オフィスの内外を問わず、テキストによるコミュニケーションで最も一般的な方法の XNUMX つは電子メールです。 よく書かれたプロフェッショナルな電子メールの受信者には、礼儀正しく、明確で、簡潔で、実用的なメッセージが配信されます。 これらすべての標準に準拠した電子メールを作成できるようになるには、ある程度の努力が必要になる場合があります。 この記事では、仕事用のプロフェッショナルなメール アドレスの書き方、プロのライターとは何者か、プロフェッショナルなメール コミュニケーションとは何かについて説明します。
プロフェッショナルなメールの書き方
同僚、マネージャーと従業員、学生と教授、または求職者と採用担当者の間など、職業的な状況で書かれた電子メールは、プロフェッショナル メールと呼ばれます。 プロフェッショナルなメールには、明確で有益なメッセージが含まれています。
プロフェッショナルなメールはさまざまな方法で書くことができます。 それは、感謝の手紙、会社への退職届、または就職応募の履歴書と一緒に送られるカバーレターである可能性があります。 メールの理由が何であれ、成功の可能性を高めるには、専門的にメールを作成する必要があります。
プロフェッショナルなメールを作成するための 8 つのヒント
メールの件名が何であっても、同じ基本的な部分に分けることができます。 必ずしもこれらのコンポーネントをすべて使用する必要があるわけではありませんが、常にそれぞれのコンポーネントを慎重に検討する必要があります。
#1. 件名にトピックが含まれていることを確認してください。
メールの件名は、受信者が受信トレイでメールを開いたときに最初に目にするものです。 マーケティング電子メールの件名行によって、受信者が電子メールを開くか削除するかが決まります。 件名は簡潔で、説得力があり、適切なものでなければなりません。
メールの件名には、できるだけ具体的な内容を入力してください。 受信者は、この方法であなたの電子メールから何を期待できるかを知ることができます。 受信者は、電子メールを読みやすく返信しやすい簡潔な件名を高く評価します。 ここでは想像力を働かせたり、クリックベイトをしたりする必要はありません。
#2. 宛名を正しく指定する
ビジネスメールの受信者に宛てる最善の方法は、「親愛なる」、姓名、および適切な敬称を使用することです。 よくわからない場合は、名前または姓名を敬称として使用してください。
「こんにちは」または「こんにちは」の代わりに、受信者の名前で電子メールを始めることもできます。 これは通常、同僚やマネージャーなど、すでに関係がある人々にのみ当てはまります。
#3. 集中力を維持する
ビジネスメールでは件名を XNUMX つだけ扱う必要があります。 それは、質問、要求、応答、または説明である可能性があります。 メールの本文は、内容が何であれ、この件名に重点を置く必要があります。 メールは簡潔にまとめてください。ただし、重要な詳細を省略しないでください。 これを短縮すると、「必要な限りだけ」となります。
#4. 忘れずにサインオフしてください。
電子メールの締めくくりの行を作成した後、適切な承認と署名を追加します。これには、行動喚起またはアクティブなタスクが含まれている必要があります。 あなたの役職、電話番号と内線番号、電子メールアドレスなど、受信者があなたに適切に連絡するために必要とするすべての詳細が専門家の署名に含まれている必要があります。 単に「返信」をクリックして返信する人もいることは承知していますが、電子メール アドレスを提供することで、連絡方法が曖昧になることを防ぎます。
＃5。 校正
メールを送信する前に、メールにエラーがないか確認してください。 すぐにチェックして、タイプミス、スペルミス、文法上の誤りがないことを確認してください。 電子メールのエラーはメッセージ全体を台無しにし、プロフェッショナルではない印象を与える可能性があります。
#6. カジュアルな口調は避けてください。
これには通常、絵文字の使用を避けることが伴います。
電子メールを書くときは、プロフェッショナルな口調で書く必要があります。 スラングや口語表現など、テキスト メッセージに使用するほどカジュアルに聞こえる言語は避けてください。 同様に、フォローアップをするときに「ただ戻ってくるだけ」などの決まり文句を使用することは避けてください。
＃7。 言葉遣いに注意してください
誰でもあなたのメールを他の人に転送できることに注意してください。 誰かがあなたの電子メールを印刷、スクリーンショット、ダウンロードする方法と同様です。 会話の書面による記録を望まない場合は、電子メールではその旨を言わないでください。電子メールは会話の書面による記録であるためです。
#8. 指示を具体的にする
受信者が特定のファイルの場所や、最近のエッセイであなたの議論を裏付けるために利用した参考文献を知っていると想定しないでください。 受信者があなたの言うことをすべて理解していることを確認し、すぐに見つけられるように必要に応じてリンクを提供します。
仕事のためのプロフェッショナルなメールの書き方
メッセージのスキャンに 7 秒以上 (靴紐を結ぶのにかかる時間とほぼ同じ)。
独特であることは成功のために不可欠です。 プロフェッショナルであることは、求人応募のすべてのフォローアップ メールで採用しなければならないアプローチと同じです。 これは、賢くなろうとしたり、法外になろうとしているという意味ではありません。
仕事でプロフェッショナルなメールを書くには何が必要ですか?
まず仕事の電子メールを定義しましょう。 カバーレターや履歴書ではなく、それらを紹介する手段として機能します。
あなたが履歴書にあまり時間を費やさなかったり、内容が間違っていたりすると、採用担当者は履歴書を検討したり、応募書類を開いたりすることさえしません。 250 件の返信を処理している場合、彼らは申請を拒否する正当な理由を積極的に求めていることになるため、それをあなたに当てはまらないでください。
各採用担当者には独自の応募手順がありますが、次のような非常に一般的なコンポーネントを常に含める必要があります。
＃1。 カバーレター
カバーレターは、応募プロセスの正式な要素であり、自分自身を明らかにし、資格の概要を説明し、そのポジションに応募する理由を説明し、会社にもたらすことができる価値について話し合います。
カバーレターを書くプロセスについては説明しません。 ただし、利用可能な素晴らしいオンライン リソースから始めましょう。
カバーレターは Word または PDF ファイルとして添付できます。 ダウンロード、印刷、共有できるファイルを使用します。 Google ドキュメントなどのクラウド サービスは使用しないでください。
#2. CV（履歴書）
履歴書は、あなたの業績を紹介し、専門的なキャリアを語り、あなたのスキルの概要を説明する機会です。 繰り返しになりますが、魅力的な履歴書の書き方については詳しく説明しませんが、単純でわかりやすい構成を採用することをお勧めします。
派手なファイル形式を使用するのではなく、ダウンロード、印刷、共有できるドキュメントを作成してください。
#3. ワークサンプル（オプション）
専門家のアドバイスに従って、語らずに見せてください。 応募メールで自分の能力やこれまでの業績を強調することができます。 電子メールでは、Web サイトやソーシャル ネットワーク アカウントにリンクしたり、ポートフォリオを添付したり、写真やビデオを含めたりすることができます。
以下に私たちからのいくつかのヒントを示します。例を挙げてその効果を説明します。 ポスターのデザインが美しいかどうかなんて誰が気にするでしょうか？ しかし、同じポスターで売上が 50% 増加した場合は、状況が異なります。
XNUMX 番目のアドバイスは、使用する例の数を制限することです。XNUMX つというのは非常に多い数です。 絶望的に見える人が多すぎます。
第三に、オリジナルコンテンツのみを配布してください。 これまで一緒に働いてきたチームや組織における自分の役割を明確にしてください。 他人の作品を自分のものだと偽ってはいけません。
職業用メールアドレス
インターネット ID の最も基本的な側面は電子メール アドレスです。 これにより、誰とでも電子メールを送受信したり、さまざまな Web サイトやモバイル アプリケーションでアカウントを設定したり、魅力的な情報源からの電子メール ニュースレターを購読したり、重要な通知を受け取ったり、求人応募を送信したりすることができます。
仕事を探している場合でも、ビジネスを経営している場合でも、ネットワークを拡大している場合でも、ビジネス用メール アドレスが必要です。
きちんとしたプロフェッショナルな電子メール アドレスは、履歴書や名刺で目障りになることなく、ポジティブな印象を与えます。 高校生のメール アドレスを使用することに対する法的禁止はありませんが、ほぼ確実にあなたに不利に働き、採用担当者や採用担当者にとって魅力を感じられなくなります。
プロフェッショナルなメールアドレスを作成するためのヒント
専門的な電子メール アドレスを作成するのは難しくありませんが、留意すべき点がいくつかあります。
- 短くする – ビジネス上の連絡には長いメール アドレスを使用しないでください。 私の場合のように、名前が長い場合は、より記憶に残りやすい短いバージョンを使用してください。
- 発音しやすくする – 直接または電話で、ある時点で誰かに自分のメール アドレスを読み上げる必要がある場合があるため、できるだけ言いやすいように努める必要があります。 私の姓は誰にも理解できないので、電子メール アカウントの XNUMX つで「DRK」と略しました。
- 他の場所で完全な名前が綴られている場合でも、電子メール アドレスにアクセント記号や発音記号を使用しないでください。
プロフェッショナルなメールアドレス形式
もちろん、 [メール保護] は、ビジネス電子メール アドレスとして最も伝統的で推奨される形式です。 ただし、ビジネス用電子メール アドレスを取得するには、次のような追加の方法があります。
ピリオドがより頻繁に使用されるようになりましたが、代わりにアンダースコアを使用して名前を区切ることもできます。 必要に応じて、仕事上の電子メール アドレスに数字を使用できますが、一般的には数字を使用しないほうが良いでしょう。 一部の Web サイトでは、電子メール アドレスにあなたの都市、キャリア、スキル セットを含めることをお勧めします。 これは私たちが推奨するものではなく、一般的に推奨されません。 あなたのスキルセットは時間の経過とともに発達し、専門的なキャリアがあなたを別の場所に導く可能性があるため、次のような電子メールアドレスが必要になります。 [メール保護] および [メール保護] 急速に魅力がなくなってしまいます。
プロのメールライター
さまざまな目的に合わせて洗練された効果的な電子メールを作成することを専門とする人は、プロの電子メール ライターとして知られています。 彼らは、特定の聴衆や目的に合わせてメッセージを修正する能力があり、優れたライティングスキルを持っています。
プロのメールライターは、専門的にメールを整理することに熟達しており、簡潔で明確なコミュニケーションの価値を認識しています。 彼らは、適切な文法、句読点、口調を使用して自分の主張をうまく伝える方法を理解しています。
プロの電子メール作成者は、電子メールを作成する際に、電子メールの目的、対象読者、意図した結果を考慮します。 求人への応募、会社への問い合わせ、顧客とのコミュニケーション、販売およびマーケティング、顧客サービスなど、さまざまな理由で電子メールを作成することがあります。
彼らは、説得力があり、興味深く、質の高い電子メールを作成することを目指しています。 さらに、メールの編集と校正を担当して、メールに間違いがなく、意図した内容が正確に反映されていることを確認することもできます。
一般に、プロの電子メール ライターは、個人や企業が電子メールで効率的にコミュニケーションを取り、プロフェッショナルなイメージを強化し、目標を達成できる可能性を高めるのを支援します。
プロフェッショナルな電子メールコミュニケーション
フォーマルまたはビジネスの場面に適した、敬意を持って簡潔に電子メールを書いて送信する行為は、プロフェッショナルな電子メール コミュニケーションとして知られています。 メッセージを適切に伝え、プロフェッショナリズムを維持するには、正確な文法、句読点、専門用語を使用する必要があります。
以下は、プロフェッショナルな電子メールコミュニケーションの重要な特性の一部です。
#1. 簡潔かつ明確
簡潔で焦点を絞ったメールを送信します。 コミュニケーションをとるときは、シンプルで曖昧さのない言葉を使用して、曖昧さや無関係な詳細を避けてください。
#2. 適切なフォーマット
明確な件名、冒頭、本文の段落、結びを使用して、コミュニケーション中はプロフェッショナルな電子メールのトーンを維持してください。 必要に応じて段落や箇条書きを活用して、メールを論理的で読みやすいものにしましょう。
#3. 控えめで丁寧な声
メールの口調は常に丁寧かつ敬意を持ってください。 プロ意識と敬意を伝えるには、「Dear Mr./Ms.」のような正式な挨拶や挨拶を使用します。 または「こんにちは [受信者の名前]」など、丁寧な言葉遣いも含まれます。
#4. 適切な語彙と言語
ビジネスに適した専門的な用語を使用してください。 専門用語、俗語、またはカジュアルすぎる言葉の使用は控えてください。 文化の違いに注意し、受信者のニーズに合わせて表現を調整してください。
#5. プロフェッショナルな電子メールの署名とアドレス
自分の名前、またはそれに近い名前を含む正式な電子メール アドレスを使用してください。 電子メールの最後には、氏名、役職 (該当する場合)、連絡先情報、関連リンクや追加情報を含む専門的な署名を付けます。
#6. 迅速かつ適切な反応
すべてのメールにできるだけ早く返信し、受信を確認し、質問や懸念事項が生じたらすぐに解決します。 コミュニケーションをプロフェッショナルに保ち、不必要な遅延を避けてください。
あなたのプロフェッショナリズム、細部への配慮、他の人への敬意が、プロフェッショナルな電子メールでのやり取りに反映されることに留意してください。 これらのルールに従うことで、さまざまなビジネス シナリオで効率的で専門的な電子メール インタラクションを生成できます。
電子メールの XNUMX つのエチケット ルールとは何ですか?
- したがって、受信者に宛ててください。 受信者の名前とそれに関連するタイトルのスペルが XNUMX 回、XNUMX 回正しく入力されていることを確認してください。
- 適切な冒頭と最後の挨拶を使用してください。
- 適切なフォーマットを入力してください。
- すべて大文字の使用は避けてください。
- 巨大なファイルを統合します。
メールの冒頭の文は何が良いですか?
こんにちは、[受信者の名前] さん、お元気で私のメールを読んでくださっていることを願っています。 これまでのところ、あなたの一日が順調に進んでいることを願っています。[受信者の名前] [朝/午後/夕方] は順調です。 [貴社名] における [貴社の職務] として私を表すため、私の名前は [貴社の名前] です。 [メールの件名] のためメールを送信しています。
プロフェッショナルメールの XNUMX つの基本部分とは何ですか?
- おそらく電子メールの最も重要な部分である件名によって、電子メールが読まれるか削除されるかが決まります。
- 挨拶
- 中間セクション
- 結論
まとめ
勝てるメールを書くのは難しいかもしれませんが、この記事のアドバイスをガイドとして使えば、うまくいくでしょう。 すべてのメールに返信できるわけではありませんが、見込み客をフォローアップすることで投資収益率が向上します。
受信者の受信箱で目立つようにするには、ビジネスメールの各構成要素を再確認し、簡潔にまとめ、個人的なタッチを追加することを忘れないでください。 電子メールを送信する前に校正し、フォローアップ メッセージを送信する前に XNUMX ～ XNUMX 日待ってください。
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参考文献
