パフォーマンス評価の目標は数多くありますが、最も重要な目標の XNUMX つは、マネージャーがスタッフ メンバーにフィードバックを提供できるようにすることです。 ただし、業績評価のコメントは、他の種類のフィードバックと同様に、従業員がこの重要なアドバイスと今後何をしなければならないかを確実に理解できるように、慎重に準備する必要があります。
効果的なパフォーマンスレビューのコメントは、従業員の資質と成功を認識しながら、従業員の成長と改善に活用できる有益な提案を提供します。 そこでこの記事では、指示やフィードバックを求める従業員にとって、より説得力があり、やる気を起こさせる業績評価の発言を行う方法について説明します。
従業員のパフォーマンスレビューとは何ですか?
特定の期間内の従業員の仕事は、パフォーマンス評価またはパフォーマンス評価と呼ばれることもあるパフォーマンスレビューで正式に評価されます。 マネージャーは、従業員の全体的なパフォーマンスを調査し、長所と欠点を正確に指摘し、コメントを提供し、従業員のパフォーマンスのレビュー中に目標設定を支援します。
従業員のレビューを書く方法
効果的な従業員評価を行うには、次の手順に従います。
#1. 従業員の職務内容を調べる
各従業員の最新の職務内容のコピーを入手し、仕様を確認します。 チームメンバーと緊密に協力した後、各人の通常のパフォーマンスやスキルに応じて期待値を変更した可能性があります。 各チームメンバーの職務内容を読み直すと、最初に予想される職務に照らしてレビューを組み立てるのに役立ちます。
職務内容を読むときは、チームメンバーがどの程度うまく職務を遂行し、そのポジションの資格を満たしているかを考慮してください。 各チームメンバーが優れたパフォーマンスを示している点、改善できる可能性がある領域、およびそれを上回る時間に注目してください。 これらのメモに基づいて評価コメントを作成してください。
#2. 開発分野を指摘する
複数のレビュー サイクルにわたってチーム メンバーと協力した場合は、昨年の評価を検索します。 それぞれを注意深く読み直して、チームの各メンバーが以前にどのように行動したかについての記憶を新たにします。 解決する必要がある問題と、改善できると思われる箇所をメモします。
年間を通してチームメンバーの成長を考慮してください。 改善された部分を強調するときは、できるだけ説明的にしてください。 チームメンバーが取得した新しいスキル、トレーニング、認定資格に関する情報を従業員評価に含めます。 すべての改善点を考慮した徹底的な評価を作成するには、XNUMX 年間の作業全体を念頭に置くようにしてください。
#3. 弱点と強みを調べる
次のステップは、事前の評価と職務内容を使用して、各チーム メンバーの長所と短所のリストを作成することです。 従業員評価ノートのこのセクションでは、強み、弱み、機会、脅威を表す SWOT フレームワークを採用するとメリットが得られます。
まずは自分の強みについて考えることから始めましょう。これには、自分の最高の資質、注目すべき業績、専門分野などが含まれます。 次に、目標の達成を妨げるものなど、チームメンバーの弱点をリストアップします。 第三に、チームが最高のパフォーマンスを発揮できる可能性について考えてください。 最後に、パフォーマンスに悪影響を与える可能性のある危険性を含めます。
#4. 実用的な目標を提供する
従業員の評価は、チームが来年の計画を立てるのに役立つだけでなく、年次昇給や昇進の見通しにも影響を与える可能性があります。 従業員の評価を作成する際には、チームメンバーにパフォーマンスの向上とキャリア開発を促す方法を検討してください。
来年の目標を決めるには、チーム メンバーの職務内容、これまでの業績、会社の戦略計画を考慮してください。 各個人、チーム全体、会社全体に役立つ、達成可能な目標についての提案を提供します。
#5. 建設的なアドバイスを提供する
チームの各メンバーはおそらく長所と短所を持っています。 レビュー全体に、励ましのコメントを含めるように努めてください。 チーム メンバーの XNUMX 人に欠けている課題や才能が特定された場合は、そのメンバーを前進させるための戦略を提案します。 建設的な批判を提供することで、チームメンバーに有益なアドバイスを提供しながら、メンバーのパフォーマンスについて公平な評価を行うことができます。
#6. 従業員からのフィードバックを奨励する
チームメンバーにレビューに返信し、観察、評価、目標についてフィードバックを提供するための十分な時間を与えてください。 レビュープロセスに参加者を関与させるほど、彼らは挑戦的な目標を設定し、重要な目標を推進することにコミットしていると感じる可能性が高くなります。
パフォーマンスレビューのコメントに書いてはいけないこと
自分の意味を明確に伝える、洞察力に富んだレビュー コメントを作成したい場合は、避けるべき典型的なレビューの罠がいくつかあります。 避けるべきことがいくつかあります。
#1. スタッフの人口統計を含めないでください
人口動態に言及した発言は、たとえそれがどれほど善意であったとしてもマイクロアグレッションとなる可能性があり、従業員が職場で不快な思いをする可能性があります。 パフォーマンスレビューでは、次のことに決して言及してはなりません。
- ご年齢
- 性別
- レース
- 性的指向
- 国籍
- 宗教への所属も要因です
たとえば、従業員がプロフェッショナルとしてのキャリアの初期段階にあるにもかかわらず、従業員の全体的なパフォーマンスに満足している場合は、従業員の年齢に基づいて批判するのではなく、個々の業績を指摘してください。 自分の発言がスタッフの固有代名詞を反映していることを常に確認する必要があります。
#2. 「常に」や「決して」などの言葉の使用は避けてください。
フィードバックを提供するとき、マネージャーは「常に」や「決して」などの絶対的な言葉の使用を避けるべきです。 これらの表現は正しいことがほとんどないだけでなく、チーム メンバーとの関係や、残りのパフォーマンス評価コメントの信頼性を損なう可能性があります。 代わりに、明確な言葉と具体的な例を使って自分の主張を説明してください。
#3. 噂からのフィードバックを使用しないようにする
褒め言葉や有益な批判は常に自分自身の観察に基づいて行い、決して噂や伝聞に基づいてはいけません。 「聞いたことがあります...」または「他の同僚が私に言いました...」で文を始めると、従業員はすぐにあなたが自分の意見よりも他の人の意見を重視していると考えるかもしれません。 その結果、従業員との信頼関係が損なわれる可能性があります。 代わりに、あなたが個人的に目撃または経験したトピックについてのみ話してください。
#4. 従業員を忘れずに含める
成長の可能性を見つけるのは経営陣だけの責任ではありません。 従業員がこのプロセスに参加することは、従業員の賛同を確実にし、その意見を活用して役職に就く可能性を高めるのに役立ちます。 規範的な解決策を与えるだけでなく、アイデアを作成するには、チームメンバーに独自の代替案を考えるよう促すことが含まれます。
#5. 最新性バイアスに屈しないようにする
最新性バイアスとは、人々が以前の出来事ではなく現在の出来事に基づいて判断する傾向のことです。 これにより、評価時に従業員の自己評価における最近の成果や失敗が誇張されたり、同僚やマネージャーからの批判が誇張されたりする可能性があります。
たとえば、最新性バイアスにより、管理者はその優秀な従業員の過去 XNUMX か月間の素晴らしいパフォーマンスと貢献を無視して、その従業員の最近の遅刻を優先する可能性があります。 これは、たとえば、問題の従業員がチームの会議に数週間欠席した場合に発生する可能性があります。 この結果、昇給や昇進の資格がなくなる可能性があります。
パフォーマンスレビューのコメントに何を書くべきか
#1. 批判のバランスをとる
フィードバックを提供するための鍵はバランスです。 スタッフに建設的な批判をしすぎると、スタッフが防御的になり、アドバイスを受け入れにくくなる可能性があります。 従業員を奨励することの反対は、開発分野について言及せずに過度にポジティブになることです。 効果的な能力開発対話を実施するための鍵は、従業員が成功している分野と成長の余地がある分野の両方を注意深く強調することです。
#2. SBITM (状況-行動-影響) フィードバック パラダイムを採用する
Center for Creative Leadership によって作成された、Situation-Behavior-Impact (SBI)TM フィードバック モデルは、提供するフィードバックの各要素を明確に特徴づけて、発言がチーム メンバーにとって意味のあるものであることを確認するのに役立つ便利なツールです。 :
- 事件が起こった環境
- 注意された行為
- これが特定の人、プロジェクト、または状況にどのような影響を与えたか
- 能動態動詞を活用しましょう。
チームメンバーのパフォーマンスを評価する場合、行動動詞 (「解決する」、「確立する」、「排除する」などの単語) は、表示された行動を簡潔に説明するため、大きな影響を与えます。
#3. 将来に注意を払う
従業員の成長分野は欠点ではなく、むしろ個人的な成長のチャンスであることを思い出させます。 たとえば、マネージャーが従業員の電子メールや Slack メッセージへの返信に時間がかかり、従業員と連絡が取れないことにイライラしていると想像してください。
従業員の業績評価の書き方
人事ニーズに応じて、パフォーマンス管理ソリューションを社内で実装することも、サードパーティに作業を委託することもできます。
パフォーマンス管理のオプション
このソフトウェアは、一部のパフォーマンス管理ソリューションに含まれているオープン API システムを利用して、人事要件の規模と複雑さに合わせて調整できます。 たとえば、Namely と BambooHR には、他のアプリケーションとの対話を可能にするオープン API があります。 (さらに理解するには、BambooHR のレビューをお読みください。)
パフォーマンス管理ソリューションでは次の機能が利用できる場合があります。
- マネージャーと人事担当者が目標を定義し、追跡できるようにします。
- パーソナライズされたレビューを作成する
- 評価サイクル中に同僚、従業員、上司からのフィードバックを自動的に求めます。
- 従業員が人事ニーズの多くを自分で処理できるプラットフォームを提供します。
PEOソリューション
専門雇用主組織 (PEO) を専門とする企業は、中小企業に従業員から有益な意見を得る新たな選択肢を提供します。 最高の PEO サービスを利用すると、共同雇用契約を通じて業績評価などの人事業務をアウトソーシングできます。共同雇用契約は、プロバイダーが委任された活動を完了する負担を負う法的契約です。
マネージャーとスタッフは、PEO 会社のアプリを通じて給与計算、時間、福利厚生にリアルタイムでアクセスできます。 PEO は、最新の雇用法の順守など、専門家向けの包括的な人事福利厚生も提供しています。
以下に、一流の PEO ビジネスをいくつか示します。
不信
リスク管理における当社のナンバーワン PEO は Insperity です。 標準の PEO サービスに加えて、パフォーマンス管理要素も提供されるようになりました。 詳細については、Insperity のレビューをご覧ください。
ADP トータルソース
顧客サービスに関して PEO サプライヤーの中で最も選ばれているのは ADP TotalSource です。 タレントおよびパフォーマンス管理のオプションも提供されます。 さらに理解するには、ADP TotalSource のレビューを参照してください。
従業員の業績評価には何を含めるべきですか?
パフォーマンスレビューは、職場に対する個人の貢献を書面で要約するものです。 マネージャーは、これらの評価の一環として、各従業員の仕事の生産性、必要なスキルと能力、期限を守る能力、チームワーク能力、勤怠履歴を分析する必要があります。
従業員の業績評価には何を書けばよいですか?
パフォーマンスレビューは、職場に対する個人の貢献を書面で要約するものです。 マネージャーは、これらの評価の一環として、各従業員の仕事の生産性、必要なスキルと能力、期限を守る能力、チームワーク能力、勤怠履歴を分析する必要があります。
パフォーマンスレビューの例は何ですか?
今年、ジョンはリードグラフィックデザイナーとしての立場で期待を上回るパフォーマンスを発揮しました。 彼女はチームや顧客と効果的にコミュニケーションをとることができました。
良いレビューを書くにはどうすればよいですか?
レビューを書くときは、具体的、誠実、客観的であることが重要です。 あなたの好みやこれまでに経験した問題などを含めてください。 企業と潜在的な顧客の両方があなたの知識から利益を得ることができるため、関連性のあるあなたの経験について具体的に説明してください。
パフォーマンスレビュープロセスのステップは何ですか?
- 目標を設定します。
- 期待を明確にしてください。
- 重要なパフォーマンス評価指標を定義します。
- 従業員がレビューの準備ができるように、従業員に通知する必要があります。
- 評価のトーンを設定します。
- 従業員に自己評価を求めます。
- 建設的な評価批評を使用してください。
マネージャーは従業員のパフォーマンスをどのように評価しますか?
従業員のパフォーマンス評価では、コミュニケーション、協力、信頼性、仕事の質、問題解決、適時性についてすべて議論する必要があります。 一貫した非公式のフィードバックを定期的に提供します。 正式なレビューを行うときは、正直であり、対面で議論し、適切な例を示し、前向きな気持ちで終えてください。
従業員パフォーマンス評価の XNUMX つの主な用途は何ですか?
パフォーマンス レビューは、次の XNUMX つの主な目的に役立ちます。
- 各従業員に自分のパフォーマンスについて適切なフィードバックを与える
- 行動を修正したり、より生産的な労働習慣に向けて変化したりするための基盤として機能します。 と
- 将来の仕事の割り当てを評価するための情報をマネージャーに提供します。
まとめ
マネージャーや従業員は、特に事前に話し合いの枠組みがない場合、業績評価プロセス全体が難しいと感じるかもしれません。 レビュー テンプレートを使用すると、組織内の全員が正常に対話できるようになります。
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参考文献
