買掛金プロセスの自動化とは、実際にはどういう意味ですか？ 買掛金プロセスの自動化が大きな牽引力を獲得しているのはなぜですか？ 買掛金プロセスのどの側面を自動化する必要がありますか？ さて、十分長く待つと、これらの質問に対する正確な答えが見つかります!!!
概要
買掛金プロセスは、タイムリーな支払い承認、予算上の制約、ポリシーコンプライアンス、最新の会計システムの維持など、多くの障害に直面しています。 これらすべてを手動で処理することは、組織が飽和点に達するにつれて、ますます面倒になり、管理が困難になります。 買掛金を効果的に管理できないと、企業の収益に大きな影響を与える可能性があります。 さらに、買掛金アプローチを適切に管理できないCFOは、会社の流動性を大幅に制限するリスクがあり、チャンスを利用する時間が限られている場合、手元の現金がほとんどなくなります。
買掛金プロセスの自動化は、従業員の生産性とコミュニケーションを向上させながら、これらの問題を解決するための素晴らしい方法です。 この記事では、買掛金プロセスの自動化について知っておくべきことをすべて説明します。 しかしその前に、このプロセスを自動化することが文字通り何を意味するのか、そして買掛金をより適切に管理するための手動買掛金プロセスのいくつかのボトルネックを見てみましょう。
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買掛金プロセスを自動化するとはどういう意味ですか？
買掛金の自動化 は、買掛金 (買掛金) プロセスにおける人間のやり取りを減らすと同時に、エラーが発生しやすい操作を排除する手段です。 これは、買掛金ソフトウェアと、取引先をデジタルで接続するインターネット ビジネス ネットワークを統合することで実現できます。
手動買掛金のプロセスとは何ですか？
手動による方法は時間がかかり、コストのかかる間違いを犯しがちです。 それらは細部に注意を払う必要があり、量の増加は手動の買掛金プロセスに負担をかけ、次のような問題を引き起こす可能性があります。 コンプライアンスの問題、請求書の照合エラー、または月末の決算時のエラー。
- 買掛金プロセスは、財務部門が製品またはサービスの提供に関する請求書を受け取ったときに始まります。
- これらの請求書は、受領後に提供された商品またはサービスと照合されます。
- 請求書の支払いは、適切な部門から確認を受け取ったら承認する必要があります。
- 支払いを処理する前に、財務スタッフは請求書が会社の財務およびその他の基準に準拠していることを再確認します。
- 次に、請求書は手動で会計システムに入力され、監査目的で物理的なコピーが保持されます。
上記のすべてが実行された後、支払いはベンダーに行われます。
これらのプロセスのいずれかで単純な手動エラーが発生した場合、支払いが大幅に遅れます。 さらに、困難は雪だるま式に続き、ベンダーとの関係は悪化します。
買掛金を自動化するプロセスとは何ですか？
買掛金の自動化により、プロセスがより簡単に、より正確に、より効率的になります。 これにより、企業の支払いサイクルが短縮され、財務ポリシーが管理され、承認プロセスが自動化され、デジタルアーカイブに記録が保持されるため、プロセス全体がペーパーレスになります。
請求書が届くと、システムは各品目を発注書および受信情報と比較して、要求および受信された商品とサービスが同じであることを確認します。 次に、システムは確認のために買掛金部門にアラートを送信します。
自動化された電子メールは、保留中の承認を人々に通知するために送信されます。 さらに、発注書、請求書、および確認済みの納品書は自動的にXNUMX者間で照合され、会計システムを最新の状態に保ちます。
買掛金プロセスの自動化：どのように機能しますか？
買掛金プロセスの実行可能なすべてのステップにAP自動化を適用するのは魅力的です。 ただし、ニーズを注意深く評価すると、より多くの成功を記録できます。 自動化があなたの会社に利益をもたらすXNUMXつの重要な分野があります。
＃1。 電子請求書に切り替える
ベンダーの請求書または支払い要求を受け取ることは、買掛金プロセスを自動化するときに考慮する必要がある最初のステップです。 請求書処理のエラーはシステム全体に大混乱をもたらす可能性があるため、これは非常に重要です。 また、請求書の取得方法に関するグローバルな規制がないため、かなり複雑です。 それらは、PDF、JPG、PNG、DOCX、電子メール、ファックス、または郵便の紙の請求書で提供されます。 これらの多くの請求書を並べ替えとスキャンで統合すると、担当者にとって非常に時間がかかる場合があります
したがって、請求書処理を自動化する最初のステップは、完全に電子請求書に切り替えることです。 ベンダーやクライアントと協力して、すべての請求書の支払いを自動化します。 これにより、オフィスの紙の煩雑さが軽減されるだけでなく、重要なドキュメントを「失う」ことがはるかに困難になります。
光学式文字認識システム（OCR）は、光を使用して文字を認識するシステムです。 これらのプログラムは、ドキュメントをスキャンして情報を識別および収集し、編集可能なコピーを作成します。
OCR請求システムを使用すると、重要なデータ要素を強調表示し、経費を分類できます。
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＃2。 承認をできるだけ簡単にする
責任がシフトするため、全体像から自動化を削除すると、買掛金の承認手順によって大きな問題やエラーのセクションが発生する可能性があります。 プロセスの不便な性質にもかかわらず、承認はコストをチェックし、予算を管理するために不可欠です。 一般的な順序は、支払い前にベンダーの請求書を関係者にルーティングして承認を求めることです。
これは、買掛金プロセスのワークフローを自動化することを決定した場合に、完全に達成可能です。 新しい在庫請求書が到着すると、最初に発注書の作成者に送信され、次に部門長またはマネージャーに送信され、最後にCFOまたは財務管理者に送信されて最終承認が行われます。 各人は明確なデータと簡単に完了できる承認ワークフローを持ち、それはすぐに次の承認者に渡されます。 事務処理や時間のロスはありません。
＃3。 データ入力を排除する
基本的に、データ入力は、他の多くの部門が収益を増やす傾向や方法を探すときに意味を与えるため、会計プロセスの重要な側面です。 手動のデータ入力は、必要ではありますが、あらゆるビジネスで最も時間とエラーが発生しやすいプロセスのXNUMXつでもあります。 自動化は重要な役割を果たすことができます。
前述のように、OCRシステムはデータのキャプチャに役立ちます。 請求書データをOCRシステムにフィードすることにより、他のすべての買掛金手続きをスプリングロードできます。 データ入力は、買掛金プロセスの他のステップとは異なり、自動化できるアクティビティであり、請求書が完成した後でも役立ちます。 また、データ収集を自動化し、スマートスプレッドシートやCSVファイルなどのアクセス可能な形式で保存することで、将来の分析や調査を容易にすることもできます。
＃4。 マッチングと検証の自動化
注文したもの、または受け取ったものが正確に期待したものではなかったことを発見するためだけに請求書を支払ったことがありますか？ それはかなり蔓延しており、わずかな不正確さでさえも足し合わされる可能性があります。 各買掛金エントリを照合して確認することで、各請求書が正しく、同意した金額のみを支払うことが保証されます。
買掛金プロセス（照合と検証）のこの部分を自動化することにより、商品の合計、支払い金額、期日、およびアイテムあたりの価格の異常を簡単に見つけることができます。 自動請求書照合では、OCRテクノロジーを使用して請求書番号と発注書番号を検索し、合計とサポートデータをすばやく照合して購入を認証します。
発注書、受領書類、またはその他の数のサポートドキュメントに一致するかどうかに関係なく、この手順を自動化すると、購入からすべてのドキュメントがXNUMXつの便利なファミリに収集されます（不整合が発生した場合に通知されます）。
＃5。 時間の自動化-コーディングタスクの消費
データ入力の次にあるコーディングと分類の自動化は、経理チームを満足させる可能性が最も高いです。 買掛金は、総勘定元帳（GL）コーディングと呼ばれるシステムを使用して分類されます。
GLコーディングは時間のかかるプロセスであり、以下を含むがこれらに限定されない、各請求書の幅広い値の識別に役立ちます。
- ベンダー
- 請求書カテゴリ
- 単位
- 国コード
- 製品カテゴリー
- 貨物の詳細
- 倉庫
- 部門
- 事業単位
GLコーディングの量は、会社が成長し、より多くの請求書を受け取るにつれて、指数関数的に増加します。 経理チームが手動で行うのは多大な労力であり、予告なしにエラーが発生する可能性があります。
代わりに、特定のルールとIDを使用することで、このコーディングを自動化できます。 OCRが各請求書のデータを処理するときに、必要な各データポイントにGLコーディングを適用できます。 支出を分析したり、税金のデータを編集したりするときに、すべてが整理され、準備が整います。
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＃6。 ACHトランザクションをスマートカードに切り替えます
一部のAPマネージャは、自動分類が不可能になることを懸念しているため、AP支出をカードに切り替えることを躊躇しています。 これらの信念に反して、これはそこにあるいくつかの解決策で可能です。 また、これらのトランザクションは、ベンダーが選択した仮想カードに基づいて自動分類できます。
一方、ACH、電信送金、または小切手でベンダーに支払う場合、支払いが完了するとすぐにアカウントから資金が差し引かれます。 スマートカードと経費管理ソフトウェアを使用すると、支払いを変動させることができる仮想カードを作成できます。つまり、支払い期日までお金がアカウントから出ないため、現金をより長く手元に置いておくことができます。
これにより、財務チームはAP支払いをより細かく制御でき、キャッシュフローの柔軟性が向上し、分類が合理化されます。
買掛金プロセスを自動化する必要があるのはなぜですか？
買掛金プロセスのすべての不便なステップを考慮すると、それを自動化することが重要である理由はほぼ明らかです。 しかし、いずれにせよ、これらの理由を比較検討しましょう。
明らかに、買掛金プロセスの自動化があなたにとって有益である理由はいくつかありますが、今日は主要なXNUMXつに焦点を当てます。
＃1。 時間を節約する
専門家からの調査によると、平均して：
- 20つの経費報告書は完了するのにXNUMX分かかります。
- 58つの支出レポートの処理にはXNUMXドルかかります。
- エラーは、レポートの19％でよく見られます。
- 18つの支出レポートを修正するのに52分かかり、XNUMXドルかかります。
これで、チームの時間のどれだけが、会社の目標を追求するためにより適切に費やされる可能性のある手動の手順に費やされているかを想像できます。
＃2。 エラーを減らす
単純な数字を転置すると、29.50ドルの請求が92.50ドルに変わる可能性があります。 確かに、63ドルはそれほど多くないように思われるかもしれませんが、人為的ミスのために会社が失っているのはそれでもお金です。 置き忘れや見積もりが行われた領収書はどうですか？ または、提出または承認が遅れて将来の予算を使い果たした請求書はありますか？
手作業の混乱は常に人為的ミスを招き、それはあなたの操作のギアを粉砕し、あなたに時間とお金を費やします。
＃3。 詐欺を防ぐ
従業員は、証拠を修正または発明することにより、ほとんどの場合、不正行為を回避します。 による ACFE、詐欺師の55％は、偽の書類を作成することで犯罪を隠しています。 偽の経費報告書を作成したり、既存の報告書を変更したりするには、数回のキーストロークまたはホワイトアウトが必要です。 したがって、基本的に、古いAPメソッドは詐欺にさらされ、数千ドルの費用がかかります。
AP自動化システムとは?
買掛金自動化 (AP 自動化) は、手動ではなくテクノロジーを利用して買掛金操作をデジタルで行うプロセスです。 それは、企業が請求書を処理して支払う方法を変えました。
なぜ買掛金を自動化するのですか?
より多くのプロセスを自動化することで、請求書あたりのコストを大幅に削減できます。 多くの請求書は、人の助けをほとんど必要とせずに処理および承認できました。 これにより、各アイテムの処理コストが削減され、ビジネスのお金を節約できます。
買掛金の4つの機能とは？
計算、商取引の書き留め、請求書の処理、財務データのチェックによる記録の保持。
プロセスを自動化する XNUMX つの方法とは?
プロセスは、次の XNUMX つの方法で自動化できます。
個々のタスクを自動化します。
完全な手順を自動化します。
ソフトウェアとハードウェアを使用してプロセスを自動化します。
手動買掛金と自動買掛金の違いは何ですか?
- 手動 AP には、データ入力、有効な情報の検証、およびドキュメントの保管が必要です。 正確に実行されたとしても、これらの追加の責任には時間がかかります。
- 自動 AP: 自動化された請求書処理により、AP 担当者は受信請求書を管理する必要がなくなります。
