会計サイクルには、 買掛金勘定。 言い換えれば、会計サイクルのステップを完全に把握するには、最初に買掛金プロセスを理解する必要があります。
中小企業の所有者は、買掛金のサイクルを認識し、プロセスがどのように機能するかを理解する必要があります。 ええ、いくつかの中小企業はその重要性を見落とす傾向がありますが、それはそれをそれほど関連性のないものにしません。 それは、彼らがまだ全体像を見ていないことを意味します。
あなたが中小企業を所有している場合、あなたは彼らが到着したらすぐにあなたの費用を支払うことができるかもしれません。 一方、支払うべき請求書がたくさんある場合は、必ず買掛金に入れて後で支払う必要があります。
では、買掛金とは正確には何でしょうか。
さて、私たちの投稿 買掛金勘定 すでにあなたが知っておくべきすべてをカバーしています。 ただし、この投稿では買掛金のプロセスとその管理方法について説明しますが、表面をかじっただけです。
買掛金とは何ですか？
簡単に言えば、買掛金は、クレジットで購入した製品に対して支払うべきものです。 基本的に、あなたが製品やサービスに対して借りている金額は、あなたが購入するたびにあなたの買掛金残高に行きます。
また、これらの製品およびサービスはすべてクレジットで取得され、残額は設定された期間内に支払われるため、残額が規定の期間内に支払われない場合は延滞料またはペナルティが設定されます。
さらに、買掛金は負債勘定です。 言い換えると、この勘定科目の増加は、複式簿記の費用勘定科目に対応する借方とともに貸方として記録されます。
請求書が支払われると、買掛金勘定が借方に記入され、現金勘定が貸方に記入されます。
買掛金と売掛金の違いは何ですか？
買掛金と売掛金はどちらも、 会計プロセス。 前述のように、買掛金は、受け取った商品または提供されたサービスに対してサプライヤーまたはサービスプロバイダーに支払うべき金額です。 これは彼らに責任を負わせます。
一方、売掛金（A / R）は、クライアントにクレジットで提供した商品またはサービスに対して支払うべき金額です。 売掛金の残高は、顧客があなたに支払うべき金額を示しているため、資産と見なされます。 この金額を知ることは、売掛金の売上高を評価してより良いビジネス洞察を得るときに役立ちます。
買掛金プロセスのステップは何ですか？
一般に、経費を正しい勘定科目に転記できる強力な勘定科目表は、徹底的な買掛金プロセスの基盤です。 支払期日以前に支払われるべき金額の小切手または電子支払いをベンダーに送信すると、プロセスは完了します。
あなたがあなた自身の個人的な請求書を管理することに慣れているならば、あなたは買掛金プロセスに順応するのに問題がないはずです。 ただし、買掛金を正しく準備して処理するには、いくつかのことを行う必要があります。
ステップ1：勘定科目表を作成する
買掛金プロセスを開始するために達成する必要がある最も重要なことのXNUMXつは、ビジネスに役立つ勘定科目表を作成することです。 買掛金を含むすべての会計取引は、勘定科目表に保持されます。
ほとんどの会計ソフトウェアプログラムにはデフォルトの勘定科目表が付属していますが、買掛金を効果的に追跡するには、追加の勘定科目を作成する必要があります。 次のようなスプレッドシートソフトウェアを使用することもできます Microsoft エクセル 勘定科目表を作成します。
ステップ2：ベンダー情報を確立する
始めたばかりの場合は、ベンダーを設定する必要があります。 表計算ソフトウェアを使用している場合でも、会計ソフトウェアを使用して会計トランザクションを管理している場合でも、ベンダー情報を追跡する必要があります。
会計ソフトウェアを使用している場合は、プログラムにベンダー情報を直接入力できます。 これには、ベンダーの会計条件または支払い条件も含まれます。 ほとんどの場合、これらの会計条件は、ベンダーまたはサプライヤーに請求書を支払う必要がある時間を指します。 いくつかの一般的な用語には、Net 10、Net 30、およびNet60が含まれます。
たとえば、ベンダーからNet 30の支払い条件が記載された請求書が送信され、請求書に15月14日の日付が記載されている場合、遅れるラベルが付けられないように、遅くともXNUMX月XNUMX日までに支払いを行う必要があります。
特にサプライヤ間でのもう2つの一般的な支払い期間は、10/30 Net 15です。同じ請求日（2月24日）を使用すると、この期間は、24月14日より前に請求書を支払うと、合計金額がXNUMX％削減されることを意味します。 XNUMX月XNUMX日までに支払いを行わない場合、請求書は遅くともXNUMX月XNUMX日を超えて長引くことはできません。
一方、 領収書の期限 別の頻繁な支払いオプションです。 基本的に、ベンダーまたはサプライヤーから「Dueon Receipt」という請求書が届いた場合、それはすぐに支払いが行われることを意味します。
ステップ3：請求書の詳細を調べて入力する
ほとんどの場合、あなたまたはあなたの経理担当者は、ベンダーまたはサプライヤーから請求書を受け取った後、請求書の正確性を確認する必要があります。
請求書が注文された製品に対するものである場合は、請求書に指定されているすべてのアイテムが到着していることを再確認してください。 一方、請求書が提供されたサービスに対するものである場合は、サービスが指示どおりに提供されたことを再確認してください。 受け取るすべての請求書について、この手順を完了することが重要です。
その後、元帳勘定またはソフトウェアアプリケーションに請求書情報の入力を開始できます。 基本的に、請求書を確認しながら承認することができます。 それはあなたの会社に支払われるすべての勘定科目を入力することが日常的である場合です。
ただし、経理担当者を雇うことにした場合は、請求書の承認に関する一般的なガイドラインを彼または彼女に提供する必要があります。 これには、店員が承認できる金額の制限が含まれます。
ただし、別のオプションは、適切なアカウント番号を記載した請求書を店員にコード化してもらい、承認のためにそれらを送信することです。 この方法では、入金を表示して正確性を確保し、支払いエラーを防ぐことができます。
このステップの後、店員は支払い情報の入力を開始できます。 これらの情報には、次のものが含まれます。 請求書番号、期日、およびあなたが借りている金額。
ステップ4：請求書の支払いを確認して処理する
買掛金を毎週確認して、支払期日を決定するのが最善の方法です。 それはあなたのベンダーが時間通りに彼らの支払いを受け取ることを確実にするのを助けます。 基本的に、支払う必要のある請求書を確認するには、期日を評価する必要があります。 これは、手動の会計システムを使用しているか、会計ソフトウェアを使用しているかに応じて異なります。
一方、請求書の支払いには、さまざまなオプションがあります。 小切手を作成したり、会計ソフトウェアから小切手を処理したり、会社のクレジットカードでベンダーやサプライヤーに支払いをしたり、電子支払いメカニズムを使用したりできます。
ただし、小切手を使用してベンダーに支払う場合は、常に請求書のコピーを小切手と一緒に封筒に入れる必要があります。 また、送金の形式に請求書番号が含まれていることを再確認する必要があります。 これは、支払いが適切に記録されるようにするためです。
反対に、クレジットカードまたは何らかの形の送金を使用して支払う場合は、ベンダーに通知する必要があります。
ステップ5：週にXNUMX回手順を繰り返します
週次の買掛金サイクルを作成して実行することにより、月末の労力を軽減すると同時に、支払いの遅延や延滞手数料を防ぐことができます。 請求書を定期的に処理すると、ベンダーへの支払いが少ない場合でも、キャッシュフローに役立ちます。
買掛金プロセスを効果的に管理するにはどうすればよいですか？
請求書の支払いは、その規模に関係なく、あらゆるビジネスに必要な側面です。 ご存知のように、収入の請求書は買掛金部門によって管理されており、これは支払いの処理にも役立ちます。
しかし、さらに重要なことは、買掛金プロセスを合理化するためにビジネスおよび財務ポリシーを実装することで、企業が将来の拡張に備えると同時に、買掛金プロセスのステップを合理化するのに役立ちます。
買掛金の管理に役立つXNUMXつのヒントを次に示します。
＃1。 買掛金処理の手順を簡素化する：請求書の過負荷
チェックの実行回数を月にXNUMX回に減らすことで、買掛金プロセスの手順を合理化できます。 小切手実行とは、請求書を支払うために小切手を印刷し、総勘定元帳に入れるプロセスを意味します。
さらに、請求書は記録にバックアップされ、小切手が実行される前に適切な部門長によって承認されて、支払いが時間どおりに行われるようにする必要があります。
また、各チェック実行の上限は、買掛金部門が知っている必要があります。 これにより、最も重要な請求書が確実に支払われます。
自信を持ってビジネスと支払いの決定を下す権限を持つ部門は、より大きな残高で部分的な支払いを行うか、期日の許容度が高いベンダーへの支払いを延期するなどの判断を下すことにより、プロセスを容易にします。
＃2。 安全手順：買掛金詐欺を減らす
買掛金は、ビジネス詐欺のリスクが高い領域です。 良い例は、不正直な従業員が「ダミーベンダー」を設立した場合、詐欺が一般的です。 基本的に、企業がこれまでに提供されたことのないサービスの請求書を支払う場合、彼らは本質的に不正な従業員に支払い、お金を失っています。
ただし、手順とルールは、会社を保護し、リスクを軽減するのに役立ちます。 したがって、チェックを実行する個人が新しいベンダーアカウントを作成する能力を持たないようにする方法を確立します。 また、ベンダーアカウントを作成する前に、所有者に説明し、アカウントを確認する必要があります。
一方、詐欺を減らすのに役立つ他の方法は次のとおりです。
- 部門長の許可
- 役割の分離、および
- スポットチェック
＃3。 期日を確認する：ベンダーの条件は交渉可能である可能性があります
ほとんどの場合、請求書には30日または60日の支払い期限が指定されています。 企業は、提供された条件に関係なく、未払いの請求書の条件を交渉できます。 基本的に、企業が定期的に大量に購入する場合、ベンダーは割引や特別な条件を与えることがよくあります。
したがって、会社が支払いを遅らせる場合は、ベンダーに電話して関係を維持し、支払いの遅れについて何かできることがあるかどうかを確認するのが理想的です。
＃4。 検証と署名に対するCFOの影響を軽減
最高財務責任者（CFO）は通常、小切手に署名しますが、小切手をまとめることはありません。 したがって、支払われるべき請求書をCFOに送信する前に、買掛金部門はエージングを実行し、支払う請求書を選択し、請求書を組み立て、小切手を印刷し、すべての請求書が承認されていることを確認する必要があります。
一方、CFOは署名する前に、請求書の金額と小切手の金額を比較するだけです。 企業がより積極的に現金を管理している場合は、買掛金に事前に小切手実行予算を知らせて、次の小切手実行と請求書の署名まで待機できるベンダーを決定できるようにします。
＃5。 ソフトウェアを使用して支払いとプロセスを簡単に完了する
会計ソフトウェアを使用すると、買掛金をより簡単に調べて、支払い済みおよび未払いの請求書を提出、管理、および確認できるようにすることで、不正確な金額、ベンダーへの支払いに使用される誤った小切手番号、支払いが早すぎたり遅すぎたりするなどのエラーを防ぐことができます。 したがって、必要なのは、システムがデフォルトとして使用できるNet30やNet60などの各ベンダーの支払い条件を入力することだけです。
また、会計ソフトウェアを使用すると、組織がエージングレポートを簡単に実行できるようになり、パイプラインの内容をよりよく理解できるようになります。
買掛金の4つの機能とは？
計算、商取引の入力、請求書の処理、および記録を保持するための財務データのチェック。
APフルサイクルとは？
企業が改善を試みることができる領域の XNUMX つは、全サイクルの買掛金プロセスです。 「フルサイクル」とは、単に注文をして支払いをするという意味ではありません。 また、その間のすべてのステップを意味します。 これには、ドキュメントの作成、コーディング、比較などが含まれます。
Accounts Payable の 3 Way 照合プロセスとは何ですか?
請求書が支払われる前に、「スリーウェイ マッチング」と呼ばれるプロセスにより、注文書、サプライヤーの請求書、および納品書のすべての情報が一致することが確認されます。 仕入先の請求書の詳細と発注書の詳細のみが双方向照合で比較されます。
XNUMX 種類の買掛金とは何ですか?
事業の買掛金は、給与と経費の XNUMX 種類に分けることができます。 買掛金は通常、仕入先請求書の形式で提供されますが、請求書、請求書、または小切手である場合もあります。
P2P と AP の違いは何ですか?
買掛金手続きは、P2P の 2 つのコンポーネントにすぎません。 （調達から支払まで）。 PXNUMXP は、ベンダーの支払いを含む、調達と請求のサイクル全体を網羅しています。 AP の自動化により、これらのプロセスが高速化され、ワークフローの各段階でより高い精度が保証されます。
