あらゆる規模の組織は、契約ライフサイクルの異なる時点で複数の契約を同時に処理する必要があります。 最先端の契約管理ライフサイクル ソフトウェアは、リスクを軽減し、生産性を向上させ、契約の価値を最大化します。 しかし、契約ライフサイクル管理とは何でしょうか? 最高の契約管理ライフサイクル ソフトウェア会社はどこですか? 続きを読んで調べてください。
契約ライフサイクル管理とは
契約ライフサイクル管理は、最初の作成から最終的な履行、契約後の管理に至るまで、契約の存続期間のあらゆる段階を管理するプロセスです。 これには、すべての契約関係者の追跡、契約上の責任の監視、適用される法律や規制の遵守の確保が含まれます。
CLM は、組織がコンプライアンス違反や契約義務の不履行のリスクを回避しながら、商業契約の価値を最大化できるよう支援します。
契約ライフサイクル管理プロセスの重要なステップ
契約管理プロセスの具体的なプロセスは、契約の種類や業界によって異なる場合がありますが、契約のライフサイクルごとに必要な手順がいくつかあります。 プロセスがどのように機能するかを詳しく見てみましょう。
#1. リクエスト
ライフサイクルのこの最初の段階では、ビジネス関係者は、新規契約、改訂、更新などに関する重要な情報を取得できます。 リクエスト段階は、間違いなく、契約が効率的に処理されるか遅延して処理されるかに影響を与えます。
#2. オーサリング
契約書作成段階とも呼ばれるこのプロセスには、契約当事者が標準契約条項、契約キー日付、契約相手方情報、およびその他の関連データを契約書の書面に統合することが含まれます。
#3. 交渉
当事者は、契約交渉フェーズの前のステップで草案されたパラメータについて交渉します。 往復のコミュニケーションとレッドラインを経て、到達した条件によって、関係者全員の期待についての洞察が得られます。
#4. 承認
レビューは関係者全員によって行われます。 パラメータは、コンプライアンス基準、契約上の義務、マイルストーン、および契約の特別条項を満たすために指定されます。 健全な契約承認手順には、アクセス可能な契約修正の最新の記録が必要です。 そのため、効果的な契約ライフサイクル管理には、契約管理ソフトウェアの監査証跡が不可欠です。
#5. 署名
契約は、主任従業員または権限のある当局が署名した時点で承認されます。 先進的でユーザーフレンドリーな電子署名ソフトウェア機能を提供するプラットフォームにより、手書きの署名には時間がかかり非効率的となるモバイル化が進む環境において、オフィスでも移動中でも、一度に XNUMX つずつまたは一括で契約書に署名することが簡単になります。 。
#6. 義務
全員が自分の役割、マイルストーン、重要な日付、成果物、支払い期間について同意します。
＃7。 コンプライアンス
契約に記載されているものに加えて、一般的および分野固有の契約規範、標準、ガイドライン、慣行に従うことに同意します。 適切なコンプライアンス管理は、延滞料金、訴訟、ボトルネックを軽減すると同時に、将来の契約の基礎を築きます。
#8. リニューアル
既存の契約を更新するかキャンセルするかは、このステップで管理チームによって決定されます。
選択は、両当事者の過去の実績と、将来的にすべての契約上の約束を履行する能力の検討に基づいて行われるべきです。 契約更新が決定した場合は、両当事者が新しい契約条件に満足していることを確認するために、この時点で必要な修正について交渉する必要があります。
一方、解雇が選択された場合は、適切な財務上の取り決めだけでなく、残りの職務を確実に完了するための措置を講じる必要があります。
契約ライフサイクル管理の利点
今日のビジネスの世界で契約ライフサイクル管理がますます重要になっている理由は簡単にわかります。 契約プロセスの改善から可視性の向上まで、CLM が企業に提供できる利点の一部を以下に示します。
#1. 調達手続きの簡素化
組織は効果的な CLM システムを使用して、文書の作成、レビュー、承認、実行、アーカイブなどの時間のかかる手動の契約業務を自動化および合理化できます。 これらの操作を自動化することで事務処理が削減され、文書を手動で処理するときに発生する可能性のあるエラーが排除されます。
プロセスを合理化することで、買い手と売り手は入札を迅速に分析し、契約を承認し、履行できるようになるため、時間を節約することもできます。
さらに、契約プロセスをデジタル化することで、企業は調達関連のすべての行動をより適切に追跡できるようになり、法律や規制の遵守を保証しながら業務の可視性を高めることができます。
#2. コンプライアンスの強化
CLM システムには、事前に承認されたテンプレート、条項、有効期限/更新の通知、自動監査証跡、構成可能なレポート機能、およびその他の要素が含まれており、法律および規制の遵守を保証します。
これにより、企業はライフサイクル全体を通じて契約を常に遵守できるようになり、期限を守らなかったりルールを忘れたりしたことによるコンプライアンス違反や罰則のリスクが軽減されます。
さらに、CLM ソリューションを使用すると、特定の契約および契約に含まれる情報にアクセスできるユーザーを制限するアクセス制御が可能になります。これは、安全なデータ管理を確保するための重要なコンポーネントです。
＃3。 コスト削減策
企業は、契約管理に合理的かつ調整されたアプローチを使用することで、全体的なコストを最小限に抑えることができます。 どこで支出が足りず、どこで支出しすぎているのかを簡単に判断することで、お金を節約できます。
さらに、有効期限や更新日の定期的な通知などの自動化されたプロセスを使用することで、組織は支払いの遅延、請求書の紛失、期限の遵守などのコストのかかる失敗を回避できます。
最後に、契約自動化テクノロジーは、特定の商品やサービスの現在の市場レートに関するデータに基づいた洞察を提供することで、経営チームがサプライヤーとより良い条件で交渉できるように支援します。 これにより、ベンダーのコストをより良く交渉できるようになり、全体的に大幅なコスト削減につながる可能性があります。
#4. より良い交渉
CLM ソフトウェアを使用すると、交渉チームは、議論されている特定の製品やサービスごとに、サプライヤーからの価格設定や条件にリアルタイムでアクセスできます。 この透明性により、購入者は価値をより正確に見積もることができ、交渉中により適切な判断を下すことができます。
また、提案ルーティングの自動リクエストなどの自動化ツールは、合意に参加する全員が交渉中に変更を確実に認識できるようにするのに役立ち、変更に迅速かつ適切に対処できるようになります。
これは、契約に参加するすべての当事者が交渉に満足し続けるのに役立ち、すべての当事者にとってより良い契約をもたらすことができます。
＃5。 視認性の向上
契約ライフサイクル管理により、企業は最初から最後まで契約プロセス全体とそれに付随するデータをより深く理解できるようになります。 これにより、調達チームは契約を包括的に把握できるようになり、各契約の契約マイルストーンをより適切に追跡できるようになります。
可視性が高まると当事者間の透明性が高まり、契約プロセス全体を通じてより良いコミュニケーションとコラボレーションが可能になります。
さらに、契約の変更や開発に関する最新情報をリアルタイムで提供することで手動プロセスを排除し、組織が交渉や履行中に発生する可能性のあるあらゆる状況に迅速に対応できるようにします。
最優秀契約ライフサイクル管理ソフトウェア会社
CLM は契約ライフサイクル管理ソフトウェアの略で、組織による契約の作成、交渉、署名の自動化を支援します。 署名された契約書の保管と管理にも役立ちます。 その結果、組織は契約関連の手順を自動化することで時間と費用を節約できます。 私たちは、最良の契約管理ソリューションを見つけるために、主要な契約ライフサイクル管理ソフトウェア会社を調査しました。 それらは次のとおりです。
＃1。 PandaDoc
PandaDoc は、強力な契約書および文書管理プラットフォームを備えた低コストのオールインワン ソリューションです。 また、2011 年に設立された PandaDoc は、シンプルなソフトウェアを使用して契約のライフサイクル全体を管理するのに役立ちます。 この機能豊富で安価なソフトウェアは他のソフトウェアの中でも際立っており、あらゆる規模の企業にとって総合的なソリューションとして最適です。
＃2。 ドキュサイン
DocuSign は、電子署名から完全な CLM システムに至るまで、低コストの契約管理ソリューションを中小企業に提供します。
したがって、DocuSign は 2003 年に電子署名のスタートアップとして設立されましたが、2018 年の SpringCM の買収により、同社に CLM 機能が提供されました。 また、DocuSign は関係者全員が簡単に使用できるため、企業で頻繁に使用されています。 DocuSign の電子署名プランは、契約の多い業務にはエンドツーエンドのソリューションが利用可能ですが、私たちの評価では小規模企業に最適であると判断されました。
＃3。 コンコルド
Concord を使用すると、企業は完全なオンボーディング サポートとエンタープライズ グレードの機能を備えた無制限の量の文書を配布できます。 また、Concord は、その無限の容量と重要な統合により、大企業にとって最適な代替手段です。
Concord は一見すると Gmail と同じように見えます。 数分でセットアップでき、すべてのプログラムで完全なオンボーディング支援を受けられます。 Concord ダッシュボードでも Google ドライブでも、好きなソフトウェアから作業できます。
＃4。 無法者
この組織の新参者である Outlaw は 2017 年に作成されました。この Outlaw は、堅牢なダッシュボードと AI 支援分析を備えているため、レポートのニーズに対して当社が見つけた最良のソリューションです。 また、Outlaw はほとんどの組織に適しており、無制限のクラウド ストレージ、契約、電子署名により、容量を心配する必要がなくなります。
契約管理ソフトウェアの費用はいくらですか?
ほとんどの契約管理ソフトウェアは月単位または年単位で利用でき、年払い、契約量が多い場合、またはユーザー数が多い場合には割引が適用されます。 独自の契約書をアップロードするか、共通のテンプレートを使用して電子署名を電子メールで送信できるため、無料および低コストのプランは従来の契約を結んでいる小規模企業に最適です。
基本的な契約管理ツールを備えた有料オプションは、ユーザーあたり月額 25 ドルから始まります。 一方、低価格プランには、高度なカスタマイズ、レポート、ブランド設定の選択肢がないことがよくあります。 一方、AI テクノロジー、自動化、究極のカスタマイズには、ユーザーあたり毎月最大 125 ドルの費用がかかります。
契約管理ソフトウェアの共通機能は何ですか?
CLM ソフトウェア プログラムの機能は異なりますが、ほぼすべてのソリューションがドキュメントのライフサイクル全体を通じてビジネス オーナーを支援します。 最も求められている契約管理ソフトウェアの機能は次のとおりです。
- カスタムフィールドまたはスマートフィールド: 契約では、標準フィールドを使用するか、カスタム フィールドを追加して、クライアントに関する関連情報を収集できます。
- 自動承認プロセス: エンタープライズレベルのソフトウェアを使用すると、時間を無駄にすることなく、承認のために論文が適切な担当者に送られるようにプロセスを構成できます。
- 自動アラート: 契約変更の電子メール通知からマイルストーン アラートまで、自動リマインダーによりプロセス全体を通じて全員に情報が提供されます。
- レッドライン: これは、変更を追跡しながら、すべての当事者が契約を修正するプロセスです。 これは、修正が許可または拒否される文書が当事者間でやり取りされるデジタル議論の特徴でもあります。
- 電子署名: 多くの CLM にはネイティブの電子署名機能が含まれており、これはソフトウェアに組み込まれていることを意味します。 他の企業は、ソフトウェアにサードパーティの電子署名機能を組み込んでいます。
- OCR機能: これは、ストレージ内の契約書、条項、または顧客データを迅速に検索できるテキストまたは音声ベースの検索機能です。
- 監査証跡: 契約が訴訟になった場合、特定の CLM ソフトウェアはすべてのバージョン、交渉、改訂を追跡して、明確な監査証跡を提供します。
契約ライフサイクルの 4 つの段階とは何ですか?
契約管理 は、署名前 (作成、交渉/コラボレーション、レビュー/承認) と署名後 (管理/実行、更新/終了、報告/追跡) の XNUMX つの段階に分かれています。
契約ライフサイクル管理のコンポーネントは何ですか?
契約ライフサイクル管理 (CLM) は、重要なフェーズでの契約業務を自動化および簡素化します。 これらの段階には、開始、オーサリング、プロセスとワークフロー、交渉と承認、実行、継続的な管理とコンプライアンス (リポジトリ内)、および契約の更新があります。
CLM の 4 本の柱とは何ですか?
集中リポジトリ、テンプレート、条項ライブラリは、契約遵守の XNUMX つの柱です。 明確に定義された契約パフォーマンスのベンチマーク。 一貫したワークフロー。
契約ライフサイクルモデルとは何ですか?
「ライフサイクル」の概念は、契約の経路を表すために使用されます。 それはリクエストから始まり、リクエストが完全に満足したときに終了し、更新の可能性もあります。 リクエスト、オーサリング、交渉、承認、署名、義務、コンプライアンス、更新の XNUMX つの一般的なステップです。
契約ライフサイクルの 5 つの主要な段階とは何ですか?
契約ライフサイクルの XNUMX つの段階は次のとおりです。
- 契約書の作成とオーサリング
- 契約の連携と交渉
- 契約の締結と締結。
- 契約管理。
- 契約の終了または更新。
契約管理の 6 つの段階とは何ですか?
契約ライフサイクルの XNUMX つの段階は次のとおりです。
- 契約書の作成。
- 交渉と協力。
- レビューと承認。
- 管理と実行。
- 継続的な管理と更新。
- 報告と追跡。
CLM ワークフローとは何ですか?
CLM ワークフローは、組織が契約を作成し、法的に実行するために実行するすべての手順を指します。 ワークフローは、アイデアの作成と作成から交渉と承認、そして最終的には実行と更新または終了に至るプロセスの各段階で作成できます。
デザインの3つの柱とは何ですか?
これら XNUMX つの柱 (人材、手順、インフラストラクチャ) は、すでに設計・構築の分野に携わっている企業だけでなく、これから始めようとする企業にも当てはまります。
まとめ
結論として、契約ライフサイクル管理は、あらゆる規模および業界の企業にとって重要なツールです。 CLM は、契約処理を自動化し、契約プロセスの可視性を高めることで、時間、お金、リソースを節約しながら、手動契約に伴うリスクを軽減します。
CLM は、業界標準への準拠を確保し、運用を最適化するだけでなく、契約データに関する重要な洞察を提供するのに役立ちます。
企業は業務効率を向上させることができます。 契約管理 信頼できるベンダーからの適切な実装とサポートにより、契約をより適切に管理しながら運用を行うことができます。
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参考文献
