ほら、ほとんど誰でも、電子メールを書いてメッセージを渡すことができます。しかし、メモを書くにはさらに時間がかかります。情報を伝えるだけでなく、メモは非常に明確かつ簡潔である必要があります。そうでないと、読者を退屈させるだけで、要点全体を見逃してしまいます。ここでは、簡潔なメモを書くための実践的な手順と便利なテンプレートを紹介します。ただし、メモと電子メールを混同する場合に備えて、最初にメモ (別名メモ) を定義しましょう。
主要な取り組み
メモは、組織内で重要な情報を効率的に伝える短いメッセージです。豊富な情報を効率的かつ簡潔に表示するように構成されています。
良いメモを書くには:
- ヘッダーから始める
- 明確で客観的なステートメントを作成する
- 包括的な本文段落を提供する
- 背景情報を提供する
- 具体的なタスクとガイドラインを含める
- 短い結論を含める
- 連絡先情報を含める
- 必要に応じて添付ファイルを含める
覚書とは何ですか?
メモは、重要な情報を効率的に伝える短いメッセージです。電子メール、Slack アナウンス、掲示板での物理的な通知など、職場でのコミュニケーションに最適な媒体を柔軟に選択できます。
メモは、豊富な情報を効率的かつ簡潔に示す方法で構成されています。会社方針の変更の発表から重要なプロジェクトの最新情報の提供まで、このコミュニケーションにより読者の時間が無駄にならないようにします。メールを書くことは誰でもできる作業かもしれませんが、メモを書く技術を習得するには時間と練習が必要です。
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いつメモを書く必要がありますか?
ギャラップの 2022 年 グローバルな職場の現状レポート 従業員のかなりの 41% が、会社の取り組みや文化を変えたいという願望を表明していることが明らかになりました。コミュニケーションはその好例です。強力な文化は、対話をサポートする会議、電子メール、効果的なメモによって高められます。
メモを書く適切なタイミングを理解することで、状況に応じて最適なコミュニケーション形式を選択し、孤立した情報のポケットが形成されるのを防ぐことができます。メモを書く必要があるいくつかのシナリオを次に示します。
#1.会社の方針や変更についてスタッフに通知する
メモは、組織のポリシー、手順、戦略の更新や変更についてスタッフに常に知らせるための優れたツールです。統一された理解が促進され、すぐに質問できるようになり、時間を節約し、誤った情報の拡散を防ぎます。
#2.問題への注意を喚起する
メモは、組織の機能に影響を与える重大な問題について全員に知らせる効果的な方法です。よく作成されたメモは、エンゲージメントを促進し、従業員エクスペリエンスを向上させる上で重要な役割を果たします。このメモは、重要な事項について各個人に常に情報を提供し、その貢献の重要性を強調することで、全員がつながりを持ち、評価され続けることを保証します。
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#3.プロジェクトに関する最新情報の提供
メモは、プロジェクトの進行状況、タイムラインの調整、またはリソース要件について関係者に効果的に通知します。プロジェクトの期限と進行中の開発について全員に常に知らせることは、障害を回避し、プロジェクトを円滑に実行するために非常に重要です。
#4.リクエストをする
メモは、リソース、承認、フィードバックなどの正式な要求を明確かつ直接に伝える優れた方法です。メモは、リクエストの理由と潜在的なメリットを明確に記載することで、支持や承認を得るための説得力のあるツールとして機能します。さらに、発生する可能性のある潜在的な質問を予測して対処することができます。
#5.従業員の業績を評価する
メモは、従業員の優れたパフォーマンスや昇進などの成果を認め、強調するために使用できます。企業価値を強調しながら勤勉に対する認識を表明することは、多目的な効果をもたらします。それは士気を高め、前向きな職場環境を促進します。
明確で簡潔なメモが重要な理由
たとえば、紛らわしい言葉と不明瞭な指示が満載された長いメモを渡されたとします。よく読んで行動してみませんか？おそらくそうではありません。明確で簡潔なメモは、メッセージが確実に理解され、効果的に行動されるようにするために非常に重要です。
明確で簡潔なメモの書き方
簡潔かつ詳細なメモを作成するには、書式設定が重要な役割を果たします。メモ内のすべての情報には、仕事上の電子メールと同様に、内容を理解しやすく、実用的なものにする役割があります。これには、件名から挨拶までのすべてが含まれます。
次の手順に従って、メッセージが明確であることを確認し、望ましい結果を得ることができます。
#1.ヘッダーから始めます。
まず、詳細なヘッダーを含めてコンテキストを確立します。ヘッダーには日付と一般的な件名、メモの受信者と送信者を含めます。読者が基本的な前提を理解し、必要なアクションを実行できるように、コンテキスト要素を提供します。
#2.明確で客観的なステートメントを作成する
メモの目的を簡潔かつ直接的に明確に述べることからメモを始めます。要点を伝えるために、客観的な記述や問題の記述を使用します。メモの目的は、受信者が簡単に理解し、その意図をすぐに理解できるようにする必要があります。
考慮する カバーレター。通常、メモの冒頭の行には目的が直接述べられており、読者が文書の性質と目的をすぐに認識できるようにします。
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#3.包括的な本文段落を提供する
スペースが限られている場合でも、メモの本文は徹底して記載してください。これにより、要点を効果的に展開することができます。すぐに最も重要な詳細から始めて、徐々に重要性は低いが関連性のある情報に移行します。
箇条書きや番号付きリストで本文を整理すると、読みやすくなります。文章が明確であることを確認し、読者を混乱させる可能性のある不必要な専門用語を避けてください。メモは簡潔でわかりやすいものにしてください。
#4.背景情報を提供する
メモが以前の出来事、状況、またはメモに言及している場合は、簡単な背景セクションを含めます。これにより、コンテキストが提供され、読者の方向性が決まり、現在のコミュニケーションと過去の出来事や行動が結び付けられ、当面の状況の包括的な理解を提供します。
#5.具体的なタスクと期限を含めます。
メモに明確な行動喚起を含めて、次にどのようなステップを踏むべきかを読者に指示します。これには、受信を確認したり、会議室をすぐに見つけたりすることが含まれる場合があります。実行すべき手順を明確に定義し、責任者を特定し、これらのタスクの期限を指定することが重要です。
説明責任を奨励し、期待に対する共通の理解を促進することで、より組織的で効率的な作業環境が生まれます。
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#6.短い結論を含める
メモが複雑な問題を扱っている場合、または著しく長い場合は、重要なポイントを要約する短い結論を含めることを検討してください。簡単な要約を通じて要点を繰り返すと、メッセージの重要な要素が強調され、他の人が理解しやすくなります。
＃7。連絡先情報を含めてください。
コミュニケーションは、どれだけ努力しても、不明確になることがよくあります。次に何をすべきかについて人々が抱くかもしれない質問に対処する方法を見つける必要があります。そのため、メモの最後に連絡先情報を含める必要があります。それは、携帯電話の連絡先、デスクの場所、または Slack ハンドルである可能性があります。同僚が質問がある場合や、さらに説明が必要な場合は、簡単に連絡を取ることができます。
#8.必要に応じて添付ファイルを含める
参照した文書、グラフ、資料へのアクセス可能なリンクを添付または提供します。読者はメモを完全に理解し、それに基づいて行動するために必要なすべてのリソースを得ることができます。リンクを張ることで、メモに過剰な情報が入り込むのを避けることができます。
メモの例
ここでは、適切に作成され調整されたメモの書き方をよりよく理解できるように、さまざまな状況に応じたメモの例をいくつか示します。
#1.ポリシー更新メモ
この例は、会社のポリシーの変更を効果的に概説し、変更の背後にある理由を明確に説明しています。このテキストは、質問を促し、追加情報の入手先について明確な指示を提供することで好奇心を育み、透明性を確保し、サポートを提供します。
宛先: [個人名または部署名]
差出人: [個人名または部署名]
日付: [日付を挿入]
件名: [件名] ポリシーの変更
こんにちはすべて、
[ポリシー] に関する重要な最新情報をお知らせするためにこのメールを送信しています。 [日付]より、[ポリシー変更の具体的な内容]の変更を実施します。
この変更の目的は、[変更の背後にある理論的根拠とその利点を説明する]ことです。これらの調整が[目標]に貢献すると信じています。
更新されたポリシーの詳細を概説する添付文書を時間をかけてご確認ください。ご質問やご不明な点がございましたら、[担当者または部門] までお気軽にお問い合わせください。
このマットにご注目いただきありがとうございますr.
宜しくお願いします、
[名前]
[位置]
#2.プロジェクト更新メモ
プロジェクト更新メモにより、プロジェクトの進捗状況、当初の計画への変更、または途中の課題について全員に通知できます。このように継続的にコミュニケーションをとることで、問題を防止し、全員が同じ目標に向かって努力できるようになります。
宛先: [個人名または部署名]
差出人: [個人名または部署名]
日付: [日付を挿入]
件名: [プロジェクト名] アップデート
親愛なるチームは、
[プロジェクト名] の進捗状況に関する最新情報は次のとおりです。前回の更新以降の主な進展は次のとおりです。
[タスクとマイルストーンの概要]
[課題や問題、そしてそれらがどのように解決されたか]
[プロジェクトのタイムラインまたは範囲の調整 (該当する場合)]
全体として、私たちは着実に進歩しており、目標達成に向けて順調に進んでいます。引き続き警戒を怠らず、このプロジェクトが確実に成功裏に完了するよう最善の努力を続けてください。
ご質問がある場合、またはさらに詳しい説明が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。これからも素晴らしい仕事を続けていきましょう！
宜しくお願いします、
[名前]
[位置]
#3.アラートメモの発行
このタイプのメモは意識を高めます。会社、部門、または特定のプロジェクトに影響を与える特定の問題に焦点を当てています。問題を強調するだけでなく、それに対処するための潜在的な手順も提案し、組織内での積極的な問題解決を促進します。
宛先: [個人名または部署名]
差出人: [個人名または部署名]
日付: [日付を挿入]
件名: [件名] 問題
こんにちはチーム、
[件名] に関する問題に注意を向けていただくためにこのメールを書いています。 [問題とそれが会社または従業員に及ぼす影響について説明する]ことに私たちは気づきました。
私たちはこれが引き起こす可能性のある潜在的な課題を理解しており、状況の解決に積極的に取り組んでいます。それまでの間、皆様には[必要な指示や予防策を提供する]ことをお勧めします。
私たちはこの問題を真剣に受け止めており、進捗状況やさらなる指示について最新情報をお知らせしますので、ご安心ください。この問題に関する洞察や提案がある場合は、[担当者または部門] と共有してください。
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
ありがとうございます。
[名前]
[位置]
#4.リクエストメモ
リクエストメモは、リソース、フィードバック、または承認の必要性を表明する正式な文書として機能します。リクエストの背後にある理由を明確に説明すると、これらの項目の必要性と、それらがチームに与える影響を効果的に伝えることができます。
宛先: [個人名または部署名]
差出人: [個人名または部署名]
日付: [日付を挿入]
件名: [具体的なリクエスト]
こんにちは [個人名または部署名] 様
このメッセージがあなたに元気を与えてくれることを願っています。 [具体的なリクエスト]を正式にリクエストするためにメールしています。その理由は[リクエストの重要性や会社にとっての潜在的なメリットを含め、リクエストについて簡潔に説明する]ためです。
[詳細、裏付けデータ、関連情報] など、リクエストの詳細を概説した詳細な提案書を添付しました。
ご質問がある場合、またはさらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。ご清聴ありがとうございます。
宜しくお願いします、
[名前]
[位置]
#5.社員表彰メモ
メモの送信は、従業員の業績や会社への貴重な貢献を認め、讃えるための迅速かつ効果的な方法です。勤勉に対する感謝の気持ちを表明することは、士気を高めるだけでなく、すべての人にとって健康的な環境を育むことにもなります。
宛先: [個人名または部署名]
差出人: [個人名または部署名]
日付: [日付を挿入]
件名: 簡単な称賛
こんにちはすべて、
[部門/チーム] の並外れたパフォーマンスと献身的な [従業員名] に感謝しましょう。彼らは一貫して[特定の成果、資質、または貢献]を実証してきました。
彼らの勤勉さと卓越性への取り組みは本当に驚くべきものであり、評価に値します。 [従業員名] の努力はチーム全体にプラスに反映され、会社としての全体的な成功に貢献します。
[従業員名] の素晴らしい功績を一緒に祝福しましょう。彼らの継続的な献身とプロフェッショナリズムに感謝します。この節目を祝い、それぞれの役割においてお互いに刺激し合い、サポートし続けていきましょう。
改めて心からおめでとうございます!
宜しくお願いします、
[名前]
[位置]
また、 従業員感謝の日: 従業員を祝うための最良のアイデア
ビジネスメモのフォーマット
ビジネスメモの形式は、明確かつ簡潔な方法でメッセージを効果的に伝えるように設計されています。よく作成されたメモは、多くの従業員が簡単に理解して吸収できる方法で重要な情報を提供する必要があります。
このメモが受信者に特に関係するものであることが件名で受信者に正確に伝わるようにしてください。概要から始めると、受信者は詳細を掘り下げる前にメッセージ全体を把握できます。背景情報を通じてコンテキストを提供し、概要とタイムラインで潜在的な質問に対処します。
タイトル：
読者に明確かつ正確な情報を提供するために、ヘッダーには必ずコンテンツに「メモ」というラベルを付けてください。前述したように、「TO」、「FROM」、「DATE」、「SUBJECT」を必ず含めてください。関連するコンテンツに対処するには、誰に向けて話しているのか、そしてそれがなぜ重要なのかを考慮することが含まれます。
最初の段落:
最初の段落は、メモの目的を明確かつ簡潔な方法で述べることから始めます。 「お知らせするために手を差し伸べています…」または「…をリクエストするために手を差し伸べています」のようなフレーズで文を始めると、メッセージに個人的な雰囲気を加えることができます。適切に作成されたメモは、簡潔かつ透明性があり、要点をまっすぐに伝えています。まず最も重要な情報をすぐに提示し、その後、次の段落を使用してさらに詳細な説明を提供します。
2 番目の段落:
2 番目の段落には必ず文脈や裏付けとなる証拠を含めてください。たとえば、社内の組織再編について会社に通知するメモを書いていると想像してください。この場合、第 2 段落は次のように修正される可能性があります。「当社の成長により、ビデオ制作チームをコンテンツ チームから分離する決定に至りました。この戦略的な動きにより、両チームはそれぞれの特定の目標に集中することができます。」
XNUMX番目の段落：
3 番目の段落には、各従業員に対する具体的な要求を必ず含めてください。たとえば、チームでの外出を計画している場合は、「食事制限については事前にご連絡ください」または「ご質問がございましたら、お気軽にメールしてください」などと言うことができます。
逆に、今後の建物の建設についてスタッフに知らせるときは、これまでの協力に対する感謝の気持ちを伝えることが重要です。ニュースをどのように扱ってほしいか、メモに対して何らかの具体的な行動が期待されるかどうかについて、ガイダンスを提供する必要があります。
また、 スタッフの士気を高める 5 つの方法
学校のメモってどうやって書くの？
学校のメモを書くには、日付、受信者、送信者を含む明確なヘッダーから始めます。簡潔な客観的なステートメントを作成し、その後に包括的な本文の段落、背景情報 (必要な場合)、特定のタスクと期限、短い結論、連絡先情報を続きます。
メモの長さはどのくらいですか?
メモの長さは、メッセージの複雑さと緊急性に応じて、通常 200 ～ 400 ページ、または約 XNUMX ～ XNUMX ワードの範囲になります。
メモには小見出しがありますか?
通常、メモには小見出しがありません。これらは迅速なコミュニケーションを目的とした簡潔な 1 ページのドキュメントであるため、複雑な構造よりも明確な書式設定と直接的な表現が優先されます。
メモには署名がありますか?
通常、メモの最後には送信者の名前、役職、連絡先情報が記載され、署名の役割を果たします。
結論は、
メモと電子メールの主な違いは、複雑さのレベルではなく、対象者の規模です。メモがメッセージを効果的に伝え、単純なものであっても複雑なものであっても、受け取る従業員のグループに関連するものであることを確認してください。選択したメモの形式に関係なく、メッセージが明確かつ簡潔であることを確認してください。
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参考文献
