なぜ専門家が手紙や電子メールを「関係者宛」という文言で始めるのか疑問に思ったことはありますか?ちょっと…基本的すぎるように思えませんか? 「耳のある人は聞いてください」や「このメールが私より先にあなたに見つかることを願っています」のような、もっと興味深い冒頭文を使ってみてはいかがでしょうか?
冗談ですよ、そんな専門的な手紙を書き始めたくないはずですから。結局のところ、あなたはプロフェッショナルです。
とにかく、「関係者宛」は、宛先の人の名前がわからない場合に広く使用されます。リーダーが複数いる場合にも使用されます。このフレーズは通常、就職応募書や正式な手紙などの文書に関する専門的な文脈で使用されます。
しかし、場合によっては、「関係各位」をどのように使用するかを判断するのが難しい場合があります。そこで、以下ではそれを適切に使用する方法と、いつ代替品を使用するかを説明します。
主要な取り組み
「To Whom It May Concern」は、名前も知らない人、または特定の誰かに宛てた電子メールや手紙の冒頭に使用できる正式な挨拶です。
通常、就職応募書や正式な手紙などの文書に関する専門的な文脈で使用されます。
この挨拶文を使用すると、受信者に、さまざまな人に大量の電子メールを送信していることを示唆できます。
手紙を書いている相手の名前が分からない場合でも、挨拶をより個人的なものにするために、名前を調べるか役職名を使用する必要があります。
「関係各位」を使用する理由
伝統的に、「To Whom It May Concern」というフレーズは、ビジネス上の通信で、受信者の名前がわからない場合、または特定の人に宛てて書いていない場合に使用されます。たとえば、求人応募の一部としてカバーレターを書いていて、求人情報を誰が審査するのかが不明な場合は、「関係者宛」でレターを始めることができます。
この挨拶は、企業、オンラインのパブリック ディレクトリ、または専門組織を調査することで人々の職務を特定することがより困難になったときに開発されました。現在では、連絡先となる人事マネージャー、部門長、その他の意思決定者の名前を見つけるのがはるかに簡単になりました。その結果、それは時代遅れで時代遅れなものとして見られるようになりました。
ただし、その人の名前を含める必要があるのは、その人がメールや手紙を受け取る人であることが確実な場合のみです。メッセージの宛先を間違えると、混乱が生じたり、プロフェッショナルらしくないと思われたりする可能性があります。そのような状況では、「To Whom It May Concern」または代替案を使用する方がよい場合があります。
「関係各位」をいつ、どのように正しく使用するか
「To Whom It May Concern」が最良の選択となる状況がいくつかあります。手紙や電子メールが実際に不特定の人々のグループまたは組織全体に宛てられている場合、この挨拶文を使用するのは正当です。例としては次のようなものがあります。
- A 正式な苦情 一般の企業に向けて
- A 推薦状または推薦状 さまざまなポジションに応募する人にとって
- A 興味のある手紙 さまざまな団体に発信される
「関係各位」を使用する場合は、正しく書くようにしてください。このフレーズの後に (コンマではなく) コロンを使用するのが最も正式であると考えられています。また、すべての単語を大文字にし、正しい表現を心がける必要があります。目的語の代名詞は「who」ではなく「whom」を使用してください。
- ❌ ご関係のある方へ
- ❌ 関係者の皆様へ:
- ❌ 関係者へ:
- ✅ 関係者:
「関係各位へ」レターテンプレート
ビジネス文書での「関係各位」の使い方
求人応募書とカバーレター
採用担当者の名前がわからない場合は、「関係者各位」というフレーズを使用できます。正式な手紙や文書と同様に、このフレーズを手紙の先頭、日付の後、メインメッセージの前に配置します。次の段落では、簡単に自己紹介をし、応募している職種、および求人広告をどこで見たかについて述べます。手紙の残りの部分を仕事や会社に合わせて調整します。
そのポジションに関連するあなたの経験、スキル、資格について説明してください。企業の使命や価値観が彼らの使命や価値観と一致していることを示して、なぜその企業に就職することに興味があるのかを強調しましょう。手紙の最後は、そのポジションに対するあなたの興味と熱意を繰り返し伝える力強い締めくくりの言葉で締めくくりましょう。
最後に、デジタル署名を追加します。
正式な手紙と文書
手紙の宛先を「関係者宛」とする場合は、最初の文字を大文字にし、その後にコロンを置きます。 「関係各位」を手紙の冒頭、日付の後、メインメッセージの前に置きます。フォーマルなフレーズなので、手紙の口調がプロフェッショナルであることを確認してください。
挨拶の後に、手紙の目的を述べます。メッセージは明確かつ簡潔にしてください。 「敬具」または「敬具」などの正式な締めくくりで手紙を終えます。
仕事に関する参考資料のリクエスト
参照リクエストの手紙は、正式な文書と同じように、「関係各位」というフレーズで始めます。このフレーズを手紙の先頭、日付の後、メインメッセージの前に配置します。次に、自分の名前を名乗って自己紹介をし、手紙の目的が推薦者を求めることであることを説明する必要があります。
その人をどのようにして知ったか、どのくらい前から知っているかについて述べてください。あなたは彼らのマネージャーだったかもしれませんし、プロジェクトで一緒に働いていたかもしれません。参考資料を提供してもらえるかどうかを尋ね、それが人物に関するものなのか、職業に関するものなのかを明記してください。
彼らの協力にどれほど感謝しているか、そして彼らの時間を大切にしていることを伝えてください。含める必要がある情報を提供することで、参考資料請求の作成プロセスを支援する意思があることを表明します。連絡先情報を残して、さらにサポートが必要な場合は連絡するよう依頼してください。
手紙を終えるには、感謝の意を表し、正式な締めくくりを使用します。
「関係各位へ」の手紙の例
1: 大企業または新しい部門に連絡する
ご担当者様：
あなたの会社が東海岸に 2 つの新しいコワーキング スペースをオープンすると発表したのを見ました。私はボストン地域の持続可能なオフィス家具会社 Levol と協力しています。
新しいスペースのオープンに合わせて、新しい作品を発表します。 一緒に仕事をする可能性について話し合うために、あなたの場所の提供を担当するチームメンバーに連絡したいと思います。
よろしく、
ジア
2: 推奨事項/リファレンスのチェック
ご担当者様：
Stanley は、BusinessYield での 3 年間の勤務中、優秀な従業員でした。
彼は自分の仕事を非常に真剣に受け止め、通常の職務以外のプロジェクト（つまり、ボランティアのフロア消防署と安全担当者）に志願し、XNUMX年間で最高の営業担当者でした。 私は彼にこのポジションを強くお勧めします。
よろしく、
ジミー・アーニス
3: 探鉱
ご担当者様：
あなたの会社が最近、製紙業者と袂を分かったことに気づきました。私はスクラントンの地元の紙供給業者であるダンダー ミフリンと取引しています。貴社の紙の発注担当者と話をしたいと思っています。
私たちはパーソナライズされたカスタマーサービスと短納期に誇りを持っており、私たちがあなたにぴったりかどうかを確認したいと思います。
ベスト、
ジム・ハルパート
4: はじめに
ご担当者様：
DunderMifflinから50連の紙の価格見積もりのリクエストを受け取りました。 このメールに見積もりを添付しましたので、ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
また、あなたの名前とあなたのビジネスについてもう少し知りたいです！
敬具、
ジェームズ・トラフォード
5: 会社からの苦情
ご担当者様：
私が注文した猫のポスターには、あなたのウェブサイトに描かれているXNUMX匹ではなく、XNUMX匹のジャズを演奏する猫しかいないことに非常に失望しました。 できるだけ早く全額返金と正しいポスターをお願いします。
ありがとうございました、
アンジェラ・マーティン
「関係各位」を使用すべきではない場合
その人気と多用途性にもかかわらず、「To Whom It May Concern」は可能な限り避けるべきです。それはほとんど時代遅れで、息苦しく、怠惰です。今日ではインターネットにアクセスできるため、話したい人の名前や電子メール アドレスを見つけるのは非常に簡単です。
このため、「関係各位」は、やり取りにおける努力の欠如を示す可能性があり、残りのビジネス関係に前向きな雰囲気をもたらすことはありません。
ほとんどの人の名前を見つけるためのヒントをいくつか紹介します。
- 人事担当者または採用担当者に尋ねてください – 採用担当マネージャーにカバーレターやメールを書いている場合は、採用担当者または人事担当者に正しい名前を尋ねてください。
- 会社の LinkedIn プロフィールにアクセス – プロフィールの上部に、「Linkedin の [従業員数] をすべて表示」というハイパーリンク付きのプロンプトが表示されます。そのプロンプトをクリックすると、すべての従業員のリストが表示されます。つながりたい人、役割、肩書が見つかるまで、リストに目を通すことができるはずです。
- 会社の「会社概要」ページにアクセスしてください – 小規模な企業では、「会社概要」または「チーム」ページにすべての従業員とその役職が記載されている場合があります。少なくとも、連絡先の人の名前を知りたいというリクエストを送信できる一般的な会社の受信箱が見つかります。
- 電話をかける - 見込み客が勤務する会社に電話し、受付係または管理者にその人の名前、連絡先情報、または連絡を取るための最善の方法についてのアドバイスを尋ねます。
インタビューにおける「関係各位」に代わる最良の選択肢
「関係者宛」に代わる最良の方法は、可能な限り特定の人に手紙を書くことです。宛先の人の名前を知っている、または（オンラインなどで）知ることができる場合は、それを使用する必要があります。
「さん」のような敬称を使用します。または「さん」その人のものと組み合わせて 苗字、またはそれらを書き留めます フルネーム。正式な文脈では、通常、名前だけで誰かを呼ぶべきではありません。
次の手紙で「関係各位」の代わりに使用できる最良の代替案をいくつか紹介します。
親愛なる/こんにちは [あなたの上司になる人の名前]
カバーレターに宛てるときにあなた自身ができる最善のことは、募集中の役割を果たす人物が誰に直属するか、つまり将来の上司になる可能性がある人を把握することです。
簡単な場合もあります。現在の役職に応募したとき、紹介してくれた人がすでに編集者の名前を教えてくれていました。それで、私はちょうど彼に手紙を送りました。しかし、それがすぐには分からないこともあります。少し調べて、それが誰なのか推測できるかどうかを確認してください。あるいは、たまたま会社にコネがある場合は、その人に聞いてください。
企業調査を行う際には、次のことを決定する文化がどの程度正式であるかを評価してください。
- 「Dear」と「Hello」のどちらで始めるか (あるいはどちらでもないかもしれません。) で始めることもできます。 ただ 彼らの名前）
- 敬称の有無（さん、さん、博士、教授など）
- フルネームを使用するか、名のみを使用するか
よくわからない場合は、よりフォーマルな表現を選択し、誤って間違った敬語で誰かの性別を間違えないように注意する必要があるでしょう (100% 確認できない場合は、性別に関係する言葉をすべて削除し、単に「敬語」を使用してください)名前）。
将来の上司の名前がなく、代わりに以下のオプションのいずれかを選択した場合でも、形式や口調について同じ質問を自分に問い続けるようにしてください。
[応募する部門の責任者の名前] 様
あなたの上司が誰になるかを考えてみて、まったく答えが得られなかったとしても、パニックに陥る必要はありません。プロセスのこの時点でその情報を見つけることが常に可能であるとは限りません。
ただし、その役割が該当する部門の責任者を選択するだけで、カバーレターを特定の人に宛てることができる場合もあります。確かに、それはあなたの将来の上司の上司かもしれないし、 アプリ環境に合わせて しかし、ある意味では、あなたは依然として上層部の上司に報告していることになります。そしてそれは、あなたが努力し、組織のどの部分に参加し、どのように適合するかを検討したことを示しています。
[応募する学部名] 様
同様に、部署名が見つからない場合も , 先に進み、手紙の宛先をチームまたは部門にすることができます。たとえば、「営業部様」または「製品チーム様」と言うことができます。
[採用担当者の名前] 様
特定の人に手紙を書こうと決意していても、マネージャーや部門長を見つけるのを諦めていたとしても、まだ希望はあります。採用担当者または人材獲得スペシャリスト (または採用責任者) に焦点を当てることができれば、手紙の宛先を彼らに宛てることができます。結局のところ、彼らはおそらく最初にそれを読んで、次のステップに進むべきかどうかを判断することになるでしょう。
[会社が採用チームまたは部門と呼んでいるものは何でも] 様
採用担当者の名前がわからない場合は、そのチームに宛てて問い合わせることもできます。数分かけて、この特定の企業が正確に何と呼んでいるかを調べてください。最終的には「採用部門の皆様」や「人材獲得チームの皆様」などになります。
また、そこに会社名を入れて、「BusinessYield Talent Acquisition Team 様」のような名前にすることもできます。そうすることで、ただ一般的な手紙を送るのではなく、どの企業に応募しようとしているのかを知っているという最初のシグナルを送ることになります。
採用担当者/採用マネージャーの皆様
もう 1 つのオプションは、「採用担当者様」または「採用マネージャー様」などの敬称を使用して、採用担当者または採用マネージャーに宛てた手紙をより一般的に伝えることです。
カバーレターを書くときの最終目標は、採用プロセスの次のステップに進むことです。そのように話しかけても相手は感銘を受けないということを覚えておいてください。結局のところ、彼らには名前、役割、チーム、部門、委員会があるのです。代わりにこれらのいずれかを選択すると、あなたの手紙が読まれる可能性がはるかに高くなります。 あなたがしている 採用される可能性が高くなります。
「関係者の皆様」に関する最後の言葉
「関係各位」は、名前がわからない個人に手紙を書くとき、または複数の人に宛てて書くときに使うと便利なフレーズです。推薦者を要求する場合でも、採用担当者に宛てる場合でも、見込み客への手紙を書く場合でも、このフレーズはあなたの通信にプロフェッショナルな印象を与えます。
ただし、この表現は許容されますが、インターネットを使用して個人の名前を検索するなど、常に個人化に努める必要があります。
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参考文献
