あなたが個人であろうと、ビジネスを経営する起業家であろうと、電話が鳴ったときに常に応答できるとは限りません。そして、既存の顧客またはビジネス取引を求める将来の顧客からの呼び出しが行われます。このため、クライアントからの電話時にやり取りするプロキシとして機能するために、ビジネス回線にボイスメール応答を設定する必要があります。
ボイスメールの挨拶はコミュニケーション戦略にとって不可欠です。電話に出られないときでも、クライアントとのエンゲージメントを高め、信頼関係を築き、良い第一印象を残すことができます。これらを使用すると、魅力的で価値の高いボイスメール グリーティングによって、顧客がいなくて寂しかったときに感じるフラストレーションを喜びに変えることができます。電話に出られない理由と、次に何をすべきかを簡単に説明できます。
ただし、ボイスメールの挨拶の重要性を知ることと、残すべき適切なメッセージを知ることの間には、大きな違いがあります。それを間違えたり、完全に破棄したりすると、不在中にビジネス上の関係が損なわれる危険があります。
ただし、適切な言葉を使えば、その場にいなくても顧客の忠誠心を保つことができます。
主要な取り組み
- 優れたボイスメールの挨拶は短く、プロフェッショナルなものです。
- 折り返し連絡することを人々に知らせ、発信者に行動を促すフレーズを継続するよう促します。
- プロフェッショナルなボイスメールによる挨拶は、顧客にメッセージを残してもらうだけでなく、より良い顧客サービス エクスペリエンスへの道を開くことにもなります。
プロフェッショナルなボイスメールの挨拶とは何ですか?
プロフェッショナルなボイスメール応答メッセージは、クライアント、同僚、ビジネス パートナーに、電話を受けることができないことを通知する録音です。これは、特に営業職の場合、効果的なビジネス コミュニケーション戦略にとって不可欠な部分です。すぐに話せない場合でも、見込み客や顧客から取引を獲得するのに役立ちます。
顧客に、名前、電話番号、メッセージを提供していただければ折り返し電話しますと伝えると、あなたとあなたの専門性と能力を信頼するようになります。
プロフェッショナルなボイスメールの挨拶は、最初からポジティブな印象を残す必要があります。丁寧に作られた挨拶は、顧客に質の高い顧客サービスを提供し、顧客との信頼関係を築くのに役立ちます。同時に、会社に対するプロ意識と自信も確立されます。
その時点で発信者と話すことができない場合でも、ボイスメールが大きな違いを生む可能性があります。
ボイスメールの挨拶で何を言うべきか
プロフェッショナルなボイスメールの挨拶文で言うべきことは次のとおりです。
- 挨拶
- ご氏名
- あなたの会社
- 電話に出られなかった場合の簡単な説明 (例: 電話に出られなかった、休暇中など)
- 担当者に連絡するおおよその時間
- 連絡先となる代替担当者 (オフィスを離れている場合)
- 代替コミュニケーション手段 (電子メールまたはテキストメッセージをご希望の場合)
- 「メッセージを残してください」や「次のアドレスにメールを送ってください」などの行動喚起 [メール保護]
これがボイスメール応答の単純な構造です。全体として、挨拶はプロフェッショナルである必要がありますが、言葉遣いは状況に応じて変わる可能性があります。
本格的なボイスメールの挨拶文を作成するためのヒント
プロフェッショナルなボイスメールによる応答は、顧客の問い合わせに対応するために不在を補う窓口のようなものです。適切な販売と顧客サービスの精神を示しています。そのため、プロフェッショナルなボイスメールの挨拶は適切に構成する必要があります。
あなたを助けるために、ビジネスボイスメールの挨拶のヒントをいくつかリストしました。
- まず、顧客があなたに連絡することに興味があるかどうかを確認することが重要です。これは、「ご連絡いただきありがとうございます」から始めて、さらに迷惑をかけたことに対する遺憾の意を表明することで行うことができます。
- カスタマーサポートを提供する場合は、短くシンプルにすることが最も効果的です。すでに支援が遅れている場合、専門的なボイスメールによる長い挨拶はまったく役に立ちません。理想的には、顧客サービスにおいて、ユーザーが聞いて応答する専門的なボイスメールの挨拶の長さは 10 ～ 30 秒程度である必要があります。
- 顧客がさらに詳しい情報を必要としている場合は、担当者の次回の空き状況など、専門的なボイスメールの挨拶文でオプションをいつでも提供できます。
- 顧客の懸念に対処するには、専門のボイスメール応答者がボイスメールを録音するときに、できるだけ多くの詳細を尋ねるようにする必要があります。詳細には、顧客に連絡する適切な時間も含める必要があります。
ボイスメール応答に関する追加のヒント
優れたボイスメール グリーティングを作成するには、次のヒントも考慮する必要があります。
- 具体的に。 ポジティブな印象を与え、発信者があなたに何を期待しているかを理解しやすくするために、ボイスメール メッセージに正確な詳細を含めてください。たとえば、タイムゾーン、勤務時間、または電話で話すのに最適な時間を含めることができます。
- 一時的な挨拶文を作成します。 休暇中や育児休暇中の場合などに、一時的に使用する新しい挨拶を録音します。仕事に戻る予定の時期と、その間に連絡できる人を含めます。これは、クライアントにとって良好なコミュニケーション エクスペリエンスを生み出し、ギャップを防ぐのに役立ちます。
- 自分の情報で先導しましょう。 発信者に正しい人にダイヤルしたことを確認するために、メッセージを自分の名前で始めます。その後、電話番号や営業時間など、折り返し電話するために必要な情報を尋ねます。
- それを専門的にしてください。 挨拶の際にユーモアを使ったり、カジュアルになりすぎたりしないようにしてください。丁寧なメッセージを作成することは重要ですが、挨拶の中でジョークを言うと、間違った印象を与えたり、プロフェッショナルではないと思われたり、発信者を怒らせたりする可能性があります。
- メッセージを練習してください。 さまざまな時間に挨拶を残して、バージョンを録音して聞いてみてください。これにより、より自然なトーンで快適に感じられ、メッセージを改善して優れたボイスメールの挨拶を作成する方法を特定することができます。
- 誰が聞いているか覚えておいてください。 ボイスメール メッセージを録音するときは、聴衆が誰であるかを考えて、メッセージの内容や言い方に影響を与えます。あなたの仕事によって異なりますが、同僚、マネージャー、潜在的な顧客などがあなたの挨拶を聞く可能性があるため、すべての人にとって適切な挨拶であることが重要です。
- スクリプトを使用します。 メッセージに含めるすべての必要な情報の台本または概要を準備します。これをガイドとして使用して、挨拶を録音し、重要なポイントを見逃さないようにしてください。
ボイスメールの挨拶テンプレート
以下に添付されている 20 個のプロンプトのテンプレートは、役立つ、短い、実用的な営業用ボイスメールまたは挨拶を残すのに役立ちます。各領域の単語は目的に沿ったものである必要がありますが、内容やビジネスに合わせてコピーを変更することをお勧めします。
各テンプレート内の特定の単語は括弧内にあります。これらのプレースホルダーにあなたとあなたの組織の情報を入力して、最高のメッセージを残してください。
ボイスメールを残す必要がある場合は、営業電話中に必ず文書を開いたままにしてください。
BusinessYield ボイスメール テンプレート
ボイスメールの挨拶文の例
遭遇するほぼすべての状況に使用できる、ボイスメールの最適な挨拶をいくつかまとめました。確認すべき例をいくつか示します。
ボイスメールの挨拶
- 短いボイスメール グリーティングのサンプル: こんにちは、[あなたの名前]です。電話中か席を離れています。お名前、電話番号、簡単なメッセージを残していただければ、折り返しご連絡させていただきます。ありがとう。
- サンプルワークボイスメールの挨拶: こんにちは、[あなたの会社] の [あなたの名前] に連絡しました。私は現在不在です。おそらく [このタイプの企業] が [X の結果、例: '60 日でリードを 40 倍にする'、'最も優秀で優秀なエンジニアを雇用する'、'XNUMX% 多くの顧客を変換する') を達成するのを手伝っていると思います。
- ビジネスボイスメールの挨拶文例: こんにちは、[X 社] に到着しました。現在お電話に出ることができませんが、お名前、ご連絡先、ご連絡の理由を残していただければ、チームメンバーが 24 時間以内にご連絡いたします。
- 面白いボイスメール グリーティングのサンプル: これはスポンジ・ボブ・スクエアパンツです。はい、それは本当に[君の名は]です。クラビーパティの作成が完了したらすぐに連絡します。おそらく遅くとも明日になるでしょう。良い一日を。
- 休日のボイスメールの挨拶のサンプル: こんにちは、[X 社のオフィス、あなたの名前] に到着しました。チームは現在オフィスを離れていますが、おいしい食べ物を詰め込んで[日付]に戻ってきますので、皆さんとお話したいと思っています。
- 休暇中のボイスメールの挨拶のサンプル: こんにちは、[あなたの名前] に届きました。 [日付]から[日付]まで不在です。それまでに [X] に関してサポートが必要な場合は、[名前] の [電話番号] までご連絡ください。
プロフェッショナルな携帯電話のボイスメール応答
ビジネス目的で別の携帯電話番号を使用している場合、特に勤務時間外の場合には、専門的な応答ボイスメールを設定することが重要です。ビジネス用携帯電話で顧客に挨拶するための、プロフェッショナルなボイスメール挨拶の例をいくつか見てみましょう。
- 「こんにちは、（会社名）の（部署）から（あなたの名前）に届きました。ごめんなさい。現在、電話に出ることができません。折り返しご連絡させていただきますので、お名前、ご連絡先、お電話の目的を残してください。緊急すぎる場合は、この番号にテキストメッセージを送ってください。より早く対応できるようになります。」
- 「こんにちは、（会社名）から（あなたの名前）に届きました。私は現在クライアントにサービスを提供しています。お名前、ご連絡先、メッセージを残していただければ、必ず折り返しお電話させていただきます。」
- 「こんにちは、（会社名）から（あなたの名前）へのボイスメールが届きました。現在別の電話中か会議中です。電話をかけた理由と詳細をお知らせください。できるだけ早く折り返しお電話させていただきます。ありがとう！"
面白いボイスメールの挨拶
面白いボイスメールをプロのボイスメールの挨拶に使用する前に注意してください。対象となる人物を不快にさせず、ブランドのイメージと一致する場合にのみ使用してください。面白いボイスメール グリーティングは、気楽で楽しいものであることを目的としており、ボイスメール グリーティングに個性を加えるためによく使用されます。
ここでは、使用を検討できる機知に富んだ面白いプロフェッショナルなボイスメールの挨拶の例をいくつか紹介します。
- 「ヒューストン、問題が発生しました！現在電話に出ることができません。お名前、ご連絡先、お電話の理由を残してください。すぐにご連絡いたします。
- 「こんにちは、（あなたの名前）に届きました。とても忙しい毎日を過ごしています。でも心配しないでください。見つけて殺してやる――！おっと、ごめんなさい、電話するつもりでした。詳細とメッセージを残してください。」
- 「こんにちは、（あなたの名前）に届きました。私は今机にいません。お名前とメッセージを残してください。さあ、一日を楽しく過ごしましょう。言いたいことを言ってください。そして良い一日を過ごすことを忘れないでください！」
- おい！それは（あなたの名前）です。ジョークが聞きたい？コンコン！そこには誰がいますか？私ではありませんので、メッセージを残してください。できるだけ早くご連絡いたします。」
カスタマー サポートのボイスメール応答
通常、カスタマー サポート部門は、多くの企業にとって最初で唯一の連絡窓口です。そのため、カスタマー サポート部門向けにプロフェッショナルなテキスト メッセージの例を活用して、適切なプロフェッショナルな VM の挨拶を録音する必要があります。
カスタマー サポートのためのプロフェッショナルなボイスメール応答は、電話に応答できない場合でも、発信者にプロフェッショナルで有益なエクスペリエンスを提供する機会となります。
ここでは、問い合わせをしてきた顧客に挨拶するための、プロフェッショナルなボイスメール挨拶サンプルをいくつか紹介します。
- 「こんにちは、(会社名) のカスタマー サービス部門に到着しました。現在、お電話を受けることができません。それまでの間、お名前、ご連絡先、折り返しご連絡させていただくご希望の時間帯を残してください。」
- 「こんにちは、（会社名）のカスタマーサポート部門です。ご質問には喜んで対応させていただきますが、現在お電話に出ることができません。お名前、ご連絡先、通話の目的を残してください。できるだけ早く折り返しご連絡させていただきます。」
不在時のボイスメール応答メッセージ
事前に定義した時間、接続ポイントから一時的にアクセスできない場合は、不在時のプロフェッショナル VM グリーティングを録音しておくことをお勧めします。
不在時のボイスメールの挨拶文では、明確かつ簡潔にすることと、緊急時や緊急の用件が発生した場合に他の人に連絡できる手段を発信者に提供することが重要です。これは、同僚と顧客の両方を含む、あなたに連絡する人が対象です。
あなたを助けるために、OOO の場合のプロのボイスメール挨拶文の例をいくつか紹介します。
- 「こんにちは、（あなたの名前）に届きました。私は（日時）まで会社を休みます。メッセージを残してください。戻り次第折り返しお電話させていただきます。お電話頂きありがとうございます。"
- 「こんにちは、(あなたの名前) の留守番電話に届きました。 0 を押すことで、いつでもこのメッセージを回避できます。私は (日付) まで休暇で不在です。すぐにサポートが必要な場合は、1 を押して、受付担当者が電話をリダイレクトしてください。」
休暇/ビジネスホリデーのボイスメール応答
休暇中にオフィスを不在にする場合は、顧客に知らせる必要があります。また、これを顧客にホリデーの挨拶をする機会として使用することもできます。
休暇/ビジネスホリデーのボイスメール応答は、発信者に不在であることを通知し、必要な情報や指示を提供する方法です。
ここでは、休日の挨拶のためのプロフェッショナルなボイスメール挨拶の例をいくつか示します。
- 「こんにちは、（会社名）にお電話いただきありがとうございます。私たちのオフィスは（祭り/祝日）から（日付）まで休業しています。お名前とメッセージを残してください。準備が整い次第、折り返しご連絡させていただきます。良い（休暇を）過ごしてください！
- 「こんにちは。（会社名）に届きました。」 (日付) から (日付) まで、(祝日) 祝賀会のため休業とさせていただきます。できるだけ早くご連絡させていただきますので、お名前とメッセージを残してください。緊急すぎる場合は、（チームメンバーの名前）を（番号）にテキストメッセージで送信できます。ありがとう、そして素晴らしい一週間をお過ごしください！」
- 「（会社名）にお電話いただきありがとうございます。現在、お電話を受けることができません。しかし、私たちはあなたと話したいと思っています。お名前、ご連絡先、メールアドレス、メッセージを残してください。再開次第、すぐにご連絡させていただきます。」
代替連絡先のボイスメール メッセージ
「やあ、こちらは[あなたの名前]です。 [X の理由] でお電話の場合は、[誰々に連絡する] か、[当社の Web サイトにアクセスしてメールを送ってください] してください。その他のお問い合わせについては、お名前と簡単なメッセージを残していただければ、[1、2、3] 営業日以内に折り返しお電話させていただきます。」
他人の代わりに、または日常的な問い合わせのために頻繁に電話を受けることは、多大な時間の無駄になる可能性があります。このボイスメール スクリプトを使用すると、特に自分に責任のない一般的な理由で電話がかかってきた場合に、発信者に代替手段を提供できます。
電子メール オプションのボイスメールの例
「こんにちは、[会社] の [名前] に連絡しました。すぐにご返答が必要な場合は、[メール アドレスを入力] までメールをお送りください。明日の EOD までにご連絡いたします。緊急でない場合は、お名前と電話番号をメッセージに残してください。すてきな一日を。"
電子メールでのご連絡をご希望ですか?リスナーが代わりにメールを通じてあなたに連絡できるように、ボイスメモでそのことを明確にしてください。この特定のボイスメール スクリプトは、電子メールがより高速な通信モードであることを暗示することで、電子メールの魅力をさらに高めます。
販売結果のボイスメールの例
「こんにちは、[あなたの会社] の [あなたの名前] に連絡しました。現在不在です。おそらく [このタイプの企業] が [X 件の結果、例: '60 日間でリードを 40 倍にする'、'最も優秀で優秀なエンジニアを雇用する'、'XNUMX% 多くの顧客をコンバージョンする') を達成するのに貢献していると思われます。名前を残してください。あなたの会社が同様の結果をどのように得ることができるかについて話し合います。」
あなたが営業担当者の場合は、ボイスメールを通じてリード育成プロセスを続行できます。このボイスメール スクリプトには、発信者があなたの価値提案を忘れないように、顧客を支援する内容の簡単な説明を含めるオプションがあります。また、それが販売の見込みがない場合でも、間違った電話をかけてきた人が適切な相手に連絡したかどうかを理解するのに役立ちます。
ボイスメールの挨拶に関する最後の言葉
プロフェッショナルなボイスメール応答は、特に大量の通話に応答する人がいない場合に、自動応答の役割を果たします。状況、ブランド ボイス、および ICP に応じて、顧客の関心を引くボイスメールの挨拶を構成する必要があります。
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