データを使用して、製品、交換部品、およびその他の物理コンポーネントの入手可能性に関して、より正確な顧客サービスを提供できます。
定期および永久在庫システム
永続的および定期的なシステムでは、従業員が在庫を文書化する方法についてさまざまなツールと手順が必要になりますが、それらは補完的なものになる可能性があります。 従業員は、永続的なシステムで製品を継続的に監視します。 従業員は、定期的なシステムで所定の間隔で製品を記録するだけです。
ソフトウェアと従業員が追跡する記録が増えるため、永続的なシステムは定期的なシステムよりも複雑になります。 Muller 氏は次のように述べています。 最も高度なソフトウェアを使用していても、基本システム内に切断があると、ミスが加速するだけです。
製品の性質、腐敗しやすさ、および製品が大きいか小さいか、占めるスペースの量などの物理的な取り扱いに基づいて、システムに関する決定を下します。 製品の性質は、会社が製品をどのように受け取り、在庫するかによっても決まります。 「一部の商品はユニット化されています。小さな部品があり、個々のビンに分割されています。」
永久システムと定期システムは、次の点でも異なります。
＃1。 アカウントの更新:
永久システムでは、在庫台帳と総勘定元帳がトランザクションごとに更新されます。 定期的なシステムでの総勘定元帳の更新は、トランザクションに基づくのではなく、実際のカウントがある場合にのみ発生します。
＃2。 売上原価 (COGS) の計算:
永久システムでは、ソフトウェア システムがトランザクションの実行中の集計を維持するため、常に COGS を提供できます。 定期棚卸方式では、実地棚卸を行い、決算期末に一括して原価を算出します。 会計期間が終了する前に、正確な COGS を計算することはできません。
＃3。 取引の記録:
何千ものトランザクションを追跡する場合があるため、永久在庫システムにはソフトウェアが必要です。 ただし、定期的なシステムにはソフトウェアは必要ありません。 定期的な在庫システムで在庫を手動で追跡できます。
＃4。 循環棚卸:
循環棚卸は、企業が在庫の一部を数えて、時間サイクルにわたって完全な在庫を完成させるプロセスです。 すべての在庫を一度に数えるのではなく、数えたものに基づいて微調整を行います。 企業は、サンプリングとも呼ばれる永続的なシステムでのみサイクル カウントを使用します。 ベースラインを確立できないため、定期的な在庫システムで循環棚卸を使用していません。
＃5。 購入の追跡:
購入は、永久システムの原材料在庫勘定または商品勘定のいずれかに記録されます。 購入は、ユニット カウント情報が追加されることなく、定期的なシステムで購入資産アカウントに記録されます。
＃6。 調査の実施:
トランザクションは、永続的なシステムで非常に詳細なレベルで利用できます。 その結果、在庫関連のエラーを簡単に調査できます。 定期的なシステムではデータが高レベルで集計されるため、これらの調査はより複雑になります。 このデータを使用してプロセス エラーを特定することは困難です。
GAAP 基準では、永続的または定期的なシステムのいずれかがあらゆるビジネスに適していると述べられていますが、それぞれの組織の規模に適しています。 パーペチュアル システムはより時間に敏感であるため、通常、販売量が多い企業や複数の小売店がある企業により適しています。 定期的なシステムは、これらの組織の意思決定を妨げる可能性があります。 定期的なシステムは、在庫の更新に時間がかからない企業に適しています。
永久在庫システムの例
食料品店でのワイヤレス バーコード スキャナーの使用は、最も一般的な永久在庫システムの例です。 取引がシステム上でスキャンされるとすぐに、それはすぐに記録されます。 企業は、この方法で現在の備蓄と必要な備蓄を簡単に計算できます。
永久在庫システムの仕訳入力
在庫会計を扱っていると、トランザクションを仕訳していることに気付くでしょう。 在庫会計を行うには、次に示す最も一般的な仕訳が必要です。
- 原価での商品の購入: 原価での商品の購入を反映するために、在庫が借方記入され、買掛金が貸方記入されます。
- AP の支払い: 請求書の支払いを行うために使用される仕訳入力。
- クレジット条件: 製造業者および卸売業者は通常、クレジットで商品を販売します。 売り手の請求書または請求書には、これらのクレジット条件が含まれています。
- 商品の販売: 会社が商品を販売する場合、XNUMX つの仕訳を作成する必要があります。XNUMX つは販売を認識するため、もう XNUMX つは販売した商品の原価を記録するためです。
- ARの回収：売掛金の現金回収が記録されます。
永久在庫のメリットとデメリット
他の方法と比較して、永久在庫ではよりリアルタイムの在庫追跡が可能です。 ただし、このシステムは一貫した記録管理と監視を必要とし、代替方法よりも実装に費用がかかります。
以下は、永久在庫がお金の節約に役立ついくつかの方法です。
- 実地棚卸を実施するために施設を定期的に閉鎖する必要はありません。
- スキャンしたバーコードからのデータは、在庫予測に役立ちます。
- すべてのトランザクションを説明できるため、製品に完全な説明責任を与えることができます。
優れているにもかかわらず、永久在庫には欠陥がないわけではありません。 一定の自動製品追跡システムが存在する場合でも、確実な在庫管理を失う方法はまだあります。
永久在庫の使用には、次のような欠点があります。
- データの同期を維持するには、年次インベントリを実施する必要があります。
- すべてのトランザクションを入力する必要があるため、より一貫した記録保持と監視が必要になります。
- ソフトウェアとトレーニングが必要なため、永久在庫システムは他の方法よりもセットアップに費用がかかります。
永久在庫システムを使用する場合
企業が常に在庫数を正確に把握する必要がある場合は、永久在庫システムを使用する必要があります。 また、多数の製品タイプの在庫があり、かなりの在庫投資がある場合、これは特に重要です。 企業は、永続的なシステムがなければ、いつ注文を履行できるかを顧客に正確に伝えることができません。
また、これらの組織は運転資本への投資を厳密に管理する必要があるため、急速に成長している企業にとっても有用なシステムです。 さらに、顧客の注文を迅速に履行することを約束している企業は、永久システムだけが提供できる在庫残高を完全に理解する必要があります。
永久在庫システムを使用するのは誰ですか?
永久在庫システムは、大量の在庫を持つ大企業に好まれています。 スケーラビリティを求める新興企業や中小企業にとって、永久在庫システムは理想的です。
定期的なシステムに必要なサイクル カウントは、大企業が実行するのは困難です。
さらに、複数の小売拠点を持つ企業は、製品データベースが定期的に更新されると、在庫管理が容易になる場合があります。 たとえば、工具小売業者には、珍しいタイプのレンチを探している顧客がいる場合があります。 近隣にXNUMX店舗あります。 永久システムを使用してどのサイトに在庫があるかについてのリアルタイムの情報があるため、顧客はレンチを探して店から店へと運転するのではなく、すぐにレンチを取りに行くことができます。
永久在庫を必要とするその他のビジネスには、メーカーが顧客に直接出荷する直送、または貿易と流通が含まれます。
永久在庫システムの使用方法
企業は、在庫を計算するために、在庫のすべての部分が入力され、販売されると差し引かれるシステムを設定する必要があります。 POS 端末、バーコード スキャナー、永久在庫ソフトウェアを使用して、製品の購入と販売ごとに推定在庫を更新する必要があります。
永久在庫システムは、手持在庫を見積もるため、定期的な実地棚卸を置き換えることはできません。 実地棚卸は、ある時点で実行する必要があります。 循環棚卸、または在庫の一部を物理的に数えて、永久システムの精度をチェックするためのベースラインとして使用することは、永久在庫システムを使用する企業で一般的に使用されています。 完全な実地棚卸は、時間の経過とともに完了します。
システムを選択する際に考慮すべき指標
前のセクションから推測できるように、永久在庫には賛否両論があります。 各ケースの実行可能性は、会社の特定の側面によって異なります。
＃1。 在庫と取引量
これら XNUMX つのアプローチのどちらが最適かは、主に在庫の量によって決まります。 大規模な在庫を持つほとんどの組織にとって、永久在庫システムの利点は欠点を上回ります。
＃2。 場所の多様性
会社が複数の場所で運営されている場合、在庫管理は非常に困難になります。 頻繁に在庫を変更します。
＃3。 予算
あなたの財政状況は間違いなく最も目に見える要因です。 永続的なシステムの初期設定コストに投資する余裕がある場合、それは.
この戦略を正確に実施するために必要なインフラストラクチャは、かなりのものです。 中小企業には手が届かないかもしれない価格で提供されます。
例のある永久在庫システムとは何ですか?
永久在庫は、在庫の変化をリアルタイムで記録する継続的な会計慣行であり、実地棚卸の必要性を排除し、帳簿在庫が実際の在庫を正確に反映するようにします。 販売時点管理 (POS) システムやスキャナーなどの入力デバイスは、倉庫で永久在庫を記録するために使用されます。
永久在庫システムは LIFO と FIFO のどちらを使用しますか?
はい、先入れ先出し (FIFO) と同様に、後入れ先出し (LIFO) 方式は、永久在庫システムと定期在庫システムの両方で使用できます。
XNUMX 種類の永久在庫システムとは?
- FIFO
- LIFO
- 加重平均コスト
永久在庫は何とも呼ばれますか?
継続在庫システム
企業がリアルタイムの在庫勘定を維持できるようにする在庫管理システムは、永久在庫システムまたは継続在庫システムとして知られています。
永久制度の目的は何ですか？
永久在庫システムは、物理的な在庫ではなく、電子記録に基づいて在庫を継続的に見積もるコンピューター プログラムです。
まとめ
古い実地棚卸定期在庫システムの代わりに、在庫を追跡するために永久在庫システムを使用する企業が増えています。 永続的なシステムは実装に費用がかかりますが、長期的には費用も時間もかかりません。
永久システムの主な欠点は、常に更新される在庫の見積もりと会計システムの相互接続性の利点にもかかわらず、紛失、破損、または盗難されたアイテムを追跡できないことです。 多くの企業は、定期的な部分棚卸を実施することでこれに対抗しています。これは、永久システムのベースラインとして機能し、期間の終わりまでに完全な実地棚卸を提供することを目的としています。
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参考文献
