ビジネスが進化し、イノベーションが生まれるにつれて、リーダーや意思決定者は毎日大量の情報にさらされています。そのため、長いレポートやプレゼンテーションを精査して重要なポイントを把握することが困難になります。このようなときは、概要が役に立ちます。短くて注目を集めるエグゼクティブ サマリーは、ビジネス プランの重要な部分です。そして、それが正しく行われれば、あなたの会社は確実に業界の主要なプレーヤーになる、あるいは今後も重要なプレーヤーであり続けるでしょう。これは単なる私の意見ですが、読み進めていくと、なぜエグゼクティブサマリーが重要なのか、そして結果をもたらす効果的なエグゼクティブサマリーをどのように書くことができるのかが理解できるでしょう。
主要な取り組み
エグゼクティブサマリーは、事業計画、提案書、報告書などの長い文書の簡単な概要を提供します。これは、読者の注意を引き、検討中の問題や機会、目的、主要な発見、目標、推奨事項など、文書からの重要な情報を要約する部分です。
効果的なエグゼクティブサマリーを作成するには、次のことが必要です。
- コンテンツを理解し、視聴者に合わせて調整する
- 要点の概要
- それをシンプルに保ちます
- データポイントを強調し、
- CTAの実装
エグゼクティブサマリーはなぜ重要ですか?
によって行われた研究 ハーバード·ビジネス·レビュー 幹部らは通常、週に 23 時間を会議に費やし、その時間の 15% を資料の閲覧と準備に割り当てていることを明らかにしました。彼らの注意を引き、メッセージを効果的に伝えるには、毎分が非常に重要です。
マッキンゼー・アンド・カンパニーの調査によると、経営幹部は、簡潔でよく構成されたコミュニケーションを受け取ると、情報に基づいた意思決定を迅速に下す傾向があることが明らかになりました。調査によると、経営幹部の 86% が、全文のレポートよりも経営陣の概要や説明を受け取ることを好むと回答しました。
ただし、時間を節約することだけが考慮すべき点ではありません。正確に作成されたエグゼクティブサマリーは、重要な意思決定の結果に大きな影響を与える可能性があります。で発表された研究における幹部ら ビジネスコミュニケーションジャーナル 要約なしで詳細なレポートを受け取った人に比べ、複雑な情報の簡潔な要約を提示された場合、提案された取り組みを支持する可能性が高かった。
エグゼクティブサマリーがいかに重要であるかがわかったので、必要な結果を得るにはサマリーの書き方を学ぶ必要があるということに同意していただけるでしょう。始めましょう。
効果的なエグゼクティブサマリーを作成するための重要な戦略
＃1。 オーディエンスを理解する
書き始める前に、読者のニーズ、好み、優先事項を必ず理解してください。ユーザーの興味や懸念に合わせてエグゼクティブ サマリーをカスタマイズします。
#2.要点から始める
エグゼクティブ サマリーは、主な洞察や推奨事項を明確かつ簡潔に述べることから始めます。要約の残りの部分のトーンを設定し、最初から読者の注意を引きます。
＃3。 複雑にしないでおく
複雑な情報を重要なポイントに分割して、概要をシンプルにすることを忘れないでください。明確でシンプルな言葉を使用し、不必要な専門用語や技術的な詳細を避けてください。
#4.重要なデータポイントを強調する
データと統計を使用して、要点をサポートし、推奨事項の信頼性を強化します。チャートやグラフを使用すると、重要な傾向や調査結果を効果的に説明できます。
#5. CTAを採用する
エグゼクティブサマリーは、必要な次のステップや決定事項を明確に概説し、読者を望ましい結果に導く決定的な行動喚起で終わります。
また、 CTA とは: 意味、ビジネス、ウェブサイト、テスト
特別な考慮事項
最良の結果を得るために考慮すべきいくつかのポイントがあります
#1.効果的なエグゼクティブサマリーを調査する
ほら、研究で間違いはありません。自分自身の概要を書く前に、他の人が書いた概要を確認することを検討してください。初めてエグゼクティブ サマリーを作成する場合は、これが特に重要であることがわかります。エグゼクティブサマリーの要素を調査し、魅力的または有益であると思われる要素を特定します。要約を作成するときに、同様の方法でこれらのコンポーネントを含めます。
#2.文書を読み直してください
エグゼクティブ サマリーを作成するには、完全な文書または提案書が必要です。文書全体を調べて、重要な点、問題、提案を正確に特定します。概要に何を含めるかを決定すると、読者が文書内で情報を検索する手間を省くことができます。
#3.最初の段落を最適化する
最初の段落は、何を提示するのかを明確に述べ、その重要性を読者に説明することから始めます。以下に役立つヒントをいくつか示します。
- 事業計画を要約するときは、読者が文書の意図を確実に理解できるように、事業とその目的の概要を説明します。
- 課題を特定し、計画でそれらにどのように対処できるかを説明します。
- 有益な文章と魅力的な詳細を組み合わせて、聴衆の関心を維持する方法を検討してください。
#4.残りの概要を概説する
明確な概要を作成すると、読者がすぐに情報を得ることができる簡潔な要約を作成するのに役立ちます。アウトラインに次のカテゴリを使用することを検討してください。
- 会社の説明または概要
- この文書が取り組む課題
- 問題の解決策
- 緊急セクションでは、読者が迅速に行動することが重要である理由を説明します。
文書内の主要なポイントの順序を反映するようにアウトラインを整理します。新しいセクションごとに見出しを付けます。各見出しの下に箇条書きを追加すると、読者が情報に素早く目を通せるようになります。
#5.強力な結論を作成する
エグゼクティブサマリーの終わり方は、文書に対する読者の全体的な認識に大きな影響を与える可能性があります。要約に価値を加えます。最後にもう一度重要な詳細を確認して終了します。さらに、読者が取るべき具体的な次のステップの概要を示す行動喚起を含めます。
エグゼクティブサマリーの主要な構成要素
あなたのことを確認してください 事業計画 会社の使命、製品、競合他社との差別化戦略、財務予測、短期および長期の目標、購入者のペルソナ、および市場適合性を伝えます。
エグゼクティブ サマリーは、投資家や CEO に、レポートの残りの部分から何を期待すべきかを垣間見ることができるようにする必要があります。エグゼクティブ サマリーには次の内容を含めます。
- 会社の名前、場所、および使命
- 経営陣、顧問、簡単な歴史など、会社の説明
- あなたの製品またはサービス、あなたの製品が市場に適合する場所、およびあなたの製品が業界の競合他社とどのように異なるか
- 財務上の考慮事項、スタートアップの資金要件、または事業計画の背後にある目的 — 読者があなたの会社の達成に役立つことを望むことを述べてください
また、 事業計画の概要：6つの簡単なステップで事業計画の概要を作成する[無料ダウンロード]
エグゼクティブサマリーはどのくらいの長さにすべきでしょうか?
エグゼクティブサマリーの作成について話しているときに、この質問に何度も遭遇しました。現在、概要の長さに関して厳密な要件はありません。すべては、付随するコンテンツの長さによって決まります。エグゼクティブサマリーは 1 ページから 3 ページにわたることもありますが、すべてをシンプルかつ要点を簡潔に保ち、作品の重要な要素を捉えることが重要です。
エグゼクティブサマリーテンプレート
このテンプレートは、概要を作成するためのガイドとして使用してください。
概要
[ミッション]
[ビジョン]
【会社概要（沿革あり）】
【会社連絡先】
製品とサービス
【商品・サービスの説明】
【独自の提案】
[競争上の優位性]
[知的財産]
【開発状況】
市場分析
【市場機会】
【対象市場】
【出場選手】
財務分析
[予算]
【資金ニーズ】
【商品の潜在価格】
【1年目と2年目の予想利益率】
結論
【要点をまとめると】
エグゼクティブサマリーを書くときに避けるべきこと
効果的な要旨の書き方を知るだけでは十分ではなく、何を避けるべきかを知ることも同様に重要です。そうしないと、あなたの努力は無駄になってしまいます。文章を書く際に避けるべきことをいくつか見てみましょう。
#1.専門用語を多用しすぎる
概要を書くときにやってはいけない最悪のことの 50 つは、専門用語を使いすぎることです。あなたは業界特有の言葉を使うのが得意かもしれませんが、さまざまな背景を持つリーダーは頭字語やその他の専門的な言葉を理解するのが難しいと感じるかもしれません。ニールセン・ノーマン・グループの調査によると、専門用語を多用すると人々の理解が最大 XNUMX% 難しくなり、興味を失い混乱する可能性があります。そんなことは望んでいませんよね？
また、 流行語: その意味、適用および例
#2.明確さと簡潔さを無視する
ペースの速い仕事の世界では、時間は非常に貴重です。経営幹部には、重要な情報を見つけるために華々しい文章を何ページも読み進める時間はありません。しかし、多くのエグゼクティブサマリーは冗長であり、冗長であるために明瞭さを放棄しています。マッキンゼー・アンド・カンパニーが行った調査によると、リーダーが経営概要を読む時間は平均わずか 6 分でした。このため、注意を引くためには、自分の主張を素早く明確に伝えることが重要です。
#3.面白い話がない
基本的に、エグゼクティブ サマリーはストーリー、つまりアイデアや計画が実際に何についてのものであるかを示すために構築されるプロットです。しかし、多くのエグゼクティブサマリーはストーリーを伝えるのが苦手なため、読者を引き付けることができません。による世論調査 ハーバード·ビジネス·レビュー エグゼクティブの 72% が、興味深いストーリーを伝え、何かを感じさせるエグゼクティブ アウトラインを好むことがわかりました。ストーリーの力を活用しないと、視聴者の注意を失い、メッセージの力が弱まってしまう可能性があります。
#4.重要なデータポイントを省略する
一部のエグゼクティブサマリーは短すぎて、スペースを節約するために重要なデータポイントや裏付けとなる証拠を省略しています。しかし、デロイトの調査によると、経営陣はデータに基づく洞察を非常に重視していることがわかりました。実際、これらの経営幹部の 87% は、提案を裏付ける強力なデータを含む経営陣の概要を好むと述べています。重要な事実を省略すると、要約の信頼性が失われ、幹部がより多くの情報を必要とする可能性があります。
エグゼクティブサマリーの例
#1。 カンパニーショップグループ
Company Shop Group の会社概要ページにアクセスすると、最初に目に留まるのは、「Company Shop Group は余剰食品および家庭用品の英国有数の再流通業者です。」という小見出しです。 Company Shop Group はページの上部にその目的を明確に記載しており、読者は読み続けるか、会社の焦点を理解した上で読み終えるかを選択できます。この組織は、訪問者を惹きつけ、ビジネス モデルをよりわかりやすい形式で説明するためにマルチメディアを取り入れています。
#2。 FirstEnergy
より企業的で正式なブランドをお持ちの場合は、FirstEnergy のエグゼクティブサマリーが大きなインスピレーション源となる可能性があります。企業のエグゼクティブサマリーには、その使命、子会社、事業運営、製品とサービス、企業責任の価値観、および戦略計画の目標が含まれます。同社は上場されているため、潜在的な投資家にとってこの情報は貴重なものとなるでしょう。
エグゼクティブサマリーは包括的でありながら簡潔であり、箇条書きと画像を利用して可読性を高め、読者にサイドバーメニューを通じてさらに深く掘り下げるオプションを提供します。
#3。 コネクテッド –
Connected のエグゼクティブサマリーの見出しは、会社の活動を簡潔かつ明確に説明しており、すぐに注目を集めます。残りの概要を読まなくても、見出しを読むだけで Connected の機能の本質が理解できます。同社の歴史、使命、価値観を詳しく掘り下げます。
はじめにと概要の違いは何ですか?
導入部は背景を提供し、主要な内容の準備を整えます。一方、概要は文書またはレポートの重要なポイントと結論を明確に概説します。
エグゼクティブサマリーには参照が必要ですか?
いいえ、概要は、詳細な引用や出典を詳しく調べることなく、重要なポイントの簡潔な概要を提供することを目的としているため、通常、参考文献は必要ありません。
エグゼクティブサマリーにタイトルページは必要ですか?
いいえ、エグゼクティブ サマリーには通常、タイトル ページがありません。これは、長い報告書や提案書に先立つ独立した文書であり、その内容の簡潔な概要を提供します。
なぜエグゼクティブサマリーと呼ばれるのでしょうか?
これは、長い文書から重要なポイントを簡潔に示し、忙しい経営者が重要な情報を素早く把握できるように調整されているため、「エグゼクティブ サマリー」と呼ばれます。
要約と概要はどちらが先ですか?
通常、要約は概要の前に最初に置かれます。これは文書全体の簡単な概要を提供し、エグゼクティブサマリーは主要なポイントと推奨事項の要約版を提供します。
エグゼクティブサマリーとは何とも呼ばれますか?
エグゼクティブサマリーは、管理概要、要約、または概要とも呼ばれます。
まとめ
今日のペースの速いビジネス環境では、効果的なコミュニケーションが非常に重要です。リーダーは、データと洞察に裏付けられた綿密に作成されたエグゼクティブ サマリーを使用して、情報に基づいた意思決定を推進し、雑音を遮断することで、自らの取り組みで成功を収めることができます。次回、エグゼクティブサマリーを作成するという課題に直面するときは、これらの重要な戦略を念頭に置いて、自分の影響力と影響力が増大するのを目撃してください。
短く簡潔なエグゼクティブサマリーは、会社の本質を伝えるものでなければなりません。重要な背景や財務上の詳細とともに、あなたのストーリーを必ず共有してください。インパクトのあるエグゼクティブ サマリーは、より多くの投資家を惹きつけてビジネスをサポートし、顧客の間でブランドに対する信頼を築きます。
参考文献
