私生活でも仕事でも、同じ一連の日常活動が行われます。 この頭の中でやるべきことリストを管理するのは大変で、仕事を終えることはほとんどありません。 ライフスタイルなどの要素を検討し、 雇用、個人の好みに合わせて最適なスケジュールを決定します。 従業員の作業スケジュールを効率的かつ明確に作成することは、重要なスキルです。
この記事では、スケジュールを立てるメリット、スケジュールの立て方、遵守方法、お手本となるXNUMX日のスケジュール例などを解説します。
スケジュールの立て方
スケジューリングの技術には、利用可能な時間内に優先順位を完了し、目標を設定できるようにアクティビティを整理することが必要です。 スケジュールを作成すると、次の日、週、または月の目標を計画し、目標達成に向けて順調に進むことができます。 適切なテンプレートを選択するには、まずテンプレートが実行する正確な機能を決定します。 プロジェクト管理、従業員のシフト、毎日のスケジュール、または運動計画から最適なものを選択します。
スケジュールの種類
#1. 従来のスケジュール
毎日、毎週、毎月の時間枠などの定期的な時間間隔は、従来のスケジュールの基礎として機能します。 彼らは一貫した任務や日常業務のために頻繁に雇用されます。
#2. 毎日のスケジュール
慎重に XNUMX 日の計画を立てる必要がある人は、毎日のスケジュールを使用する必要があります。 これらのスケジュールを利用すると、XNUMX 日を XNUMX 時間または XNUMX 分のブロックに分割できるため、特定の約束やタスクの時間を自由にスケジュールできます。 これらは、約束、会議、個人的な用事を含む、日常の活動やルーチンを整理するのに最適です。
#3. 週間スケジュール
週次スケジュールのテンプレートを使用すると、義務と期日を徹底的に把握できるため、XNUMX 週間全体のタスクの計画と手配が容易になります。 専門家はこれを使用して、個人的な約束を整理し、会議を計画し、プロジェクトに時間を割り当てることができます。
#4. 月間スケジュール
月次スケジュールは、ワークロードと目標のより包括的なビューを提供し、長期的な計画に使用されます。 毎月のスケジュールは、完了する必要があるすべてのタスクの概要であることも、XNUMX つ以上の特定の目標を達成するための特別なトラッカーであることもできます。
#5. 固定スケジュール
固定スケジュールでは、タスク、用事、プロジェクト、または割り当てを特定の時間枠に割り当てることで、体系的かつ構造的に XNUMX 日を計画できます。 ルーティンと一貫性の恩恵を受ける人は、この種のスケジュールを使用する必要があります。 固定スケジュール
固定スケジュールでは、週全体の労働時間と労働日数は同じになります。 設定された営業時間内にクライアントや顧客にサービスを提供するために同僚やスタッフを常駐させる必要がある企業は、これを使用できます。
#6. フルタイムのスケジュール
フルタイム労働者は通常、週に 35 ～ 40 時間労働します。 これは通常、仕事の種類と量によってフルタイムの専門家が必要とされる仕事に関係します。 米国の多くの州では、フルタイムのスケジュールを持つ従業員に対して従業員福利厚生の受け取りが義務付けられています。
＃7。 柔軟なスケジュール
柔軟なスケジュールでは、従業員は毎日少なくとも一定の時間 (たとえば、8 時間) を費やす必要があります。 従業員の実際の勤務時間は、月曜日は午前 00 時に出勤し、午後 2 時に終わるため、出勤時間によって異なります。ただし、火曜日は午前 00 時に出勤し、午後 9 時まで勤務します。 この柔軟な戦略により、人々は時間のコントロールを維持しながら自発性を受け入れることができます。
#8. 変動スケジュール
変動スケジュールでは、スケジュールの主要な固定部分 (雇用主が従業員を利用できる時間) に加えて、従業員が勤務日の開始時刻と終了時刻を選択するオプションが提供されます。
スケジュールを使用する利点
- より良いです 時間管理 何をいつやるべきか、時間をどのように割り当てるかについて明確な計画があり、先延ばしにしないようにすることができます。
- より良い組織化: スケジュールを利用してタスクに優先順位を付けると、最も重要なタスクが最初に完了するようになります。
- 集中力と生産性の向上: スケジュールに従って作業しながらタスクへの集中力を維持すると、生産性が向上します。
- 電話代などの費用を削減 ストレス: タスクと期限の明確なリストを作成すると、すべてを完了することに対するストレスを軽減できます。
- スケジュールをチームと共有すると、全員が期限と期待値を確実に認識できるため、コミュニケーションが向上します。
従業員のスケジュールの立て方
マネージャーは、従業員のスケジュール管理に信頼性が高く徹底的なシステムを使用することで、チームがよりスムーズに運営できるように支援できます。 さらに、より正確な制御を提供できます。 資源管理、人件費の削減、ピーク時の移行の改善。 従業員が効率的にスケジュールされていれば、誰もが勤務中に完了すべきタスクを持っています。 ビジネスの成功は、従業員のスケジュールをどのように設定するかに直接左右されます。 売上は、従業員の数、顧客の数、または実行する必要のある仕事の量だけでなく、シフト上の同僚の組み合わせによっても影響を受ける可能性があります。
非効率なシフトスケジュールの影響
#1. 離職率の増加
従業員は、監督が不十分であるため、またはスタッフが不足しているため、勤務中に必要なサポートが得られないと考えると不満を抱く可能性が高くなります。 士気の低い従業員、自分の仕事に不満を抱いている従業員、または過小評価されていると感じている従業員は、新しい仕事を探し始め、最終的には退職を決意する可能性があります。
#2. 時間厳守またはノーショー
スタッフにスケジュールを受け取ったり確認したりするのに十分な時間を与えなかったり、スケジュールをまったく共有しなかったりすると、コミュニケーション上のミスを犯す危険があります。 コミュニケーションのスケジュール調整に問題があると、従業員がシフトに遅刻したり、まったく出勤しなかったりする可能性があり、人員不足につながります。
#3. 生産性の低下
スタッフは、シフト中に必要なリソースが不足すると、顧客に必要なレベルのケアを提供したり、時間通りに仕事を終えたりできない可能性があります。 これと同様に、企業が特定のシフトに人員を過剰に配置している場合、たむろしておしゃべりするだけのスタッフに給料を払ってリソースを無駄にしていることになります。
作業スケジュールを作成する最適な方法
#1. 時間をかけてチームのことを知りましょう。
チームのことをよく知ることは、効果的な作業スケジュールを立てるための最初の重要なステップです。 次のリストを作成します。
- 関連するスキル
- 粘り強さ、有効性、信頼性などの個人的な特性
- 資格、関連トレーニング、経験
- 彼らが働くかどうか フルタイム またはパートタイムの場合はご記入ください。
- 彼らの性格タイプは何ですか?外向的ですか、それとも内向的ですか?
- 職場の習慣、特にシフトが柔軟で、一部の従業員が他の従業員よりも早く到着する傾向がある場合
さらに、彼らが特定のタスク、作業量、時間帯、または顧客に対して適切な人物であることを確認する必要があります。
#2. 時間をかけて作業負荷を検討する
チームが利用できる勤務日と勤務時間のスケジュールを作成することも 40 つのオプションです。 その結果、月曜日から金曜日まで柔軟な XNUMX 時間のシフトで働く場合、各チーム メンバーは自分の課題を完了するまでに XNUMX 時間の時間が与えられることになります。 次に、最も忙しい時間帯や、完了する必要がある最も重要なタスクに応じて、最も重要な専門家を計画できます。
#3. 従業員の出勤時間と退勤時間を監視する
会社が残業を許可している場合、従業員の時間を追跡することは、残業時間を追跡するのに役立つだけでなく、従業員に労働時間を明確に記録することにもなります。 あなたはスタッフに自分の行動を追跡する方法を教えなければなりません 打刻 仕事のスケジュールを立てる前に、退勤時間を確認してください。 この目的のために、従業員を使用できます タイムレコーダーアプリ
#4. 効果的なチームコミュニケーションのためのシステムを構築する
チームの生産性と従業員の効果的な時間管理の鍵の 7 つは、予想されるワークロードの最近の展開、更新、または変更についてチーム メンバーに常に知らせることです。 このため、勤務スケジュールに変更がある場合は常に全員に知らせ、質問や要望があれば連絡できる機会を与えるようにしてください。 さらに、雇用主は勤務スケジュールの変更を最初の予定シフトの 14 ～ XNUMX 日前に通知する必要があります。
#5. 休暇の要求を可能な限り尊重する
生産性の向上は、従業員の幸福度の直接的な結果です。 さらに、経営陣が従業員の懸念に注意を払っていることを従業員に知らせることが、高いレベルの従業員満足度を達成するための最良の方法です。
したがって、可能であれば、特定の日または特定の時間に働きたい従業員に対応するようにしてください。 または、従業員が休暇を取得する際には、可能な限り休暇の申請を承認するように努めてください。
#6. シフトごとに少なくとも XNUMX 人の優秀な労働者を計画する
あなたの会社がシフト制で働いている場合は、必要な資格、スキル、経験、個人的特徴を備えた人材の点でトップパフォーマンスを発揮する人材が各シフトに少なくとも XNUMX 人いることを確認してください。 シフトの質だけでなく、 クライアントエクスペリエンス 大幅に強化されます。 さらに、経験の浅い従業員には、高水準の仕事のロールモデルや、必要なときに助けを求められる人がいます。
従業員のスケジュール設定方法に関するアドバイス
会社が通常の午前 9 時から午後 5 時までの勤務時間以外に業務を行っており、従業員が週を通してさまざまなシフトで働く必要がある場合、従業員のスケジュールを作成することが特に重要です。 次の推奨事項に従うことで、効率的な従業員のスケジュールを作成できます。
#1. 他人を考慮する
チームの各メンバーが働けるシフトについて学びましょう。 たとえあなたのビジネスに多大な柔軟性が求められているとしても、スタッフはオフィス外で義務を果たそうとするあなたの努力を高く評価するだろうということを認識してください。 チームが十分な休息をとれるように、シフト間に十分な休憩時間 (少なくとも 8 時間の勤務時間) を与え、家族の用事に対応する必要があるという理由でスタッフ メンバーからのリクエストに応えるために最善を尽くしてください。
#2. 強みに応じた計画
最も信頼できる従業員に基づいてシフトを作成します。 経験の浅いマネージャーと、新入社員をほとんど監視せずに高いパフォーマンスを発揮できる信頼できる従業員をマッチングさせます。また、その逆も同様です。
#3. 自分自身を明確に表現する
オンラインで投稿するか直接投稿するかに関係なく、スケジュールをそこに配置することで、すべての従業員がスケジュールに簡単にアクセスできるようにします。 直前の変更に誰も驚かないように、チーム メンバーに更新や変更のスケジュールを設定するよう警告するシステムを確立します。 に参加する WhatsApp グループまたは Slack チャネルを使用すると、チーム メンバーにスケジュールの変更をすぐに通知できます。
＃4。 プラン
高度なスケジューリングも役立ちます 給与計画、ワークライフバランスの維持に貢献します。 一般に、従業員のスケジュールは少なくとも 14 日前に作成する必要があります。 チームにもっと事前に通知できれば、チームは私生活をより適切に計画できるようになり、職場の士気も高まる可能性があります。
あなたの一日をスケジュールする方法
毎日のスケジュールを立てることで、生産性を高めるために必要な体制が整い、ニーズや要望に優先順位を付けることができます。 人生の変動部分をコントロールする効果的な方法は、毎日のスケジュールを作成することです。 そこから構造を得ることができ、ストレスレベルが下がり、生産性が向上します。 オンライン ツールを使用して毎日のスケジュール テンプレートを作成すると、リアルタイムで変更を加えたり更新を追跡したりする柔軟性がさらに高まります。 さらに、一日の計画を立て、成功に向けて自分自身を位置づけることによって、さまざまな方法で自分の仕事を視覚化することができます。
#1. すべてのリストを作成する
まずは、通常 XNUMX 週間以内に完了したい個人的なタスクと仕事上のタスクをすべて書き留めます。 編集や整理よりもブレインストーミングに重点を置きます。 朝食の準備や食器洗いなどの日常的な作業と、時々シーツを交換したり芝刈りをしたりするなどの不規則な作業の両方をリストアップすることを忘れないでください。
#2. 優先順位を特定する
リストを作成したら、それを確認して、毎日の優先事項を決定します。 職業用と個人用の両方で、要望やニーズをグループ化するためにハイライターの使用を検討してください。 たとえば、電話の折り返しやメールへの返信などの日常的な仕事上の要求を青で強調し、一人で本を楽しんだり、友人とコーヒーを飲みに行くなどの個人的な欲求を緑で強調します。 リスト上のすべてのタスクについて次の手順に従ってください。
#3. 周波数を観察する
強調表示された項目のリストを確認し、各タスクを完了する頻度または完了する必要がある頻度を示します。 各課題の横に番号を付けます。 たとえば、4 日分の朝食を作る場合は、その項目の横に「1」を入力します。 シーツの交換は通常 XNUMX 週間に XNUMX 回行うことなので、その横に「XNUMX」を付けます。
効率化のためにグループ化できるタスクがあるかどうかを確認してください。 たとえば、「皿を洗う」と「表面を拭く」が毎日の家事リストにある場合は、同じ物品が必要で同じ場所にあるため、それらを同時に完了するか、順番に完了することを検討してください。家のエリア。 タスクを分類すると、リストにあるすべてのタスクを簡単に完了できる場合があります。
#5. 週間カレンダーを作成する
週次チャートは作成、購入、印刷できます。 仕事とプライベートの両方で毎週および毎日のニーズを追加してください。 スケジュールをできるだけ柔軟に保つために、毎週繰り返されるタスクをどこで完了するのが合理的かを決定します。 たとえば、土曜日に完了する優先タスクが XNUMX つではなく、月曜日に完了する優先タスクが XNUMX つしかない場合は、週次タスクを追加することを検討してください。
#6. 作業を最適化する
週ごとのスケジュールを調べて、時間を節約するために効率化または最適化できる領域やタスクがないかどうかを確認します。 たとえば、通常は日曜日に食料品の買い物に行くが、その日は他のタスクを管理する時間がない場合は、食料品の配達サービスを利用するか、代わりにタスクを平日にシフトすることを検討してください。 いろいろな出来事がありそうな日にこれを行ってください。
＃7。 タスクを整理する
週ごとのスケジュールが最適化されたら、毎日完了する必要があるタスクの大まかな時間ごとのスケジュールを作成します。 時間ごとのスケジュールを立てるのではなく、「朝」「昼」「午後」「夕方」といった時間を区切ることを考えましょう。 これにより、タスクに予想より時間がかかったり、緊急事態に対処する必要がある場合でも、スケジュールを守ることができます。
＃8。 柔軟です
数週間スケジュールを試してから、必要な変更を加えてください。 我慢して; 個人的にも仕事上でもニーズを満たすスケジュールを立てるには数週間かかる場合があります。 予期せぬタスクが発生する可能性があるため、常に柔軟性の余地を残すことを忘れないでください。
XNUMX 日のスケジュールを活用するためのガイドライン
新しいスケジュールが確実に成功するようにするには、次の提案に従ってください。
- 習慣を身につけるには時間がかかることを忘れないでください。 数週間は、自分の進捗状況を評価する前に、スケジュールを守るよう意識的に努力してください。
- 必要なスケジュールを変更します。 最初に作成した内容を変更する必要がある場合があるため、必要に応じてタスクの順序を調整します。
- 遅れが生じた場合は、スケジュールに戻ります。 これらの調整が終わったら、意識的にスケジュールを元に戻すことを決めてください。
- 多少の余裕を持たせてください。 月曜日に計画から外れたり、いくつかのタスクを完了するのを忘れたりした場合は、火曜日は新しい日であり、目標を達成するのに役立つ信頼できる毎日のルーチンを確立する別の機会であることに留意してください。
- 合理的な目標を設定します。
- 時間を割り当てる際は、各タスクに必要な時間を合理的に考慮してください。
- スケジュールを定期的に確認して変更します。
- 優先順位や状況の変化に応じて、必要に応じてスケジュールを変更します。 そうすることで、スケジュールの有用性と有効性を維持することができます。
- スケジュールをグループと共有します。
- チームで働いている場合、自分のスケジュールについてオープンかつ率直であることが重要です。 全員が同意することで、協力してうまく作業することが容易になります。
時間をスケジュールする最良の方法は何ですか?
- 自由時間を決めます。
- 重要なタスクを計画します。
- 最優先事項を計画します。
- 自分の行動を吟味する
- タスクを設定して順序付けします。
- スケジュールにスペースを空けてください。
- 必要に応じて適応する
理想的なスケジュールとは何ですか?
現実的なスケジュールとは、達成可能な目標と妥当な期日が設定されたスケジュールです。 利害関係者が望んでいることではなく、期待を念頭に置いて作成されたスケジュールです。 効果的なスケジュールは、時間管理、日課の作成、ワークライフバランスの維持に役立ちます。
毎日のスケジュールを改善する方法
- リストを作る。 毎日しなければならないことをすべて書き留めます。
- 一日の計画を立てましょう。 XNUMX 日の中で最も生産性が高まる時間を決定し、それに合わせて時間をスケジュールします。
- その日のスケジュールを立てます。
- 同様のタスクを組み合わせます。
- 集中力を高めるためにツールを活用しましょう。
- 必ず休んでください。
5 つのスケジュール原則とは何ですか?
範囲を定義し、タスク間のマイルストーンと依存関係を作成し、各タスクを完了するためにリソースを割り当て、その後定期的なレポートを作成して開発を追跡し、計画が順調に進んでいることを確認することが、スケジューリングの基本原則です。
まとめ
成功している専門家の多くは、日々のルーチンに依存して物事を成し遂げ、私生活を充実させています。 これらのルーチンのおかげで、彼らは良い仕事習慣を確立し、人間関係や興味を優先することができます。 専門能力開発のための重要なタスクやその他の優先事項を含む毎日のスケジュールを立てて、仕事上の目標と個人的な目標の間の健全なバランスをとってください。
時間管理と生産性を最大限に高めたい場合は、要件に合わせて理想的なスケジュールを選択することが不可欠です。 効果的なスケジュール戦略を決定するときは、目標、タスクの性質、個人の作業の好み、およびチームの作業の好みを考慮することが重要です。 常に新しいことに挑戦し、必要に応じてスケジュールを変更して、ニーズに合わせて調整してください。
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参考文献
