中小企業の経営者であっても、大企業であっても、すべての候補者が面接後数日以内に必ず返信または不採用通知を受け取ることが重要です。 不採用の通知や電子メールは、採用プロセスにおいて避けられないものです。 それらは、個人的な詳細や将来のヒントを含めて、専門的かつ丁寧に書かれている必要があります。 この記事には、雇用プロセスの性質を示す、短くて詳細な不採用メールまたは手紙の例など、面接後の不採用通知について知っておくべきことに関する情報が含まれています。
雇用主が応募者に通知する場合
雇用主は常に応募者に雇用プロセスにおける自分のステータスを丁重に通知するとは限りませんが、次のようなことを行う企業もあります。
- 雇用主によっては、すべての応募者に応募状況を通知する場合があります。
- 一部の組織は応募者に通知したり、面接に選ばれなかった人に不採用通知を送ったりする一方、仕事について話し合うために候補者に連絡するだけの組織もあります。
- 企業によっては、二次面接や採用に選ばれなかったことを面接対象者に通知することさえありません。
- 他の企業では、面接プロセスの後にポストに選ばれなかった応募者に不採用通知を発行する場合があります。
組織が応募者に警告した場合、面接後すぐに手紙を受け取れない場合があります。
適切な拒否メールが重要な理由
面接後に不採用のメールを書くのは決して簡単ではありません。 匿名の電子メール アプリケーションを拒否することは別のことです。 優れた資質や約束を持った実際の人々を拒否することはまったく別のことです。 これは、候補者の不採用に専門的に対処する必要性を強調しています。
これには、次のようなさまざまな原因が考えられます。
- 候補者の関係: たとえ仕事をもらえなかったとしても、候補者と連絡を取り続ける必要があります。 いつか彼らと仕事をすることになるかもしれません。結局のところ、彼らは理由があって面接に来たのです。
- 改善： 面接後に応募者にフィードバックを与えることは、応募者との強い関係を維持するために重要です。 これは、候補者の能力を開発し、採用される可能性を高めるのに役立ちます。また、候補者がより多くの経験を積むほど、将来的に組織に適している可能性が高くなります。
- 評判: あなたは、自分の組織が最も働きやすい場所として知られることを望んでいます。 その評判を維持するには、選考に落ちた人に対して、プロフェッショナルで礼儀正しく、建設的な態度をとる必要があります。
適切な拒否メールの重要性がわかったので、拒否メールのテンプレートを見てみましょう。
面接後の候補者不採用通知の「やってはいけないこと」
同様のツールにアクセスできるにもかかわらず、多くの採用担当者は面接後に不採用通知を作成する際に典型的な間違いを犯し続けています。
面接が終了した後に候補者に不採用通知を送信する際に、同じ間違いを犯さないようにするために、応募者不採用通知でしてはいけないことのリストを作成しました。 始めましょう：
#1. 候補者が複数の面接を受けている場合は電子メールを使用しないでください
不採用通知は主に、二次面接に進めなかった候補者に対して使用される必要があります。 二次面接まで進んだ候補者は、採用プロセスに多大な努力を払ってきました。 メールを送る代わりに電話に出て、あなたが彼らの時間と労力をどれほど大切にし、感謝しているかを伝えてください。
#2. 候補者を返事を待ったまま放置しないでください
候補者を解雇する場合でも、候補者にポジティブな体験を提供することが重要です。 候補者をあなたの返事を待たせないようにしてください。 彼らはあなたと同時に他の雇用プロセスに携わっている可能性が高いため、面接後に続行しないことを選択したらすぐに不採用通知メールで通知してください。
#3. 失礼な言葉を使わないでください
言うまでもないかもしれませんが、失礼にならないでください。 意地悪または無礼な対応は、候補者を落胆させるだけでなく、会社の評判を大きく傷つける可能性があります。 不適切な拒否メールは拡散する傾向があるため、知られたくないものです。
#4. 拒否の理由を曖昧にしないでください
返答はプロフェッショナルである必要がありますが、正直で透明性も必要です。 丁寧な態度で候補者に具体的なフィードバックを提供します。
#5. 候補者に誤った希望を与えないでください
候補者が拒否された理由を理解していることを確認し、守れない約束は避けてください。 候補者に誤った楽観的な見方を与えると、候補者があなたの下で働くことを期待して他の機会を断る可能性があり、次の雇用を確保する可能性が損なわれる可能性があります。
#6. 橋を燃やさないでください
今日は適切ではない候補者でも、後になって最適であることが判明する可能性があります。 人々が再度申請することを思いとどまるように、拒否を最終的なものにしないでください。
面接後の不採用通知の書き方のヒント
候補者との面接後に、次の簡単な手順に従って、不採用通知の手紙または電子メールを作成します。
#1. 面接の不採用通知をカスタマイズする
すべての不採用通知に同じフォームを使用することもできますが、候補者の名前、役職、やり取りから覚えていることなどを記載して、フォームをカスタマイズする努力をしてください。 たとえば、「私たちはあなたのビジネスを立ち上げた経験に感銘を受けました。」 あるいは、「州立大学の同窓生に会えるのはいつも素晴らしいことです!」
これは、強力なスタッフ ブランドを構築し、候補者にやりがいのある経験をもたらすために大いに役立ちます。
#2. 面接拒否の手紙は簡潔にしましょう
簡潔であることが重要です。 候補者に自分の才能や専門知識を称賛する文章を数段落読ませてから、選ばれなかったことを知って次に進むようなことはしないでください。 手紙の早い段階でニュースを伝えて、相手の時間を尊重しましょう。
#3. 面接後の不採用通知では、プロフェッショナルかつ思いやりを持って記入しましょう
面接拒否通知の内容に関係なく、応募者は不満を抱く可能性が高くなりますが、プロフェッショナリズムと思慮深さを採用することで、応募者があなたや会社に対して抱く否定的な感情を軽減することができます。
気分を高揚させる XNUMX つのメッセージの間に、歓迎されないニュースを挟む「サンドイッチ法」の採用を検討してください。 まずは、特定の才能や専門知識に満足していることを応募者に伝えることから始めることを検討してください。 次に、別の候補者と進むことに決めたことを伝えます。 最後に、時間を割いていただいたことに感謝し、今後のさらなるご活躍をお祈りいたします。
#4. できるだけ早く面接拒否の手紙を送りましょう
Indeed の調査によると、雇用主が応募への回答にかかる平均時間と応募者が回答を待つ時間と主張する時間には差があります。
却下通知は、多くの場合、申請者に、より適切な他の可能性を追求するための背中を押してくれます。
#5. 面接のフィードバックを検討する
面接を辞退するメールや手紙で面接全体のフィードバックを提供し、面接を真剣に受け止めていることを各見込み客に示すことを検討してください。
肯定的なフィードバックは、面接拒否の手紙による打撃を和らげるのに役立ちますが、建設的な批判は、候補者が今後の面接で何を避けるべきか、何を修正すべきかを学ぶのに役立ちます。
面接中にメモを取ること、応募者の資質を強調すること、他の応募者との比較を避けることは、面接でのフィードバックを成功させるためのガイドラインです。
雇用主から連絡がない場合の対処法
面接官から返事がなかったらどうすればいいでしょうか？ 応募状況をフォローアップすることは、特に多くの求人への応募やオファーを処理している場合、または別の求人について即座に決定する必要がある場合に合理的です。
面接直後にお礼のメールを送信することは、雇用主に自分の資格を思い出させ、面接で十分に扱われなかったと思われる質問に答え、常に自分を「常に念頭に置いておく」ことができるため、特に効果的な戦略です。雇用主が雇用を決定するとき。
返信がない場合はXNUMX～XNUMX週間後に再度連絡してもOKです。
面接後の不採用通知書の例
企業が面接後に不採用通知を送った場合、組織があなたの立候補を検討しないと決定した場合に受け取る可能性のある例を次に示します。
就職面接後の不採用通知の例
親愛なるデローチさん、
カスタマーサービスのポジションについての面接にお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。 当社およびこの仕事にご興味をお持ちいただきありがとうございます。
このポジションの職務要件に最もよく一致すると思われる候補者を選出したことをお知らせするためにこの手紙を書いています。
面接にお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。今後、当社の他の求人にも応募していただくようお勧めいたします。
改めて、お時間をいただきありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
キャロリン・ゾー
就職面接後の不採用通知メールの例
件名: マーケティングアソシエイト職
親愛なるハガードンさん、
ABC Company様のマーケティング アソシエイトのポジションについて話し合うためにお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。 貴重なお時間を割いてこのポジションにご興味を持っていただければ幸いです。
定員が埋まりましたのでお知らせいたします。 ただし、将来的にあなたに適した求人があった場合に備えて、あなたの申請書をファイルに保管しておきます。
改めて、お会いしていただきありがとうございました。
宜しくお願いします、
サマンサ・ハンコック
就職面接後の不採用通知メールの例
[ 申請者の名前] 様
[役職名] の役割にご興味をお持ちいただきありがとうございます。
残念ながら、現時点ではあなたの申請は失敗しました。
ご応募に時間と労力を費やし、またお会いできたことに感謝いたします。
よろしく、
サマンサ・ハンコック
拒否は手紙、電子メール、または電話で行うべきですか?
現在、不採用通知の大部分は電子メールで受信されています。 結局のところ、求人応募のほぼ 90% は Web サイトまたは電子メール経由で送信されます。
ただし、非常に正式な場合には、手紙を郵便で申請者の住所に届けることもできます。 これは、申請書を最初から手紙で送信する必要がある場合に発生する可能性があります。
採用プロセスに多くの時間と労力を費やした候補者には、電話での問い合わせが最適です。 同じベスト プラクティスが不採用の電話にも当てはまります。その場合、少なくとも XNUMX つの建設的な批判を用意し、時間を割いて会社について学んでくれた応募者に感謝の気持ちを伝えることが重要です。 必ず肯定的な雰囲気で通話を終了し、何が問題だったのかについての質問に答えるようにしてください。
面接後に候補者を丁重に拒否するにはどうすればよいですか?
[候補者の名前] 様、[企業名] の [役職名] のポストについて当社チームにお会いいただきありがとうございます。 あなたの能力や業績について詳しく聞くことができて興味深かったです。 残念ながら、あなたは私たちのチームによるさらなる検討の対象として選ばれませんでした。企業は面接後に不採用の連絡をするのでしょうか？
厳しい現実として、ほとんどの企業では、面接後すぐに応募者が最終候補者に選ばれ、新入社員の採用にはそれほど時間はかかりません。
面接で不採用になった後、何と言いますか?
プロフェッショナルな挨拶。 インタビューの機会を与えてくれたことに感謝する文。 将来のポジションを検討してもらいたいという気持ちを表現するいくつかの文。 あなたの不幸を表現し、コメントを求めるいくつかの文。
仕事が拒否されたかどうかをどうやって知ることができますか?
ジョブを受け取らなかったことを示す考えられる兆候のリストを次に示します。
- 面接官は何の興味も示さなかった。
- インタビューは短かった。
- 雇用主は面接をキャンセルします。
- 採用担当者はまだ応募を受け付けていると述べた。
- ポジションの要件を満たすことができません。
どうすれば候補者を潔く拒否できますか?
不採用となった候補者と良好な関係を維持するためのヒントをいくつか紹介します。
- できるだけ早く候補者を拒否してください。
- コミュニケーションをパーソナライズします。
- 正直な (ただし有益な) フィードバックを提供します。
- コミュニケーションの糸口を広げましょう。
- 候補者にフィードバックを求めます。
丁寧な辞退の手紙を書くにはどうすればよいですか?
丁寧なお断りメールの書き方の例は次のとおりです。
- 有益な件名を作成します。
- 候補者にお時間を割いていただきありがとうございました。
- 彼らをそのポジションにはもう考慮していないことを伝えてください。
- なぜそれらを検討しないのか説明してください。
- 資格や面接についてポジティブな面をいくつか提供してください。
専門的に面接を受ける人をどのように断りますか?
面接を丁重に拒否する方法は次のとおりです。
- 迅速に対応しますが、速すぎないように注意してください。
- 礼儀正しく、感謝の気持ちを示す
- 詳細については軽視してください。
- 可能であれば、他の人を推薦してください。
まとめ
面接後の不採用通知は、雇用プロセスにおいて避けては通れない部分です。 候補者を適切に管理することが重要です。たとえ見込み客を拒否したとしても、候補者に前向きなエクスペリエンスを提供したいと考えています。 拒否の手紙を送るのは決して楽しいことではありませんが、この記事がそれを少しでも簡単にしてくれることを願っています。
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参考文献
