所定の給与期間中に各従業員にいくら支払われたのか、誰に支払われたのかの詳細は給与台帳に記録されます。 これには、各労働者の重要な賃金データが含まれています。 これらの情報項目には、給与記録、総支払額、特典と拠出金、税金と控除、各従業員の純給与額などが含まれます。 この記事では、給与台帳についてすべて説明しました。 また、Quickbooks 給与台帳に関するヒントも追加しました。 今すぐ飛び込んでみませんか？
給与台帳とは何ですか?
給与台帳とは、一定の給与期間中に、誰がいつ、いくらの給料を受け取ったのかを記録する帳簿です。 ほとんどの場合、給与台帳には各従業員に関する次の詳細が含まれます。
- 給与総額
- 給料
- 給与税
- 従業員の源泉徴収（健康保険など）
- 期間中の全従業員の合計も、多くの場合、登録レポートの下部に記載されます。
- 給与履歴、給与詳細レポートなどは、給与台帳レポートとは異なります。
給与台帳の構造
特定の給与期間中、給与台帳は一連の単純なグラフ (従業員ごとに XNUMX つ) として編成されることがよくあります。
- 名前
- 給与期間の日付（開始日と終了日）
- 支払日
- 労働時間
- 適用される給与レート（通常または時間外）
- 総賃金の合計
- 適用される従業員税および雇用主税
- 給付金控除
- 雇用主の福利厚生拠出金
- 純賃金
- 正味支払いの詳細 (紙の小切手、直接入金、またはペイカード)
給与記録に関する州と地方の規則は異なることに留意することが重要です。 連邦法、州法、地方法を遵守し続けるために、企業は従業員に適用される規制を認識し、必要な期間、関連する記録を保管する必要があります。
給与台帳を作成する手順
給与台帳の作成を始める前に、次の資料が手元にあることを確認してください。
- 雇用者識別番号（EIN）
- 州および地方の納税者番号
- 連邦フォーム W-4 および州フォーム W-4 (該当する場合)
#1. 給与計算がどのくらいの頻度で処理されるかを確認する
従業員に給与を支払う頻度 (毎週、隔月、半月、または毎月) を決定します。 ビジネスのリズムに最も適したものを判断し、それを貫きます。
#2. 関連するすべての人事データを収集する
給与やその他の税金を計算するには、各従業員のタイム カード、給与明細、W-4 が必要です。 新入社員は申請書を記入するだけでなく、I-9 フォームも記入する必要があります。
#3. 従業員の詳細と給与情報を登録に記入します
タイムカードのデータを給与システムに入力して、各従業員の総額を決定します。
#4. 税金と控除を計算する
各従業員の税金としてどれくらいの金額を確保しておくべきかを把握するには、従業員の W-4 フォームを確認してください。 年金制度や個人退職金口座 (IRA) への拠出もこのカテゴリに含まれます。
#5. 各従業員の純給与を計算する
税金およびその他の必須控除の合計額を従業員の総報酬から差し引きます。 各従業員の実際の手取り給与または純給与が得られます。
#6. 給与台帳の調査と残高の確認
新しい給与計算期間を開始する前に、前の期間で発生した未解決の問題や従業員の紛争を解決することが重要です。
給与台帳テンプレート
給与台帳テンプレートは、オンラインでも Excel などのツールでも非常に基本的なものです。 給与記録を保管するための本も、事務用品店でよく購入できます。 デジタル給与ソリューションはセットアップが簡単で、他の企業アプリケーションと連携できるため、大小問わず多くの組織がデジタル給与ソリューションを使用しています。
給与台帳の使用方法と管理方法
予期せぬ差異を混乱なく管理するには、雇用主が関連する給与データを最新の状態に保ち、便利に利用できるようにすることが重要です。 給与台帳は、税金の源泉徴収や賃金からの控除、従業員への支払い、政府当局への納税の預託と同時に更新する必要があります。 宗教的に従う場合、このような慣行は信頼できる給与記録を保証するのに役立ちます。
監査の実施は、給与台帳を最新の状態に保つために重要な要素です。 この間、企業は給与取引を調整することで、会計および記録管理の手順がコードに準拠していることを確認します。 給与監査は、給与期間ごとに少なくとも XNUMX 回実行する必要があります。
給与台帳の機能
企業は、少なくとも次の方法で給与記録を保管することで利益を得ることができます。
- 支払われたすべての時間を記録する
- 組織または個々の従業員の支出を調べてください。
- 従業員が支払った税金と源泉徴収の記録を維持する
しかし、給与台帳の有用性はそれをはるかに超えています。 企業でも次の目的で利用されています。
- 給与支出は総勘定元帳と照合する必要があります。
- 従業員が病気、休暇、その他の有給休暇のために取得した時間を集計してください。
- 給与控除と 401(k) またはその他の形式の繰延報酬に対する雇用主の拠出金の正当性を検証します。
これらのタスクはすべて手動で実行できますが、専門の給与計算ソフトウェアを使用すると、マウスを押すだけで情報を入手できるため、レポートを迅速かつ簡単に作成できます。
給与台帳: 給与経費と税金
給与台帳には、企業が予算を立てる必要がある次のようなさまざまな給与関連コストが詳しく記載されています。
- 連邦保険拠出法 (FICA) に基づく賃金控除
- 雇用主側の FICA 税
- 米国連邦所得税の給与源泉徴収
- 州および地方所得税の賃金控除 (存在する場合)。
- 雇用主側の連邦失業税
- 州の失業保険税に対する雇用主の責任
- 州の失業保険のための賃金の源泉徴収（必要な場合）
- 州法に基づいて雇用主が支払う労働者補償
- 福利厚生および従業員が承認したその他の経費に対する賃金控除
- 雇用主による給付金と退職貯蓄拠出金
- 従業員からの給与差し押さえの金額
これらの給与支出記録は、監査の苦痛を軽減する上で非常に貴重です。 給与税フォームの提出に関しては、よく整理された給与記録が非常に重要です。
- 雇用主向けの四半期連邦税申告書 (Form 941)
- 非従業員補償、または Form 1099-NEC
- 賃金および税金の領収書フォーム W-2
- 賃金・納税明細書送信フォーム W-3
給与台帳と給与履歴と給与詳細
特定の給与期間における各従業員の給与は、給与履歴レポートで確認できます。 各従業員の給与履歴は一意であるため、他の従業員に関する情報は含まれません。 給与履歴レポートは、従業員の給与明細としても機能します。 特定の期間の給与履歴を結合できる給与計算ソフトウェアを利用すると、多くの給与期間の合計 (たとえば、第 XNUMX 四半期のすべての給与) を確認できる場合があります。
給与台帳ファイルには、特定の給与期間中に従業員に支払われたすべての給与と賃金がまとめられています。 このレポートには、従業員全体の合計だけでなく、個々の従業員の合計も表示されます。 登録レポートの結論として、過去の給与期間の詳細を示す個別のレポートからのデータがまとめられることがよくあります。
登録レポートと給与明細レポートは実質的に同じです。 給与情報は両方に表示されます。 どちらも給与小切手に給与期間の詳細を表示するために使用できます。 ただし、一部の給与詳細レポートでは、支払いをさらに分類することができます (場所ごとなど)。 給与税の雇用主の負担分は、多くの場合、給与明細レポートには含まれますが、給与台帳レポートには含まれません。
給与台帳を維持するためのヒント
準拠した最新の給与台帳を維持するには、次の点に細心の注意を払ってください。
#1. 正確な記録を維持する
給与台帳の不一致は、記録を定期的にチェックし、見つかった不一致を修正することで回避できます。 給与計算でよくある間違いの例を次に示します。
- 従業員に不当に低いまたは高い賃金を支払う
- 多くの要因を誤って推測する
- 従業員に初任給を支給しない
#2. 従業員情報を定期的に確認して更新する
給与台帳に新規採用者が反映されていることを確認してください。 従業員が保険料などの追加控除を要求した場合は、必ず給与台帳に記載してください。
#3. 進化する税規制に対する認識を維持する
罰金を避けたい場合は、連邦税、州税、または地方税法に変更があった場合には、直ちに給与システムを更新する必要があります。
#4. 従業員は給与システムに関するトレーニングを受ける必要があります
従業員が給与計算プロセスの仕組みを理解していれば、給与処理の遅れや支払いに軽微な問題があった場合にも、より理解が深まるでしょう。 従業員は、会計チームに必要な税務データを提供したり、給与計算処理に影響を与える可能性のある財務上の約束の変更を伝えたりする際に、より協力的になるでしょう。
QuickBooks 給与台帳とは何ですか?
会計部門は、給与計算の実行に使用されるサービス アプリケーションである QuickBooks Payroll Register を使用することで、時間と労力を節約できます。 給与処理には、従業員の報酬の決定、連邦税および州税の控除も含まれます。 に "給与「」とは、従業員に関する財務情報を追跡および配布するための企業のシステムを意味します。
QuickBooks 給与台帳の種類
QuickBooks Online Payroll Register には XNUMX つのバージョンがあります。
#1. 標準給与計算
これは、従業員数 30 ～ 50 人の企業向けに特別に開発された給与計算プログラムです。 福利厚生も人事も統一されていない。 従業員が少数の会社であれば、これは大したことではないかもしれません。
#2. 高度な給与計算
このプログラムは、多くのクライアントに代わって「給与計算」に関わる仕事をしている人々のために開発されました。 これには、プロの会計士、組織内の給与専門家、および同様の立場のその他の人々が含まれます。
QuickBooks 給与登録の仕組み
最初のステップは、QuickBooks デスクトップ アプリケーションで給与計算オプションを選択することです。 次に、最新の名前、年齢、電話番号など、ビジネスとそのスタッフに関する正確なデータが必要になります。 標準給与からアドバンス給与、またはその逆に変更するには、従業員の給与明細のコピーが必要です。 さらに、新規雇用者の税金と NI (国民保険) の情報も必要になります。
QuickBooks Payroll Register の機能
QuickBooks Payroll の機能の一部を次に示します。
#1. 従業員向けの直接預金
どのサービス プラン (コア、プレミアム、またはエリート ペイロール) を選択しても、無料の直接入金にアクセスできます。 雇用主は、すでにシステムにログインしている労働者への支払いが容易になります。
#2. 給与計算は無制限です
QuickBooks Online による給与処理は無制限です。 QuickBooks Online Payroll による給与計算の実行に関連する追加料金はありません。
#3. 税金の自動計算と申告
QuickBooks Online Payroll を使用すると、税務書類の検索と提出、納税の手続きが簡単になります。
#4. 給与計算の自動化
従業員は、データを手動で入力することなく、このツールを使用して給与計算を処理できます。 これは給与計算が処理される前に行う必要があります。 給与とボーナスを給与計算に含める機能も便利な機能です。
#5. QuickBooks の従業員
従業員は、QuickBooks Payroll を通じて最新の税務データ、年収、有給休暇、給与明細、W-2 フォームなどにアクセスできます。
給与台帳を持つメリット
給与台帳を使用すると、賃金、税金、分配など、給与に関連するすべての情報を XNUMX か所にまとめておくことがはるかに簡単になります。
#1. 詳細な記録の保存が可能
特に従業員の数が多い場合、給与期間の終了前に完了する必要があるすべてのタスクで会計上の間違いが発生しやすくなります。 会計スタッフは、給与台帳を使用して、他の方法では検出されない可能性のある帳簿上の単純な間違いを見つけて修正できます。
#2. 税法遵守の推進
給与記録は、内国歳入庁 (IRS)、公正労働基準法 (FLSA)、および雇用機会均等委員会 (EEOC) による審査および参照の目的で、少なくとも XNUMX 年間保存する必要があります。 法律で義務付けられている雇用記録の管理は、給与台帳を利用することで簡単に行えます。 マウスを数回クリックするだけで、このデータを入手できるようになります。
#3. 時間の節約に役立ちます
給与処理は手動で行うと時間がかかりすぎ、エラーが発生する余地が多すぎます。 手動の給与台帳を期ごとに税金の引き出しや残業代の計算などに正確に使用するには、多くのトレーニングと監督が必要です。 しかし、自動で実行される給与計算システムを使用すれば、手間が省け、時間を節約できます。 新しい従業員の詳細や退職日は人間が入力する必要がありますが、残りの作業は自動的に行われます。 さらに、給与台帳によって会社の四半期または年間の支出傾向が明らかになり、繁忙期と閑散期に迅速かつ簡単に準備できるようになります。
#4. 正確な給与データで従業員の適正な報酬を支援
現在の給与記録を維持すると、給与の照合が簡単になり、すべての税金と賃金が正しく計算されていることを確認できます。 このデータを追跡すると、時間と労力を大幅に節約できます。 税金に関係する規制機関が、補償の間違いを求めて財務状況を監査する必要はありません。 これにより、従業員は定期的かつタイムリーな給与を高く評価することができます。 給与台帳を保管することは、従業員の士気を高め、励ますための基本的かつ効果的な方法です。
給与台帳はワークシートですか?
スプレッドシートを使用して給与台帳を作成することもできますが、このオプションは多くの企業には適していない可能性があります。 給与計算ソフトウェアを使用すると、信頼性の高い給与データの維持とレポートの迅速な作成が簡単になります。
給与仕訳帳とは何ですか?
すべての給与計算の記録は給与仕訳帳に保管されます。 概要レベルの総勘定元帳エントリもこのデータを表します。 給与仕訳帳は、監査中など、より詳細な給与情報が必要な場合に、総勘定元帳の代わりに使用されます。
給与仕訳帳は給与台帳と同じですか?
給与仕訳帳と給与台帳は、どちらも従業員に関連する財務取引を記録するという点で似ていますが、同一ではありません。 給与仕訳帳と比較して、給与台帳には各従業員の給与と福利厚生に関するより詳細な情報が記載されていることがよくあります。 給与台帳には多くの機密情報が含まれているため、給与台帳へのアクセスは、給与管理者などの企業内で許可された個人に制限されることがよくあります。
給与台帳は誰が作成するのですか?
会社の規模に応じて、登録簿はあなた、簿記担当者、または人事部門によって作成される場合があります。 これは、最大の出費の XNUMX つである給与を追跡するのに役立つため、ビジネス オーナーにとって必需品です。
給与明細とは何ですか?
給与明細書は、給与明細書または単に給与明細書とも呼ばれ、一定期間内に提供されたサービスに対して労働者に支払われるすべての報酬を包括的に計算したものです。 給与明細のように読むことも可能です。
給与と給与の違いは何ですか?
従業員の給与は雇用主から受け取ることが保証されている年間金額であり、給与計算と給与計算インフラストラクチャは従業員の収入と控除を追跡するために使用されるシステムです。
給与計算ってどうやるの？
- 支払われるべき賃金を要約します。
- 従業員の変更を入力します。
- 税金を計算します。
- 賃金控除を計算します。
- 手動支払いを差し引きます。
- 給与台帳を作成します。
- 給与小切手を印刷します。
- 直接入金でお支払いください。
最終的な考え
給与台帳は、給与関連のトランザクションを追跡するのに便利なツールです。 その期間の金銭的約束はすべて、非常に詳細に分類されます。 給与計算ソフトウェアを使用すると、従業員に期限内に給与を支払い、給与税規制に準拠するために IRS および SSA が要求する情報をタイムリーに提供できます。 給与台帳に含まれる情報がなければ、会社を適切に管理したり、従業員に給与を支払ったり、連邦規則を遵守したりすることはできません。 これは、自分の作業をレビューしてすべてが正確であることを確認できるため、通常の給与計算プロセスの一部として使用すると便利なツールです。 給与台帳レポートを簡単に作成できる給与計算ソフトウェアへの投資を検討してください。
関連記事
- QuickBook：QuickBookアプリケーションの使用方法（+無料のヒント）
- 2023 年の最高の会計ソフトウェアは何ですか
- 給与システム: 定義、ソフトウェア、およびガイド
- 給与管理: ソフトウェアとベスト プラクティス
- 中小企業の給与：最高の給与ソフトウェア英国サービス
参考文献
