成長を続ける企業の財務マネージャーとして、経費の管理に関して困難な状況に陥っていることに気づくかもしれません。経費報告書は、組織を代表して従業員が支出した経費を項目化し、分類するために不可欠な文書であると私は考えています。これは、事業支出を追跡し、払い戻しを求め、税金関連のプロセスを促進するための貴重なツールです。経費報告書の重要性とその作成方法を理解することは、企業内の効率的な財務管理にとって非常に重要です。経費報告書、その例、形式、経費報告書のテンプレートについて詳しく知りたいと思います。これらを確認してください。これは、ビジネスやプロジェクトの支出を追跡し、納税時期に備えて準備するのに役立ちます。
キーポイント
- 経費報告書は、組織を代表して従業員が負担した経費を項目化し、分類するための重要な文書です。これは、事業支出を追跡し、払い戻しを求め、税金関連のプロセスを促進するための貴重なツールです。
- 経費報告書テンプレートは、従業員が経費を明確かつ一貫して整理し、提示するのに役立つ事前に設計された形式です。通常、日付、経費の説明、カテゴリ、金額、その他のメモのセクションが含まれます。
- 経費報告書の例としては、旅費、宿泊費、食費、その他の関連経費など、出張中に発生したすべての経費を詳細に記載した文書が挙げられます。通常、レポートには日付、コストの説明、金額、検証用の領収書が含まれます。
- 経費レポートの形式では、日付、種類、説明、金額などの詳細が整理されます。また、従業員情報、報告期間、総経費、承認署名のセクションも含まれています。プレースホルダーは、特定の要件に合わせて調整できます。
- 経費レポートは事業支出の追跡に役立ち、通常は月ごと、四半期ごと、または年ごとに作成されます。月次および四半期ごとの経費報告書は、その期間内の企業のすべての購入を監視するために不可欠です。
経費報告書とは何ですか
経費報告書は、従業員が自分のお金で支払った会社の支出の払い戻しを要求する場合に行われます。これらの費用は紙または正式な文書の報告書に記載されます。事務用品、食事、マイレージなどのカテゴリー別に整理されています。複数のエンティティをコストとともにリストするには、これらの従業員を項目化する必要があります。これにより、監査プロセスで発生した費用をリストするよりも詳細な情報が得られ、承認が容易になります。通常、支出報告書は、明細化された各購入品の対応する領収書とともに提出されます。
経費報告書テンプレート
経費報告書のテンプレートを使用すると、支出を簡単に追跡できます。しかし、組織の経費が増加するにつれて、時間を節約できる経費追跡ソフトウェアに更新したくなるでしょう。
- 無料の Excel 経費勘定テンプレートが Microsoft Office から入手できます。
- この Excel のマイレージ ログは、マイレージの追跡と払い戻しに役立ちます。
- 旅費は、この簡単な印刷可能な経費勘定テンプレートを使用して追跡および合計されます。
- 使いやすい Word および PDF 経費勘定テンプレート
経費報告書のテンプレートをダウンロードする
経費報告書の例
経費報告書は、旅費、宿泊費、食費、その他の関連経費など、出張中に発生したすべての経費を詳細に記載した文書です。通常、レポートには日付、経費の説明、金額、確認用の領収書が含まれます。
経費報告書
従業員名: ジョンソン
部署: 営業
報告期間：2024年XNUMX月
| 日付 | 経費タイプ | 説明 | 単位 |
| 01/05/24 | 旅行 | ニューヨークまでの往復航空券 | $350.00 |
| 01/06/24 | アコモデーション | 顧客との打ち合わせのためのホテル滞在 | $200.00 |
| 01/10/24 | 食事 | クライアントとのディナー | $75.00 |
| 01/15/24 | 輸送手段 | 空港までのタクシー料金 | $30.00 |
| 01/20/24 | 用品 | プレゼンテーション用の事務用品 | $50.00 |
| 01/25/24 | その他 | 駐車料金 | $20.00 |
総費用: 725.00ドル
承認：
私は、上記の経費が正確であり、会社の業務中に発生したものであることを証明します。
従業員のサイン： ________________________
日にち： _______________
マネージャーによる承認:
上記経費を承認します。
マネージャーの署名: ________________________
日にち： _______________
の記事をご覧ください 貸倒費用–定義、見積もり、計算
この例では、営業社員のジョンソンが 2024 年 725.00 月の経費報告書に記入しました。彼は、旅費、宿泊費、食費、交通費、消耗品、雑費など、事業活動中に発生したさまざまな経費をリストアップしました。総費用は XNUMX ドルです。ジョンソン氏はその正確性を証明するために報告書に署名しており、払い戻しには上司の承認も必要です。
経費報告書のフォーマット
経費報告書のフォーマット
支出レポートの基本的な形式は次のとおりです。
経費報告書
従業員情報：
- 名前: [従業員名]
- 部署名: [部署名]
- 社員ID: [社員ID]
- レポート期間：[開始日]～[終了日]
経費の詳細:
| 日付 | 経費タイプ | 説明 | 単位 |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類1】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類2】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類3】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類4】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類5】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類6】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類7】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類8】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類9】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
| [YY/MM/DD] | 【経費の種類10】 | 【費用の内訳】 | $ XX.XX |
総経費: $[合計金額]
領収書添付: [はい/いいえ]
承認：
私は、上記の費用が正確であり、会社の業務中に発生したものであることを証明します。
従業員のサイン： ________________________
日にち： _______________
マネージャーによる承認:
上記経費を承認します。
マネージャーの署名: ________________________
日にち： _______________
この形式により、日付、種類、説明、金額などの経費の詳細を明確に整理できます。また、従業員情報、報告期間、総経費、承認署名のセクションも含まれています。特定の要件に合わせて、必要に応じてプレースホルダーを調整します。
経費報告書の作成方法
QuickBooks Online、Xero、FreshBooks などの中小企業会計ソフトウェアを使用している場合は、これらのシステムや同様のシステムでは経費勘定を作成したり記入したりできないことにおそらく気づいているでしょう。代わりに、ほとんどの中小企業会計ソフトウェア パッケージは、支出を監視し、経費勘定を作成するように設計されたサードパーティの経費勘定アプリと連携しています。 Microsoft Excel テンプレートや無料のオンライン テンプレートを使用することもできます。
ビジネス、使用する会計ソフトウェア、およびプロセスの自動化の程度に応じて、経費勘定を準備または記入するにはさまざまな方法があります。使用するツールに関係なく、最も重要なことはツールを作成することです。
経費報告書の作成方法
経費報告書は誰が作成しますか?
会社のポリシーとビジネスの性質により、経費勘定を提出する資格が決まります。多くの場合、それはマネージャーのみに限定されます。ただし、特定のシナリオでは、承認されたビジネス ニーズのために金銭を支出し、払い戻しを求める権限を与えられた個人もレポートを提出できます。場合によっては、誰でもレポートを提出できる規定がある場合もありますが、その場合はマネージャーの承認が必要です。
また、読み込み 管理会計: 総合ガイド
経費はどのように報告されるべきですか?
経費は次の方法で報告する必要があります。
- 経費取引の日付。
- 支払いの受取人または販売者。
- 支払いの紙の領収書またはデジタル記録。
- 経費を特定のクライアントまたはプロジェクトに関連付けます。
- 税金およびその他の関連料金を含む完全な支払い金額。
場合によっては、事業経費をカバーするために従業員に事前に一定の金額が提供されることがあります。このような場合、支出レポートでは、前払いに対する支出が追跡されます。の 財務部 払い戻された金額は引き続き経費として記録されますが、払い戻しは行われません。代わりに、財務チームは従業員の前払い金から総費用を差し引きます。
請求書と経費報告書の違いは何ですか?
ビジネス取引の大まかな枠組みにおいて、請求書は企業が大切な顧客に送るメッセージであり、受け取った貴重なサービスや商品の代金の支払いを丁寧に促すものです。逆に、支出報告書は、従業員が上層部に向けて、会社を代表する際に発生した費用を負担した後の返金を親切に求める謙虚な嘆願のようなものです。請求書は顧客からお金を求めることに焦点を当てていますが、支出報告書は雇用主にお金の返金を求めることに焦点を当てており、財務帳簿のバランスを保ち、全員が当然の支払いを受けられるようにします。
経費報告はどのくらいの頻度で行われますか?
経費レポートは事業支出の追跡に役立ち、通常は生成されます。 毎月、四半期ごと、または毎年。月次および四半期ごとの支出レポートは、その期間内の企業のすべての購入を追跡するために不可欠です。
経費報告書の重要性
クレジット:
支出レポートの利点は次のとおりです。
#1.支出の追跡
経費レポートにより、企業は支出を正確に監視および追跡できます。旅費、消耗品、その他のビジネス関連目的など、従業員が発生したすべての経費を文書化することで、企業は支出パターンを把握し、コストを最適化または削減できる領域を特定できます。
＃2。 予算管理
経費レポートは、企業が予算を管理し続けるのに役立ちます。経費を記録して分類することで、企業は実際の支出と予算額を比較し、差異を特定し、財務目標を確実に達成するために修正措置を講じることができます。
＃3。 償還
経費報告書は、従業員が自腹で支払った事業関連経費を払い戻すための基礎となります。詳細な支出報告書を提出することで、従業員は正確かつ迅速に払い戻されることを保証し、士気とモチベーションを高めることができます。
#4.コンプライアンスと監査
経費報告書は、会社のポリシーや規制要件へのコンプライアンスを確保するために非常に重要です。企業は、経費を徹底的かつ正確に文書化することで、財務業務における透明性と説明責任を示すことができます。さらに、支出レポートは、監査中に支出の正当性を検証し、規制遵守を保証するために使用できる文書の痕跡を提供します。
#5.税金の目的
クレジット:
経費報告書は税金関連の目的で役立ちます。企業は特定の経費を経費から差し引くことができます。 課税所得、納税義務を軽減します。詳細かつ正確な支出報告書を維持することで、企業は税額控除をサポートし、税務当局からの監査や罰則のリスクを最小限に抑えることができます。
経費報告のプロセスはどのようなものですか?
中小企業の経費口座を準備する方法
- ポリシーを確立します。
- 経費追跡テンプレートを作成します。
- 領収書は別の場所に保管してください。
- 支出を XNUMX 回確認します。
- 経費と領収書を合計します。
- レポートをすばやく承認し、払い戻しを処理します。
- あなたの会社の経費報告に関する 5 つのベスト プラクティス。
日次経費レポートとは何ですか?
従業員は、日次経費勘定フォームを使用して、1 日の終わりに支出を追跡できます。小規模なチームを管理している場合でも、大規模なオフィスを管理している場合でも、Web サイト上の日次経費アカウント フォームは時間とお金の節約に役立ちます。
経費報告書を何と呼びますか?
経費報告書には、会社の運営に関連するコストが詳しく記載されています。中小企業では、ガソリンや食費などの事業関連の出費を補うために従業員経費勘定を要求する場合があります。
参照
