中小企業の給与計算を開始する方法は、すべての起業家の心に浮かぶ問題です。 給与計算は、企業の従業員に支払うプロセスです。これには、勤務時間の追跡、給与の計算、直接預金または小切手による従業員への資金の支払いが含まれます。
ただし、企業は、給与、源泉徴収税、ボーナス、残業代、病欠、休暇手当を記録するために会計活動を行う必要があります。 企業は、政府に支払わなければならないメディケア、社会保障、および失業税の金額を取っておき、記録する必要があります。
多くの企業は、従業員を追跡するために給与計算ソフトウェアを使用しています。 API を使用して従業員の勤務時間を入力し、報酬を処理して銀行口座に送金します。
給与サービスは、プロセスを簡素化するために、多くの中規模および大企業によってアウトソーシングされています。 雇用主は、各従業員が何時間働いているかを追跡し、これを給与サービスに報告します。 従業員に支払われる総額は、給与期間中の労働時間または週数と賃金率に基づいて、給与日の給与サービスによって計算されます。 このサービスは、従業員の収入から税金やその他の源泉徴収を差し引いてから支払います。
それでも、2023年に中小企業の給与を開始する方法に関するこのガイドは、このエキサイティングでありながら威圧的なプロセスに自信を持って取り組むのに役立ち、最終的に必要な支援を雇うことができます。
給与について
給与とは、会社が特定の期間または特定の日に従業員に支払うべき報酬です。 これは通常、会社の経理部門または人事部門によって管理されます。 小さな会社の給与は、所有者またはアソシエイトによって処理される場合があります。
給与処理、従業員福利厚生、保険、および源泉徴収などの会計機能は、ますます専門組織にアウトソーシングされています。
自分で会社に給与を支払う方が安価ですが、時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。
あなたが数字に長けているなら、あなたはあなたの従業員にあなた自身で支払うことができるかもしれません。 ただし、給与エラー（および結果として生じる罰金）の可能性を考えると、飛び込む前に、実行する必要があることに完全に満足していることを確認してください。
給与を開始する方法
- 雇用者識別番号（EIN）を取得する
- 州/地方IDが必要かどうかを確認する
- 独立請負業者または従業員
- 従業員の事務処理に注意する
- 支払い期間を決定する
- 従業員の報酬条件を注意深く文書化する
- 給与システムの選択
- 実行中の給与
- 記録管理を取得する
- 給与税の報告
＃1。 雇用者識別番号（EIN）を取得する
スタッフを採用する前に、IRSから雇用者識別番号（EIN）を取得する必要があります。 EINは、雇用者税IDまたはフォームSS-4とも呼ばれます。 EINは、内国歳入庁に税金やその他の書類を提出するために必要です。 さらに、従業員に関する情報を州の事業体に提出する場合は、EINが必要です。 EINは、オンラインで申請するか、内国歳入庁に直接連絡して申請できます。
＃2。 州/地方IDが必要かどうかを確認する
一部の州および地方自治体は、税金を処理するために、企業が識別番号を取得する必要があります。
＃3。 独立請負業者または従業員
違いを認識します。 独立請負業者と従業員の違いを理解してください。 このXNUMXつの違いは、法的な観点からは必ずしも明確ではなく、所得税の源泉徴収、社会保障税とメディケア税の支払い、失業税の支払い方法に影響を与えます。
＃4。 従業員の事務処理に注意する
新しい労働者には、フォームW-4、連邦所得税の源泉徴収が必要です。 従業員は、給与から適切な金額の連邦所得税を差し引くことができるように、フォームに記入して返送する必要があります。
＃5。 支払い期間を決定する
手動のプロセスを実施している場合もありますが、支払い期間（月次または隔月）の設定は州法によって定められている場合があり、隔月の支払いが最も一般的です。 従業員が全期間勤務していなくても、IRSはその期間の所得税を源泉徴収するように強制します。
＃6。 従業員の報酬条件を注意深く文書化する
給与を設定するときは、有給休暇の処理方法（法律では義務付けられていませんが、ほとんどの企業で提供されています）、従業員の時間を追跡する方法、時間の経過とともに支払うかどうか、どのように支払うかを検討してください。その他のビジネス上の考慮事項。 健康保険料や退職金など、その他の従業員の報酬や事業費も、従業員の給与から受け取り、適切な組織に支払う必要があります。
＃7。 給与システムの選択
給与管理には高レベルの精度と細部への注意が必要であるため、あなたの可能性について学ぶためにいくつかの調査を行う価値があります。 他の事業主に、彼らが使用しているアプローチを尋ね、給与の設定と管理について何か提案があるかどうかを尋ねることから始めます。 ほとんどの場合、給与管理オプションは社内または外部委託されています。 雇用主としてのあなたは、選択したオプションに関係なく、すべての給与税を報告して支払う責任があります。
＃8。 実行中の給与
すべての書類と情報を収集したら、給与の実行を開始できます。 使用する給与システムに応じて、情報を自分で入力するか、会計士に渡すことができます。
#9. 記録を保持する
雇用主は、連邦および州の法律により、特定の期間にわたって特定の記録を保存することを義務付けられています。 W-4フォーム（従業員が源泉徴収ステータスを指定する）は、たとえば、すべてのアクティブな従業員のために、および従業員が解雇されてから2年間、ファイルに保管する必要があります。 W-XNUMX、提出された納税申告書のコピー、およびすべての納税申告書の日付と金額はすべて保管する必要があります。
＃10。 給与税の報告
四半期または年次ベースで、適切な当局に複数の給与税レポートを提出する必要があります。 詳細については、IRSの雇用者税ガイドをご覧ください。このガイドには、すべての連邦税申告義務に関する明確なガイダンスが記載されています。 雇用主の詳細な納税申告要件については、州の税務部門にお問い合わせください。
中小企業の給与計算を開始する方法
中小企業の給与計算を開始する手順は次のとおりです。
米国労働省のWebサイトを確認する
米国のほとんどの企業は特定の規則の対象となります。 いくつか言及すると、これらの制限には、最低賃金法、家族医療休暇法、および残業規則が含まれます。
のトピック領域を確認します 米国労働省のウェブサイト 中小企業の給与の設定を開始します。 次に、DOLの法律のFirstStep Poster Advisorセクションに移動して、連邦政府の雇用要件に準拠するために表示する必要のあるポスターを見つけます。
あなたの州の労働省のウェブサイトを確認してください。
連邦雇用法は米国労働省によって規制されていますが、各州には独自の労働法があります。 中小企業の給与計算を設定するときは、連邦規則と州規則の両方に注意する必要があります。
あなたの州の労働局のウェブサイトの情報が米国労働省のウェブサイトの情報と異なる場合はどうなりますか? 一般に、法律は従業員に有利に働くため、その従業員に最大の利益をもたらすガイドラインに従う必要があります。 たとえば、従業員が週に 40 時間以上働くと、連邦法により残業代の支払いが義務付けられます。 ただし、一部の法域では、XNUMX 日の労働時間数に基づいて残業代を支払う必要があります。
疑問がある場合は、州の法律に詳しい会計士または労働弁護士に相談してください。 これにより、法律の問題を回避できるだけでなく、従業員が公正に扱われるようになり、従業員の満足度が向上します。
給与スケジュールを決定する
給与は通常、ほとんどの企業で毎週、隔月、または半月ごとに行われます。 自分に最適な給与スケジュールを選択してください。 スタッフに支払う頻度を決定するときは、会社のキャッシュフローを念頭に置いてください。 時間通りに従業員に支払うことは厳しい制限によって管理されており、給与スケジュールを変更することはできますが、頻繁に行うべきではありません。
州の労働法では、給与スケジュールの最低頻度が指定されている場合があることに注意してください。そのため、州の労働局の Web サイトの要件と照らし合わせて、自分の規則を再確認してください。
従業員ハンドブックを書く
州の給与にどの規制が適用されるかがわかったので、今度は従業員ハンドブックを作成します。 何かを書く可能性があなたを不快にさせても心配しないでください。 さまざまなインターネットリソースを使用して従業員ハンドブックを作成したり、人材スペシャリストを雇ってそれを行ったりすることができます。
従業員ハンドブックの作成が終了したら、州の雇用法を専門とする弁護士に確認してもらうことを強くお勧めします。 彼らはあなたのハンドブックにあなたとあなたの従業員の間の契約として解釈されるかもしれない資料が含まれていないことを再確認します。
中小企業の給与を開始する方法を決定する前に、州の給与と雇用の問題に関連する法律を正しく理解していることも確認してください。
連邦雇用主識別番号（FEINまたはEIN）を申請します。
税務上、多くの唯一の所有者は社会保障番号を利用しています。 ただし、雇用目的で、FEINまたはEINと呼ばれることもある連邦雇用主識別番号を利用する必要があります。 EINは、取得したすべての事業税申告書および書類で使用する番号です。 その結果、多くの会計専門家は、会社を立ち上げた後、できるだけ早くEINを取得するように事業主に強くアドバイスしています。
FEINをまだ持っていない場合は、取得するのは簡単です。 EINは、IRS Webサイトでオンラインで申請し、すぐに受け取ることができます。
州の源泉徴収および失業保険の口座に申し込む
州によっては、州の所得税を源泉徴収し、州の失業保険基金に拠出する義務がある場合があります。 地方の源泉徴収税規制は、いくつかの州にも存在します。
州の税務委員会と失業保障委員会のウェブサイトでは、中小企業の給与を開始する方法に関するあなたの仕事の状況に関する情報を頻繁に入手できます。
カレンダーに給与スケジュールと納税申告期日を入力します
給与スケジュールを決定し、FEIN、州の源泉徴収、および失業保険の口座に申請したので、すべての期限を確実に満たす必要があります。
カレンダーに給与の日付をマークすることから始めます。 次に、給与税申告の期日を入力します。 納税と申告情報の申告には、別々の期日がある場合があることに注意してください。 さらに、州の期限は連邦の期限とは異なる場合があります。
誰があなたの給与を管理するかを決定します
社内で、またはサードパーティの給与サービスを通じて給与を処理しますか？ どちらのオプションにも長所と短所があります。
社内で給与を処理する場合、給与を処理する時期に関してもう少し余裕があります。 給与サービスプロバイダーは、XNUMX〜XNUMX日間のリード待機を頻繁に要求し、期限までに給与データを提出しない場合は急ぎの料金を請求します。 一方、給与サービスプロバイダーは、納税と申告のタイムリーな提出に対して全責任を負うことが多く、忙しい中小企業の経営者にとって魅力的です。
最初の従業員を雇う
必要な納税者番号をすべて取得し、給与スケジュールを把握して、給与システムを設定します。 今度は最初の従業員を雇う時です。
給与システムで適切に設定できるように、候補者を見つけて採用したら、最適な候補者からいくつかの情報を収集します。
手動で給与を支払う方法
手動の給与システムでは、給与手続き全体を手作業で完了する必要があります。 自分の給与を管理することを選択した場合は、ドキュメントの標準タイムシートを入手し、スタッフに記入を依頼することができます。 タイムカードを完成させたら、適切な賃金と税金を計算し、従業員に小切手を手書きすることができます。
手動の給与処理には多くの手順が必要であり、予想よりも時間がかかる可能性があることを覚えておくことが重要です。 これは、中小企業の中間に位置する企業に特に当てはまります。 スタッフが多いほど、手動で給与を支払うのは難しくなります。
お金を節約して頭を動かしたい場合は、以下の手順を使用して手動で給与を支払う方法を学びます。
- 税務情報を収集する
- 従業員にフォームW-4に記入してもらいます
- 給与スケジュールを決定する
- 総賃金と源泉徴収所得税を計算する
- 給与税を支払う
- 給与を提出して報告する
- 手入れの行き届いた給与記録を保持する
中小企業の給与を開始する方法：XNUMX人の従業員の給与
自分で支払うか、給与サービスプロバイダーを雇うかにかかわらず、XNUMX人の従業員に支払うには、次の項目が必要になります。
- 雇用者識別番号（EIN）
- 該当する場合、州および地方の納税者番号
- 州の失業ID番号
- 従業員のI-9およびW-4フォーム
- 従業員の州源泉徴収手当証明書
- 労働省の記録
- 定義された支払い期間
中小企業の給与計算を開始するにはどうすればよいですか?
中小企業の給与を開始する方法の手順は次のとおりです
- EINを取得します。 …
- 州IDまたはローカルIDが必要かどうかを判断します。 …
- 独立請負業者と従業員の違いを知っています。 …
- 従業員の事務処理を完了します。 …
- 支払い期間を選択します。 …
- あなたの中小企業のための給与システムを選択してください。 …
- Payrollの実行を開始します。 …
- 給与税の報告
給与計算を自分で行うことはできますか?
手作業による給与は、唯一の無料の給与処理オプションです。 サービス料金は、給与管理ソフトウェア、会計士、および簿記係によって請求されます。 給与サービスに支払う資金がない場合は、自分で行うことでお金を節約できます。
中小企業の経営者はどうやって自分の給料を支払っているのでしょうか？
中小企業起業家の大多数は、オーナーの抽選を通じて自分自身で支払いを行っています。 LLC、個人事業主、パートナーシップのオーナーは IRS によって自営業とみなされ、その結果、通常の賃金では補償されません。 ここでオーナーの魅力が発揮されます…。 パートナーシップ、個人事業主、および有限責任会社。
給与サービスの費用はいくらですか？
ご覧のとおり、給与処理の総コストにはさまざまな要因が影響します。 基本的な経験則では、従業員150人あたり年間約200〜XNUMXドルの費用がかかりますが、全体的な費用はベンダーの参加範囲によって決まります。
まとめ
労働者の数に違いはありません。 雇用主の責任を常に把握する能力を合理化する給与システムを設定することが重要です。 さらに、それはあなたの時間を節約し、費用のかかるIRSペナルティからあなたを守ります
我々はまたお勧めします
- 中小企業のための給与ソフトウェア：5つの最高の無料の給与ソフトウェア
- 給与レポート：給与レポートの詳細ガイド
- ビジネスのための会計プロセス自動化の利点
- ペイロールソフトウェア：企業向けの10のベストペイロールソフトウェア
